物业单位公司运行程序文件物业入伙管理程序.docx

物业入伙管理程序1目的本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和要求，以确保业主（客户）准确而有秩序的入住。2适用范围适用于公司所承接管理的住宅楼的入伙手续。3相关标准要素GB/T192-ISO924.84.94.104相关文件4.1质量手册第4.8章、4.9章、4.10章4.2物业的验收程序4.3业主（客户）维修安装服务4.4物业装修管理4.5提供给业主（客户）的文件的控制4.6物业管理费用收取5 职责5.1物业管理部负责入伙管理中的主要事务。5.2财务部负责向业主（客户）收取管理费押金及水电增容费等。5.3机电工程部负责入伙管理中必要的维修服务。5.4消防治安部负责入伙管理中消防设施的验收。5.5经营部负责制定入伙预交费用标准。6实施程序6.1入伙准备工作物业管理部在入伙前一个月应制定入伙工作计划，该计划中应明确：a. 入伙时间；b. 负责入伙工作的人员及其职责；c. 入伙手续；d. 入伙过程中使用的文件和表格。入伙工作计划应由物业管理部经理批准。开发商应提前一个月向业主（客户）发出入伙通知书，详细说明：a. 需业主（客户）准备的证明材料；b. 需业主（客户）填写的表格；c. 办理入伙手续的程序。办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主（客户）办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便于业主（客户）办理各项手续。6.2入伙审查登记管理处应建立入伙登记表，管理处对业主（客户）提交的入伙通知书进行查验，确认无误后收取入伙通知书，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包括：a. 入住说明；b. 住户手册；c. 住户公约；d. 管理协议；e. 预交费用标准；f. 装修须知；g. 住户登记表；h. 装修审批表；i. 验收交接表。上述发放的资料应在入伙登记册中由业主签收，或由管理人员注明，并按运作程序文件提供给业主（客户）的文件的控制进行控制。在提供给业主（客户）的入住说明中应明确由业主（客户）填写并提交的资料，一般包括：a. 身份证或工作证复印件；b. 业主（客户）登记表；c. 购/租房合同的正本及复印件；d. 已签署的住户公约、管理协议。管理处对业主（客户）提交的资料进行审核验证，验证内容包括：a.表格填写是否完整、正确和清晰；b,公约和管理协议是否已签署;c身份证明文件与购/租房合同、及业主（客户）登记表是否一致。审查通过后，入伙管理员收取购/租房合同复印件、业主（客户）登记表、住户公约一份、管理协议一份，在入住通知书注明签收。6.3预交费用经营部应根据政策、法规及发展商或业主委员会的规定，制定入伙预交费用标准。经营部在审查并接收业主（客户）提交的文件后，应通知业主（客户）去财务部交纳相关的预交费用。（或由管理处代收缴后转交财务部）。财务部根据入伙预交费标准向业主（客户）收取各项费用，并开立相应票据给业主（客户）。费用项目包括：预交管理费押金、水电增容费等。装修保证金及清运费等由管理处负责核收和控制。财务部应通知管理处已交纳预交费用业主（客户）的姓名或单位，并由管理处在入伙登记册中注明。6.4发放钥匙及房屋验收上述手续完成后，管理处查验入伙登记表及已签署的管理协议、及各项收费票据后向业主（客户）发放钥匙，并在钥匙发放登记表上登记。同时应和业主（客户）协定验收房屋的时间和方式。管理处与业主（客户）一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门。具体参见运作程序业主（客户）维修安装服务。6.5入伙后的装修管理物业管理部在提供给业主（客户）的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见运作程序物业装修管理。