房地产开发公司策划部管理办法.doc

**集团公司企业管理标准
**总规字 (2006) 第X号
策划部管理办法

1. 目 的
策划部是针对公司的项目定位、市场推广、形象宣传以及企业文化研究等各项工作的“智囊”机构，承担着推动企业经济效益和社会效益的重大责任。制定本管理办法的目的是为了能促进策划部各个环节的工作能标准化、规范化。同时本管理办法是围绕着日常工作每个环节的可操作性和可行性而书写的，紧紧围绕着事务，并注意词句的表达言简意骇，一目了然。

2. 范 围
本管理办法适用于策划部每个工作岗位以及相应的工作职责。

2.1 策划部组织结构图

策划部经理

经理助理（文案）
（1名)
主管
（2名，分管平面设计、媒体）

文员
（1名）
平面设计师
（1名）

2.2 营运招商部各岗位工作职责
2.2.1 职 位：策划部经理
职 责：负责部门工作
组织关系：对总经理、副总经理、分管总监负责
岗位职责：
1. 负责公司项目的市场可行性分析、项目定位、营销战略分析，以及相应的推广计划制订，在项目中突出“指导性”、“前瞻性”、“权威性”的作用。
2. 周期性的调查上海及周边城市的房地产市场情况，并对典型楼盘做好相关资料的采集、分析、整理、存档的工作，并及时更新，时刻掌握最新的市场动向，对区域性和全国性的房地产形式有深入、客观、科学的理解。

3. 熟悉房地产法律法规、各项房地产知识，对于楼盘大势有较为准确的判断。
4. 严格执行和贯彻公司上级部门下达的各项指令，按时保质的完成各项工作任务，确保销售部门在各项所需配合性工作上顺利进行。
5. 以公司利益为前提，处理好与其他公司间的各项合作事宜，合理配置资源，节约成本，让有限的资源发挥尽可能大的效率。
6. 发现潜在和现实的危机及提出预防和消除的意见，培养和发展企业创新机制。
7. 配合公司做好企业文化教育的推广、深化的各项相关工作。
8. 制作部门年度、月度的工作计划和工作小结，及时向总办汇报，使公司和上级部门及时了解策划部的工作状况。
9. 全面负责部门日常运作与管理，定期召开部门的月会、晨会。对部门内的员工实行监督管理，加强培训，每月制定培训计划并实施。
10. 制定、完善员工的工作标准以及操作程序，每天对下属的工作情况进行监督检查。
11. 对部门员工进行公正、严格的工作考核。
12. 严格控制部门开支，完成部门各项经济指标，做好总办和上级交办的其他工作。

2.2.2 职 位：策划部助理
职 责：协助部门经理
组织关系：对部门经理负责
岗位职责：
1. 负责部门内文档、资料的收集与整理，协助部门经理做好各类文案工作。
2. 负责部门与总办、部门与部门之间的文件的收发、跟踪。
3. 协助项目作好策划定位、宣传推广、促销活动及其他相关事务的计划成文工作。
4. 负责部门会议纪要的记录；定期制作每月配合部门经理制定工作计划和工作小结。
5. 负责策划部的各类方案、报价以及函件的起草、制定和打印。
6. 配合部门经理做好各类客户的接待及登记工作，及时传达反馈信息，并有书面记录向经理汇报有关事宜的进展。
7. 密切关注部门各项工作的进展情况，及时记录、整理工作的完成的时间节点，并向部门经理反馈最新信息。
8. 关注房地产市场的最新信息：新的楼盘、房地产法律法规、房地产热门事件。
9. 负责部门行政事务的处理。
10. 完成部门经理交办的其他工作。

2.2.3 职 位：主管——设计主管
职 责：负责设计、媒体
组织关系：对部门经理负责
岗位职责：
1. 全面管理，参与公司项目的宣传资料、平面设计、文本设计工作。
2. 长期性的对各大房地产及其他相关展示会的宣传资料、照片素材进行收集、整理、存档。

