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XX有限公司管理业务标准　　　　　　　　　财务管理业务标准 XX有限公司管理标准合同管理业务标准编号：CW001-2002（A） 5. 1　主题内容及适用范围 1.1 本标准规定了合同管理的业务程序，以及相关部门（岗位）的权力、责任和对该项业务执行情况进行检查、考核、仲裁等内容。 1.2 本标准适用于规范本公司的经济合同管理工作。 6. 2　名词术语 2.1 合同：本公司与其他法人之间，为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而订立的合同和协议。包括各种经济合同、技术合同及涉外合同。合同应具备的条款：（1）标的，指货物、劳务、工程项目等；（2）数量和质量；（3）价款或酬金；（4）履行的期限、地点、方式；（5）违约责任；（6）合同生效日期、份数、法律效力。 2.2 合同管理：对合同的签订、履行进行事前监督、事中控制、事后归档管理的一项管理业务。 7. 3 业务涉及部门（岗位） 3.1 主要负责部门（岗位）：业务部门经理、财务总监 3.2 参与部门（岗位）：财务部、部门总监、公司总经理、集团财务总监、集团总裁、集团董事长 8. 4　业务描述 4.1 业务流程参见图：CW001合同管理业务流程图 4.2 管理内容及要求（含业务程序） 4.2.1 业务部门根据业务需要，与有关单位签定经济合同时，应事前进行市场调查、草拟招标文件等准备工作。 4.2.2 业务部门经理主动与财务部密切配合，财务部参与事前审查。主要审查合同当事人的资信、履约能力和合同主要条款（价格、金额及付款时间等）。 4.2.3 业务部门经理与对方单位磋商、洽谈，草拟合同草案。 4.2.4 业务部门经理将拟好的《合同草案》和填制好的《合同审批表》（表CW001-1）一起送业务部门总监、财务总监、公司总经理、集团财务总监审核后送集团总裁审批。 4.2.5 业务部门经理按审核和审批的意见对合同草案进行修改，如合同内容有重大改动，需要将修改后的合同草案重新送部门总监、财务总监、公司总经理、集团财务总监、集团总裁审核和审批。 4.2.6 集团总裁审查合同草案，如超过规定权限，还需呈送集团董事长审批。集团总裁将审批后的合同草案及合同审批表一起交公司总经理。 4.2.7 公司总经理将合同草案交业务部门经理与对方单位正式签订合同。如因合同金额等原因超出业务部门经理权限，公司总经理与对方单位正式签定合同。 4.2.8 合同正式签字后，除交对方单位规定的份数外，业务部门经理和财务总监分别保存一份《合同文本》和《合同审批表》。 4.2.9 如系重要合同，公司总经理签订合同后，交公司财务总监和集团财务总监分别保存一份《合同文本》和《合同审批表》。 4.2.10 业务部门经理负责合同资料管理。（1）合同资料除合同文本、招标文件、投标文件、总进度计划、图纸、工程说明外，还有各种合同分析资料，如合同事件表、横道图、网络图等，以及合同实施中产生的各种资料，如指令、签证、信件、会谈纪要、其他协议、变更指令、申请、记录等。（2）对各种资料必须作出说明和解释，并采用一些代码进行标识，以便存档、查询方便。 4.2.11 财务总监负责合同文本及合同变更条款资料的文档管理，建立公司《合同管理登记表》（表CW001-2），便于核对、查询。 4.2.12 业务部门经理负责合同履行，并随时将合同履行情况向部门总监、财务总监反馈。 4.2.13 部门总监、财务总监、公司总经理密切配合，严格按照合同规定和履行的实际情况，进行事中检查监督。财务总监严格按照合同规定和履行实际情况提出资金交付金额及时间，并及时向公司总经理报告，协助资金控制并及时进行付款登记并通知有关业务人员。 4.2.14 如系重要合同，则由公司总经理负责履行，并接受集团财务总监、集团总裁的监督检查。 4.2.15 合同执行过程中有合同变更现象发生时，业务部门经理应通知财务总监并送有关部门审核和审批。审批程序同4.2.4和4.2.5。 4.2.16 合同履行完毕，合同款项付清后，业务部门经理负责对合同履行过程中形成的合同履行资料整理归档。 4.2.17 业务部门经理负责编写《合同履行报告》，由公司总经理负责签订和履行的重要合同则由公司总经理负责编写《合同履行报告》。 4.2.18 由业务部门经理负责编写的一般合同的《合同履行报告》送部门总监、财务总监、公司总经理、集团财务总监审核，送集团总裁审批，送集团董事长审阅后，交业务部门经理归档和财务总监备案。由总经理负责编写的重要合同的《合同履行报告》送集团财务总监审核，送集团总裁审批，送集团董事长审阅后，交业务部门经理归档，财务总监和集团财务总监备案。 4.3 表单交接与归档 4.3.1 一般合同　　岗　位表单业务部门财务总监公　司总经理集　　团财务总监集团总裁集团董事长经　理总监合同草案编制审核审核审核审核审核（批）审批合同审批表填写、归档归档归档审批合同文本签订、归档归档归档合同管理登记表填写、归档合同履行结果报告编制、归档审核备案审核审批审阅其他合同资料接收、归档 4.3.2 重要合同岗　位表单业务部门财务总监公　司总经理集　团财务总监集团总裁集团董事长经　理总监合同草案编制审核审核审核审核审核（批）审批合同审批表填写归档归档归档审批合同文本归档签订、归档归档合同管理登记表填写、归档合同履行结果报告备案编制、归档审核、备案审批审阅其他合同资料接收、归档 9. 