办公室5S推行实施方案.doc

关于办公室开展5S推行计划方案

一、 目标:
经过5S活动有效开展办公室办公环境,提升办公室人员工作效率,.改进办公场所环境,提升办公人员整体素质,能够有效提升办事效率,提升部门整体形象。
二、 适用范围： 本推行方案适适用于本部门办公人员。
三、 行业术语：
１．５Ｓ起源
５Ｓ起源于日本，指是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特一个管理方法。
２．５Ｓ含义
５Ｓ指是日文SEIRI（整理）、SEITON（整理）、SEISO（清扫），SEIKETSU （清洁）、SHITSUKE（涵养）这五个单词，因为五个单词前面发音都是“S”，所以统称为“5S”。其中：
·整理：区分必需品和非必需品，现场不放置非必需品；
·整理：将寻找必需品时间降低为零；
·清扫：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、洁净整齐状态；
·清洁：将整理、整理、清洁进行到底，而且制度化；
·涵养：对于企业管理制度事项，大家都要恪守执行。
四、办公室5S要求：
（一）、 整理
1、 每个月考勤文件和日常全部文件（包含电子文档），把文件分为必要(有效)和不要(无效)。必要员工资料和工资考勤保留在文件柜归档，不要全部销毁。
2、 每个月日常考勤和请教单统计，审批后有效表单、统计统一保留文件夹并归档。
3、 本部门所辖区域设备、物品、空间，并区分“要”和“不要”，并分类以下
（1） 、设备：电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。
（2） 、物品：公共办公用具、个人用具和装饰品。
（3） 、空间：柜架、桌椅、抽屉和储物柜等。
4、“不要”物品经各部门主管判定后，集中处理。
（二）、整理
1、文件资料管理整理
（1） 、档案管理依据《企业文件档案管理制度》执行。
（2） 、将文件按待处理、处理中和已处理分类放置。
（3） 、机密类文件依照应用情况分为每日必用、惯用和常不用3种，常不用机密类文件尽快处置。
（4） 、电子文档资料分类必须条理清楚，需要永久或长久保留，应打印成纸制文件并同时将电子文档存放到电脑硬盘或U 盘进行妥善保留。
2、办公室整理
（1）、办公室桌面除文件盒、笔筒、文件、电脑外无其余物品。（2）、电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下。
（3） 、抽屉：全部物品分类放置，办公用具放上层，个人用具放下层。
（4） 、桌椅：桌面物品摆放整齐有序，桌面清洁、洁净，椅子摆放整齐。
（5） 、垃圾筒：置于桌后或办公桌右下角。
（6） 、企业报刊：放置在报架上，或阅完后放入办公桌内。
（三）、清扫
1、 办公区域（如通道、地面）不需清扫，由专门保洁人员负责。
2、 清扫对象主要是个人办公区域，详细清扫基准以下：

清扫对象

清扫要求

周期

清扫时间

个人区域

桌面洁净、整齐，桌洞内无垃圾、杂物

天天一次

天天下班后

办公设备

电脑主机和重点部位正面、反面、送风口无污垢

每七天一次

每七天五下班后

文件资料

桌面、
电脑中无失效文件；超出保管期
限

及
时
销毁
；
保管期
限
内在文
件资料
柜归档
；无
破旧

卡片
、
册
子、
档案
、报刊
等

每
月
一次

每
月最
后一天

（四）、清洁
1、 彻底落实前面整理、整理、清扫工作。
2、 利用本部门推行小组巡查，提升办公区域5S活动意识。

（五）、素养
组长
：部门
经理

副组长
：部门主管

5
S
稽查
员

成
员
成
员
成
员
成
员
成
员
成
员
成
员
成
员
成
员
1、 恪守《企业员工手册》关于要求。
2、 恪守《企业员工日常行为管理要求》。

（六）、安全
1、 正确使用办公室各种电器设备。
2、 定时检验办公区域各种电源、线路安全情况。
3、 保持安全通道、出口通畅。

（七）、节约
1、 最大程度地利用各种办公用具。
2、 设置各类办公用具分类回收箱。
3、 对不能再使用办公设备进行相关回收处理。

五、 办公室5S推行小组组员组织结构和职责以下：办公室5S推行小组组员职责：
1、 组长职责：
总体把握5S推行小组工作方向，监督检验本部门5S活动效果。同意5S推
行计划书、评价5S推行、改进结果、在办公区域5S活动推行中拥有最高裁决权。
2、 副组长职责：
决定5S活动重点、活动时间，负责活动推行项目提案，改进办公区域工作环境。准备小组会议召开工作，组织部门5S稽查员对本部门检验、统计和评定5S 活动效果、并上报组长。定时做推行情况汇报，帮助办公区域5S推行小组组优点理事务，同时，组长不在时，代行其职责。
3、 5S稽查员职责：
对办公区域组员进行5S检验和监督，对5S检验结果公布到办公区域人员。
上报给副组长办公区域5S推行情况，跟进推行小组会议决定事项。
4、 组员职责：
参加本部门开展5S活动方案，详细落实实施部门推行工作，执行上级各种工作指示，参加5S活动评选、评价、确定开展5S活动效果。

