excel-200教程2.pptx

Excel与数据处理与数据处理本章学习目标本章学习目标1、了解Excel格式化的意义2、掌握工作表套用格式和自定义格式化方法3、掌握文本格式化的方法4、掌握数据格式化的方法5、了解自定义格式化数据的方法和意义、掌握日期格式化方法2.1 工作表工作表的格式化的格式化n1、自动套用格式、自动套用格式 nExcel提供了提供了10多种多种已设置好数据显示样式的工作表，已设置好数据显示样式的工作表，用户可在工作表中直接用户可在工作表中直接套用这些样式套用这些样式，美化工作表，美化工作表，并突出显示这些工作表中的数据。并突出显示这些工作表中的数据。n下图是一个刚建立的普通的工作表下图是一个刚建立的普通的工作表该表存在以下问题该表存在以下问题:1、表名不醒目。、表名不醒目。2、表的标题不太醒目。、表的标题不太醒目。3、当学生较多，科目成绩较、当学生较多，科目成绩较多时，看数据较困难。多时，看数据较困难。4、整个成绩表不太美观。、整个成绩表不太美观。2.1 工作表工作表的格式化的格式化n解决方法解决方法对工作表进行格式化对工作表进行格式化n自动套用自动套用Excel内置某种格式后的工作表内置某种格式后的工作表套用套用EXCEL内置格式化，虽然内置格式化，虽然仍有小问题，如仍有小问题，如标题不醒目标题不醒目等，等，但它比格式化前好多了。但它比格式化前好多了。2.1 工作表工作表的格式化的格式化2、设置工作表的边框和底纹、设置工作表的边框和底纹 nExcel的默认边框是虚线、无底纹，所有的表的默认边框是虚线、无底纹，所有的表格都表示为同一种样式。格都表示为同一种样式。n如果直接在如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网下进行表格的打印则没有网格线（当然，可通过打印设置让它显示表格线）格线（当然，可通过打印设置让它显示表格线），不便于特殊信息的突出显示。，不便于特殊信息的突出显示。n通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美观，通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美观，同时也可改变信息的显示方式，让人们尽快掌同时也可改变信息的显示方式，让人们尽快掌握表中的信息。握表中的信息。2.1 工作表工作表的格式化的格式化n设置边框和底纹后的工作表设置边框和底纹后的工作表2.1 工作表工作表的格式化的格式化3、取消工作表的网格线、取消工作表的网格线（1）选择）选择“工具工具”|“选项选项”菜单命令。菜单命令。（2）选中）选中“视图视图”去去掉掉“网网格格线线”复复选选框框中中的的“”2.1 工作表工作表的格式化的格式化4、设置三维表格、设置三维表格n通过对单元格的格式设置（自定义格式），可以创建通过对单元格的格式设置（自定义格式），可以创建上凸和下凹的立体效果，数据显示在这样的表格中，上凸和下凹的立体效果，数据显示在这样的表格中，看起来更轻松。看起来更轻松。n三维表格示例三维表格示例2.1 工作表工作表的格式化的格式化n三维表格的设置方法。三维表格的设置方法。n（1）取消工作表的网络线。）取消工作表的网络线。n（2）把要设置三维效果的表格区域的底纹设）把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的底置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的底纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅色也纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅色也可以，但浅灰色的立体视觉效果更佳）。可以，但浅灰色的立体视觉效果更佳）。2.2 文本文本的格式设置的格式设置 1、文本格式设置的、文本格式设置的内容内容n文字的设置大致包括字文字的设置大致包括字体、字型、修饰、对齐体、字型、修饰、对齐方式、字体颜色等方式、字体颜色等 2、文本格式设置的、文本格式设置的方法方法n选择选择“格式格式”|“单元单元格格”菜单命令菜单命令n选择弹出对话框中的选择弹出对话框中的“字体字体”，然后就可进行，然后就可进行各项设置。各项设置。2.2 文本文本的格式设置的格式设置3、文本格式化案例、文本格式化案例2.2 文本文本的格式设置的格式设置4、数据对齐方式、数据对齐方式n在默认情况下，在默认情况下，文本靠单元格的文本靠单元格的左边对齐，数值左边对齐，数值靠单元格的右边靠单元格的右边对齐。对齐。