物业公司物质采购控制程序【物业管理经验分享】.doc

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物业公司物质采购控制程序【物业管理经验分享】
1.0目的
对物质采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。
3.0职责
3.1行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。
3.2各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。
3.3财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。
3.4管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。
3.5使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。
4.0定义4.1采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为：
4.1.1A类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。
4.1.2B类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。
4.1.3C类：次采购金额在1万元以下的零星采购。
4.1.4D类：紧急物品采购。
4.1.5E类:所有经常性采购的物品。
4.2供方：提供产品的组织或个人。
示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。
注1：供方可以是组织内部的或外部的。
注2：在合同情况下供方有时称为“承包方”。
5.0工作程序5.1物资采购的审批
5.1.1审批要填写《用款/采购计划》，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。
5.1.2E类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；D类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照RGPM-7.2.1-B-01执行；C类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；B类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果报财务总监、董事长批准；A类物品采购参照B类程序进行公开招标，并签订合同。
5.1.3《用款/采购计划》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。
5.2采购实施
5.2.1行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在《合格物资供方名录》中选择供方。
5.2.2采购前采购员必须对《用款/采购计划》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。
5.3采购物资的验证方式
5.3.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：
a)由行政部组织相关部门进行进货验证；
b)由本公司在供方现场实施验证；
5.3.2行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
5.3.3验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。5.4采购信息
采购信息表达拟采购的产品，适当时包括：
5.4.1产品采购批准的要求。
5.4.2对产品的验收要求。
5.4.3适用的质量管理体系要求。
5.4.4其他要求，如价格、数量、交付、人员等。
5.5公司的采购文件
文件包括：《用款/采购计划》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。
5.6对采购物资供方的评价5.6.1合格供应商的条件
a)有营业执照和相应的经营资格，具备持续稳定的合格产品供货渠道；
b)具有良好的供应物资业绩；
c)具有质量保证能力的证明（必要时）；
d)价格合理；
e)服务良好。
5.6.2行政部根据采购物资要求，组织有关人员对物资的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资，应同时选择几家合格的供方以作比较。行政部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据供方物资的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。
5.6.3对有多年业务往来的重要物资供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：
a)质量管理体系认证证书；
b)本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；
c)本公司及供方其他顾客的满意程度调查；
d)供方产品的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；
e)供方的财务状况及服务和支持能力等。
5.6.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：
a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
b)使用部门对样品进行验证，并填写《物资供方评定记录表》；
c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；
d)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。
e)样品验证、小批量试
用均合格的供方经行政部审核，总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；
5.6.5零星采购物资供方，使用部门对其进货验证记录即为对此供方的评价。
5.6.7对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。
5.7对合格供方的定期复评
行政部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。
6.0相关文件
6.1《土建维修材料采购标准》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0质量记录
7.1《用款采购计划》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物资供方名录》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采购合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采购物资分类明细表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物资供方调查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物资供方评定记录表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物资供方业绩评定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物资供方评价档案》RGPM–7.4.1–D-01-08
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