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建立公平、公正、合理的采购管理体系

当前，建筑市场竟争日趋激烈，为了提高中标率施工企业往往以低于业主标底10%左右中标，而且工程质量要求越来越高，工程利润空间越来越小。在如此严峻的的形势下，如何进一步加强成本控制，降低材料费支出已成为施工企业加强管理的重要内容。土木公司通过近几年狠抓内部采购管理、重组采购流程，实施物资采购集中化、推行以招标为主的采购方式、严格资金预算管理，已初见成效。2001年1月至今共进行了数千次的物资招标采购和公开价格谈判，平均价格下降幅度5%以上，年节省采购资金可达3000万元。
以下介绍一下我公司物资管理中心在采购管理方面的一些具体做法。
一、 实现采购的“阳光作业”，推动公开、公平、公正的采购体系的建立。
实行集中化采购，采购权高度集中以后，如何避免因权力的过分集中而带来的采购过程不够公开透明、监督环节薄弱的问题，主要采取了以下措施：
1、 物资采购价格管理。建立了相对独立的采购价格事前及采购渠道价格公开发布制度。
物资采购价格管理的关键是：审核进货价格是否是市场价，采购综合成本是否合算。采购价格监控管理的要点是：询好价：咨询到真实的市场价；比好价：比质比价比综合价格；拒付超价：实事求是，坚持原则。
我公司主要从以下四方面开展采购价格监控管理工作：
1） 积极询价，建立采购物资市场价格数据库。
物资采购部门将采购计划分解到每个采购员，采购员依据采购计划进行询价、填写询价单，物资供应部门将询价结果汇总，由物资招标工作小组有针对性的利用网络、传真、电话核实部分物资的询价结果。并定期到市场上进行价格调研，通过网络搜集相关产品市场价格，积极与同行联系了解同行业的采购价格，并把这些价格输入采购物资市场价格数据库，以与采购员的询价结果及签订的合同价格相对比。
2） 审价、比价。
审价、比价并非单纯的将内外部价格进行对比，而是综合考虑批量大小、产品质量、付款、售后服务之后的综合价格，例如：我们在对主要原材料如钢材、商砼作价格对比时，将生产厂家的优惠条件、付款方式及结帐周期等情况分别赋予一定的权重，作为比质比价中综合价格的组成部分。在与外部价格作对比时，因为采购价格涉及到付款周期及方式等内容，因此，对比审核的主要是一个价格涨跌的趋势。同时，我们将每年的采购价格加权平均，为每一种物资建立一个考核的基数，每月将采购价格与考核价格作对比。

3） 处理超价。
对超考核价5%的物资，责成采购部门写出超价说明，报物资招标工作小组核实，对与市场价格不符或超价理由不当的采购物资，物资招标小组有权通知财务部拒绝支付超价资金，并将此类情况每月予以通报。
4） 采购价格信息的定期发布。
物资采购部门每周将采购的物资价格于公司内部局域网上发布，公示每次招标采购物资的供应商、价格及招标过程等情况，对主要原材料、半成品将市场价格与采购价格作对比，作出对比曲线图，发布于局域网上，接受公司内部的监督审查，物资部门及时将反馈情况整理汇总，调查核实，形成书面资料，报物资招标工作小组备查。
2、 物资实行招议标采购。根据实际情况建立适合自己的采购方式体系。
我公司的招议标采购自2001年初开始推行，在近几年的实践中不断规范、改进、完善，到现在招标采购已成为我公司物资采购的主要采购方式，年平均降低成本3000万元。许多以往在“货比三家”谈判情况下，由于对货源渠道等信息掌握所限很难降价的产品，通过招议标采购都不同程度地有所下降。
1） 针对不同产品，适用不同的招标方式。
在招标采购的过程中，我们发现：招标采购的方法不能千篇一律，而应区别对待。其一，对于标准产品经检验试验或经检验外形与尺寸，就可确定其产品的质量与使用性能的物资，如金属材料、水泥、商砼等，可以根据生产厂家长期的质量保证能力、信誉状态，在优质优价、同质同价等原则下以价格为主，在招标中确定供应商。其二，有些物资以价格为主确定中标对象，但质量无法保证，如砂石料（含泥量、颗粒级配）、竹胶合板（厚度、材质）等物资，实际证明有些物资价格下降了，消耗却上升了，结果总成本未降反升。这种情况下，实行“效能计价”的招标方式最为合理。所谓“效能计价”有两层含义：一是指在采购产品时，既不追求价格越低的越好，也不追求质量的越高越好，而是寻求质量与价格的最佳组合；二是在招议标时，只提出招标产品的使用要求、技术质量等，由投标方结合自己产品的性能、质量情况等，确定报价与单耗量，并承诺承担相应的责任，如达不到承诺的质量保证，将减扣货款，在综合测算价格与质量保证后选择效益最佳的投标产品。这样将产品质量保证的责任与风险交给了投标方，既保证了采购价格的合理，促进了消耗的降低，又增强了供货单位的质量责任。

