新时代做好干部人事档案管理信息化工作的若干思考_高清.pdf

1012023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛新时代做好干部人事档案管理信息化工作的若干思考高清（西安高新技术产业开发区管理委员会，西安 710065）摘要：新时代下，要想确保干部人事档案管理工作的有序开展，应将新型工作理念、技术融入其中。干部人事档案管理工作需要相关工作人员严格遵守规章制度，科学合理地管理档案，以此来为干部工作和其他工作的有序开展提供保障。本文重点分析做好干部人事档案管理信息化工作的方法。关键词：干部人事档案；档案管理；信息化党的十八大以来，全面从严治党的要求使得干部人事档案管理在党管干部过程当中的职能和作用倍受关注。信息化时代的到来给干部人事档案管理的变革带来机遇与挑战。一、干部人事档案管理信息化研究的意义及方法（一）干部人事档案管理信息化研究的意义新时代，在档案数据积累的基础上开发相应智慧系统，深度挖掘干部人事档案数据的价值以支持相关决策具有长远的实践意义。因此，干部人事档案管理部门应打破传统手工档案管理的思维惯性和限制，利用信息技术手段提高档案的数据收集和管理能力,积极实现干部人事档案管理的转型。干部人事档案是党管干部的重要工具之一，提高干部人事档案管理研究水平是推动组织人事工作的开展、落实全面从严治党的各项政策的必然要求。在全面从严治党的过程中，干部档案的数据量出现前所未有的井喷现象，这些激增的干部数据迫使干部人事档案管理部门要有更快、更好地收集和管理干部人事档案数据的能力，而传统手工档案管理模式由于效率低下日渐不堪重负。利用信息技术提升档案管理能力是有效路径。然而现行的干部人事档案管理信息化建设各单位落实情况参次不齐，存在各自为政、标准不一、不能实现跨单位档案数据共享、相关理论研究不足等现实困境。因此，对干部人事档案管理从传统手工模式向信息化管理模式转型的研究具有广泛而切实的意义。（二）干部人事档案管理信息化的研究方法 1.文献研究法。检索万方、维普等数据库并收集相关文献资料和著作进行研读，同时也尽可能地收集并阅读已出台的相关法规和政策业务性文件，从而梳理并掌握当前已有的学术理论贡献和研究成果。以这些前期资料的发现为逻辑起点，尽可能地把握住课题相关研究动态和现状，再进一步深入挖掘，力求形成具有一定学术理论支撑和实践应用价值的创新性观点与论述。2.案例研究法。通过主流媒体的报道、实地调查等渠道，获得并选取典型实证案例。分析运用这些实证材料，一方面，分析干部人事档案现有管理存在的现实困境和漏洞；另一方面，探讨应用前沿的管理理念和技术实现干部人事档案管理转型的路径。3.比较研究法。主要进行历史比较、对象比较、传统手工档案管理与信息化档案管理比较等。在宏观和微观、纵向与横向上找出差异与优劣，从而尝试多角度、多侧面地挖掘当前干部人事档案管理中存在不足的内因，为探索干部人事档案管理转型的实施策略提供参照。二、干部人事档案管理的相关概念和论述干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的路线方针政策，在党的组织建设、干部管理、人才服务等工作中，形成的反映个人政治思想、品德诚信、成长经历、业务能力、工作实绩、勤政廉政等情况的历史记录。干部人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县及以上机关、单位的干部人事档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部人事档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人社局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部人事档案由上一级单位管理。干部人事档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部人事档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。干部人事档案管理信息化主要是指运用计算机、网络、扫描仪等现代科学技术和设备实现档案数据1022023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS收集、审核、存储、转递和查阅利用等管理环节的过程。