项目合同管理办法.doc

项目合同管理办法
第一条　基本要求
凡涉及对外经济往来的事项，原则上都必须签订经济合同，确实无法签订经济合同的项目（仅限于一些行业部门的缴费，特殊用途的开支，小额度资金购物等），也必须由当事部门填写项目“费用支出审批单”（见附件一），审批单必须经成本管理部审核，总经理签批，项目“费用支出审批单”是部分项目财务部拨款的依据。
第二条　合同格式
１、 所有的项目尽量使用正式的合同文本，没有正式合同文本的，有关部门也应统一合同的格式。
２、 非国家规定的正式合同文本必须有下述合同条款：
（１）、项目名称；
（２）、甲乙双方公司（单位）的全称（包括地址、法人代表、经办人、联系电话、传真、电子邮箱）；
（３）、标的内容、范围；
（４）、数量；
（５）、质量要求、验收标准和方法（应详细注明要求）；
（６）、价款、报酬、承包费的计算依据、总额及支付方式；
（７）、履约时间；
（８）、履约地点和方式；
（９）、违约责任的界定、违约金及其支付方式；
（１０）、解决争议的方法；
（１１）、其他内容。
第三条　合同编号

成本管理部应以项目或年为单位，对合同进行统一编号，合同的基本分类为：
１、土地征用及拆迁补偿
（１）、土地购置、土地出让、土地租赁、土地联合开发合同，编号为：XX—TG—2003—001（XX—为项目，TG—为土地购置合同，2003为年，001为编号）；
（２）、房屋拆迁、补偿、安置合同，编号为：XX—CA—2003—001（XX—为项目，CA—为拆迁、安置合同，2003为年，001为编号）。
２、前期费用
（１）、可行性研究报告、勘察、设计合同，编号为：XX—KS—2003—001（XX—为项目，KS—为勘查、设计合同，2003为年，001为编号）；
（２）、政府及行业部门审查、审批、手续费用，编号为：XX—ZH—2003—001（XX—为项目，ZH—为政府及行业部门收费，2003为年，001为编号）；
（３）、“三通一平”费用合同，编号为：XX—SY—2003—001（XX—为项目，SY—为“三通一平”费用合同，2003为年，001为编号）。
３、建筑安装工程费
（１）、建设工程施工（安装）合同，编号为：XX—SG—2003—001（XX—为项目，SG—为施工（安装）合同，2003为年，001为编号）；
（２）、质量监督、建设监理合同，编号为：XX—JL—2003—001（XX—为项目，JL—为监理合同，2003为年，001为编号）；
（３）、材料、设备采购合同，编号为：XX—CG—2003—001（XX—为项目，CG—为材料、设备采购合同，2003为年，001为编号）。
４、配套设施建设费
（１）、道路、供水、供热、供电、供气、排污、通讯、电视、智
能建设合同，编号为：XX—PS—2003—001（XX—为项目，PS—配套设施合同，2003为年，001为编号）。
（２）、环境（含人行步道）、绿化建设费，编号为：XX—HL—2003—001（XX—为项目，HL—为环境、绿化建设合同，2003为年，001为编号）。
（３）、环境、绿化材料、设备采购合同，编号为：XX—HCG—2003—001（XX—为项目，HCG—为环境、绿化材料、设备采购合同，2003为年，001为编号）。
５、策划、销售费用
（１）、策划、广告、宣传资料制作等合同，编号为：XX—CX—2003—001（XX—为项目，CX—为策划、广告、宣传方面合同，2003为年，001为编号）；
（２）、商品房销售合同，编号为：XX—XS—2003—001（XX—为项目，XS—为销售合同，2003为年，001为编号）。
６、管理费用
（１）、管理费用合同，编号为：XX—GL—2003—001（XX—为项目，GL—为管理费用合同，2003为年，001为编号）；
（２）、人力资源合同，编号为：XX—RZ—2003—001（XX—为项目，RZ—为人力资源费用合同，2003为年，001为编号）。
７、其它零星合同
编号为：XX—LX—2003—001（XX—为项目，LX—为零星合同，2003为年，001为编号）。

第四条　合同管理的责任划分

１、各有关部门根据公司确定的原则，负责起草、洽谈合同，为合同的基本承办部门。
２、主管总经理，主持领导起草、洽谈、初定合同，为合同管理的主要责任人。
３、成本管理部是合同的综合管理部门，负责合同管理的指导、监督、审计，负责合同管理办法的制定、修订工作。
４、总经理办公室对合同的完整及用章的准确性负责，负责合同的保管和归档。
５、总经理负责合同管理的责任落实工作。

