新冠肺炎疫情档案工作模式的构建分析_明宗磊.pdf

242023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS新冠肺炎疫情档案工作模式的构建分析明宗磊（黑龙江省档案馆，哈尔滨 150001）摘要：2020 年新冠肺炎疫情重特大事件突发后，各地迅速投入到新冠肺炎疫情防控阻击战中，在此过程中形成了大量的新冠肺炎疫情档案，如何做好新冠肺炎疫情档案收集、保管、利用工作是各级档案部门面临的重要挑战。本文概述了新冠肺炎疫情档案的特点、价值，分析了新冠肺炎疫情档案工作存在的问题，并有针对性地提出了对策措施，力求能为有效推进新冠肺炎疫情档案工作模式的构建提供参考。关键词：新冠肺炎疫情档案；重特大事件；档案专题数据库 新冠肺炎疫情是传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重特大事件，其时间之紧迫、任务之艰巨、规模之超大，世所罕见。档案工作是中国共产党和国家各项工作中不可缺少的基础性工作，档案部门作为推进国家档案事业建设与发展的主体力量，承担着为党管档、为国守史，为民服务的神圣职责，有能力参与诸如新冠肺炎疫情这样的重大公共危机治理，并在其中发挥重要的专业作用。收集好、保管好、利用好新冠肺炎疫情档案，对于总结历史经验教训、维护国家安全和社会公共利益、推进国家治理体系和治理能力现代化具有重要意义。一、新冠肺炎疫情档案概述新冠肺炎疫情档案，是指在防控新冠肺炎疫情过程中直接形成的，且具有重要保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录。新冠肺炎疫情档案主要包括:反映新冠肺炎疫情事实的相关数据，党和国家各级部门、指挥机构、专项工作组等机构为有效治理公共危机而开展的组织、动员、管理、协调、应对等过程中产生的相关政策与文件、工作方案、各级领导的批示与讲话、会议纪要、工作总结与汇报等，社会与民间的参与，疫情期间社会综合治理，新闻媒体报道，舆情应对，国内外合作等情况。新冠肺炎疫情档案的形成具有一定的偶然性与随机性，这些档案类型多样、结构复杂、数量庞大、来源广泛、门类各异、价值巨大，是见证党中央领导全国各界众志成城抗击新冠肺炎疫情的第一手材料。（一）新冠肺炎疫情档案的特点1.具有复杂性。在新冠肺炎疫情防控中，档案工作需要紧跟新冠肺炎疫情演变动态及治理过程，确保新冠肺炎疫情演变及其治理工作进展到什么程度，档案工作就跟进到什么程度。档案工作参与的过程长、程度深，内容、环境等存在不确定性。2.具有挑战性。新冠肺炎疫情防控是一个由全方位动员、多主体参与、多层级配合、多领域联动、多要素协同的系统架构，由其产生的档案资料既包含纸质档案，也包括大量电子文件和新型数据，这些档案资料会随着危机治理架构的变化呈现出随机性和分散性，这给档案工作造成困难。（二）新冠肺炎疫情档案的价值新冠肺炎疫情档案见证着中国人民有力抗击流行疾病的历史，回答了什么是中国特色社会主义制度的优越性、什么是中国共产党全心全意为人民服务、什么是爱国主义、什么是中国力量、什么是伟大抗疫精神;见证了我国对世界公共卫生事业作出的重要贡献，书写了构建人类命运共同体的历史，对开展国内外合作与交流等具有重要意义。1.具有较强的公共危机管理价值。新冠肺炎疫情档案作为各类活动的复合型公共活动历史记录，在内容上具有较强的综合性、知识性和成果性，可以在参考凭证、历史数据分析、疫情风险管控等方面发挥重要的现实作用。2.具有较强的科研信息服务价值。数字抗疫作为新冠肺炎疫情爆发时期的特殊时代技术背景，不仅为档案部门参与新冠肺炎抗疫工作提供了切入点，也为倒逼提升新冠肺炎疫情档案数字化工作带来了契机。3.具有较强的社会记忆构建价值。新冠肺炎疫情档案关系到我国从个人、到组织、再到国家的英252023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛勇抗疫记忆，是中华民族发展历史上不可缺少的一段真实记忆，对于巩固我国民族自信心与文化认同感意义重大。二、新冠肺炎疫情档案工作存在的问题通过互联网公告分析各地收集抗击新冠肺炎疫情档案可知，各级档案馆虽然有了收集档案、建立专题档案的意识，但是在收集方式和工作的主动性，以及抗疫档案专题数据库建设开发等方面还存在不足。