一般包括三大步骤：一是将纸质档案扫描转化为数字化档案；二是构建干部人事档案的数据库；三是通过网络实现共享查阅利用等管理服务工作。与传统手工管理相比，信息化管理为电子档案的收集和管理创造了可能性，能够更好更快地提高干部人事档案的数据数量和质量。干部人事档案管理信息化建设提倡已久。目前，各级组织部门已基本建成党员和干部的网上人才数据管理平台，全国组织系统已经构筑起了主要业务的信息数据库，初步实现了组织系统的信息化工作体系。然而至今推进干部档案管理信息化的指导性意见没有完全落实，特别是基层单位各自为政，档案管理系统软件研发标准不一，仅有少数单位实现了完全的信息化管理。电子文件与纸质文件相比，其生命周期存在是否可以回溯的区别。电子文件的生命周期特性是与电子文件的特性紧密联系的。电子文件从生成到变成档案其归档方式始终是电子文件，文件与档案的阶段性特征通过档案管理系统控制，理论上可以实现逆向回溯，即是电子档案同时也是电子文件。而纸质文件成为档案的阶段过程具有单向性，在文件归档成为档案之后不能再回溯回文件阶段。因此，电子文件的全过程管理和前端控制更为重要。电子文件的生成到归档是一个整体动态过程，信息化管理之后可以通过开发相应系统实时审核或监控数字化的档案数据，维护档案内容的真实性。三、干部人事档案管理面临的困境及原因（一）干部人事档案信息管理困境干部人事档案信息和实体监控能力不足。在访谈中问及访谈对象档案造假等情况时，只有组织部门开发了审核系统，通过信息化的档案进行专项审核操作，其他部门迫于人力和技术条件限制，未必实时掌握库存档案信息和实体的完整动态情况。传统手工档案管理模式还存在档案实体安全管理漏洞，造成组织掌握的档案数据与个人信息不对称现象，使干部人事档案有被人为权力操纵造假的风险。比如，全国档案造假案例的层出不穷，使干部人事档案的真实性和权威性受到质疑。当前，干部人事档案管理模式中主观上人为的权力操纵和客观上相关管理部门对档案内容和库存实体情况的监控不足，导致组织与个人掌握的档案信息不对称，存在档案造假风险。干部人事档案管理资源配置普遍不足。首先，直接从事干部人事档案管理工作的人员人数严重不足。一个档案室有十多人的已经是较大规模的，很多管理数千卷档案的部门仅有 1-2 名专职人员负责档案管理工作，与每管理一千人的档案需配备一名专职干部的要求相差甚远。其次，表现为档案管理部门的用房面积有限。有的甚至仅能保证库房面积，没有独立的阅览室和办公室，与要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室、档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开要求不符。（二）当前干部人事档案管理困境原因封闭式的干部人事档案管理方式使干部人事档案管理发展停滞不前,有损干部人事档案的真实性和动态性，也不利于服务型政府人本化管理的趋势，更限制了干部人事档案的第二价值即社会价值的发挥。档案价值难以体现使档案管理部门不受重视。由于干部人事档案管理部门较少产出直接效益，对于组织来说对干部人事档案管理的投入很难在短期内得到回报，投入与产出短期看不成正比。档案是文件使用过程中的最后阶段即决策运行的最后环节，档案的第一价值逐渐减弱，因此档案的价值和作用很容易被决策者忽视而不重视对档案管理部门的投入。然而档案事业的发展又离不开人员配备、库房用地、控制温湿度设备、灭火系统、门禁系统等软硬件的支持和投入，导致档案管理人员疲于完成日常的装订、整理等“守摊”型业务，对档案内容和实体的监控能力不足，档案价值的挖掘和分析不够，最终形成恶性循环发展。在当前环境下，相关档案管理人员配置不足与日益产生并增加的纸质档案材料管理压力是主要的矛盾，实现档案管理的信息化可以提高档案管理的效率。比如，市和区组织部门之间实现的数字化档案传递和部分档案的网上查阅等，使档案管理人员可以有余力从事干部人事档案的进一步调查研究工作。四、干部人事档案管理转型的实施策略 （一）营造干部人事档案管理与时俱进的政策环境 我国已初步建立了干部人事档案管理的工作规范体系，明确规定了干部人事档案管理工作的组织领导、管理体制、管理方式、目标管理、档案审核、违法行为处理等方面的规则和标准。然而相关法规滞后的情况也比较严重，制定时针对的主要是纸质档案管理，尚未考虑到电子档案管理的问题，所以为了从环境上支持干部人事档案管理信息化转型需要重新修订相关的政策。