政府会计制度下高校待认领暂...核算与管理——以H高校为例_宋延荣.pdf

2023 年第 1 期业务技术政府会计制度下高校待认领暂收款的核算与管理 以 H 高校为例滨州学院计划财务处宋延荣李洋第一作者简介:宋延荣，硕士研究生，滨州学院计划财务处会计师，主要研究方向:高校会计制度及高校内部控制。摘要:高校的“待认领暂收款”无论发生频次还是金额日益庞大。在 政府会计制度下，如何科学有效的对“待认领暂收款”进行核算和管理，成为高校财务管理日益紧迫的课题之一。本文通过对 H 高校待认领暂收款的现状与核算进行研究与分析，发现其存在的诸多问题，并针对这些问题提出了相应的对策与建议。关键词:政府会计制度高校待认领暂收款核算与管理中图分类号:F230一、引言(一)待认领暂收款的概念界定高校日常经济活动中会收到各种属性的外来资金，有财政拨款、科研课题等收入属性的资金;有代收代管的学生教材费、学生保险费等受托代理属性的资金;有相关单位或个人交的押金、保证金等周转属性的资金;还有银行贷款等借款属性的资金;以及支出退回等退款属性的资金等。一般而言，高校外来资金在相关进账单、到账通知书等到账凭证上，会明确注明资金性质或用途等重要属性信息，我们将其称为资金属性明确的资金。此类资金到账时，借方记入相关货币资金科目，贷方则直接记入与资金属性相对应的科目中，如收入属性的资金贷方直接记入相关收入科目、受托代理属性的资金贷方直接记入受托代理负债科目等等。但仍有相当数量的外来资金，其到账凭证上没有注明资金性质和用途等信息，或虽有注明，但所注信息不够详细明确，导致会计人员无法判断出其确切的资金属性，进而无法将其直接记入相应属性的贷方科目，而只能将其作为“资金属性不明确”的暂收款项，记入“其他应付款”科目中，直到校内相关单位或个人对这些资金进行认领并明确其属性信息时，会计人员才能将其从“其他应付款”科目转入相应属性的贷方科目中。我们将此类需要认领才能明确资金属性的外来资金称为“待认领暂收款”。因为“其他应付款”科目不仅核算资金属性不明确的待认领暂收款，还有一些资金属性明确的暂收款(如收到的押金保证金等)以及某些应付款项也需要在“其他应付款”科目核算，所以，为了与其他核算内容区分开，本文建议核算单位在“其他应付款”科目下专门为“待认领暂收款”设置二级明细科目。(二)研究待认领暂收款的意义不论“暂收款”还是“暂付款”皆属于“往来款”的范畴。然而，一方面，“待认领暂收款”在高校的外来资金中占有相当比重，且随着高校业务类型的不断拓展，其发生频次日益增长，许多高校在针对待认领暂收款的会计核算和日常管理中也暴露了一些问题;另一方面，关于高校“往来款”的研究文献虽然不少，但大多是针对“往来款”的整体研究(裴艳丽1 2021、张小丽2 2020)，要么是针对“暂付款”的研究(刘文73DOI:10.14153/ki.lsck.2023.01.009业务技术2023 年第 1 期婷3 2019、龙英4 2018)，而专门针对“待认领暂收款”的研究却非常少。基于此，本文以 H 高校为例，对该校待认领暂收款的现状、会计核算等展开详细探讨，并针对其存在的问题提出对策建议，以期为其他高校提供借鉴和帮助。二、H 高校待认领暂收款的现状分析(一)规模分析H 高校待认领暂收款在 2021 年度的增减变动情况如表 1 所示。表 12021 年 H 高校待认领暂收款增减变动表指标名称年初数(A)本年新增(B)本年减少(C)年末数(D)=(A)+(B)(C)笔数311913943281金额 12 275 513.31 82 169 978.26 82 287 436.15 12 158 055.42数据来源:H 高校账务资料。1 存量规模表 1 中代表 H 高校待认领暂收款存量规模的数据有 A、D 两列，其中，A 列年初数代表年初存量规模，对应“待认领暂收款”科目的年初余额;D 列年末数代表年末存量规模，对应“待认领暂收款”科目的年末余额。根据表中相关数据，可以计算出 H 高校待认领暂收款在2021 年的平均存量规模:年度平均存量笔数=(311+281)2=296(笔);年 度 平 均 存 量 金 额=(12 275 513.31+12 158 055.42)2=12 216 784.37(元)。