n有时需要特殊的有时需要特殊的对齐方式，如对齐方式，如斜斜线表头线表头、旋转旋转字字体、体、垂直居中垂直居中等等 n例如：例如：2.2 文本文本的格式设置的格式设置5、通过跨列居中按扭、通过跨列居中按扭n合并单元格合并单元格n选中要合并的单元格，选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮单击跨列居中按钮n取消单元格的合并取消单元格的合并 n选中要合并的单元格，选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮单击跨列居中按钮n通过菜单设置对齐通过菜单设置对齐n也可以选择也可以选择“格式格式”|“单元格单元格”菜单，然后在对菜单，然后在对话框中进行设置。话框中进行设置。2.2 文本文本的格式设置的格式设置n垂直对齐方式垂直对齐方式 n文本、数字的旋转文本、数字的旋转 n同一单元格文本换行：同一单元格文本换行：Alter+Enter2.2 文本文本的格式设置的格式设置、单元格的自动换成行格式、单元格的自动换成行格式n自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行时很有用。时很有用。n下图下图第第2行行的标题就是通过单元格的的标题就是通过单元格的自动换行自动换行格式设计格式设计而成的。而成的。2.3 格式化格式化数据数据n1、Excel的自动数据格式的自动数据格式 n数字、日期、时间等类型的数据在数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以中都是以数字数字形式形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出会表现出不同的形式不同的形式。n例如在下图的第例如在下图的第3行中，输入的行中，输入的都是都是3.2，但结果却有，但结果却有很大的不同。很大的不同。2.3 格式化格式化数据数据2、使用系统提供的数据格式使用系统提供的数据格式nExcel提供了许多数据格式，包括数据的精确提供了许多数据格式，包括数据的精确度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人民币，百分比等）。民币，百分比等）。n数据格式设置的常见内容有以下几种。数据格式设置的常见内容有以下几种。n数据的精确度数据的精确度n以百分比方式显示数据以百分比方式显示数据n数据的分节显示数据的分节显示 n数据格式设置工具栏可快速设置数据格式数据格式设置工具栏可快速设置数据格式2.3 格式化格式化数据数据3、数据格式设置案例、数据格式设置案例货币形式的数据货币形式的数据2.3 格式化格式化数据数据4、自定义格式、自定义格式 n意义意义自定义格式允许用户修改单元格的格式，对单元自定义格式允许用户修改单元格的格式，对单元格中数据的显示形式、字体、字型以及单元格格中数据的显示形式、字体、字型以及单元格的边框、背景等内容进行设置。通过自定义格的边框、背景等内容进行设置。通过自定义格式不但可以式不但可以将单元格数据显示为需要将单元格数据显示为需要的样式，的样式，而且能够在输入数据的时候显示一些重要的提而且能够在输入数据的时候显示一些重要的提示信息，以示信息，以减少输入数据的出错率减少输入数据的出错率。此外，通。此外，通过自定义格式的设置，还能过自定义格式的设置，还能减少单元格内重复减少单元格内重复数据的输入数据的输入。2.3 格式化格式化数据数据5、自定义格式的形式、自定义格式的形式n格式组成格式组成 正数格式码；负数格式码；正数格式码；负数格式码；0的格式码；文本的格式码的格式码；文本的格式码n说明说明 格式代码中最多可以指定格式代码中最多可以指定四个节四个节。各节以。各节以分号分号分隔，分隔，它们顺序定义了单元格显示正数、负数、零和文本时它们顺序定义了单元格显示正数、负数、零和文本时的格式。的格式。如果只指定了两个节，则第一部分用于表示正数和零，如果只指定了两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所有第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。数字都会使用该格式。如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。比如，。比如，若将单元格的格式设置为：若将单元格的格式设置为：#,#.00;“零零”;则则当在此单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显当在此单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显示出来（被隐藏了）。示出来（被隐藏了）。