3. 收集各种媒体（报刊、电视、电台、网站、杂志等）的刊例、折扣、优惠内容等资料，并做好整理、存档、更新工作。
4. 对于设计所需的图文光盘、参考书籍、专业杂志做好整理、维护、保养工作。
5. 对于公司项目已经做过的各类广告，如：报刊、户外、宣传品等相关资料作好管理、备份工作（电子文档、成稿）。
6. 定期与各合作公司进行沟通，保持良好关系，维护公司的合作资源。
7. 负责新入职文员、设计师培训工作，每天对下属员工的工作进行监督检查；定期对文员及平面设计师进行专业考核，即时作出客观评定。
8. 完成部门经理交办的其他工作，与公司其他部门保持良好的合作、沟通。

2.2.4 职 位：平面设计师
职 责：负责分管工作
组织关系：对主管负责
岗位职责：
负责公司项目和其他部门的宣传资料、平面设计、文本设计工作
配合主管对大房地产及其他相关展示会的宣传资料、照片素材进行收集、整理、存档。
对于设计所需的图文光盘、参考书籍、专业杂志做好整理、维护、保养工作。
对于公司项目已经做过的各类广告，如：报刊、户外、宣传品等相关资料作好管理、备份工作（电子文档、成稿）。
关注最新的平面设计、建筑设计、景观设计的专业动态，不断提升自身的专业素养。

2.2.5 职 位：文员
职 责：负责分管工作
组织关系：对主管负责
岗位职责：
1. 完成部门各类需要上呈总办或上级部门的签报、比价表、各种单据的填写和文档处理工作。
2. 复印、装订、文件打印、传真收发、信函撰写及收发。
3. 完成经理、主管、交办的其他工作。

3. 本管理办法的细则，及各项工作操作流程及标准
3.1 前期策划工作
i. 通过对项目环境的综合考察和市场调研分析，以项目为核心，针对当前的经济环境，当地的房地产市场的供求状况，项目所在区域同类楼盘的现状及客户的购买行为进行调研分析，再结合项目进行SWOT分析，在以上基础上，对项目进行准确的市场定位。

ii. 前期策划流程
项目用地周边环境分析

ＳＷＯＴ分析
前期策划工作
地块交通条件调查

区域市场现状及其趋势判断

周边市政配套设施调查
项目用地周边环境调查

前期策划工作分为：项目用地周边环境分析；项目用地周边环境调查；地块交通条件调查；周边市政配套设施调查；区域市场现状及其趋势判断，具体操作流程及标准如下。
iii. 项目用地周边环境分析
主要有如下三项：
一、 地理位置
二、 地质地貌状况
三、 土地面积及其红线图
四、 七通一平现状

iv. 项目用地周边环境调查
主要有如下五项：
i. 地块周边的建筑物
ii. 绿化景观
iii. 自然景观
iv. 历史人文景观
v. 环境污染状况

v. 地块交通条件调查
主要有如下三项：
一、地块周边的市政路网及其公共交通现状、远景规划
二、项目对外水、陆、空交通状况

3.1.6 周边市政配套设施调查

主要有如下九项：
1. 购物场所
2. 文化教育
3. 医疗卫生
4. 金融服务
5. 娱乐、餐饮、运动
6. 生活服务
7. 游乐休憩设施
8. 周边可能存在的对项目不利的干扰因素
9. 历史人文区位影响

区域市场现状及其趋势判断
主要有如下二项：
一、各种档次商品住宅客户分析
二、商品住宅客户购买行为分析
3.2
聆听和记录过程
7 认真聆听对方的自我介绍和对租赁的具体要求和对租金及其他费用的问价等；
8 在聆听过程中，将对方所代表公司的名称及联系人姓名、电话等尽可能详尽地记录下来。
空房的推荐介绍和询问过程
7 根据来电者对租赁面积的具体要求，推荐**空房，并做简单介绍。这主要包括如下几方面的内容：
7.2 **的地理位置，周边交通及公共设施；
7.3 推荐空房的房型、楼层、朝向，周边客户群及装修程度等；
7.4 租金报价，管理费和电话的租用及停车位等具体收费情况；
8 询问过程
通过聆听客户对我方空房情况及具体报价的反映，估测出对方的心理价位；
8.2 询问客户所代表公司的业务范围或关系，帮其在**找到相关客户群，以吸引其来看房；
8.3 若可能，询问并记录对方现驻大楼的地址，以便时候营销人员上门拜访一次，对该司的情况做更为具体的了解。
9 初步说服过程
9.2 简单介绍**大厦的星级管理服务和入驻的世界知名跨国公司或与其司有业务联系的公司；
9.3 向对方简单介绍我方将视租户的知名度、租期年限及其他具体情况，对于更优惠的租价及其他弹性租赁条件均可在对方来访时详细协商；
9.4 试探性地和来电者预约在**会面，力争其实地看房，为最后与我司签订租赁合同开辟成功的第一步。

客户来访接待过程

了解客户的背景和需求

介绍和推荐

带客户看房

进入谈判阶段

客户来访后的跟进工作

需要对来访客户的背景和需求加以了解
3 与客户交换名片
4 了解其公司性质、业务范围、需要租赁的办公面积等背景情况；
5 若我司目前恰好能满足客户所需办公面积，则先报价给客户，并通过其言行或面部表情了解对方的心理承受能力。
让客户对**有一个整体印象和了解
根据客户的具体要求，将**宣传资料，合适办公单位的报价单及平面图准备一份给客户过目，并做具体介绍；
让客户不仅对**大厦和物业管理服务有所了解，而且让客户对我司提供的管理服务（如24小时保安、中央空调、停车位、出租车安排等）留下深刻印象。
实质上这是一个间接的推销过程。通过介绍我司的优质服务，能帮助客户分析**大厦优于其他写字楼的优势，从而接受我司合理的报价。
带客户看房过程
根据与客户的交谈情况，对于比较有意向的客户，应邀其去实地看房。在此过程中，要将这间办公空房的特点向客户做逐一介绍，如房间的朝向、面积、得房率，周围的客户群等；
若客户将**与其他租金较为便宜的大楼做比较时，应采取客观态度替客户分析不同竞争楼盘的地理位置、硬件设施、星级服务，规范管理等方面的优势；
同时，根据客户对室内的隔断装修或其他硬件设施所持的不同态度，灵活地并有所保留地向其介绍我司的一些弹性租赁条件，如为租户提供标准装修或给予租户一定的免租期，商务中心租户的特殊服务性质（如前台电话留言服务，每日清扫卫生等）。
争取与客户直接进入实质性谈判阶段
凭借个人销售技巧和对客户意向的准确判断力，在看房过程结束后，应尽量争取到直接与客户进行实质性谈判的阶段。这一谈判过程比较切入实际，且较为保密，应邀客户在会议室面谈，应避免在公共区域如电梯内或前台区域，以免大楼其他租户听到后产生不利的影响。

若客户主动提出与我部洽谈具体租费等实质性租赁问题，可见这类客户已有一定的意向和诚意，则应热情邀请其至会议室面谈，临别时可赠送**的小礼品来打动对方。
实质性谈判的具体内容
根据报价为客户计算出每月租金和管理费及其他可能产生的费用（包括电话租费，停车费）；
根据客户所代表公司的知名度，在自己的权利范围内，给客户一定的租金打折或其他弹性优惠租赁条件；
向客户穿插介绍我司为新入驻租户提供的入驻欢迎仪式以吸引其入驻**的兴趣。
来访客户接待完毕后的跟进工作
若客户无明确意向，则不比强推，应有礼貌地对其来访表示谢意，对其司可能入驻**表示欢迎，并预祝双方合作成功。此外，在对方未留名片的情况下，应抄下对方的联系人姓名，电话及地址，以便进一步跟踪联系；
客户来访后，不要急于电话联系或贸然上门回访客户，使之产生反感情绪。而应稍待两三天后，做一次电话询问。询问内容不要局限于了解客户的租赁意向，而应多询问客户的具体要求和想法。在设身处地为客户着想的前提下令其感受到我方的诚意；
与预期客户的跟踪过程短约数周，长可达数月。这期间可采用电话联系，书信传真往来，上门拜访等销售手段逐步深入地推销，从简单地推销发展向与客户做朋友，直至与预期客户正式签订租赁合同。即使出于某种原因客户最终无缘与我司签约，这份感情投资也会在将来的营销过程中得到回报，因为这家客户很可能会将**介绍给他的客户群；
若客户明确表示已与其他大楼签约，则整个销售跟踪暂告一段落。但需向客户询问签约大楼的名称及其签约价格和年限，并作为长期的候租客户名单记录存档；
若客户放弃入驻的障碍主要是租金偏高无力承受，则应坦诚询问其心理价位，并表示愿意为其向我司总经理申请，把握好这一最后机会争取其司入驻的可能。
注：若来访客户无名片交换甚至不愿留下联系电话，则在报价及其他租赁条件上要有所保留的对待，以防其他大楼探听行情的可能。同时，需更加礼貌地将此类客户“目送”出**，或通知监控室注意其是否在其他楼层走动，以避免公司利益受到不必要的损害。
中介公司来访接待
来访**的中介经纪人，有三种类型：
与营运招商部常有业务联系甚至合作成功的中介朋友；
初次来访**并有一定合作态度的中介经纪人；
意在**大厦及内部客户租赁情况做市场调查甚至有推销其他竞争大楼企图的中介经纪人。
针对以上三类中介经纪人，营运招商部销售人员应具备敏锐的识别能力，通过在前台几句简单的闻讯即可分清。因此，对以上三类人应持不同的接待方式和谈话技巧，具体过程说明如下：

对于第一类中介经纪人
在前台区域互换名片；
在前台区域与来访者简单交谈，了解其此番来访的主要目的；
若来访中介人员正好有客户需要办公房，需了解清楚其客户所需求的面积、公司的性质（跨国公司、独资、合资、私营或其他）、大概的业务范围（金融业、运输业、通讯业、贸易或其他），并根据中介人员提供的信息，对这家客户的租金承受能力做初步判断，给予适当的报价，并观察中介人员的反映；
根据中介人员对报价的态度，适当告知我司的诸多弹性条件和租金优惠的可能性；
带中介人员实地看房，并对房型、朝向、面积、得房率、周围的客户群等做简单介绍；
看房后，将中介人员感兴趣的办公房的报价资料和平面图及**大厦的彩色宣传资料送交中介人员，让其转交或传真给其客户；
若对方无合适的客户源，则无需带其看房，只须将空房资料交其备用即可。注意在报价上相对保守些；
礼貌地与中介人员告别，并表示希望进一步合作联系。
对于第二类中介经纪人
互换名片并了解该中介公司主要承接的业务范围和客户群的性质；
听中介人员自我介绍来访的意图和提供的信息；
给中介人员**大厦宣传资料以及空房的资料；注意在报价上要有所保留。
礼貌地与中介人员告别，必要时通知监控室观察其人是否直接离开**，以防个别有不良企图的人在其他楼层干扰租户。
对于第三类中介经纪人
互换名片并通过简单的交谈，察觉出来者的醉翁之意；
表示欢迎其介绍客户来**看房，但对于对方提到的涉及我司租赁内密的话题，可以借口不了解或有礼貌地拒绝回答；
仅可以提供一份**彩色宣传资料给来访者；
务必亲自送来访者离开**大厦大堂，以防其做出对**不利的行为。
3.8 合同的签署工作
营运招商部操作送签的常规合同有：租赁合同、电话线转让协议、停车协议。具体操作流程如下。
3.8.1 租赁合同(ZL-004/005)
租赁合同
根据双方洽谈的租赁条件按照标准合同格式拟定合同文本交客户

客户审核、修改、确认合同文本

相关部门提供专业意见审核确定被修改的合同样本条款

按要求的份数准备合同正本交客户

客户签署盖章，提供相应文件

部门经理签署，填写经济合同审核表送审

审核并签意见

审计部

审核并签意见

财务部

审核并签意见

法务部

审核并签意见

副总经理

合同正本上签署

副总经理

总经理秘书登记在案，在合同文本上盖章

由客户保存的合同文本交给营运招商部

合同文本交客户

付款通知(ZW-005/006/023)
财务部配合、监督协调
帐务主管根据合同准备付款通知
（应收款操作流程）

编制租户档案，合同文本复印件及相关资料存入档案

经理助理

与物业管理处的沟通协调
通知物业管理处有关的入驻内容
租户入驻通知单(ZL-008)

营业执照或者注册登记证复印件
税务登记证复印件
租户在签署合同时尚未完成注册手续的，须在入驻后的3个月内向租户催促这些文件，得到后存入租户档案

拟定合同；
原则：恪守格式合同。根据双方洽谈的租赁条件按照标准合同格式打印租赁合同样本若租户对合同条款有异议要求更改的，须得到相关部门的审核和确认。
准备正式合同；
打印正式合同，一般一式四份，送租户签署盖章，同时要求租户提供如下相关证明文件。
承租人是公司/公司代表处的，须由代表人签署盖公司章。
附:公司/代表处的营业执照/工商行政管理局签发的注册登记证复印件。
承租人是境外公司或正处于（即将）申办中的公司/代表处，须由代表人签署
附：代表人身份证或护照复印件
公司授权代表人签署合同的授权书
（若代表人为公司负责人只需提供其作为负责人的证明文件复印件）
境外公司或代表处之母公司的注册文件复印件
（即所属国家签发的注册登记文件或税务登记文件等有效法律文件）
承租人是个人的，须由承租人本人签署
附:承租人身份证或护照复印件
收到租户签署的合同后，营运招商部经理在合同经办人一栏中签署，填写《经济合同审核表》，部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部、总办审核；
总办签署下达，我方持有的二份由总办分别交行政部和财务部，二份由租户持有的由营运招商部交租户。营运招商部自行复印一份存入档案；
营运招商部副主管根据租赁合同以及相关的其他合同如停车协议、电话协议制作付款通知，经部门经理审核确认，财务部审核盖章后送租户签收；
营运招商部经理助理制作租户档案，存储租赁合同及其他相关合同的复印件。
3.3.1 电话线转让协议

接到租户口头或书面通知
租户对租赁场所内设置或增加电话线的需求

询问电话线种类和数量
与物业管理处核对是否有足够的线路过户给租户
物业管理处对外来电话线的接入费收费标准

租户申请电话线接入中汇大厦
租户向我司购买电话线

书面通知物业管理处，移交此客户
从物业管理处获取电话号码
告知租户电话号码，租户确认

《电话线转让协议》
拟定《电话线转让协议》

部门经理审核

《电话线转让协议》一式二份交租户

租户签字盖章

填写《经济合同审批表》，部门经理签字

审核并签署意见

审计部

财务部
审核并签署意见

法务部
审核并签署意见

审核并在合同代表人一栏中签字
副总经理

总经理秘书
盖**公司章

总经理秘书
二份合同原件一份交行政部存档，一份由营运招商部交租户

帐务主管开具付款通知给租户，计入本月应收款表
(应收款操作流程)
复印《电话线转让协议》2份，1份交物业管理处，1份留存档案

物业管理处打印致电信局的过户通知交营运招商部

《过户通知》交租户盖章

《过户通知》交总经理秘书附《电话线转让协议》复印件

盖**公司章
总经理秘书

物业管理处负责把《过户通知》送达电信局

完成电话线过户手续

在接到租户有关向我司申请转让电话线的书面或口头要求时，应问清所要求的电话线种类及数量，回复对方一小时内给予答复；
根据所记项目，营运招商部人员应先致电物业管理处询问是否有足够的线路提供给对方，若管理处有线路可满足，条件成熟，问清电话号码；
致电租户，告知电话号码和转让条件，拟定《电话线转让协议》交租户签署，合同一式二份；
收到租户签署的合同后，营运招商部具体经办人在合同经办人一栏中签署，填写《经济合同审核表》，部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部；
总办签署下达，一份由营运招商部交租户签收，一份由总办交行政部保存，营运招商复印一份存档；
收到签署生效的合同之当日，营运招商部收款员根据合同条款制作付款通知，送租户签收；
营运招商部书面通知物业管理处安排人员安装电话。
3.4.1 停车协议
租户对车位需求
接到口头或书面通知

向物业管理处了解车位空置情况
询问车辆类型和数量

介绍车位租金、保证金和日常管理办法

租户确认租赁意向

《停车协议》(ZL-006)
拟定《停车协议》

车辆车型、车牌号座

租户审核

相关部门提出专业意见

打印《停车协议》一式二份

租户签署盖章

部门经理审核，在经办人签字

经理助理填写《经济合同审核表》，部门经理签字

《经济合同审核表》

审计部
审核并签署意见

审核并签署意见

财务部

法务部
审核并签署意见

审核确认

副总经理

副总经理
在《经济合同审核表》上签字；在《停车协议》上签字

总经理秘书
盖**公司章

二份合同原件一份交行政部 一份由营运招商部交租户

总经理秘书

帐务主管开具付款通知交租户，并计入本月应收款表

付款通知(ZW-005)
应收款表(ZW-001)
按照应收款操作流程

复印《停车协议》二份，一份交物业管理处，一份留存租户档案

停车通知(ZL-011)
填具《停车通知》附《停车协议》交物业管理处签收

配合物业管理处协调租户的停车事宜

在接到租户要求租用停车位的书面或口头要求时，告知租赁条件，同时问讯租户要求停泊车辆类型和数量，回复对方一小时内给予答复；（由于**大厦停车场的限制，必务问清租户车辆类型）
根据所记项目，营运招商部人员致电物业管理处询问是否有空余的车位满足租户的要求；
在得到管理处的确认后致电租户，告知详情以及重复租赁条件。介绍**大厦停车管理办法时，需恰当地向租户解释，由于**大厦停车场车位的限制所租车位均非固定车位，停车需受物业管理处的统一安排。
问清停泊车辆的牌照号码，拟定《停车协议》(ZL-006)一式二份，交租户签署，同时请租户提供车辆行驶证复印件；
收到租户签署的合同后，营运招商部具体经办人在合同经办人一栏中签署，填写《经济合同审核表》，部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部；
总办签署下达，一份由营运招商部交租户签收，一份由总办交行政部保存，营运招商复印一份存档；
收到签署生效的合同当日，营运招商部收款员根据合同条款制作付款通知，送租户签收；
收到签署生效的合同当日，营运招商部书面通知物业管理处租赁期限，车辆类型、牌照号码等信息，由物业管理处与租户办理相关手续。

3.5 租户的入驻/退租手续
3.5.1 新租户入驻**大厦步骤流程图

《租户入驻通知单》(ZL-008)
经理助理填写《租户入驻通知单》
租赁合同签署完毕

部门经理审核签署

签发至物业管理处

复印件存档案（备忘录）

协助办理入驻手续，租户搬迁日赠送鲜花并拜访

补充说明：
《租户入驻通知单》(ZL-008)中应详细描述管理处交房给租户的状态，必要时附上租赁合同中有关交房标准的附件复印件给物业管理处作为标准。

3.5.2 租户退租**大厦步骤流程图

《租户退租通知单》（ZL-009）
经理助理填写《租户退租通知单》
租户于租期前三个月书面通知退租事宜

部门经理审核签署

签发至物业管理处
抄送财务部

复印件存档案(备忘录)

与物业管理处确认退租手续完毕
与财务部确认应付款已付清

租户搬出租赁场所

经理助理
办理退保证金手续

完成退租

补充说明：
《租户退租通知单》（ZL-009）中应明确租户到期交还租赁场所的交房标准作为管理处收回办公室的验收依据，必要时附上租赁合同中有关交房标准的附件复印件给物业管理处作为标准。

3.5.3 商务中心租户入驻操作流程

经理助理通知帐务主管有关收款事宜以及客服主管有关入驻事宜
租赁合同签署完毕

租户名称（中、英文）
租赁日期、租赁场所
数据线的租用资料
租户负责人的姓名联络方及有关特殊要求
家具布置要求

《租户信息表》
(KF-001)
客服主管与经理助理核对入驻信息

书面通知物业管理处安装电话线
安装日期
电话线种类、数量和号码

安装日期
加入宽频网络服务的电脑台数

通知网络管理人员开通网络服务

通知管理处移动家具事宜
具体日期时间
家具数量

房门钥匙
家具钥匙
钥匙准备

《每日服务记录表》
（KF-011）
大堂铭牌，书面通知物业管理处
商务中心铭牌，联系供应商

租户公司铭牌制作计入《每日服务记录》待租户签署确认

欢迎入驻函(KF-003)
综合信息(KF-004)
电脑维护计划(KF-005)
宽频服务接入通知(KF006)
家具清单(KF-007)
员工登记表(KF-008)

入驻资料准备

检查入驻前的准备工作
自查
经理助理或部门经理检查
与帐务副主管查询前期费用是否到帐

租户入驻
部门经理或经理助理把租户代表人介绍给客服主管

客服主管
带客户参观并详细介绍商务中心公共设施，介绍商务中心员工

带领客户进入办公房，呈入驻资料
客服主管

客服主管
试用钥匙，告知钥匙管理的规定

客服主管
核对家具、数量和状况

客服主管
介绍电话机的使用方法

客服主管
介绍商务中心规章制度

客服主管
询问客户有否问题并给予解答

电脑维护计划(KF-005)
家具清单(KF-007)
员工登记表(KF-08)

一个工作日内向租户收回填好的资料

输入资料，存入租户档案

补充说明：
铭牌制作需要先得到租户对公司名称的确认以及提供公司标志LOGO。
钥匙准备，常规大门钥匙、家具钥匙均各一把，以后根据租户要求，商务中心规定再给予提供。
办公房家具的配备一般按标准提供，租户增加办公家具应相应收费，除非在租赁中谈到中已定或经理准批。

3.5.4 商务中心租户退租操作流程
《家具清单》（KF-07）
客服主管与租户代表持《家具清单》检查核实家具配置
经理指令有关租户到期日期

查核房内装修

收集所有房间和办公家具钥匙

《每日服务记录》（KF-011）
对家具、设备、钥匙进行查核，若有损坏遗失情况按标准向租户提出赔偿费用
赔偿费用计入《每日服务记录》，租户代表签字确认

帐务主管
与租户代表核对所有应付款，租户代表签字确认

帐务主管
与租户确定剩余应付款的付款方式和保证金的退还方式

客服主管
记录租户搬迁后的联络方式并告知前台

《出门单》(KF-009)
统计搬迁物品，开具《出门单》给租户
租户退租搬离

书面通知
书面通知物业管理处于退租日之次日拆除所有电话线

客服主管

通知IT客户服务于退租日之次日切断网络服务收回网络线

客服主管

变动门禁密码，并以书面及电子邮件形式向所有租户发送更换密码的通知

客服主管

客服主管
安排清洁工打扫房间

通知管理处修复房内坏损部分以及对房内设施进行翻修处理

房内布置恢复到标准状态

退租前，客服主管会同租户代表根据“家具清单”将租用给他们的所有家具进行检查、核实。若有损坏遗失视情况赔偿处理；
由财务主管与租户代表核对所有应付清的费用以及与客户讨论付费和返押金的方式；
收齐所有家具和房门钥匙，在核对钥匙时须询问客户是否自己配过钥匙，一并收回；
查看房内装修是否有损，如有则告知可能的赔偿费用；赔偿费用依据《商务中心服务费一览表》（KF-002）和物业管理处的收费标准。
请客户留下即将搬迁的地址及电话、传真、联系人以便有事联系；
在确认客户退租后，要提前通知管理处，及时撤除该公司所有电话线，以防再发生电话费用；通知网管切断宽频网络并收回网络线。
客户搬迁后，需改动密码，并以书面及电子邮件的形式向所有租户发出更换密码的通知；
退租后，通知清洁工打扫房间。若装修设施有损通知管理处予以修复。房间布置须恢复到原有的供参观状态。
3.7 租户的续租/扩租
3.7.1 租户的续租
租赁合同
租赁合同条款之租赁期限
书面通知予以提醒并告知续租条件

续租条件洽淡

租户书面通知租期到期后不再续租
签署租赁合同

《租户续租通知单》
(ZL-010)
《租户退租通知单》
(ZL-009)
签发《租户续租通知单》(ZL-010)给物业管理处
签发《租户退租通知单》(ZL-009)给物业管理处

退租手续

大厦租户租期到期前四个月之前，商务中心租户在租期到期前二个月之前，营运招商部书面通知租户有关租期到期事宜，着手联络续租问题；
根据市场状况、租赁单位的具体情况，在续租谈判中有关续租条件给租户一个客观的报价。在谈判过程中要善于发觉客人的意图、想法及目的，以便续租工作的顺利开展；
续租顺利则及时与租户签订续租合同。有关续租合同的签订过程可参照租赁合同订立过程。
3.7.2 租户的扩租
在日常工作中应十分留意租户的动向，特别有关租赁事宜。若发现租户有扩租意向应主动及时联系，根据租户提供的信息（主要是面积），给予适当的信息和安排。
尚未到期的租户，若急于扩租，并不十分在意是否同一楼层。但若有同层次的空房，应优先提供。报价方面基本按照其以前合同的基价以及现**大厦办公楼的报价和市场因素综合考虑。若租户是扩租与续租一同考虑的话，是否同一楼层即显得十分重要。此时应根据客户的具体要求给予尽量满足，否则就容易失去一个好的客户。
扩租谈判过程中价格及位置是一个很重要的因素，但利用平时工作积累的感情去打动客户也是一个致胜的法宝。在谈判过程中，应适时掌握进攻、联络的销售步骤，特别注意对其行政主管或负责人的跟踪。
扩租谈判成功，应尽快安排签订租赁合同，有关过程可参照租赁合同订立过程。

3.8. 应收款
3.8.1 大厦租户应收款操作流程
每月15日左右制作《**大厦租户本月应收款表》(ZW-001)及各《服务费统计表》(ZW-026)
《**大厦租户本月应收款表》(ZW-001)
《电费电信费统计表》(ZW-002)
《清洁费统计表》(ZW-025)
《维修费劳务费统计表》(ZW-004)

次月租赁表
物业管理处的上月各租户电费、水费、电话费、服务费等明细表。

部门经理审核签署

复印3份，1份送财务部，1份留存档案，1份以备销账用。

财务部
审核确认

付款通知(ZW-005/006)
每月18日制作各租户的付款通知

部门经理
审核确认

财务部
审核无误后在每份通知上盖锦发或锦友的财务部印章

付款通知
付款通知签收本
复印1份，原件送租户，复印件用于档案留存。

签收本
发票、收据
《**大厦租户应收款表》

每月20日，帐务主管把付款通知送其每租户，租户签收。

收到每笔应收款，财务部开具发票、收据交帐务主管；帐务主管送达租户签收，同时在《应收款表》上记号销账。

财务部

《大厦租户未付款一览表》（ZW-002）
次月8日制作《大厦未付款一览表》，打印2份

次月1-8日每日与财务核对应收款到帐情况。
核对确认

报部门经理

催款通知(ZW-024)
制作《催款通知》限定最后付款日期。

审核确认

部门经理

审核确认
财务部

在每份催款通知上盖锦发或锦友的财务部印章

发票收据
催款通知签收本
《大厦租户应收款表》

复印一份，每月10日原件交租户，复印件留存档案

财务部开具相应票据交帐务主管
查核到帐

帐务主管把票据送达租户，在《大厦租户应收款表》上销账

最后付款日之次日，整理尚未到帐的租户清单明细表报财务部和营运招商部经理
帐务主管与财务部密切沟通有关催款后的应收款到帐状况。

按合同条款计迟延履行金上报总办

拟致租户的《通知函》告知其违约和我司的措施。

《通知函》

补充说明：
所有给租户的付款通知、催款通知及票据都必须让租户在签收本上签收，若无法直接送达租户可通过寄挂号信的方式并保留挂号信的编号，以便查询。
由于各租户合同条款不一致，如延迟履行金的付款、人民币与美金的汇率指定、最后付款日期等，因此应收款表、付款通知、催款通知的制作必须严格遵循合同条款。
若租户以支票或现金方式支付款项时，尤其是现金方式，让租户直接付至我司财务部。若无法推脱地收下租户的支票应记录支票号码让财务签收。
有其个别租户在发放付款通知时须带上发票、收据，并让租户签收。

3.8.2 商务中心租户应收款操作流程

依据《商务中心次月租赁表》

《商务中心次月租赁表》
《商务中心次月租金应收款表》(ZW-008)

每月23日制作次月的《商务中心月度租金应收款表》(ZW-007)

与IT客户服务核对月度网络线租金表(ZW-011)
前台根据服务费日记账统计的各租户的月服务费(ZW-012)
根据程控交换机计费系统统计各租户分机话费(ZW-019/20)
根据物业管理处提供的电信帐率统计统计各租户的直线话费(ZW-018/22)
前台统计的租户、月度饮料费、邮票费、快递费(ZW-013/014/015/016/017)

每月24日制作上一月的《商务中心服务费表》

《商务中心服务费表》（ZW-009）

《商务中心次月租金应收款表》(ZW-008)
《上月服务费表》(ZW-009)
每月25日部门经理审核签署确认

各复印2份，原稿至财务部，1份复印件留存档案，另一份以备销账用
付款通知(ZW-023)
服务费明细(ZW-012)

25日制作各租户的付款通知

前台文员打印各租户上月服务费清单
审核服务费清单附在付款通知之后，每户一份整理清晰

经理审核签署签发

总办在每付款通知上盖公司圆形（英文）蓝印章

付款通知签收本
复印一份，原件于27日左右送至租户签收，复印件存档

应收款到帐，财务部开具发票/收据，