2 流量规模表 1 中，代表 H 高校待认领暂收款流量规模的数据有 B、C 两列，其中，B 列本年新增代表本年发生规模，对应“待认领暂收款”科目的本年贷方发生额;C 列本年减少代表本年通过认领而减少的规模，对应“待认领暂收款”科目的本年借方转出额。由表 1 中的 B、C 两列数据可以发现，H 高校 2021 年待认领暂收款的发生规模和减少规模都十分可观 数量均超过了 900 笔，金额均在 8000 万元以上。根据 B 列的年度发生规模，还可以计算出 H 高校待认领暂收款在2021 年的日均发生规模数据:日均发生笔数=913 360 2.5(笔/日)日均发生金额=82 169 978.26 360 228 249.94(元/日)(二)账龄分析本文对 H 高校2021 年末的待认领暂收款进行了账龄统计，结果如表 2 所示。表 2H 高校 2021 年末待认领暂收款账龄统计序号账龄数量金额笔数占比(%)金额占比(%)单笔金额均值(元/笔)101 年13447.7%9 615 583.5079.1%71 758.09213 年8229.2%1 497 600.6512.3%18 263.42335 年3913.9%660 501.275.4%16 935.9345 年以上269.3%384 370.003.2%14 783.46合 计281100%12 158 055.42100%43 267.10数据来源:H 高校账务资料。由表 2 数据可知，账龄 01 年的待认领暂收款共有 134 笔，总金额为 9 615 583.50 元，该账龄区间无论数量还是金额都是占比最高的，其中数量占比为47.7%，而金额占比更是高达79.1%，接近 4/5。我们还发现，随着账龄的增加，未被认领的暂收款无论笔数还是金额均持续下降，其中第一到第二账龄区间的降幅最大，数量占比从47.7%下降至 29.2%，降幅接近 40%，而金额占比更是从 79.1%直线下降至 12.3%，降幅超过了 80%。832023 年第 1 期业务技术对表 2 的最后一列即“单笔金额均值”数据进行分析，可以发现，账龄越短的待认领暂收款单笔金额均值越高，反之越低。账龄在 1 年以内的单笔金额均值高达 71 758.09 元，但账龄在 1 年以上的单笔均值却迅速下降，从第一到第二账龄区间的降幅尤其大，直接从 7 万多元直线下降至不足 2 万元，降幅超过 70%，账龄 5 年以上的单笔均值更是降至 1.5 万元以下。由此，可以推断出，金额越大的待认领款项账龄通常越短，这也从侧面证明金额越大的待认领款项越受重视，通常能比较快速的被认领转出，账龄通常较短。而金额越小的越不受重视，越容易被拖延认领，并导致账龄偏长。(三)周转率分析待认领暂收款的认领越及时，则说明其周转速度和管理效率越高。本文将借鉴存货周转率的计算方法，为待认领暂收款引入“认领次数”和“认领周期”两个衡量指标，并通过计算 H 高校的这两个指标值来考察和判断其待认领暂收款的管理效率。1 认领次数认领次数指标与“存货周转次数”的计算原理相似，存货周转次数的计算公式为“年度销货成本/存货平均余额”。当把公式中的分子从“年度销货成本”替换成“年度认领总金额”，把分母从“存货平均余额”替换成“待认领暂收款平均余额”，即可获得待认领暂收款的年度“认领次数”计算公式:待认领暂收款认领次数=年度认领总金额待认领暂收款平均余额由表 1 的 C 列数据可知，H 高校 2021 年的认领总金额为 82 287 436.15 元，而 H 高校 2021 年的待认领暂收款平均余额为 12 216 784.37 元，将这两个数据带入公式，即可计算出 H 高校2021 年待认领暂收款的认领次数为 6.74 次。H 高校待认领暂收款认领次数=82 287 436.1512 216 784.376.74(次)2 认领周期待认领暂收款在资金到账后，需要经过一段时间才会被认领，我们将“资金到账”与“资金认领”之间的这段间隔期称为“认领周期”。认领周期与存货周转天数的概念十分相似，存货周转天数的计算公式为“360/存货周转次数”，我们把公式中的分母从“存货周转次数”替换成“认领次数”，即可获得待认领暂收款按照天数计量的“认领周期”计算公式:待认领暂收款认领周期=360(年度)认领次数将已计算出的认领次数带入公式，即可计算出 H 高校 2021 年度待认领暂收款的认领周期为53 天。