2.3 格式化格式化数据数据 在格式码中指定的字符被用来作为占位符或在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任作为一个占位符，它在没有任何数字被显示的位置上显示一个何数字被显示的位置上显示一个0。符号符号“_)”跟在一个正数的格式后面，以保证跟在一个正数的格式后面，以保证这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度与这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度与圆括号圆括号“）”的宽度一样宽。的宽度一样宽。正数、负数和正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。靠单元格的右边线对齐。2.3 格式化格式化数据数据n自定义格式码的例子自定义格式码的例子2.3 格式化格式化数据数据格式符功能及用法通用格式对未格式化的单元格使用默认格式，在列宽许可的情况下，尽可能地显示较高的精度，在列宽不许可的情况下，使用科学记数法显示数值#数字的占位符，不显示无效的0。如单元格的格式码为：#,#.#，则123345.89将被显示为1,233,45.8。0234.30将被显示为234.30作数字的占位符，如果数字的位数少于格式中的零，则显示无效的零。如单元格的格式码为：0,000.00，则123345.89将被显示为1,233,45.8。0234.30将被显示为0,234.30%把输入的数字乘以100，然后以百分数的形式显示出来text显示双引号内的文本。如设置自定义格式为：339810#，输入1将被显示为：3398101，输入22，将被显示为：3398122颜色用指定的颜色格式化单元格内容，如在定义了红色的格式的单元格中输入的内容将以红色显示条件对单元格进行条件格式化，允许的条件有：，=，= 、ExcelExcel常用格式码的含义常用格式码的含义常用格式码的含义常用格式码的含义2.3 格式化格式化数据数据、自定义格式案例、自定义格式案例2.3 格式化格式化数据数据n8自定义格式的方法自定义格式的方法（1）选中要格式化的单元）选中要格式化的单元格。格。（2）选择）选择“格式格式”|“单单元格元格”菜单菜单（3）选择弹出对话框的）选择弹出对话框的“数字数字”标签，然后选择标签，然后选择“分类分类”列表框中的列表框中的“自定自定义义”选项。选项。（4）在）在“类型类型”文本框中，文本框中，输入自定义格式。输入自定义格式。（5）在单元格中输入数据，）在单元格中输入数据，数据将以自定义格式显示。数据将以自定义格式显示。2.4 格式化格式化日期日期1、概述、概述n在在Excel中，日期和时间实际上是以中，日期和时间实际上是以序列数字序列数字的形式存储，以日期形式显示的。所以当一个的形式存储，以日期形式显示的。所以当一个单元格的格式被设置为单元格的格式被设置为日期格式日期格式后，即使在其后，即使在其中输入纯粹的数字，该数字也会被显示为一个中输入纯粹的数字，该数字也会被显示为一个日期。日期。2.4 格式化格式化日期日期2、日期的格式码、日期的格式码显 示使用此代码月份（112）M月份（0112）Mm月份（JanDec）Mmm月份（JanuaryDecember）Mmmm月份（英语中各月单词的第一个字母）Mmmmm日（131）D日（0131）Dd日（SunSat）Ddd日（SundaySaturday）Dddd年（0099）Yy年（19009999）Yyyy2.4 格式化格式化日期日期3、日期格式化案例、日期格式化案例2.5 条件条件格式格式1、条件格式的意义、条件格式的意义n对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。比如在一个学生成绩表中，把所有不及格式。比如在一个学生成绩表中，把所有不及格的成绩显示为红色，就能够很容易找到有不格的成绩显示为红色，就能够很容易找到有不及格科目的学生。及格科目的学生。n下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值大于数值大于200时，用黑色显示；当小于时，用黑色显示；当小于100时时用红色显示；用红色显示；100200之间的数据用蓝色显之间的数据用蓝色显示。此示。此自定义自定义格式码格式码如下：如下：n黑色黑色=200#,#;红色红色=100#,#;蓝色蓝色#,#2.5 条件条件格式格式2、条件设置案例、条件设置案例n在下图所示的成绩表中，在下图所示的成绩表中，00之间，之间，080之间，之间，80100之间的分数分别以不同的颜色之间的分数分别以不同的颜色表示和背景表示，便于查询不同分数段的信息。表示和背景表示，便于查询不同分数段的信息。2.5 条件条件格式格式3、条件格式设置方法、条件格式设置方法1、选中、选中C3:F12区域区域2、选择、选择“格式格式”|“条件格式条件格式”，然后按下面对话框的格式设置就然后按下面对话框的格式设置就行了。