此外，当前电子档案的管理模式也在创新探索之中，逐步推广实施电子文件归档和电子档案单套制管理。1032023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛（二）增强干部人事档案管理意识增强干部人事档案管理意识，需要从提高管理人员认知高度以及提升使命感两个方面出发。以提升认识高度为例，新时代下，要想完善干部人事档案管理工作，有关部门应定期开展组织培训以及专题学习等活动，强化档案管理人员的意识形态，建设档案管理队伍的政治素养，将学习教育工作常态化。从思想根源和行为上加深对干部人事档案管理工作的认知，并且需要将干部人事档案管理工作赋予政治意义，明确做好干部人事档案管理工作就是推动高素质人才队伍发展的关键。干部人事档案管理人员需要创新原有工作形式以及工作思路，自身应具备积极进取的精神，不断结合实际工作内容，优化各类工作形势，跟得上时代主旋律，才能更好地结合时代的发展提高工作效率。（三）提高干部人事档案数据质量和信息化管理能力 干部人事档案的功能是记录人的全貌。从干部人事档案管理现有的十大类归档范围的收集种类来看，定量材料居多，定性材料较少。但是要准确把握个人的主观和客观状态，光有描述客观内容的定量材料是不够的，更多人性层面的内容深埋在较为隐蔽的定性材料内，这些材料或许更需要进行考量、收集和研究，逐步提高干部人事档案数据质量和信息化管理能力。随着我国信息技术与各个领域融合程度不断加深，干部人事档案管理工作也应朝着数字化方向发展。因此，有关领导应提高干部人事档案管理数字化工作的认知，将数字化工作提上日程。积极与社会机构以及相关部门开展针对干部人事档案管理工作人员的业务培训活动，督促干部人事档案管理数字化工作进展。此外，档案管理人员也要提高自身对于工作的理解，尤其是加强学习数字化档案发展的理论知识，通过集中培训、线上培训等多种学习方式引导他们充分掌握相关政策内容，最终提高自身数据采集、数据处理能力。在开展数字化工作前，档案管理人员首先应按照相关规定进行干部人事档案的收集管理工作。在对纸质档案进行核对整理过程中需要处理不合规的档案材料，这样才能够保障数字化工作前每份案卷完备整齐。由于干部人事档案内容具有较强的机密性，因此管理人员需要严格遵守干部人事档案数字化技术规范，对纸质档案进行数字化工作。例如，在扫描档案图像时需要保障数据、图像的尺寸居中，图像清晰完整，对于不符合要求的图像需要进行重新录入，最大限度地保障数字化干部人事档案的精准度。其次，由于我国不同地区经济发展状况各不相同，倘若某些单位或部门不具备开展数字化工作的条件，也可以将干部人事档案数字化工作外包给其他机构。在外包过程中，管理人员需要做好相关工作的全程跟进，积极与外包单位进行沟通协商，保障数字化工作的质量。最后，还应做好干部人事档案数字化安全管理相关工作。管理人员应具备保密意识，设置数字化档案信息的查阅权限，严格按照国家保密标准保存备份信息。此外，也需要加强网络安全的建设，保障干部人事档案管理数字化服务器运行环境符合相关规定。（四）建立干部人事档案数据中心 建立一个独立的人事档案中心统一管理人事档案，有助于解决当前部分档案管理部门人力物力不足的困境。国外已有相关经验。比如，美国公有系统中现职人员人事档案由人事管理总署管理，非现职的由人事文件中心集中管理。建立人事档案中心符合文件生命周期的理论逻辑，干部人事档案具有持续服务机关的第一价值，它介于现行与非现行阶段之间的半现行文件，更适合由档案室或文件中心这样的中间机构灵活保存和管理。文件中心独立于机关之外，可以解决机关办公空间紧张和编制人员紧缺等困境，具有更为经济实惠的优势。从功能上构建干部人事档案数据中心可分三个阶段：第一阶段，档案信息化数据管理阶段。即各档案数据中心仅仅管理档案信息化数据，将各档案部门的干部人事档案的电子数据集中起来存储、管理、封控，以建立干部人事档案大数据库，各部门的数据可以在数据中心内部互相共享和传递，为大数据分析和挖掘积累数据。第二阶段，实体档案管理阶段。即陆续将实体档案集中统一接管和归档，规范管理标准，建设现代化的库房，有专业的档案管理人员管理。第三阶段，档案数据分析和服务阶段。即各数据中心可以提供档案基本查询和共享的利用，聘用一批数据算法师对档案数据进行挖掘和分析综合利用。参考文献 1 黄燕珍.浅谈如何做好新时代干部人事档案管理工作J.兰台内外,2021(03).2 王冰楠.新时期创新高职院校干部人事档案管理工作刍议 J.兰台内外,2021(09).责编：蒋立民