2)有始有终，跟踪核查招标效果
每次招标结束，签订完合同之后，对招标的效果、合同执行情况都要进行跟踪核查，广泛征求工程项目的意见，然后形成招标小结。这种反思式的跟踪核查对于在招标工作的改进方面帮助很大，“效能计价”的招标方式就是在这种不断的总结与反思中形成。
招标采购的推行，不仅规范了采购行为，降低了采购成本、提高了采购产品的质量，保证了采购过程的公开、公正，而且促进了招投标双方观念的转变，促进带动了帐务公开、民主管理、质量验证、合格供应商评价、市场调查等工作的进一步加强规范。
二、 降低储备资金占用，加强对采购资金使用的预算管理
物资采购部门掌握着企业千百万元的流动资产，这部分资金运用的好坏，直接影响到企业的经济效益、资产的运营质量，为此，必须采取一些行之有效的措施，来提高资金的使用效益。
1、 加强对需求计划的审核，从源头控制采购资金。
生产性的需求计划必须经过项目经理部生产技术部门审核，必须与工程形象进度、月度生产计划、工期相一致；同时，制定需求计划不能超过定额的5%。对于新增的固定资产、单项金额超出2000元的低值易耗品，必须先经财务部资产组核实确认。做到使用去向不明的不买、可买可不买的不买、能晚买的不早买、能少买不多买。从源头避免不必要的浪费。同时加强对采购物资的入库控制，定期开展库存检查，对未经批准的计划外采购品种、超储品种，追究相关人员的责任予以处罚。
2、“零库存”管理。

在当前的买方市场条件下，为了积极利用社会资金为我所用保证供应，我们对部分有规律的消耗品实行“零库存”供料，具体做法有两种：一是对部分距离我公司在建工程较近，且不会耽误工程使用的物资品种，由供方按我方要求保持一定数量的成品库存，根据我方的书面通知，直接将货物送到使用地点，验收合格后办理入库手续进行结算。二是对部分必须一定库存储备的零散用料及关键品种，通过招议标或比质比价方式确定供货厂商，签订零库存供料协议书，由供方在我公司仓库存放一定数量的产品，由我方代为保管，所有权仍归供方，使用后再办理出入库手续结算，消耗多少结算多少，不用则由供方退回。这样既保证了供应又降低了储备资金的占用，同时也避免了因计划不准等造成的库存积压。
3、 加强对采购资金使用的预算管理，将有限的资金用在最需要的地方。
面对采购资金不足，如何合理有效地利用好有限的资金，使之降低采购成本，保证供应中发挥最大效用。我们建立了一套全面的预算管理目标责任制指标体系，将指标层层分解到人，严格考核。考核内容包括资金占用定额完成情况、采购价格情况、市场变动情况、资金费用情况等。采购资金的运用遵循以下几大原则：1）保证工程急需材料采购用款；2）优先招议标采购用款；3）现款主要用于可大幅降低采购成本必须用现款采购的产品。财务部对资金使用情况进行跟踪控制检查，杜绝预算外用款，确保资金的合理使用。
三、 几点体会
1、 计算机技术的应用有助于推动管理素质、管理水平的提高。
计算机技术的应用，使大量在手工条件下难以做到的对库存、消耗、入库等各类数据的动态查询、统计、分析成为现实，为在在建工程之间合理调剂库存余缺、减少重复储备提供了方便快捷的条件，促进了储备资金占用的进一步下降；同时也使采购管理机制转变后，采购过程与结果的公开化、透明化问题得到彻底解决。做好计算机管理信息系统的完善，逐步提高其应用水平向高层次发展对采购管理向高水平发展非常重要。下一步，我们打算建立网上采购平台，尝试网上采购、网上招标、推动公司电子商务的开展，以管理的信息化，推动企业内部物流管理的规范化、现代化，改进我们不合理的管理观念、管理机制、业务流程，全面提升我们的管理素质。

2、 加强供应商的管理，建立供应战略联盟，对缩减采购成本意义重大。
建立一种既相对稳定又充满竞争机制、有供应保障能力和质量保证能力的物资供应链，必须加强供应商的管理，改进供应商评价体系。目前我们通过招议标竞争机制，逐步地形成了一批质量上乘、价格合理、管理规范、具有同行业较强竞争力的相对稳定的主渠道供应网络，建立了比较完善的供应商数据库。同时，我们也深刻感受到，在当前及今后的发展态势下，引进现代供应链管理理论，缩减供应商数量，与实力雄厚的供应商建立战略联盟，对于我们减少采购成本、精简人员、提高供应物资的质量将至关重要。因此，我们正试图努力将简单的买卖关系逐步向双建立战略协作伙伴关系转变，由竞争采购逐步向战略采购转变，将对供应商的管理纳入到我们的整个采购供应体系之中。