办公室5S推行实施方案.doc

关于办公室开展5S推行计划方案 一、 目标: 经过5S活动有效开展办公室办公环境,提升办公室人员工作效率,.改进办公场所环境,提升办公人员整体素质,能够有效提升办事效率,提升部门整体形象。 二、 适用范围： 本推行方案适适用于本部门办公人员。 三、 行业术语： 起源 起源于日本，指是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特一个管理方法。 含义 指是日文SEIRI（整理）、SEITON（整理）、SEISO（清扫），SEIKETSU （清洁）、SHITSUKE（涵养）这五个单词，因为五个单词前面发音都是“S”，所以统称为“5S”。其中： 整理：区分必需品和非必需品，现场不放置非必需品； 整理：将寻找必需品时间降低为零； 清扫：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、洁净整齐状态； 清洁：将整理、整理、清洁进行到底，而且制度化； 涵养：对于企业管理制度事项，大家都要恪守执行。 四、办公室5S要求： （一）、 整理 1、 每个月考勤文件和日常全部文件（包含电子文档），把文件分为必要(有效)和不要(无效)。必要员工资料和工资考勤保留在文件柜归档，不要全部销毁。 2、 每个月日常考勤和请教单统计，审批后有效表单、统计统一保留文件夹并归档。 3、 本部门所辖区域设备、物品、空间，并区分“要”和“不要”，并分类以下（1） 、设备：电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。 （2） 、物品：公共办公用具、个人用具和装饰品。 （3） 、空间：柜架、桌椅、抽屉和储物柜等。 4、“不要”物品经各部门主管判定后，集中处理。 （二）、整理 1、文件资料管理整理 （1） 、档案管理依据企业文件档案管理制度执行。 （2） 、将文件按待处理、处理中和已处理分类放置。 （3） 、机密类文件依照应用情况分为每日必用、惯用和常不用3种，常不用机密类文件尽快处置。 （4） 、电子文档资料分类必须条理清楚，需要永久或长久保留，应打印成纸制文件并同时将电子文档存放到电脑硬盘或U 盘进行妥善保留。 2、办公室整理 （1）、办公室桌面除文件盒、笔筒、文件、电脑外无其余物品。（2）、电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下。 （3） 、抽屉：全部物品分类放置，办公用具放上层，个人用具放下层。 （4） 、桌椅：桌面物品摆放整齐有序，桌面清洁、洁净，椅子摆放整齐。 （5） 、垃圾筒：置于桌后或办公桌右下角。 （6） 、企业报刊：放置在报架上，或阅完后放入办公桌内。 （三）、清扫 1、 办公区域（如通道、地面）不需清扫，由专门保洁人员负责。 2、 清扫对象主要是个人办公区域，详细清扫基准以下： 清扫对象 清扫要求 周期 清扫时间 个人区域 桌面洁净、整齐，桌洞内无垃圾、杂物 天天一次 天天下班后 办公设备 电脑主机和重点部位正面、反面、送风口无污垢 每七天一次 每七天五下班后 文件资料 桌面、电脑中无失效文件；超出保管期限及时销毁；保管期限内在文件资料柜归档；无破旧卡片、册子、档案、报刊等 每月一次 每月最后一天 （四）、清洁 1、 彻底落实前面整理、整理、清扫工作。 2、 利用本部门推行小组巡查，提升办公区域5S活动意识。 （五）、素养 组长：部门经理 副组长：部门主管 5S稽查员 成员成员成员成员成员成员成员成员成员1、 恪守企业员工手册关于要求。 2、 恪守企业员工日常行为管理要求。 （六）、安全 1、 正确使用办公室各种电器设备。 2、 定时检验办公区域各种电源、线路安全情况。 3、 保持安全通道、出口通畅。 （七）、节约 1、 最大程度地利用各种办公用具。 2、 设置各类办公用具分类回收箱。 3、 对不能再使用办公设备进行相关回收处理。 五、 办公室5S推行小组组员组织结构和职责以下：办公室5S推行小组组员职责： 1、 组长职责： 总体把握5S推行小组工作方向，监督检验本部门5S活动效果。同意5S推行计划书、评价5S推行、改进结果、在办公区域5S活动推行中拥有最高裁决权。 2、 副组长职责： 决定5S活动重点、活动时间，负责活动推行项目提案，改进办公区域工作环境。准备小组会议召开工作，组织部门5S稽查员对本部门检验、统计和评定5S 活动效果、并上报组长。定时做推行情况汇报，帮助办公区域5S推行小组组优点理事务，同时，组长不在时，代行其职责。 3、 5S稽查员职责： 对办公区域组员进行5S检验和监督，对5S检验结果公布到办公区域人员。上报给副组长办公区域5S推行情况，跟进推行小组会议决定事项。 