H 高校待认领暂收款认领 周 期=3606.7453(天)(四)资金构成分析资金构成是指待认领暂收款的来源资金的属性构成。虽然待认领暂收款在被认领前的来源资金属性是不确定的，但可以通过对已认领暂收款的来源资金属性进行汇总统计，来获得其来源资金构成情况。H 高校 2021 年已认领暂收款的来源资金构成如表 3 和图 1 所示。由表 3 可知，H 高校待认领暂收款主要由 4大类资金来源构成，分别为:收入类、受托代理类、周转类以及其他类。其中，收入类所占份额最高，总金额占比高达 79%;其次是受托代理类，份额亦相当可观，总金额占比为 18.1%;再次是周转类，其所占份额比较有限，仅有 1.8%;最后是其他类，所占份额最低，仅有 1.1%。如表 3 和图 1 所示，根据资金来源的具体属性不同，本文又将 4 个大类的资金来源细分成了8 个小类的资金来源，其中收入类细分成“教、科研课题收入”等 4 个小类，受托代理类细分成“代收代管学生款项”等 2 个小类，周转类和其他类则因所占份额过低而未再进一步细分，即这2 个大类的资金来源各自仅包含 1 个小类的资金来源。93业务技术2023 年第 1 期表 3H 高校 2021 年已认领暂收款的来源资金构成统计大 类大类金额大类金额占比(%)小 类小类金额小类金额占比(%)1 收入类64 994 71879.0%1.1 教、科研课题收入53 844 56565.4%1.2 对外培训收入7 338 0018.9%1.3 对外出租收入2 046 4282.5%1.4 其他收入1 765 7232.1%2 受托代理类14 920 94018.1%2.1 代收代管学生款项13 845 68016.8%2.2 其他代管款项1 075 2601.3%3 周转类暂收1 477 4271.8%3.1 周转类押金、保证金1 477 4271.8%4 其他类894 3511.1%4.1 其他待认领暂收款894 3511.1%合 计82 287 436100%82 287 436100%数据来源:H 高校账务资料。图 1H 高校 2021 年已认领暂收款的来源资金构成图(数据来源:H 高校账务资料)1 收入类收入类又可细分成 4 小类的资金来源，按照份额由高到低为，教、科研课题收入。主要包括各种教研课题和纵、横向科研课题收入，其在H 高校待认领暂收款所有 8 个小类的资金来源中占比接近 2/3，高达 65.4%，是 H 高校待认领暂收款最主要的资金来源;对外培训收入。指学校接受委托对外提供培训服务所取得的收入，在H 高校待认领暂收款所有 8 个小类的资金来源中排名第三位，份额仅次于教、科研课题收入和代收代管学生款项，金额占比约为 8.9%;对外出租收入。主要包括学校对外出租教室、会堂、校内商铺等获得的租金收入，金额占比约为 2.5%;其他收入。主要包括各种技术服务、技术咨询、手续费等收入，如论文检索费、样品测试费、考试报名费等收入，金额占比约为 2.1%。2 受托代理类受托代理类又可细分成 2 个小类的资金来源，代收代管学生款项。主要包括代收代管的学生教材费、保险费、公寓用品费等，其在 H 高校待认领暂收款的 8 小类资金来源中排名第二位，仅次于教、科研课题收入，金额占比约为 16.8%;其他代管款项。主要包括代收代缴校内各租户的水电费、取暖费以及为学校教职工代收代缴的各种费用等，金额占比约为 1.3%。3 周转类主要包括向合作方收取的各类押金以及保证金等，其在 H 高校待认领暂收款所有资金来源中042023 年第 1 期业务技术的占比约为 1.8%。4 其他类是指待认领暂收款除了前述收入类、受托代理类以及周转类以外的其他类资金来源，H 高校待认领暂收款发生频次较高的其他类资金来源主要有应收款项收回、支出退回款、外单位或个人误操作汇入款等，其在 H 高校待认领暂收款所有资金来源中的占比约为 1.1%。三、H 高校待认领暂收款的会计核算(一)会计科目设置H 高校在“其他应付款”科目下设置了名为“待认领暂收款”的二级明细科目，专门用于核算待认领暂收款的相关业务。收到待认领暂收款时，将其记入本科目的贷方;认领暂收款时，则将其从该本科目的借方转出，转入相关收入、受托代理负债等科目。