行了。2.自定义自定义格式的应用格式的应用【例例2-1】用自定义数字格式输入相同的编用自定义数字格式输入相同的编号。号。定义定义A列学号列学号的自定义格式的自定义格式为：为：329901002.自定义自定义格式的应用格式的应用【例例2-2】设置自定义格式，控制用户输入设置自定义格式，控制用户输入 设置姓名列的自定义格式：设置姓名列的自定义格式：红色红色姓名不能输入数字姓名不能输入数字;红色红色人名不能是数字人名不能是数字;红色红色姓名不能是姓名不能是0设置工作年龄列的自定义格式：设置工作年龄列的自定义格式：G/通用格式通用格式;红色红色工作年龄不能是负数工作年龄不能是负数;红色红色0;红色红色工作年龄不能是文本工作年龄不能是文本2.自定义自定义格式的应用格式的应用n【例例2-3】隐藏不需要的隐藏不需要的0值。值。n在输入学生成绩之前，预先在该列中输入了一在输入学生成绩之前，预先在该列中输入了一个成绩计算公式个成绩计算公式“=SUM(C5:E5*0.)+F5*0.3”。所以。所以G列出现了许多列出现了许多0 设置G列总分区域的自定义格式为：G/通用格式通用格式;综综合成绩不能为负合成绩不能为负;2.自定义自定义格式的应用格式的应用【例例2-4】定义电话、保险号码的简化输入定义电话、保险号码的简化输入 运用模板运用模板 1、模板概述、模板概述n模板即模型、样板，它是一种特殊的工作簿模板即模型、样板，它是一种特殊的工作簿（工作簿模板）或工作表（工作表模板），在（工作簿模板）或工作表（工作表模板），在模板中已经设置好许多格式，如一个工作簿包模板中已经设置好许多格式，如一个工作簿包含多少个工作表，工作表中单元格的格式，各含多少个工作表，工作表中单元格的格式，各种标题的字号和大小等内容。在需要的时候，种标题的字号和大小等内容。在需要的时候，可以根据模板来创建新的工作表，新工作表具可以根据模板来创建新的工作表，新工作表具有与模板相同的表格样式。在有与模板相同的表格样式。在Excel中模板文中模板文件的扩展名是件的扩展名是“.xlt”运用模板运用模板2、使用系统的默认模板、使用系统的默认模板 nExcel提供的内置模板提供的内置模板运用模板运用模板3、内置模板应用案例、内置模板应用案例n建立下图所示的职工考勤表。建立下图所示的职工考勤表。运用模板运用模板n职工考勤表的建立方法职工考勤表的建立方法n选择选择“新建工作簿新建工作簿”任务窗格任务窗格”中的新建命令。如中的新建命令。如果任务窗格没有显示出来，可以选择果任务窗格没有显示出来，可以选择“视图视图”菜单菜单项中的项中的“任务窗格任务窗格”n选择任务窗格中的选择任务窗格中的“本机上的模板本机上的模板”选项，选项，Excel将会弹出将会弹出“模板模板”对话框，选择该对话框中的对话框，选择该对话框中的“电电子表格方案子表格方案”标签，然后从下面的列表框中选择标签，然后从下面的列表框中选择“考勤记录考勤记录”。运用模板运用模板4、建立自定义模板、建立自定义模板 n对于经常重复使用的工作表，可以将它们设置对于经常重复使用的工作表，可以将它们设置为模板，在需要的时候就可根据它来创建工作为模板，在需要的时候就可根据它来创建工作簿。模板的建立过程与一个普通工作簿的建立簿。模板的建立过程与一个普通工作簿的建立过程基本相同过程基本相同。n建立自定义模板案例建立自定义模板案例某单位办公管理人员（财务管理人员）经常与差某单位办公管理人员（财务管理人员）经常与差旅报销单打交道，要用到一张如下图所示的差旅报销单打交道，要用到一张如下图所示的差旅报销单。旅报销单。运用模板运用模板n差旅报销单差旅报销单运用模板运用模板n差旅报销单模板的建立差旅报销单模板的建立n（1）建立一个新的）建立一个新的Excel工作簿，并在其中的工作簿，并在其中的一个工作表中输入表格内容。一个工作表中输入表格内容。n注意，在注意，在“合计合计”后面的单元格即后面的单元格即E20中输入公式中输入公式“=SUM(I1:I19)*100”。因为。因为I1：I19单元格区单元格区域中的金额单位是元，所以该公式中对汇总金额乘域中的金额单位是元，所以该公式中对汇总金额乘以以100，将它转换为分，便于将它设置为大写金额，将它转换为分，便于将它设置为大写金额的元角分。的元角分。n（2）设置单元格的格式，包括边框、底纹、）设置单元格的格式，包括边框、底纹、字型、字号、必要的单元格合并等。字型、字号、必要的单元格合并等。n（3）设置）设置E20单元格的自定义格式为：单元格的自定义格式为：DBNum2#万万#仟仟#佰佰#拾拾#元元0角角0分分运用模板运用模板（4）选择）选择“另存为另存为”按钮，会见到按钮，会见到“另存为另存为”对话框。对话框。（5）从）从“保存类型保存类型”的列表中选择的列表中选择“模板模板（*.xlt）”