差旅费报销管理规定(1).docx

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差旅费报销管理规定
第一条、为了加强公司差旅费报销的管理，使差旅费报销有据可依，同时保障出差人员工作与生活的需要，根据公司实际情况，制定本规定。
第二条、本办法规定了公司出差、审批、费用报销等工作的管理和考核。
第三条、人事行政部是公司员工出差考核的管理和费用控制部门，财务部是差旅费的最终审查部门，其它各部门是费用控制实施的直接责任部门。

第四条、 差旅费管理
1、 所有职员工出差，应事先填写《出差申请表》，经上级领导审批后方可出差。
2、 出差人员根据出差内容，出差天数确定差旅费预支金额。
3、 出差回来报销时，必须同时结清余额，不得拖欠预支款。出差人员如有上笔预支费用未结清者，本次预支财务部不得给予办理。
4、各部门不得违反规定随意批准给予借款，造成账务混乱的，追究经办批准人的责任。
5、人事行政部及财务部均有权拒绝不符合规定的预支款申请。

第五条、 差旅费报销标准

差旅费是指公司人员办理公务出差期间产生的住宿费、交通费、伙食补助费、额外补助费等各种费用。住宿费按出差实际天数在规定的标准内凭正式发票报销；交通费在规定的等级标准内凭正式发票报销；伙食补助费和额外补助费一般按出差的自然天数计算。

1、 交通费
① 职员工出差其交通工具需在《出差申请表》上注明，原则上以火车、汽车为主，乘坐火车全程超过6小时的可订硬卧。其他特殊情况或因工作紧急需要改乘高铁或飞机的，须请示总经理同意。搭乘高铁应购买二等座票，搭乘飞机应购买经济舱。
② 省内出差应尽量按公司规定申请外派公车，如有特殊情况需自行搭乘省内客车或市内乘坐出租车的，需提前告知分管领导批准， 再凭票据实报销；市内出差，在公司没有派车或不乘坐出租车的情况下，凭票据实报销公交费用。
③ 申请自驾公车出差，通过加油卡加油，由行政部负责管理，原则上不允许个人私自加油，如有特殊情况，必须预先告知行政部负责人，报销时需加具行政部负责人签字方可报销。
④ 多人一起出差，差旅费一律自用自报，不得混合报销或代替他人报销，如出现多人共用费用，应在原始票据上注明人数及事由。
⑤ 近地出差，应事先做好行程安排，在工作完成的情况下，应当日往返，不得无故逗留。

2、招待费
① 出差过程中因业务工作需要使用招待费，一律事先请示，应先征得部门经理的同意，如数额较高应向总经理汇报，否则不予报销，招待费用尽量以节俭为主。报销时需详细写明用餐时间、地点、原由、客户单位及陪同用餐人员名单，并附上正规的原始票据。
② 其他交际类费用，如赠送礼品、礼金等非餐饮招待类交际费用，必须先征得总经理同意，方可执行，报销。

3、 住宿费

指导性住宿标准：
费用项目
高 层
中 层
一般员工
住宿（酒店级别）
四星级标间
三星级标间
三星级标间
餐饮费
300元/天标准内实报实销
200元/天标准内实报实销
150元/天标准内实报实销
说明： 酒店的级别以当地的标准衡量，总监以上的为高层，C级为中层，其余的为一般员工。

① 出差住宿费在规定的限额内凭据报销，特殊情况经总经理批准方可报销。
② 如同上级职务或职称人员一起出差，因工作需要，可随同住宿，享受上级职务或职称相同的标准。
③ 出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
④ 住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报销，高层以上人员出差，可单独住宿。

4、餐 费

地区/人员
特区/直辖市
省会市
市（镇区）
高层
60
50
40
中层
50
40
30
一般员工
40
30
20

① 工厂所有职员工出差均按上述标准报销餐费，高层人员报销餐费最高不得超过60元/餐，如有特殊情况，应向总经理申请特批，符合条件者实报实销。
② 参加各种会议（含交流会、评审会等）的出差人员，已交纳会议期间伙食费的由会议主办单位统一开具发票，不再报销会议期间的餐费，只享受市内交通费；会议费用中不含食宿时，按前述标准予以报销。
③ 同上级职务或职称人员一起出差，因工作需要一起就餐的，可以享受上级职务或职称相同的标准，但必须历行节约、简单的原则，坚决杜绝铺张浪费。

5、移动通讯费报销办法

员工的电话补贴已计入通讯费补助内，随每月工资发放，出差人员不再报销任何通讯费用；无电话补贴的总经办人员（总经理及副总经理）每月通讯费用据实报销，报销金额一般情况下不超过300元/月。

第六条、 差旅费报销程序及规范
1、出差任务完成后应及时赶回公司报告，并在次日上班前到人事行政部办理报到手续，及时到财务部报销本次差旅费用。如有特殊情况不能及时办理报销结算手续的，可申请延迟报销，但最迟不得超过5天。
2、出差期间发生的交通费、住宿费需附在《差旅费用报销单》的后面，并在差旅费用报销单据背面列明人名、时间、地点等内容以备核查。
3、报销程序：出差人员填写《差旅费用报销单》，经部门主管和项目负责人签字审核后，交人事行政部核实，符合条件者交财务部复审造单，经总经理批准后，出纳员方可予以报销。
如下图示：
出差人员将合法票据分类粘贴，填写差旅费报销单
出差人员和证明人在票据背面签名

相关负责人审核
财务部复审制单

人事行政部核实
实际出差是否按“出差申请单”
执行
总经理批准
出纳付款
扣回借支款
金额、票据是否符合规定

差旅费报销流程图

第七条、 以下情况不予报销：
① 需要事前申请没有申请或申请未能获得核准的费用报销。
② 不属于本管理规定报销范畴的费用报销。
③ 无发票或发票丢失，或费用超过报销额度部分的费用报销。
第八条、 员工出差要与公司保持密切联系，以确保在外安全。
第九条、 出差人员要把维护公司利益放在第一位，不得做出任何影响公司形象的行为。
第十条、 报销应遵循实事求是，严禁弄虚作假，如有发现，不但取消报销资格还将以报销额的两倍进行处罚，情节严重者将给予开除处理。
说明：人事行政部、财务部负责对差旅费报销标准及市场因素进行评估、有效监控，当受物价上涨或变动影响，差旅费报销超过公司规定标准情况，应作及时调整，保证出差人员差旅费报销合情合理及公平性，但当新的标准未公布时仍按原标准进行报销。
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