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采购物品验证规程

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1.0 目的
规范采购物品的验证工作, 确保入仓物品符合规定要求。
2.0 适用范围
适用于物业管理公司物品验证工作。
3.0 职责
3.1 办公室采购员负责物品的采购。
3.2 仓库管理员负责所购物品的验证。
3.3 办公室主任负责物品验证的监督工作。
4.0 工作程序
4.1 物品验证的要求。
4.1.1 每次采购物品单位数量少于10个的, 要求100%抽样验证。
4.1.2 每次采购物品单位数量多于10个的, 要求抽样10%—50%验证。
4.1.3 采购物品必须具备合格证, 特别是对批量( 或成箱、 成件) 购买的物品必须要验证物品的合格证由仓库管理员保存。
4.1.4 对目测无法验证的物品, 必须使用相关工具协助验证。
4.1.5 对验证物品的规格、 数量等必须与《采购计划》或《请购单》上的内容相符。
4.1.6 仓管员就将常见物品的说明书、 使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交办公室保存、 备查。
4.2 物品验证的分类。
4.2.1 应送计量所检定的物品:
a)仪器仪表类:
——万用表;
b)应抽样验收合格证的物品:
——清洁类: 清洁剂、 去污粉、 洁厕灵等;
——绿化类: 肥料、 药品、 种籽等;
——机械设备类: 绿篱机、 吸尘机等;
——其它应验证合格证的物品
c)应抽样验证外观完好度、 接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品:
——水暖类: 水龙头、 阀门、 弯头、 铁管、 铸铁管、 接连管等;
——电器类: 开关、 导线、 接触器、 灯管、 保险丝等;
——易耗工具类: 玻璃刮、 扳手、 钳子、 螺丝起、 修枝剪、 花锄、 花铲等;
——其它应验证外观完好度、 接触部位灵活度和壁厚均匀度的物品。
d)仓管员应抽样试用或通电验收的物品;
——油料类: 油漆、 涂料等;
——机械设备类: 吸尘器、 剪草机、 水泵、 电钻、 电焊机等。
4.2.2 凡不属于上述验证范围的, 应对其是否符合采购计划或请购单要求的规格、 型号、 数量等进行抽样或全部核对。
4.3 物品验证的方法:
4.3.1 物品包装的验证方法:
a)仓管员应目视物品外包装平整光滑,密封包装无裂缝、 无渗漏、 无污染或破损痕迹;
b)注意核对物品包装上注明的生产日期及有效期;
——已过有效期的, 仓库管理员应拒绝验收入库;
——有效期时间不足一个月的物品, 由仓管员组织人员对其试用, 以便检查该物品的有效程度是否合格, 并要求采购员对该类物品限量采购。
4.3.2 物品质量的验证方法:
a)仓管员应仔细检查物品表面有无擦伤、 破损、 无裂缝或扭曲变形;
b)仓管员在验证铁制的物品时, 应注意物品有无锈迹;
c)转运物品连接部位, 检查其转运是否灵活, 有无大的摩擦声;
d)仔细检查物品接口部分, 看连接处有无松动、 滑丝现象;
e)验证物品质地是否符合要求;
f)验证物品规格、 尺寸是否符合要求;
g)对物品的受力部分应用手或其它方法做加力实验, 看其是否达到规定的受力标准。
h)检查物品附属件是否齐全。
4.3.3 物品性能的验证方法:
a)仓管员应对物品的机械部分重复试动, 检查其灵活性、 准确性;
b)验收机械设备类必须进行”试用”验证的方法, 以便检查其性能情况;
c)验收具有弹性的物品时, 应对物品重复伸缩或弯曲, 一般情况下, 合格品应回复或基本回复原状;
d)仓管员在验证电器物品时, 应使用万用表测试。测试的电压和电阴的指数首先应达到物品合格证明的标准。其次还必须达到国家有关指数的正常标准;
e)国家规定的其它验证方法。
4.4 物品验收程序。
4.4.1 新采购物品的验证程序:
a)采购员应将采购回来的物品及时送交仓库管理员处验收;
b)仓库管理员按照采购合同的要求对物品进行验证:
——验证合格的物品, 由仓管员填写《入库单》后, 将物品按照《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行存放;
——验证不合格的物品: 发现表面有瑕但不影响使用的, 应填写《不合格品处理报告》后放置在待处理区域内, 等待处理; 性能有问题, 不能使用或影响使用效果的, 应拒绝入仓; 仓管员对暂时无法检验的物品, 应收入仓库”等检物品存放区”等待相关部门或人员检验。
4.4.2 退回仓库的物品验证程序:
a)退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收。
b)仓管员应先核对:
——该物品的规格型号;
——该物品的性能情况;
——该物品的可利用价值;
——该物品的其它特性。
c)经验证合格的, 由仓管员按照《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行入仓存放;
d)经验证不合格的, 由仓管员填写”不合格品处理报告”后, 存放在”不合格品区”等待处理。
4.5 物品验证资料的保管。
4.5.1 仓管员应作好每次物品验证结果的记录。
4.5.2 物品验证相关资料由仓管员按月归档保存, 保存期限为一年。
4.5.3 工具设备的验证资料由仓管员按月归档作长期保存。
4.6 物品验证的情况, 作为仓管员绩效考评的依据之一。
5.0 相关记录
5.1 《采购物品验证记录表》
5.2 《不合格品处理报告》
6.0 相关支持文件
6.1 《库房管理规程》
6.2 《供方选择和评审规程》