新时代如何做好农业科研档案的收集和归档_王陆杨.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案136兰台论坛Lantai BBS新时代如何做好农业科研档案的收集和归档王陆杨（西安市动物卫生与屠宰管理中心，西安 710077）摘要：为了更好地保证农业科研档案收集和归档工作的有序进行，本文提出了一些具有操作性的解决对策，希望可以对完善农业科研档案的管理工作具有一定的借鉴作用。关键词：农业科研档案；收集；归档农业技术的快速发展离不开农业科研工作的有序进行，农业科研档案作为农业科学技术研究过程中逐步形成的重要信息资源，是科研工作人员对研究过程的真实记录，同样也是继续深入开展科学研究的重要基础。有效保证农业科研档案的完整性，对日后农业科研更好地调整研究方向，力促研究成果的转化具有重要意义。为了更好增强农业科研人员的档案意识，促进农业科研单位以及农业档案管理单位之间的相互协作，2020 年国家档案局发布了科学技术研究档案管理办法，其文件内容立足现阶段科研档案管理的情况，不仅强调了科研档案的重要性，更是对科研档案的归档范围以及归档时间做了进一步的细化和明确，为农业科研单位以及农业档案管理单位的工作开展提供了有效的依据。一、做好农业科研档案收集和归档工作的重要作用（一）有利于资料的保存农业科研档案中包含着很多农业科研过程中的重要信息资源，其可能是以文字的形式呈现，也可能是以图表或者图像的形式呈现，但无论以什么形式呈现，在整个科研活动中都是非常具有价值的重要信息，更是对农业科研活动过程的真实记录。将农业科研人员的研究过程和研究成果通过收集和归档的形式进行保存，对科研人员来说是对其研究成果的一种保护，而对于农业技术的发展而言，是推动农业技术发展的重要信息资源。（二）有利于科研的开展农业科研档案对于科研人员而言至关重要，其关系到科研工作的有效开展，也关系到科研人员对科研结果的改进和创新。科研人员通过对科研档案中的资料进行详细分析，会有利于科研人员发现原科研成果中的一些优势和不足，并针对其不足之处展开深层次的研究，及时调整研究的方向，从而得出更有价值的研究成果。农业科研档案的重要信息收集和及时归档工作的有效开展，既可以为日后农业科研工作的发展奠定良好的基础，又是彰显农业科研人员工作成果的一种重要方式。（三）有利于项目的监管农业科研档案中记载着很多优秀的研究成果，科研人员通过对科研过程进行收集和归档并加以合理的利用，对有效提高农业科研的研究水平以及增强农业科研的创新力等具有重要作用。当然，严格按照农业科研档案的要求和规范对相关原始数据以及重要信息资源收集和归纳，对于科研管理部门而言，将有利于掌握农业科研项目的实施进程以及在研究成果转化等方面的情况，对农业科研项目进行有效的监管，有利于推动农业科研项目的进程，同时加速农业科研成果的转化结果。二、新时代农业科研档案收集和归档工作中存在的问题（一）农业科研人员档案意识不强，对档案工作缺乏重视农业科研人员是为档案管理人员提供科研资料的重要人物，其自身档案收集和归档意识不强，自然无法为档案管理人员提供完善的档案资料，科研档案的完整性将受到不利的影响。面对档案管理人员提出的归档范围、归档要求以及要保证归档材料完整性的指导要求，在科研人员档案归档意识缺乏的情况下，很多科研人员自然不会严格按照科研档案的归档要求为其提供相关资料。很多情况下，科研人员只会用复印件象征性地进行提交，且从农业科研课题的研究情况来看，即使课题研究已经结束了，但是科研档案的归档工作依然无法完成。特别是随着国家倡导大力发展农业，农业科学技术相比2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S137兰台论坛Lantai BBS之前有了很大的提升，但一些重大的农业研究成果并不是单靠某一个农业科研人员就可以完成的，其需要多个部门的相互协作，面对多部门、多单位的参与现状，参与的成员往往具有很强的临时性，一旦农业科研项目结束之后，不同部门、不同单位的成员将会各奔东西，那么他们各自所掌握的归档材料想要完整地提交给档案管理人员是非常困难的。由此，加大了农业科研档案收集和归档工作的难度，人走档失的现象普遍存在。