(二)收到待认领暂收款的核算收到待认领暂收款时，财务会计账务处理为:借记相关货币资金科目，贷记“待认领暂收款”科目。因为 政府会计制度规定，只有纳入预算管理的资金，才需要预算会计平行记账，而待认领暂收款在到账时的资金属性不明确，无法确定是否属于纳入预算管理的资金，所以预算会计不作分录。例 12021 年 5 月 6 日，H 高校收到某校外单位汇入银行存款 2 万元，银行进账单上未注明款项用途等信息。财务会计因为收到的资金未注明款项用途，无法确定资金属性，所以财务会计应将其记入待认领暂收款科目中。借:银行存款20 000 元贷:其他应付款 待认领暂收款20 000 元 预算会计:不作分录。(三)认领暂收款的核算1 经认领，暂收款被确认为收入类资金待认领暂收款被确认为收入时，财务会计将其从“待认领暂收款”科目转入相关收入科目，即借记“待认领暂收款”，贷记相关收入科目;预算会计则借记“资金结存”，贷记相关预算收入科目。例 22021 年 5 月 20 日，经科研处认领，例1 中的 2 万元暂收款被确认为学校某教师的横向课题经费，本文所有案例均不考虑增值税。财务会计借:其他应付款 待认领暂收款20 000 元贷:事业收入 科研事业收入20000 元 预算会计借:资金结存20 000 元贷:事业预算收入 科研事业收入20 000 元2 经认领，暂收款被确认为受托代理类资金待认领暂收款被确认为受托代理资金时，财务会计将其从“待认领暂收款”科目转入“受托代理负债”科目，受托代理资金不纳入预算管理，所以预算会计不作分录。例 32021 年 5 月 20 日，经认领，例 1 中的2 万元暂收款被确认为本校学生的公寓用品费。财务会计借:其他应付款 待认领暂收款20 000 元贷:受托代理负债 学生教材费20 000 元 预算会计:不作分录。3 经认领，暂收款被确认为周转类资金待认领暂收款被确认为周转类资金时，财务会计将其从“待认领暂收款”科目转入相关的周转类暂收款科目，周转类资金不纳入预算管理，所以预算会计不作分录。例 42021 年 5 月 20 日，经招标部门确认，例 1 中的 2 万元暂收款实为某投标单位交来的履约保证金。财务会计借:其他应付款 待认领暂收款20 000 元贷:其他应付款 履约保证金20 000 元 预算会计:不作分录。14业务技术2023 年第 1 期4 经认领，暂收款被确认为其他类资金(1)被确认为应收款项收到的暂收款被确认为应收款项时，财务会计借记“待认领暂收款”，贷记“应收账款”等科目;预算会计则借记“资金结存”，贷记相关预算收入等科目。例 52021 年 5 月 20 日，经确认，例 1 中的2 万元暂收款实为收到的某笔应收账款，该应收款项发生于 2021 年 4 月，是某教师的应收课题款。财务会计借:其他应付款 待认领暂收款20 000 元贷:应收账款20 000 元 预算会计借:资金结存20 000 元贷:事业预算收入 科研事业收入20 000 元(2)被确认为支出退回款当暂收款被确认为本年度的支出退回款时，财务会计分录为:借记“待认领暂收款”科目，贷记“业务活动费用”等科目，而预算会计则借记“资金结存”，贷记“事业支出”等科目;当暂收款被确认为以前年度的支出退回款时，财务会计则需贷记“以前年度盈余调整”科目，预算会计则需贷记“财政补助结转”等结转结余类科目。例 62021 年 5 月 20 日，经确认，例 1 中的2 万元暂收款实为某维修单位退回 H 高校的部分实验室维修款，该维修事项发生于 2021 年 3 月，因维修质量存在瑕疵，经协商维修单位同意退回部分维修款。财务会计借:其他应付款 待认领暂收款20 000 元贷:业务活动费用20 000 元预算会计借:资金结存20 000 元贷:事业支出20 000 元(3)被确认为外单位或个人操作失误汇入款此类资金在被认领时，通常需要将收到的资金直接退还给对方，所以财务会计分录为:借记“待认领暂收款”科目，贷记银行存款等货币资金类科目。此类资金不纳入预算管理，所以预算会计不作分录。例 72021 年 5 月 20 日，经确认，例 1 中的2 万元暂收款实为某单位会计人员操作失误汇入的资金，H 高校需要全额返还给对方。财务会计借:其他应付款 待认领暂收款20 000 元贷:银行存款20 000 元预算会计:不作分录。