新时代提升医院档案管理工作效能的几点思考_郑亚萍.pdf

592023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛新时代提升医院档案管理工作效能的几点思考郑亚萍（江苏省苏北人民医院，江苏 扬州 225001）摘要：本文从新时代信息技术发展的背景出发，阐述了医院档案管理工作效能提升的必要性，分析了当前医院档案管理工作的现状，查找了其中存在的问题及其原因，以期对医院档案管理工作效能的提高提供借鉴方法。关键词：医院档案；档案管理；提升效能随着现代科学技术的发展，越来越多的信息技术运用到现实工作中，给档案行业的发展带来了变革。档案对医院的发展和患者病情治疗起着重要的作用，创建完善的医院档案管理工作制度，提高档案管理工作水平，能够更好地为医院各项工作的开展提供有效支撑。因此，档案管理工作的水平对医院和社会的发展有着不可替代的作用。一、新时代提升医院档案管理工作效能的必要性（一）医院档案管理工作趋于智能化发展的时代需求信息技术的发展给档案行业带来了全新的命题与变革，新时代医院档案管理面临着转型的问题。在此背景下，大数据的发展和新技术的革新迫使医院档案管理工作需要融入更多新的元素。档案管理朝着更加智能化的方向发展，建立档案管理信息化系统，提高信息化建设水平是时代发展的趋势。（二）医院档案管理工作服务水平提升的现实需要当前医院档案管理方式与传统管理方式有着极大的不同之处。主要在于医院电子档案数量较多，如果按照传统档案管理方式仅限于纸质档案，缺少信息技术的手段，不但会在档案收集中降低工作效率和水平，而且在后期档案的利用和使用过程中也有着极大的不便，严重影响医院档案的高效利用和档案价值的发挥，大大降低医院档案管理工作服务的水平。新时代对档案管理工作有着新的要求。因此，医院档案管理要跟随时代的变化而改进，改变工作方式，提高工作效能，整体提高档案管理的工作水平。（三）医院档案管理工作促进医院长期良好的发展目前，医院科技化发展比较迅速，大多数医院在病人就诊的过程中采用就诊卡制度。就诊卡作为一种数字芯片，能够与医院档案系统相连接，实现挂号、缴费、就诊和取药一体化。在此过程中，科学技术与医院档案管理进行了深度融合，不仅提高了患者看病的效率，还提高了医院工作的水平，促进了医院长期良好的发展。二、新时代医院档案管理工作的现状笔者通过实地访谈、网络调查的方式，针对江苏省苏北人民医院进行调研，主要从档案管理制度是否建立和健全、档案信息化建设水平、档案工作中所需要的软硬件设备设施、档案人才队伍建设情况四方面进行调研并分析。同时，通过文献调研的方式对国内其他医院的档案管理情况也进行了详细的调研及分析。（一）医院档案管理制度不完善江苏省苏北人民医院于 2014 年成立综合档案室，在成立之前未有专业人员进行管理，档案呈现分散状态，档案管理相关规章制度不健全。在建立档案室之后，苏北人民医院逐步建立档案相关规章制度，使得档案工作逐步走向规范化、科学化的轨道。目前，国内大部分医院普遍存在档案管理制度不全面的情况，缺乏相应的档案管理工作考核制度，档案组织、档案管理、管理责任等制度相对欠缺。（二）医院档案信息化建设缓慢在医院档案信息化建设方面，信息化建设滞后是当前多数医院存在的共同问题。通过调查得知，国内大多数医院档案管理方式陈旧，标准化建设滞后，医院文书档案管理系统、病历系统、财务管理系统各自属于独立分支，与档案管理系统不能很好的兼容，未设置相关联的系统，使之在日常工作中产生的重要电子档案无法进行及时归档，档案信息化建设进程难以快速推进。602023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS（三）医院档案管理设备设施不足通过调查发现，一些医院在档案管理工作方面缺乏经费的支持，在档案管理所需要用到的软件（如档案管理信息系统、服务器、数据库等）和硬件（计算机、扫描仪、装订机等）缺乏必备的配套，在档案管理工作中无法较好地实现档案数字化、信息化，更无法实现档案管理的智能化发展。