（二）档案收集方式落后，档案内容缺乏完善性在信息化时代未到来之前，农业科研档案的收集和归档工作主要依靠人工纸质记载的方式进行，这样在很大程度上增加了农业事业单位人员的工作强度和压力，且纸质收集和归档的方式还很容易出现失误，导致农业科研档案中部分内容的丢失，档案内容的完善性有待提高。新时代，信息化已经成为当下的一种发展趋势，各行业、各单位对信息化系统的应用越来越普遍，且有效提高了工作效率。农业科研档案收集与归档工作建立了信息化系统，在网络办公平台上就可以轻松高效地完成相关科研的记录工作。比如：农业科研课题的申报和结题以及成果入库等各环节的工作都可以利用网络进行完成。但农业科研管理系统与单位档案管理系统并不相通，也就是说单位档案管理部门无法正常获取农业科研档案的相关文件内容，同时科研人员如果想要通过网络系统完成科研材料的下载或移交工作也是无法进行的，只能通过纸质档案形式进行开展，自然科研档案的完整性和系统性将会比较缺乏。（三）档案归档随意性强，缺少健全约束机制农业科研档案管理人员主要的工作内容就是负责本单位内的科研档案的收集和归档工作，而课题主持人的工作内容则与科研管理部门工作内容具有一定的不同，其除了负责科研档案的归档工作之外，还要负责立卷工作。科研档案归档工作需要归档的内容非常广泛，包括申报立项、科研实验研究以及在整个实验工作中所形成的文字、图表以及音像等各种重要材料都需要全部进行归档。国家为了提高农业科研归档的完善性，对科研归档作出了一些要求。但从实际情况来看，有些文件要求的内容成为一种摆设，并没有真正得到有效的落实。再加上农业科研档案管理缺乏健全的约束机制，导致档案管理部门不具备约束科研人员的权利，自然面对科研管理人员工作中的一些失误只能视而不见，长期的问题积累使农业科研归档工作开展受阻碍，影响农业科研档案作用的有效发挥。（四）重视科研成果产出，忽视科研档案管理农业科研管理单位比较看重科研人员研究成果，但对科研档案的收集和归档工作并不重视。最终导致农业科研档案的归档资料不全面，难以对其进行高效地利用，影响科研成果的转化。比如：对于大部分农业科研人员而言，其自身是非常看重课题验收、论文发表以及专利申报等科研成果方面的产出，但是对于科研档案的收集与归纳工作熟悉度并不高，甚至很多科研人员并不知道科研档案的收集和归纳规范，其自身也不会花费大量时间投入到科研档案的收集和归档工作当中。也正是因为如此，很容易导致科研档案中一些重要的信息资源或者原始资料得不到及时有效的归档，甚至一些科研档案中的重要信息流失严重，影响科研档案的全面性。当然，也不乏有一些科研人员会将自身的科研成果视为己有，或者担心自身的科研成果得不到更好的保护，从而不愿意主动将科研过程中的一些核心资料进行归档。另外，也有一些科研档案的质量并不是很高，科研人员无法利用其发挥更大的科研价值。三、完善农业科研档案的收集和归档工作的相对建议（一）加强农业科研档案队伍建设，增强农业科研人员档案意识首先，农业科研档案管理部门应该积极吸引一些高学历的专业毕业生加入到其中，以此提高农业科研档案队伍专业化水平。而针对农业科研档案管理部门中的现有工作人员，可以为其提供接受农业专业培训的机会，使农业科研档案队伍的总体专业化水平得到有效提升。其次，要不断增强农业科研人员的档案意识。农业科研人员要严格按照国家相关文件的规定以及档案管理人员的指导，准备好需要提供的科研归档材料，且要在规定的时间内提交给档案管理单位。面对农业科研档案归档范围的详细要求，对于农业科研课题中的实验数据、实验进展情况以及材料总结等，都要进行及时的收集、整理和提交。特别是在科研过程中的一些原始数据资料一定要保存好，并在保证数据资料、图像资料等准确的前提下提交给档案部门。在农业科研档案的收集与归档工作中，档案管理人员只是充当指导、归档的工作，而真正保证档案材料真实性和完善性还需要依靠科研人员自身。因此，增强农业科研人员的档案意识至关重要，只有科研人员的档案意识得到不断提高，才能保证档案归档更加具有规范性、完善性。2022 年 第 6 期黑龙江档案138兰台论坛Lantai BBS（二）增强档案数字化建设，纸质档案与电子档案并存信息化时代的到来，想要使农业科研档案这一重要信息资源更加完善，内容保存更好完整，必须要加强档案管理的数字化建设。