4、 组员职责： 参加本部门开展5S活动方案，详细落实实施部门推行工作，执行上级各种工作指示，参加5S活动评选、评价、确定开展5S活动效果。 六、 办公室5S实施标准要求： 1、 桌面： 物品方面，将企业用具和个人用具区分开来；企业用具放在显著处，私人物品放在不显著处；企业用具放在抽屉上层，私人物品放在抽屉下层；办公桌椅应设置姓名标牌。 2、 文件柜： A. 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门、以及责任人等； B. 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图； C. 文件柜内分层分类,用分隔线和标签区分。 3、 文件资料：将全部文件资料有效分类，利用形迹管理方法使文件能够马上被拿取，以下列图示为经过分类整理后文件资料放置图例： 4、 抽屉: A. 去除不用或不用物品，留下必需品； B. 全部物品应分类，并进行标识； C. 办公用具放置在上层，个人用具放置在下层。 5、 墙壁不随意张贴纸张：使用使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一旦揭除会留下难看斑迹，从而影响办公室整体形象。 6、 办公室标识管理： 6.1、办公桌区域标识 依照办公人员数量，将办公桌划分为不一样员工作业区域，其标识内容包含以下3个部分。 1) 区域名称； 2) 区域所属人姓名； 3) 区域人职务。 6.2、 区域物品放置标识 各区域所属人依照本人办公用具以及其余物品多少，标识不一样物品放置位置。有时，并不用详细地标识出物品放置位置，也能够将全部办公桌上物品整齐放置到所属区域，以下列图所表示。 6.3、 文件夹标识管理 文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中，侧面标识主要包含以下5 个要素。 1) 文件夹编号； 2) 文件夹名称； 3) 文件夹内文件内容简述； 4) 文件夹管理部门； 5) 文件夹管理责任人。文件夹标识注意事项： 1) 不论文件厚薄，文件夹标识长度、宽度都应保持一致； 2) 若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有对应标识； 3) 在文件夹侧面加上斜线或三角形，以形成目视管理标准； 4) 统一文件夹标识规格和字体。 5) 以下列图所表示： 七、 办公室5S活动检验表： 养 待人接物态度好,语言礼貌,举止文明 3 有没有迟到、早退、旷工现象 3 坚持上班前开展5S活动五分钟,下班后开展S5活动五分钟 3 办公人员仪容端正、着装整齐得体 3 15分 安全 办公设备电源开关、线路是否有定时检验 5 办公区域通道是否堆放有个人物品 5 天天下班后,办公设备电源是否及时关闭 5 小计 15分 节约 报废办公室设备是否及时回收处理 3 办公用具是否合理使用 2 过期办公文件废纸是否及时清理 3 是否节约办公用纸、电 2 小计 10分 评语 八、 办公区域5S检验考评方法： 方法 说明 每七天最少巡查一次，由部门5S推行小组制订检验时间到定时巡查方法现场巡查和督导，发觉问题，及时做好统计。 不定时到现场进行巡查和督导，随时发觉5S活动推行中不定时巡查方法 问题，方便快速采取方法处理。 1、5S推行小组检验工作步骤： （1） 、确定时间和地点 开展巡查工作前，确定巡查时间和地点。 （2） 、开展巡查工作 到办公区域现场巡查，并多与现场人员沟通、交流，方便发觉问题。 （3） 、发觉问题 在开展巡查工作过程中，经过仔细观察和问询，发觉5S活动推行中存在问题。 （4） 、发出改进通知 向存在问题单位或责任区由邮件形式通知区域责任人，要求其立刻改进。 （5） 、跟踪监督改进 及时跟踪问题改进进度，监督改进情况，必要时适当进行指导。 2、检验考评程序: （1） 、由5S推行小组制订计划检验时间,因为本部门包括其余部门(秘书部、人力资源部、ISO部)能够制订分组到各区域进行5S活动检验,统计相关结果,然后在办公室依照评分标准评分。当日下午 5:30前将关于检验统计发以邮件形式公布到每个办公人员邮箱。 （2） 、推行小组成绩后由每个月底30日于次日早晨9:30前公布成绩。 （3） 、推行小组于成绩公布当日下午2:30召开总结会议，办公检验结果和指导问题改进。 （4） 、每个月3日公布上月结果并由部门经理颁发奖励激励员工主动参加5S活动 3、评选方法： （1） 、实施分组制，并选出一名区域责任人。 （2） 、按照少数服从多数标准,决定是否问题点. 4、申诉制度： 对5S活动检验评选结果，若有任何认为与实际情况不符或不合理情况，能够邮件形式或会议提出，由5S活动推行小组组员表决裁决问题决议权。 申诉人申诉前，必须查对最新检验标准，确定评选有误，并与相关检验人员协商。