更多的医院主要关注经济效益，很少关注档案管理工作存在的隐形效益，在档案管理工作中缺少重点关注及发展规划。（四）医院档案管理人才队伍建设不足国内部分公立医院规模较大，但是从事档案管理工作的专职人员不足。医院规模较大，每年产生大量的档案，从事档案管理人员的设置与实际工作量不匹配。另外，医院很多部门在日常工作中使用电脑自动化办公，产生的数据需要专业人员进行归档和管理。档案人才队伍建设的高低决定了档案管理工作的水平，只有依据医院规模和档案实际数量匹配相应的档案管理人员，才能更好地推进档案管理工作的发展。三、新时代医院档案管理工作存在的问题（一）档案管理制度缺乏系统规划在医院档案管理工作中，建立档案管理制度是档案工作开展的基础和重要保障。但是，在很多医院档案管理工作中，没有制定完善的档案管理制度。国家有制定整体行业类的档案管理制度，为各个单位制定制度提供了基础和参考。但是，并不能作为医院档案管理工作唯一的制度。尤其是需要根据时代的发展，加强信息技术与档案管理工作的融合，建立更新档案管理工作制度，制定契合本医院实际工作的规章管理制度，将其作为医院档案管理工作的规范。（二）档案管理经费有限医院档案管理工作的开展需要一定的软件和硬件等设备设施的辅助，如档案数字化不仅需要相应的计算机、扫描仪、数据库、信息管理系统等，还需要一定的专业技术人员进行具体操作，这都需要经费的支持。通过调查发现，多数医院没有设置档案专项经费，并未将医院档案管理纳入到医院的重要工作内容之中，导致医院档案管理工作推进十分困难，影响了医院档案管理工作的发展和效能的提升。（三）档案管理人才队伍建设力量不足新时代，档案管理人员不仅要具有档案学专业知识，更需要具备计算机、信息管理与信息系统等数据应用的复合型知识，才能实现档案管理工作的智能化发展，由提供档案到提供数据服务的智能转变。但是，目前多数医院存在着档案管理人才队伍建设力量不足的问题。不仅缺乏复合型人才，更缺乏档案专业技术人员，同时也不乏一些医院档案管理岗位的工作人员不具备档案学专业，这就给医院档案管理工作提出了新的挑战。四、新时代医院档案管理工作存在问题的原因（一）高层对档案管理工作重视程度不够医院档案管理工作之所以存在各种问题，主要是由于高层领导对档案管理工作的重视程度不够。缺乏对档案管理工作进行整体规划，许多医院未将档案管理工作纳入年度工作、相关领导议事日程、单位职工的经济责任制和岗位责任制。高层相关领导的重视是档案管理工作提升的关键。只有对医院档案管理工作加以重视，制定工作计划，才能更好地提升医院档案管理工作的水平。（二）医院档案管理工作体制机制不健全目前，许多医院的档案管理工作相关体制机制不健全。医院档案管理工作需要进行统一规划，制定相应的规章制度，建立管理机制。如：医院在收集档案的过程中，没有规章制度和管理制度的规定，很多部门不能及时将重要的档案资料移交到档案室，长期会造成重要资料的丢失、重要档案的泄密等情况发生。另外，在档案管理的信息化过程中，相关规章制度能够对档案管理工作起到“保护伞”的作用，能够更好地促进医院档案信息化建设。当前，许多医院档案管理工作体制机制建立尚需完善，以至于影响了档案管理水平和效能的发挥。只有建立健全医院档案管理工作体制机制，才能更好地开展档案管理工作，提高档案管理质量和水平。（三）档案管理工作人员知识更新不及时医院档案管理人员数量较少是很多医院存在的共性问题，这与档案学科专业人才缺乏是紧密相连的。由于档案学专业人才较少，很多医院档案管理部门很难招收到高学历档案人才，经常会通过增派其他专业的人员承担档案管理相关工作，这就给医院档案管理工作无形中增加了隐患。很多人在档案管理岗位上并没有相关的工作经验和专业知识，在开展档案管理时对一些工作无从下手。随着档案学学科的不断发展，更多的档案工作与信息科技相挂钩，如档案数字化、档案数据化等，不仅需要档案学专业人才，更需要具有计算机和信息管理方面的复合型人才。医院档案管理工作不仅是要保管好纸质档案，还要根据时代的发展和变化对档案管理进612023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛行转型。