第五条　合同签批程序

合同的签批程序：部门经办，主管总经理签字，成本管理部会审、编号，总经理签批，总经理办公室盖章；
合同的签批程序见附件二。

第六条　合同会审要求

成本管理部、总经理办公室在会审合同时，须检查下述资料：
１、无合同的费用支出
“费用支付审批单”。
２、房屋拆迁、补偿、安置合同
（１）、拆迁区域原状总平面图；
（２）、每户房屋或设施平面图（带尺寸）及照片；
（３）、拆迁房屋或设施的权属证；

（４）、每户补偿物清单（应有图纸或照片）；
（５）、拆迁房屋或设施的土地使用证；
（６）、户口、身份证；
（７）、单位工作关系证明。
３、勘察、设计招标合同
（１）、招标文件；
（２）、评标、定标结论书；
（３）、中标通知书；
（４）、中标单位简介；
（５）、中标单位资质证书。
４、勘察、设计议标或直接委托合同
（１）、工程勘察、设计议标或直接委托申请报告；
（２）、详细阐述选定勘察、设计单位的原因报告；
（３）、选定单位简介；
（４）、选定单位资质证书。
５、建设监理招标合同
（１）、招标文件；
（２）、评标、定标结论书；
（３）、中标通知书；
（４）、监理公司简介；
（５）、监理公司资质证书；
（６）、总监简介及任职资质。
６、建设监理委托合同
（１）、直接委托的申请报告；
（２）、详细阐述选定监理单位的原因报告；

（３）、监理公司简介；
（４）、监理公司资质证书；
（５）、总监简介及任职资质。
７、建设工程施工（安装）招标合同
（１）、招标文件；
（２）、评标、定标结论书；
（３）、中标通知书；
（４）、中标单位简介；
（５）、中标单位资质证书；
（６）、项目经理、项目技术员、专职质检员、取样员、项目负责人岗位资质证书（仅限于办理工程施工许可证、产权证的项目，施工期结束后返回）。
８、建设工程施工（安装）议标或直接委托合同
（１）、建设工程施工（安装）议标或直接委托申请报告；
（２）、详细阐述选定施工、安装单位的原因报告；
（３）、委托单位简介；
（４）、委托单位资质证书；
（５）、项目经理、项目技术员、专职质检员、取样员、项目负责人岗位资质证书（仅限于办理工程施工许可证、产权证的项目，施工期结束后返回）。
９、材料、设备采购招标合同
（１）、材料、设备采购范围审定单；
（２）、材料、设备采购招标方案；
（３）、材料、设备采购招标方案审批表；
（４）、评标、定标结论书；中标通知书；

（５）、材料、设备简介。
１０、材料、设备采购议标或直接定购合同
（１）、材料、设备采购范围审定单；
（２）、三个以上供应商的考察、联系原始资料及记录；
（３）、详细阐述选定供货单位的原因报告；
（４）、材料、设备简介。
１０、策划、广告、宣传资料制作等合同；
　　（１）、策划、广告、宣传资料制作等内容审定单；
（２）、详细阐述选定单位的原因报告；
（３）、有关报价清单；
（４）、被选定单位的简介及服务承诺。
１１、商品房销售合同；
（１）、商品房面积表；
（２）、商品房价格表；
（３）、商品房打折审批表；
（４）、顶账审批表。

第七条　合同预付款的管理

各部门在签订有关经济“合同”时，必须严格控制预付款的支出，当预付款的支出额达到２０万元（含２０万元）以上额度时，收款单位必须在预付款支出前提供等额度的银行保函，财务部在收到银行保函后付款，如果收款单位不能提供银行保函，此合同须经执行董事审批后生效。

第八条　合同的鉴证及登记

根据一些行业部门的要求，经办部门将项目合同书报送管理机关进行鉴证及登记。

第九条　合同的保管及存档

总经理办公室在合同书上盖章（有的需鉴证或登记后），将一份原件合同书报送财务部备案存档，成本管理部及经办部门留存复印件。

第十条　合同的变更

任何合同的变更，都必须履行上述程序，否则变更无效。

第十一条　附则：

本办法自发布之日起实施。
附件一：项目费用支出审批单
附件二：合同审批会签单
附件一
项目费用支出审批单
编号：
项目名称

费用名称

责任部 门
经办部门

费用总额（万元）

经 理

经 办 人

费用支付原因

费用计算依据

费用支付时间及方式

公司审批
成本管理部：
主管总经理：
总 经 理：
年 月 日
备注

附件二

合 同 审 批 会 签 单

日　　期：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
合同编号： 会签单编号：　　　　　　　　　　
部 门：
合同名称：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
合同内容：
签约单位：
合同附件：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　

备　　注：

经手人
部门经理
成本管理部
主管总经理
总经理