公司合同管理工作流程.doc

公司合同管理工作流程

公司合同管理工作流程
一、 总则
1. 目的
为加强、完善公司流程管理工作，对合同的履行实施有效监控，特制定本合同流程管理规则。
2. 适用范围
2.1 公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济合同、技术合同等。
2.2 公司各类合同的签订、履行、变更、监督、检查、归档等程序。
3. 合同编制要求
合同应当按照法律要求编制而成，主要条款齐全，双方当事人在交易中的权利、义务和法律责任明确具体，无有损双方利益或者违反法律、行政法规的条款。
二、 合同的审核和签订
1. 签订合同前的准备工作
签订合同前，签约人应详细了解合同文本条款，签约金额较大的，合同文本后应附：项目可行性分析报告。报告包括的内容有：项目名称、合作方名称、项目内容介绍、目标市场分析、盈亏分析、风险分析、其他注意的方面及项目可行性建议等。如合同执行还如合同执行还需第三方来制作完成，应附：制作方名称、制作内容、所需费用等。
2. 合同的审核和签订程序
2.1 经办人员签订合同时，应向主管领导提出申请，报请批准。
2.2 主管领导对合同进行审核，对合同的可行性和执行合同采取的风险措施等提出建议，然后将合同退还经办人员，由经办人员报请财务审核。
2.3 合同中凡有关对外付款、往来支付包括垫款等条款，须经财务部成本核算预测。财务审核通过后，经办人员将合同审批表、成本预算表及合同原件和可行性研究分析报告，转报主管负责人。
2.4 主管负责人签署意见后，由财务人员核实后加盖合同专用章，此时，合同正式生效。
2.5 经办人员完成对方单位盖章手续，盖章手续履行完后，须将业务资料交合同管理人员归档保存。
三、 合同履行
1. 合同生效后，主管部门应按照合同约定履行或安排相关项目人员履行；并随时跟踪合同履行情况，确保合同目的的实现及保护公司合法权益。
2. 履行合同前，主办部门相关人员要仔细阅读合同条款，确保合同履行的有效性。
3. 履行过程中发现主体名称不一致、合同权利义务转让及履行延迟等特殊情况，主办人员应及时通知公司相关负责人，以便及时处理。
4. 主办部门应妥善收集、留存于合同履行有关的传真、信函、电子邮件、发票、验收证明、收发货单等证据材料，并妥善保管归档。
四、 合同的修改、变更
合同需要变更修改的，主办部门应尽快形成相关补充协议，按照本流程规定的程序签署、执行。
五、 合同的登记、归档
1. 合同签署后，主办部门应在合同文本上标注合同编号，以便查找及监督履行。
2. 主办部门要建立完整的合同记录表（附件参考格式），表格中应记录合同编号、签署日期、合同名称、合同金额、履行情况等。
3. 合同正本由合同管理人员存档；合同副本根据需求确定份数，发放给相关协办部门，其中经济类合同需将副本或复印件报财务部备案。
4. 合同履行完毕后，需及时将合同原件、合同附件、补充协议及相关履行材料分类归档保管。
六、 合同监督、检查
1. 合同所涉及的相关部门应积极配合及监督主办部门依照合同的约定履行合同，确保合同目的实现，防范纠纷。
2. 部门负责人定期检查合同记录表，监督合同履行。

附件1
合同审批表

合同审批表
合同编号

责任部门

合同名称

经办人

合同主体名称

合同金额

份数

合同主要内容：

起草人： 年 月 日
责任部门审核意见：

签字： 年 月 日
相关部门审核意见：

签字： 年 月 日
财务审核意见：

签字： 年 月 日
相关领导审核意见：

签字： 年 月 日

附件2
合同记录表
合同记录表
合同编号

签署方

合同留存部门及份数
正本
副本
复印件
签署时间

合同名称

合同金额

主办人员

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