医院档案管理专业人才需要不断更新知识和技能，在信息爆炸的时代才能与时俱进，跟上学科发展的步伐，不断提高档案管理工作的水平。五、新时代提升医院档案管理工作的有效策略（一）提高医院对档案管理工作重要性的认识医院档案管理工作的提升首先需要从观念上进行改变，要提高医院高层对档案管理工作重要性的认识。医院档案管理工作对医院的建设和长期发展起着不可替代的支撑性作用，尤其是将临床数据收集与档案管理工作相结合，临床数据记录着患者治病用药的整个过程，是后期医生治疗的重要参考依据。如：东台市人民医院已建立由医院分管院长主管，医院办公室全面负责档案管理的工作机制。不仅制定了统一的档案管理工作方案，还进一步细化了方案，逐条分解，将档案管理工作具体到个人，将档案管理工作的重视落实到具体工作中，全面推进医院档案管理工作的发展。（二）建立健全医院档案管理制度建立健全相关规章制度是医院档案管理工作开展的根本保障。科学技术发展迅速，医院档案管理制度体系建设应当随着时代的发展而更新，建立符合新时代背景下医院档案管理规章制度。首先，要制定医院档案管理工作目标，建立医院档案管理规章制度。如：档案整理制度、档案保密制度、档案收集制度、档案数字化制度、档案信息化制度等相关制度。其次，要充分认识到档案收集的重要性。档案作为医院工作中的原始记录，承载着医院从建立到发展的整个过程，及时收集、归档医院资料，制定科学合理的规档流程，规范档案管理的收集。（三）加大医院档案信息化建设力度 加大档案管理信息化建设是提升医院档案管理水平的有效举措。随着近年来信息科学技术的发展，医院作为社会重要的一个行业也发生了很大的改革，尤其是在日常工作中形成的大量数据，作为重要资源需要合理地进行保存。加大档案管理信息化建设是提高医院档案管理水平的有效手段。首先，需要对医院长期以来归档的重要档案进行数字化扫描。由于医院建立时间久、范围大，档案数量多，要求医院配备相应的软件和硬件设施、增加专业技术人员进行扫描等一系列档案数字化工作，以保证纸质档案信息化速度快，保质保量完成。其次，由于当前医院多数工作岗位都在使用电脑办公，每日产生大量数据，针对有价值的数据需要进行及时、完整的保存和归档。这就要求医院在数据连接和档案管理软件方面提高资金支持，将各部门工作系统与档案管理系统进行有效连接，保证医院各部门在完成一项工作后能够及时将重要资料传输到档案管理系统进行归档。（四）加强医院档案人才队伍建设新时代对档案人才的要求也在不断的提升，人才队伍建设是医院档案管理工作的核心。医院加强档案人才队伍建设需要从内部和外部两方面进行考虑。首先，从内部应当对医院档案管理岗位进行定编定岗，专人负责档案管理工作，并制定出档案管理工作岗位的发展愿景，让档案管理人员看得到发展目标。其次，从外部制定档案管理工作奖励激励制度，以此促进医院档案管理人员的工作积极性，让档案管理人员更具有奋斗目标和工作热情。加强医院档案管理工作人才队伍建设，不仅需要招纳专业人才，更需要将人才留在岗位上，更好地促进医院档案管理工作的发展。同时，要提高档案管理工作人才队伍培训力度。网络信息技术的发展逐渐改变着档案行业培训的方式，更多的档案培训由线下走到了线上，不仅提高了培训效率，还节省了培训的时间成本。档案继续教育是档案管理专业技术人才知识更新的重要方式，医院档案管理工作在转型期间，相关管理人员需要参加相关培训课程以此补充更新知识，以便更好地开展医院档案管理工作。国家档案局明确提出网络教育可以纳入继续教育的学时。档案网络继续教育不仅开设有专业课，还有公需课。通过培训学习，可以更新档案专业知识和工作中所需要用到的数字化扫描等专业技能，同时还能扩展红色教育方面的先进文化。新时代给医院档案管理工作赋予了新使命，医院作为社会中重要的行业，其档案资源具有不可替代的作用。只有加强医院档案管理，提高管理效能，才能更好地开展档案管理工作，为医院和社会的发展贡献更多的力量。参考文献 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