5 相关部门（岗位）的权力和责任 5.1 财务总监 10. 1.1权力（1）参与合同签订工作，对合同的必要性、合法性、真实性和可行性进行审查。（2）严格审查合同，拒绝接收不符合公司财务制度和损害公司利益的合同条款，并向公司领导和集团领导及时反映。（3）要求业务部门提供合同履行进度情况资料，以便合理安排资金 5.1.2责任（1）认真审查合同当事人的资信、履约能力和合同主要条款。（2）及时向公司总经理反映合同资金需求量及时间安排。（3）严格按照合同执行情况，及时筹措（收取）资金，保证合同款项的支付（收取）如期完成。（4）加强合同文档管理，做到查询方便、快捷。（5）会同编写《合同履行报告》，如实反映合同履行的资金运作结果，并提出合理改进意见。 5.2 业务部门经理 5.2.1权力（1）要求其他业务部门提供相关的协助，提供相关资料。（2）要求财务部门及时提供必要的财务信息。 5. 2.2责任（1）认真进行市场调查，审查合同当事人的资信、履约能力和合同主要条款。（2）严格执行管理程序，维护公司利益和遵守国家有关法律、法规规定，以平等互利、等价有偿的原则签订合同。（3）认真严谨地审查合同条款，不允许有模棱两可、含糊不清的字句。（4）严格履行合同，执行有关管理业务标准，对合同的进度、质量进行认真监控，并及时向上级和有关部门反映。（5）对合同履行中出现的问题及时向上级和有关部门反映。（6）高质量地编写合同履行结果报告。（7）做好合同资料文档资料管理，便于存档、查询。 5.3 部门总监 5.3.1　权力对合同签订和履行中的问题提出意见并进行检查、监督。 5.3.2　责任 11. 严格对合同草案进行审核和复核，确保合同的合法性、真实性和可行性。 12. 对合同的进度、质量进行认真监控，并及时向上级及有关部门反映。 13. 严格审核《合同履行报告》，真实反映合同履行情况及结果。 5.4 公司总经理 5.4.1　权力 14. 对合同签订和履行中的问题提出意见并进行检查、监督。 15. 要求其他业务部门提供相关的协助，提供相关资料。 16. 要求财务部门及时提供必要的财务信息。 5.4.2　责任 17. 严格对合同草案进行审核和复核，确保合同的合法性、真实性和可行性。 18. 判断合同的重要性和必要性，签订和履行重要的合同。 19. 对合同的进度、质量进行认真监控，对合同履行中出现的问题及时向上级有关部门反映。 20. 审批业务部门履行合同后编制的《合同履行报告》，高质量编写由总经理签订和履行的重要合同的《合同履行报告》，报集团财务总监审核、集团总裁审批。 21. 做好合同履行资料收集，及时交业务部门经理存档。 6 检查、考核、仲裁 22. 1检查、考核的内容 6.1.1　部门经理 23. 是否严格按照合同程序签订合同，合同的合法性、真实性、可行性的程度。 24. 合同款项支付（收取）的合理性。 25. 合同履行情况反馈的及时性。《合同履行报告》编制的及时性与科学性。 26. 合同文档、合同履行资料管理的合理与方便程度。 6.1.2　部门总监 27. 合同的必要性、合法性、真实性、可行性审核。 28. 合同履行中问题处理的及时性与合理性。 6.1.3　财务总监 29. 合同的必要性、合法性、真实性、可行性的审核。 30. 合同款项筹措和收取的及时性。 31. 合同文档管理的合理程度和查询的方便、快捷程度。 6.1.4　公司总经理 32. 合同的必要性、合法性、真实性、可行性的审核。 33. 重要合同履行过程中情况反馈的及时性。 34. 合同履行中问题处理的及时性与合理性。 35. 重要合同的《合同履行报告》编制的及时性与科学性。 36. 2　仲裁本业务标准执行过程中产生的纠纷由公司集团总裁（董事长）仲裁。表CW001－1 广东东凌集团 XX有限公司合同审批表申报部门部门经理对方单位合同名称合同生效期合同终止期合同编号合同总金额合同主要内容（附合同）部门总监审核意见年月日财务部审核意见年月日总经理审核意见年月日集团财务总监审核意见年月日集团总裁签批年月日集团董事长年月日表CW001－2 合同管理登记表序号合同编号合同名称签约日期对方单位业务部门经手人生效日期终止日期合同标的总金额备注合同管理业务流程图图：CW001 业务部门经理部门总监财务总监公司总经理集团财务总监集团总裁董事长重要合同不同意合同文本、合同审批表合同草案、合同审批表批准审批同意审核不同意同意同意同意审核审核不同意审核不同意签订合同签订合同合同文本、合同审批表合同文本、合同审批表履行合同监督合同履行草拟合同 OR 合同管理登记表监督合同履行履行合同合同履行资料合同履行资料审阅审核备案审核审批审批审核合同履行报告合同履行报告　存档备案存档 — 7 —

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