六、 办公室5S实施标准要求：
1、 桌面：

物品方面，将企业用具和个人用具区分开来；企业用具放在显著处，私人物品放在不显著处；企业用具放在抽屉上层，私人物品放在抽屉下层；办公桌椅应设置姓名标牌。
2、 文件柜：
A. 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门、以及责任人等；
B. 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；
C. 文件柜内分层分类,用分隔线和标签区分。
3、 文件资料：将全部文件资料有效分类，利用形迹管理方法使文件能够马上被拿取，以下列图示为经过分类整理后文件资料放置图例：

4、 抽屉:
A. 去除不用或不用物品，留下必需品；
B. 全部物品应分类，并进行标识；

C. 办公用具放置在上层，个人用具放置在下层。
5、 墙壁不随意张贴纸张：使用使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一旦揭除会留下难看斑迹，从而影响办公室整体形象。
6、 办公室标识管理：
6.1、办公桌区域标识
依照办公人员数量，将办公桌划分为不一样员工作业区域，其标识内容包含以下3个部分。
1) 区域名称；
2) 区域所属人姓名；
3) 区域人职务。

6.2、 区域物品放置标识 各区域所属人依照本人办公用具以及其余物品多少，标识不一样物品放置位置。有时，并不用详细地标识出物品放置位置，也能够将全部办公桌上物品整齐放置到所属区域，以下列图所表示。

6.3、 文件夹标识管理
文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中，侧面标识主要包含以下5 个要素。
1) 文件夹编号；
2) 文件夹名称；
3) 文件夹内文件内容简述；
4) 文件夹管理部门；
5) 文件夹管理责任人。文件夹标识注意事项：
1) 不论文件厚薄，文件夹标识长度、宽度都应保持一致；
2) 若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有对应标识；
3) 在文件夹侧面加上斜线或三角形，以形成目视管理标准；
4) 统一文件夹标识规格和字体。
5) 以下列图所表示：

七、 办公室5S活动检验表：

养

待人接物态度好
,
语言礼貌
,
举止文明

3

有没有迟到、早退、旷工现象

3

坚持上班前开展
5
S
活动五分钟
,
下班后开展
S
5
活动五分钟

3

办公人员仪容端正、着装整齐得体

3

15
分

安
全

办公设备电源开关、线路是否有定时检验

5

办公区域通道是否堆放有个人物品

5

天天下班后
,
办公设备电源是否及时关闭

5

小计

15
分

节
约

报废办公室设备是否及时回收处理

3

办公用具是否合理使用

2

过期办公文件废纸是否及时清理

3

是否节约办公用纸、电

2

小计

10
分

评
语

八、 办公区域5S检验考评方法：
方法 说明
每七天最少巡查一次，由部门5S推行小组制订检验时间到定时巡查方法现场巡查和督导，发觉问题，及时做好统计。
不定时到现场进行巡查和督导，随时发觉5S活动推行中不定时巡查方法
问题，方便快速采取方法处理。
1、5S推行小组检验工作步骤：
（1） 、确定时间和地点
开展巡查工作前，确定巡查时间和地点。
（2） 、开展巡查工作
到办公区域现场巡查，并多与现场人员沟通、交流，方便发觉问题。
（3） 、发觉问题
在开展巡查工作过程中，经过仔细观察和问询，发觉5S活动推行中存在问题。
（4） 、发出改进通知
向存在问题单位或责任区由邮件形式通知区域责任人，要求其立刻改进。
（5） 、跟踪监督改进
及时跟踪问题改进进度，监督改进情况，必要时适当进行指导。
2、检验考评程序:
（1） 、由5S推行小组制订计划检验时间,因为本部门包括其余部门(秘书部、人力资源部、ISO部)能够制订分组到各区域进行5S活动检验,统计相关结果,然后在办公室依照评分标准评分。当日下午 5:30前将关于检验统计发以邮件形式公布到每个办公人员邮箱。
（2） 、推行小组成绩后由每个月底30日于次日早晨9:30前公布成绩。
（3） 、推行小组于成绩公布当日下午2:30召开总结会议，办公检验结果和指导问题改进。
（4） 、每个月3日公布上月结果并由部门经理颁发奖励激励员工主动参加5S活动
3、评选方法：
（1） 、实施分组制，并选出一名区域责任人。
（2） 、按照少数服从多数标准,决定是否问题点.
4、申诉制度：
对5S活动检验评选结果，若有任何认为与实际情况不符或不合理情况，能够邮件形式或会议提出，由5S活动推行小组组员表决裁决问题决议权。
申诉人申诉前，必须查对最新检验标准，确定评选有误，并与相关检验人员
协商。