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电力办公室行政秘书岗位说明书

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办公室行政秘书岗位说明书
岗位名称
行政秘书( 兼行协专责)
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任、 文秘主管
工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职: 协助主任做好行政及部门内部管理工作; 负责行协及公司班组管理、 标准化管理、 现代化管理等企业管理工作;
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 协助主任行政管理工作, 完成督办、 查办工作
工作时间百分比: 40%
工作
任务
负责公司重要会议决议的落实及公司领导交办事项的督办、 查办工作
频次: 日常
负责对公司规章制度执行情况进行督查与考核
频次: 日常
负责公司行政、 综合管理制度调研与完善
频次: 2次/年
负责搜集经营生产、 行政管理及行业信息、 资料, 为领导决策提供参考意见
频次: 1次/月
负责办理行政缴费及涉外事务相关材料的组织报送工作
频次: 不定期
负责办理公司营业执照年检手续
频次: 1次/年
负责办理公司工商登记变更手续
频次: 需要时
职
责
二
职责表述: 负责班组管理、 标准化管理、 现代化管理等企业管理工作
工作时间百分比: 30%
工作
任务
负责建立班组管理档案, 组织编制、 完善班组建设管理办法、 考核细则; 设计、 完善班组管理考核指标
频次: 1次/年
组织有关部门进行班组检查、 考核、 评比、 总结交流经验
频次: 日常
收集、 整理国家、 行业标准, 组织编制、 修订公司工作标准、 管理标准并组织实施
频次: 1次/年
深入基层检查、 指导标准实施, 掌握和了解标准化管理实施过程中存在的问题并协调解决, 提出工作建议
频次: 日常
负责组织开展现代化管理活动, 推荐申报公司现代化管理成果
频次: 1次/年
职
责
三
职责表述: 负责行业协会联络、 沟通与交流工作
工作时间百分比: 40%
工作
任务
参加中电联火电分会、 省电力行协各种会议
频次: 日常
组织参与中电联火电分会、 省电力行协各项调研、 交流活动
频次: 日常
负责与中电联火电分会、 省电力行协日常联络工作
频次: 随机
负责锦州市外商投资企业协会联络与配合工作
频次: 6次/年
职
责
四
职责表述: 协助主任完成部门资金、 计划等内部管理工作
工作时间百分比: 10%
工作
任务
编制本部门月工作计划、 月资金预算
频次: 12次/年
编制、 审核本部门、 部分处室材料领用计划
频次: 12次/年
负责协助主任管理费用, 定期了解汇报部门费用开支情况
频次: 12次/年
负责督促部门工作计划实施、 进行内部效能监督考核
频次: 12次/年
负责公司印刷品管理及印刷费审核工作
频次: 日常
负责公司领导和本部门主任、 文秘主管交办的临时工作
频次: 日常
权力:
在总经理授意下, 代表公司参加外事活动权
受主任委托, 有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力
对部门及时做好文件、 资料的立卷、 归档工作的督促权
对公司各项管理制度和规范执行情况的检查权
各部门有关资料和报表的索取权
公司印刷费费用的审核权
对公司企业管理工作的指导权和监督检查权
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
市工商局、 经委, 省电力公司、 电力行业协会有关单位
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历或中级及以上专业技术资格
专业
公共管理、 企业管理或与公司业务性质相关的专业
培训经历
公司内部规章制度培训、 岗位知识培训、 行政管理培训、 管理技能培训等
经验
3年以上相关业务岗位工作经验, 2年以上管理岗位工作经验
知识
掌握企业现代化管理知识, 知晓电力生产过程, 了解相关法律知识
技能技巧
一定的口头表示能力、 公文报告编写能力, 熟练使用计算机办公软件
其它:
使用工具设备
一般办公设备: 计算机、 传真机、 打印机、 文件柜、 电话
工作环境
独立办公室
工作时间特征
正常工作时间, 偶然加班, 偶然出差
所需记录文档
工作计划, 工作日志、 会议记录等,
备注: