新时代工会档案管理发展趋势研究_王晓霞.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案158兰台论坛Lantai BBS其次，在整合资源的过程中需要注意投入与产出之间的关系，尤其是数据库建设的初期，其投入的人力、财力较大，不能正确处理二者之间的关系，很容易对数据库的后续运行造成影响。最后，还需克服数据库在线整合某一维度有过分要求的倾向，合理权衡安全性、投入成本以及运营效果三者之间的关系。（四）加强在线客户关系管理从智慧档案管理的发展趋势来看，数据服务平台的构架与完善方向，将同医院综合档案数字化服务开展过程中的实际问题保持一致。即在今后的服务平台建设中，相关开发、管理人员会根据数字化服务平台在档案资源的服务流程、信息管理与传输的效率、存档管理模式的应用状况以及档案库存空间大小等方面表现出的实际问题，就现行数字化服务平台的弊端进行分析，针对服务平台运行过程中的问题进行探讨，采取有效的调整措施。在未来视角下，医院档案资源的服务必须将“重视内部、外部客户个性化需求”作为一个改进自身服务的重要决策出发点。在 SICAS 营销模型看来，医院“一站式”档案服务平台建设和创新的核心之一就在于客户的体验。因为从本质上来看，“一站式”档案服务平台代表的是一种“体验经济”，这种经济形态讲究体验式营销，通过让客户参与其中，亲身体验产品的功能性，在不同产品的对比下，体现销售产品的优点，从而进行一系列产品的销售的行为。针对这种情况，医院可以在微信公众号中植入“档案服务”模块，还可以通过微博、QQ 等多种通讯软件作为平台，与“一站式”档案服务平台运营商合作，全力打造为档案需求客户贴身服务和需求收集处理的智慧档案管理平台，最大程度整合资源，给群众带来便利性。参考文献 1 钟燕萍，谭玉琼医院综合档案室档案数字化建设研究 J.信息与电脑(理论版),2020(11)2 李军治.智慧社区现状与趋势 J.中国物业管理，2014(01).责编：蒋立民 新时代工会档案管理发展趋势研究王晓霞（山西省人民医院，太原 030012）摘 要：工会档案能够真实地记录工会工作状态，向用户展示工会的服务价值，帮助工作人员制定未来的发展计划。因此，研究工会档案的管理功能与发展趋势十分必要。本文从当前档案管理存在的缺陷出发，探究了工会档案管理的功能以及未来发展趋势。关键词：工会档案；档案管理；发展趋势新时代，互联网的快速发展为工会档案管理工作带来了新的契机。在管理过程中，相关人员应该与时代接轨，通过信息化方式对工会档案实现管理，确保管理范围和服务效率，通过更加科学高效的方式落实管理工作，让更多的工会人员体会到档案管理的有效性。一、工会档案管理的原则在选择工会档案管理人员时，相关领导必须要选择能够充分理解这一工作重要意义的人来从事这方面的工作。只有这样，他们在管理时才能明确自己的工作方向，完成基本的工作内容。档案信息管理部门并不是独立的部门，因此在进行采集和整理工作时，要与其他部门有一个完整的沟通，通过与其他部门完善和核实信息，保障所记录的信息准确而全面，同时要注意记录信息的及时性。当工会存在数据时，要立刻采集，将采集到的结果保存在档2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S159兰台论坛Lantai BBS案中，只有这样才能确保工会档案的服务质量。明确各个工作人员的管理责任，工会档案管理人员要建立明确的分工体系，让每个人员都清晰地了解到自己在工会档案管理中所扮演的角色。在档案管理出现问题时，要做到能在短时间查到负责人，并针对性地解决问题。上层领导要加强对工会的重视力度，定期检查工会档案管理质量，一旦发现问题，要立刻寻找合理的解决方案，防止管理问题扩大化。同时要积极地与其它部门沟通，确保档案管理工作可以更好地融入更多的技术，减轻工作人员的工作负担，保证管理质量。除此之外，相关领导还要开发和利用工会档案信息，注意档案信息的保密性。并不是所有的档案信息都能向职工群众开放，如果是机密的档案，则不能向群众敞开，但如果档案为非机密档案，可以通过建立相关网站，分享和利用档案，通过这些档案来使服务体系更加完善。工人也可以对信息发表意见和建议，确保信息的质量，使工会档案向着更加良性的方向发展。二、工会档案存在的问题目前许多工会档案管理人员对档案管理的重要性缺少足够的认知，认为只要用工会档案记录一些普通文件就可以完成工作内容。然而工会档案所担当的责任并不仅仅在于记录信息，工会档案与工会工作能否顺利进展有着直接的关系。可以说，工会发展离不开工会档案。在实际工作中，许多管理人员仅仅是利用工会档案来迎合上级要求和检查，记录的内容与实际情况严重脱节，长此以往下去，当工会组织建设想要利用工会档案时，档案内容无法提供实质性帮助，工会档案管理工作的进程也会受到制约。工会档案内容相对单一。由于工会内部的工作人员多是基层人员，这些基层人员在单位中掌握的实际权力不多，而上级对于工会不够重视，导致工会部门很难得到完整的信息内容。而基层人员身兼数职，所以并没有充足的时间对工会档案内容进行管理，保留的信息也十分基础。许多工会档案管理人员的专业水平不高，他们在上岗之前并没有接受过专业的培训，也没有定期进修，所以并不具备档案管理的能力，无法熟练掌握档案管理的实际技术，导致工会档案管理工作混乱，档案内容残缺不全。工会档案所记录的材料信息不能以科学规范的方式去汇总，甚至一些工会没有完善的档案管理制度，记录的内容不够真实，许多与记录有关的关键资料缺失，档案管理不具备规范性。档案记录内容不能定期检查和总结，在执行过程中，许多问题即使被发现也不能及时完善，这些都导致工会档案管理受到严重制约。就目前来看，许多工会的档案管理都没有与数字信息化技术相结合，整体工作处于滞后的状态。想要更好地完成工会档案管理工作，首先要完善档案管理门类。然而就目前来看，在门类设置上，工会档案并不全面，直接导致档案互相掺杂。例如，困难职工档案和劳动档案并不属于基层档案，但是有的地方却将这两类档案内容汇总到到基层档案之中，而工作人员想要查询这两类档案时，就必须要从大量的基层档案中进行筛选，工作量大大增加。相关人员对工会档案不够重视，各项资料利用率低。在档案建立初始阶段，工会人员都是秉承着一种良好的信念，希望通过工会档案能够为自己争取合理的权益。但是随着时间的增长，相关管理人员对于工会的了解程度不足，不能顺利管理工会档案，因此导致档案管理方面存在许多的疏漏。由于缺乏管理以及专业人士，这些问题不能被及时改正，甚至会越来越严重，工会档案无法发挥实际作用，因而被人们忽略。三、工会档案的发展趋势目前互联网已经成为当代人们生活的必备工具。越来越多的人依靠互联网进行交流，因此档案不再属于封闭的资料，工会人员普遍要求档案共享，工会档案越来越开放，这也将成为未来发展的大趋势。虽然过去工会档案的管理方式都是分配性管理，但是随着建设的完善，档案管理也会融入更多的信息化技术，通过先进的数字化和信息化建设，档案可以实现纸质和数字的双轨并存，工会相关人员也可以通过互联网去浏览和分享档案资源，确保档案管理的工作效率。工会档案管理更加趋向网络化。目前的信息化时代会带动工会档案朝着网络化方向发展，档案从采集保存到查阅都可以通过网络进行。这样，即使工作人员不去图书馆或相关部门也能够查到相关信息，而管理人员只需要通过网络就能实现管理，不仅能够节省时间也能够节省精力。同时，互联网的相关技术能够确保每一条信息都更加准确。工会档案的管理交互将会更加频繁。随着信息技术的发展，档案变得更加智能化，信息之间会有多项重叠，工会工作人员能够更好地进行交互。工会能够缓解矛盾调解纷争，工会的发展需要各个部门密切配合，档案需要信息化管理，通过确保多个部门的信息互相交互，使高质量的信息畅通无阻地传给工作人员，提高可靠性。工会建设的重视力度会越来越高。对于各个单2022 年 第 6 期黑龙江档案160兰台论坛Lantai BBS位而言，工会都是推动其进步的重要组织，工会档案为单位发展提供有效支撑，相关单位要重视档案建设。在管理方面，要为工会提供相关的必要条件，尽可能地在人力、物力上提供支持。只有工会工作人员感受到单位的重视，才能更好地完成任务，并在工作过程中不断创新。档案内容越来越丰富。丰富档案内容，确保档案管理工作的实用性。档案必须要清晰地记录工会发展信息，并明确会员的基础信息，但是需要注意的是，记录会员信息后要做好保密，尊重会员隐私。通过分级、分类的方式管理，实现更高效的信息管理，帮助会员筛选相关内容。工会档案管理会引入更多的技术手段。目前工会档案管理内容不够科学化，由于档案内容过多，跨度较长，资料存在不完整性。因此，未来工会档案管理会引入更多的技术手段，通过电子技术、云端技术和数据挖掘技术确保工会档案储存内容的真实性和完整性。四、加强工会档案管理的有效策略各个地区必须要更加重视工会档案的管理工作。针对各个地区的实际情况，不断改进、设置档案管理内容，从政治角度上了解工会档案管理对于工会发展的关键意义，在保证人命群众利益方面扮演的重要角色，通过完善技术和制度并举，实现档案信息管理专业化、信息化。在管理方法上，需要内外结合，通过积极与相关政府部门沟通，主动与工会成员交流确保管理质量，从质量、数量以及应用三方面强化工会管理。负责工会档案管理的人员必须要具备主观能动性，首先要主动与相关政府部门进行联系，邀请专业的管理人士对管理工作给予充分的指导，并配合各个部门的监管，使工会档案管理工作更加正规，甚至可以成为国家档案管理工作的一部分，从而得以快速发展。设立基层档案管理部门。利用管理部门进行指导研发，使档案的各项内容都能顺利归类，确保档案被合理利用。在对档案进行管理的过程中，需要不断完善相关的规章制度。根据各地区工会档案的实际情况设置规范化管理章程，并针对各地区的档案管理制度，进行修订完善档案的管理范围和方法，通过上下级的监督、检查和指导实现区别对待，使维权档案的建设更加充分。工会必须要设立专门档案。工会档案需要完善自身的内容，进行档案分类。例如，档案有可能存在政治内容、经济内容和文化内容，不同内容的档案，维护着不同方面的权益，因此必须针对档案进行分类，可以将困难职工档案和劳模档案并入，从而解决基层档案管理设置困难的问题。所有的档案在完成基本录入之后，都要存放在工会内部，存放时间一般为两年，在这两年内工作人员可以对档案的相关内容进行反复修订，确保档案内容真实准确，具有一定的权威性。两年之后，档案内容基本修订完成，就就可以移交到综合档案室，由专柜进行保管，使档案能够得到专门的管理。工会档案是社会的财富，能够真实地记录工会发展的状态。对于工会而言，档案发挥着不可磨灭的作用，档案被列入为工会资产的一部分，通过档案能够使工会的组织性质更加强烈，工会的综合管理工作也能更上一层楼。在对档案信息进行管理时，可以将内容和实体进行分离，通过集中统一的实体管理使纸质档案能够得到很好的保存，同时利用计算机网络和电子档案管理虚拟内容，确保所有的信息都能得到合理化管理。档案工作应该成为工会工作的重要内容之一，在对工会工作进行检查时，需要检测档案管理程度。只有反复监督，才能促进工会档案进一步发展。通过工会档案对工会管理形式进行考核，衡量工会管理效果，落实去形式化的管理目标，工会能够更加务实规范的发展。在对工会档案进行管理时，必须要加强主体责任意识，并积极寻求各方面对工会档案的支持，培养与档案相关的专业人才，通过对工作人员进行系统化培训来提高整个团队的专业化水平，使建立的各种规章制度能够得到顺利执行。在工会组织内部设置档案收集网络，使资料收集也能够得到有效加强。针对档案管理编写部门记录工会历史、劳模实际、维权案例等信息，通过图像、文字等多种形式使档案更加丰富多彩，各项资源能够得到合理开发，并通过相关内容进行宣传，切实发挥档案的价值。积极应用现代化手段，以多媒体方式对档案进行管理。随着经济的发展，大数据技术逐渐深入到网络。因此，工会档案也要利用大数据建立相关的网站，并设置虚拟平台，通过网络和各项工具来更好地整理档案信息资源，为未来智慧管理打下良好的基础。参考文献 1 黄萌.现阶段工会档案管理中的常见问题及解决策略研究 J.信息周刊,2020(07).2 王娜.工会档案信息化管理的有效途径分析 J.青年时代,2019(14).责编：蒋立民