四、问题与建议(一)存在的问题1 待认领暂收款发生频次高，会计人员的核算任务较重以 H 高校为例，该校待认领暂收款近三年来每年的发生频次均在 900 笔以上，平均每月发生近百笔，平均每天发生 23 笔，且随着学校事业的不断发展以及业务类型日渐增多，H 高校待认领暂收款有日益增加的趋势，这无疑加重了会计人员的核算工作量。2 认领周期偏长，导致待认领暂收款的余额偏高，并间接导致受托代理负债和净资产的余额偏低以 H 高校为例，其2021 年待认领暂收款的认领周期接近两个月(53 天)，意味着一笔待认领款项需要花费近两个月的时间才能确认资金属性，这样的认领速度导致积压的待认领暂收款存量余额明显偏高。如果 H 高校能够将待认领暂收款的认领速度提升一倍，那么认领周期将缩减一半(缩至一个月以内)，待认领暂收款的余额也将减少一半。H 高校待认领暂收款主要由收入和受托代理负债两类资金构成，所以减少的一半余额绝大部分被转入到收入和受托代理负债中，其中收入又被间接转入到净资产中，换言之，认领周期缩短将导致受托代理负债和净资产的余额增加。即如果认领周期偏长，自然会导致受托代理负债和净资产的余额偏低。3 存在账龄过长的待认领暂收款242023 年第 1 期业务技术以 H 高校 2021 年末的数据为例，其账龄在 5年以上的待认领暂收款有 29 笔，3 年以上的有 70笔，账龄 3 年以上的待认领暂收款余额占比高达20%，说明仍有相当数量的待认领款项长期挂账无人认领，这也是导致 H 高校待认领暂收款余额长期居高不下的重要原因。4 认领环节容易漏记预算会计分录待认领暂收款在资金到账环节的账务处理比较简单，只需财务会计作分录而预算会计不作分录。但待认领暂收款在认领环节，若被确认为纳入预算管理的资金，如被确认为收入、支出退回等款项时，预算会计需要补记资金结存增加的分录，但因为与之平行的财务会计分录中，借方不是货币资金科目而是“其他应付款 待认领暂收款”科目(如例 2 与例 5 所示)，这很容易误导会计人员作出“因为没有现金收支所以不需要预算会计平行记账”的错误判断，从而漏记预算会计分录。(二)对策建议1 积极推广使用“校园统一缴费平台”等互联网自助缴费模式校园缴费平台可帮助本校师生、校外人员随时随地通过网络自助缴纳学费以及其他各项零星费用;该平台能帮助财务部门按照不同的收费项目分类收取各项费用。因此，对于那些单笔金额较小但发生频次却较高的收费项目(如论文检索费、考试报名费、学生保险费等)，高校财务部门应积极引导或强制要求缴费人员通过“缴费平台”自助缴纳。对于通过线上平台收取的各类资金，财务人员可以定期或分批次集中分类入账，这种通过平台“分类收取、批量入账”的处理方式，与传统的“分散收取、逐笔入账”的处理方式相比，不仅大大节省了会计人员在账务核对、资金确认等方面的工作量，还能帮助会计人员减少出错，从而有效提高财务部门的工作效率和工作质量。2 加大待认领暂收款清理力度，努力提高待认领暂收款周转率应定期对待认领暂收款进行清理，建议至少每月清理一次，催促相关部门及时办理认领及转账手续。对于已明确责任单位或责任人却迟迟不办理认领手续的，可考虑通报批评等惩戒手段;对于账龄过长(比如 10 年以上)无人认领的资金款项，建议通过相应审批程序予以核销。通过以上举措，提高待认领暂收款周转速度，缩短认领周期，不仅将待认领暂收款余额控制在较为合理的低水平值上，还可有效改善受托代理负债及净资产余额偏低的情况。3 加强财务部门业务学习，提升会计人员职业素养暂收款在认领转账环节，会计人员经常犯漏记预算会计分录的错误，可能是会计人员工作不够认真细致，也可能是会计人员对政府会计制度理解不深刻、不到位所致，这需要财务部门积极加强会计人员的业务交流和业务学习，努力提升财务人员的业务水平和职业素养。参考文献:1 裴艳丽 政府会计制度下高校往来款的会计核算管理探讨 J 齐鲁珠坛，2021(3):2327 2张小丽 新 政府会计制度下高校其他应收应付款项会计核算的思考 J 会计师，2020(1):7980 3刘文婷 政府会计制度下加强高校暂付款管理研究 以 N 大学为例 J 会计之友，2019(14):712 4龙英，刘淑方，张震，张执力 高校暂付款风险预警指标体系构建 以 S 高校为例 J 教育财会研究，2018(6):2934责任编辑:田国双34