通过建立电子档案，不仅便于提高科研人员的工作效率，同时也会为科研人员随时调取其中的资料内容以及对内容进行高效归档具有重要意义。但这并不意味着纸质档案可以完全放弃，应该让纸质档案与电子档案并存，纸质档案在农业科研档案的收集和归档中同样发挥着至关重要的作用。比如：调查簿中记载着农业科研的大量试验数据，这是非常重要的原始数据资料，对日后农业科研工作的有序开展具有重要作用，需要通过纸质档案的形式进行及时保存。在信息化时代，农业科研档案以电子档案的形式存在也是必不可少的。比如：在对科研管理类档案材料进行搜集和归档时，合同和各种验收材料作为其中的重要组成部分，需要科研人员利用管理软件对科研档案进行建档分类并做好分类归档目录的工作，便于科研人员第一时间获取需要的相关资料。面对农业科研管理系统与单位档案管理系统不相通的情况，科研管理部门可以先将其需要的文档内容进行导出，并利用电脑将导出的文档内容制作一份目录清单，做好阅读格式的转化，这样档案管理部门不仅可以高效地将农业科研的重要资料进行归档，还可以保证农业科研收集和归档的完整性。（三）明晰职责强化验收，保障科研档案工作有序开展为了更好地完成农业科研档案的收集和归档工作，国家档案局、科技部联合发布了第 15 号令，公布了科学技术研究档案管理规定。在该规定中，针对科研档案归档的时间节点以及归档的具体范围进行了细化，对各科研单位科研档案归档工作的有序开展具有重要指导作用。该文件要求能否在农业科研档案的收集与归档工作中有效执行，还需要农业科研档案管理单位做好工作职责的划分工作，让每一个工作人员都可以明晰自身的工作职责。根据文件内容要求，课题的兼职档案员需要负责的工作职责是对科研课题的档案进行搜集、立卷和归档。而科研管理部门工作人员则需要向档案管理部门提供年度的课题研究计划表，这样档案管理部门才能给予科研管理部门档案归档工作的指导，促进档案归档工作有效完成。档案管理部门的工作责任主要包括以下三个方面：一是需要在农业科研项目立项之后，针对归档的要求以及范围等提出有效的指导，确保科研管理部门所提供的档案归档内容的规范性。二是要针对课题研究科研档案的形成情况进行定期检查，从而更好地保证科研档案资料的准确性。三是在进行最后一步的课题验收工作中，针对课程档案资料的真实性、有效性要进行全面检查，档案管理部门要加强与科研管理部门的沟通与协作，这样才能确保农业科研档案的规范性和完善性。此外，在验收阶段中，针对科研管理单位中课题研究档案材料不齐全或者内容不真实的情况，将不能通过验收，更不能给予奖赏或职称晋级。（四）加强多方位宣传力度，重视科研档案管理农业科研档案是保存和保护农业科研技术以及农业科研成果的一种重要方式，其对于科研人员而言是一项重要的参考资料，对其深入进行科研以及调整科研方向具有重要意义。科研人员做好农业科研档案的收集和归档工作，可以使农业科研技术资源得到不断的丰富，进而为日后农业科研事业的发展做好助力。科研人员要明白其自身不仅要重视研究成果的产出，同时也要注重完成科研档案的收集和归档工作，这既是工作中的一项重要组成部分，也是相关法律赋予的责任和义务。为了让科研人员更加重视科研档案管理工作，一定要向科研管理部门以及科研人员加大科研档案的宣传工作。为了保证宣传的效果，可以采用以下多方位的宣传方式，真正提高科研管理部门以及科研人员的档案意识。一是可以通过在网站上进行滚动字幕或者动态图片等比较容易引人注意的形式，开展科研档案重要性的宣传工作。二是可以通过让科研人员参与到档案培训班中，进而了解科研档案收集和归档的规范和范围。为了更好地利用科研人员的碎片化时间，也可以通过 QQ 群或者微信群的形式加强科研人员对科研档案工作的了解。三是要将对科研档案归档的要求和规范及时转发给科研人员，科研人员在对科研档案进行收集和归档时要严格按照要求进行执行。参考文献 1 赖容,韦绍龙,曾宇,等.新规定下农业科研档案管理工作的思考 J.农业科技管理,2021(06).2 周海慧.农业科研档案管理探讨J.档案天地,2021(01).3 陈江燕,刘美彤,艾婷婷,等.新形势下如何做好农业科研档案的收集和归档 J.辽宁林业科技,2021(06).4 张志娟,赵英明,戚佳妮,等.浅析农业科研档案规范化管理 J.辽宁农业科学,2019(06).责编：蒋立民