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会计电算化系统会计档案管理制度

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2020年6月23日
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会计电算化系统会计档案管理制度(样例)

单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、 会计帐簿、 会计报表等书面形式的会计核算资料。

一、 数据资料管理与保密

　　机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、 帐册、 报表, 应按有关财会制度使用、 保管。

　　１、 现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。

　　　　　　现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证, 审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页, 审核后交现金出纳人员核　　　对现金库存, 相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章, 按月编页码装订成册加盖封印, 年终将各月现金日记帐顺序装订成册, 加盖封印妥为保管。

　　２、 银行记帐凭证、 帐册的输出与保管。

　　　　　　银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证, 当日输入计算机并打印银行日记帐, 以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后, 出纳和主管会计签字盖章, 按日装订成册, 年终将各月银行日记帐顺序装订成册, 并加盖封印, 妥为保管。

　　　　　　现金、 银行记帐凭证可采取汇总的方式, 装订成册, 妥为保管。

　　３、 转帐凭证的输入、 输出与保管

　　　　　　转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种, 有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证, 输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出, 并与手编凭证同样装订成册, 妥为保管。

　　４、 科目汇总表、 帐簿打印时间。

　　(1)现金、 银行日记帐每天打印。

　　(2)银行余额调整表每月打印一次。

　　(3)总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

　　(4)现金、 银行存款、 转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次, 并同该本记帐凭证一起装订。

　　(5)会计报表、 计算表、 分析表, 按管理要求和时间打印输出, 经有关财会人员审核无误后签字生效。

　５、 其它

　　　　由机器打印输出的会计档案发生缺损时, 必须补充打印, 并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章, 财务主管签字盖章认可。

二、 数据备份管理

　１、 由于会计核算数据的重要性, 必须经常进行备份工作。

２、 在日常工作中,准备三套软盘循环使用,隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

３、 需要做备份的包括系统设置文件、 科目代码文件、 期初余额文件、 本月帐务文件、 报

表文件及其它核算子系统的数据文件。

４、 机内凭证及总分类帐、 明细分类帐、 报表, 应视同会计资料按月做两套软盘备份, 交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

三、 会计档案管理

　　１、 会计档案存档手续:打印输出的凭证、 帐册、 报表, 必须有会计主管的签章才能存档保管。

　　２、 为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、 洁净、 防热、 防潮、 防磁的场所。

　　３、 由打印输出的凭证、 帐册、 报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

　　４、 随计算机配置而来的操作系统、 各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件, 和以上软件的备份磁盘, 作为会计档案保管。

　　５、 各类会计档案的出借, 均必须经过会计主管审批同意并签章, 如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性, 应制作该备份磁盘的复制件, 使用复制件进行操作。

　　６、 必须加强会计档案的保密工作, 任何人如有伪造、 非法涂改变更、 故意毁坏数据文件、 帐册、 备份磁盘等的行为, 将受到行政处分, 情节严重者, 将追究其法律责任。