（一）面向重特大事件的档案管理意识有待加强一是尚未深刻认识到新冠肺炎疫情档案管理工作的特殊性，导致容易出现重要档案信息遗失、管理不善、服务不周等问题。二是尚未深刻认识到新冠肺炎疫情档案的价值，导致出现了档案管控策略不科学、缺乏顶层设计、档案服务定位不突出、档案服务效率较低等问题。（二）重特大事件档案管理机制尚且缺位从工作系统性来看，新冠肺炎疫情档案不同于常态时期的档案，兼具内容的一致性与对象的具体性。从任务紧急性来看，由于新冠肺炎疫情的不可预测性，疫情防控领导机构的成立一般具有临时性，很难在控制疫情的同时重视档案工作，且机构工作人员多从各地区、各部门临时抽调，无法保障参与档案管理人员的专业性，对新冠肺炎疫情档案的重视程度也不够。从业务复杂性来看，疾控、医疗、抗疫督查、物资保障、科技攻关、大众参与、宣传报道等相关部门、组织及个人的材料具有分散性，在移交手续、归档流程、后续管理与存放等问题上面临较大的挑战。（三）重特大事件档案管理制度亟需完善新冠肺炎疫情发生突然、涉及面广，档案管理部门即使制定了相关预案，也很难对新冠肺炎疫情发生的范围和严重性作出准确的预估。尽管各地政府都出台了相应的新冠肺炎疫情档案征集通知与办法，但是针对新冠肺炎疫情档案整理的制度、标准和规范尚不明确具体，缺乏系统性、科学性，与疫情档案的重要性和价值不符，易导致归档范围不明确、疫情防控档案在分类编目上仍存在混乱等问题。（四）重特大事件档案收集整理流程有待改进一是在介入环节方面，部分档案部门所采取的措施是进行事后收集与资料整理后的常规归档，这样会使很多重要、珍贵的资料遗失，也很难保障新冠肺炎疫情档案的完整性与系统性。二是在组织机制方面，决策机构的临时性影响到了档案部门对新冠肺炎疫情档案的参与度，档案部门也未能畅通地与卫生防控机构、医院等归档部门进行很好地对接，也很难深入现场进行提前整理与收集，实施归档、及时归档和完整归档等要求现阶段都难以满足。三是在归档数据化方面，目前主要的归档形式还是以纸质档案为主，对视频、照片和音频等多媒体档案重视程度有待提升。（五）重特大事件档案专题数据库有待建立新冠肺炎疫情专题数据库建设的主要目的是记载历史，提供利用服务。在建设好数据的收集和组织后，更要重视专题数据库的开发利用。一是利用的急迫性，管理部门对利用新冠肺炎疫情档案的需求比较迫切。二是利用的跨地域与跨主体，新冠肺炎疫情发生地具有不可确定性，决定了档案服务应当具有较强的机动性。三是利用的连贯性，需要建立清晰、透明、可靠和安全的新冠肺炎疫情档案信息流。（六）重特大事件档案服务体系有待优化一是服务响应速度有待提高。部分档案部门较为迅速地提供了“非典”文献火线汇编、小汤山医院建设图纸共享等服务，但是在全国的档案部门中，具备这种响应速度和服务成果的比例还是相对较少。二是服务产品有待深度挖掘。目前我国档案部门提供的服务主要集中在疫情档案专题编研与展览、医院建设工程项目档案利用、非典时期档案查阅利用等基础服务。应在利用区块链、大数据分析和人工智能等技术的基础上，可以进行更加多元、深入和创新的探索。三是服务规模有待进一步拓展。当前疫情档案服务主要面向的是国内的医疗机构、疾控部门和其他管理部门。档案部门应当具有国际视野，积极主动地面向世界分享防控和治疗经验，为国际医疗专家组、科研团队提供疫情防控档案信息。三、新冠肺炎疫情档案工作的优化建议加强新冠肺炎疫情档案收集工作，从源头抓好新冠肺炎疫情档案的形成和留存工作。充分运用现代数字技术，科学推进新冠肺炎疫情档案专题数据库建设，促进新冠肺炎疫情档案资源整合。加强统筹协调，实现新冠肺炎疫情档案跨地区跨部门跨层级查询利用，简化档案利用流程，加强新冠肺炎疫情档案资源开发，不断提升新冠肺炎疫情档案利用效能。（一）提高政治站位，增强新冠肺炎疫情档案管理意识建议一:要深刻认识到新冠肺炎疫情档案的价值和意义。建议二:应当深刻认识到新冠肺炎疫情档案管理工作的特殊性，从收、管、用三个环节入手，建立面向所有重大公共卫生事件的档案管理模式。262023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS（二）加快统筹部署，健全新冠肺炎疫情档案工作机制一是建立新冠肺炎疫情联防联控档案工作机制。成员单位可包括:各地区的档案主管部门、信息管理部门、企业、大数据服务中心、专业科学技术机构等。二是资源整体优化，加强新冠肺炎疫情档案工作资源和技术的集成，构建新型冠状病毒感染肺炎疫情防控专题档案共享平台。三是针对不同地区、不同机构、不同门类的新冠肺炎疫情档案工作实行分类指导。聚焦疫情重灾区的新冠肺炎疫情档案管理工作，汲取经验，有针对性地制定完善的应急预案和工作方案。四是强化对新冠肺炎疫情档案工作的过程性监督，实现对新冠肺炎疫情档案的全程管理，前端控制。（三）筑牢保障体系，完善新冠肺炎疫情档案工作制度一是健全档案部门参与新冠肺炎疫情防控的预案体系。根据新冠肺炎疫情的经验与教训，明确档案部门及其工作人员参与新冠肺炎疫情防控的程序与机制。二是建立新冠肺炎疫情档案的工作制度。一方面，建立新冠肺炎疫情的档案资料收集和征集与整理制度，确定新冠肺炎疫情工作档室资料的收集、征集和管理范围及边界。另一方面，建立健全新冠肺炎疫情档案的归档和移交制度等，确定新冠肺炎疫情档案资料建档、归档、移交的程序和办法。三是制定新冠肺炎疫情档案管理的相关规范与标准。如网页和新媒体新冠肺炎疫情档案资料的收集、归档与管理规范，新型档案数据收集管理的标准与规范、社会和民间参与新冠肺炎疫情档案资料收集与管理规范等，通过细化和完善包括公共危机治理阶段的各种形式载体、各个管理流程的档案标准规范和技本要求，做到标准统一。（四）明确工作重心，加强新冠肺炎疫情档案收集整理一是合理制定新冠肺炎疫情档案收集范围和鉴定标准，利用电子文件管理系统进行自动化管理。二是采取线上和线下两种方式，按照应收尽收、应归尽归原则和标准化管理的要求，协助、指导相关部门做好相关工作。三是考虑新冠肺炎疫情期间政治、经济、科技、文化的时效性等因素，超前征收专题档案或档案副本进馆。四是按照来源原则和事由原则相结合的方式对新冠肺炎疫情档案分类整理，尊重档案的成长方式和运动规律。五是对新冠肺炎疫情档案实行智能控制为主、实体控制为辅相结合的排列方式。六是建立健全新冠肺炎疫情档案工作监管机制，以法律法规为依据，设置专班组织，明确监管人员的职责和工作规范。（五）加强数字化建设，构建新冠肺炎疫情档案专题数据库建设新冠肺炎疫情档案专题数据库是推进档案资源整合，便于突发事件发生后跨地区跨部门跨层级紧急提供利用档案的有效措施。各级档案主管部门要规划引领，做好新冠肺炎疫情档案专题数据库建设顶层设计，明确建设内容、负责部门、进度安排等。在新冠肺炎疫情档案专题数据库建设过程中要标准先行，在制定数据汇交标准基础上分门别类开展数据汇交工作，同时要做好统筹，将新冠肺炎疫情档案专题数据库建设与数字档案馆（室）建设、电子档案管理信息系统建设工作一体考虑。一是制定专题数据库管理规范，确定新冠肺炎疫情档案进库范围和流程，明确新冠肺炎疫情档案保密和开发要求，界定管理权限。二是对新冠肺炎疫情档案进行全面智能控制，确保专题档案的数量和质量。三是逐步将新冠肺炎疫情档案信息细颗粒化，运用全文录入技术实现多途径全文检索，完善专题数据库的在线利用。（六）突出价值导向，加强新冠肺炎疫情档案开发利用服务加大新冠肺炎疫情档案的开放力度，以疫情防控、满足用户其他非现行性需求为主要目标，提供档案利用服务。加强对新冠肺炎疫情档案的科学研究、知识挖掘，做好新冠肺炎疫情档案知识利用服务。鼓励社会力量参与档案资源的开发利用，挖掘新冠肺炎疫情防控工作中档案资源的多元价值。致力人文关怀，提高新冠肺炎疫情档案利用服务质量。一是打通新冠肺炎疫情防控期间档案部门与外界的交互渠道，增设档案信息公开系统的交互功能，保证公众有需求能得到满足、有问题能得到解答。二是挖掘新冠肺炎疫情档案的人文关怀价值，发出档案独特声音。参考文献 1 中共中央办公厅、国务院办公厅.关于加强重特大事件档案工作的通知 EB/OL,2022-12-12.2 蔡盈芳.关于建立国家突发事件档案专题数据库的设想N.中国档案报,2020-02-20.3 徐拥军,姚静,陈怡.加强防疫档案管理 服务防疫工作大局 J.中国档案,2020(02).4 黄新荣,杨艺璇.从抗击新冠病毒肺炎疫情档案的收集看专题档案的建设 J.档案与建设,2020(06).责编：陈頔