凯源商贸公司采购流程优化方案设计毕业设计.pdf

摘摘 要要 摘摘 要要：采购物流是当今社会发展的一个新的模式，其运行的时间不长。采购流程的效率会直接影响公司的采购成本。如何优化采购流程是当前所有企业关心的问题。本文以凯源珊珊商贸公司为载体，通过对公司现有采购流程进行分析，概括出公司采购流程中存在的问题及其原因，并针对采购流程中存在的操作不规范、采购管理人员职责等问题，在原有的采购流程的基础上，进行了简化和优化。关键词关键词：凯源珊珊 采购流程 问题 优化方案 目目 录录 第 1 章 凯源珊珊商贸公司基本情况介绍.1 第 2 章 凯源珊珊商贸公司采购流程的现状与问题分析.1 2.1 凯源珊珊商贸公司采购流程现状.1 2.2 采购流程中存在的问题及原因分析.2 第 3 章 凯源珊珊商贸公司采购流程优化设计.4 3.1 方案设计整体思路.4 3.2 采购流程优化方案.4 3.3 优化后的采购流程.6 总结.7 致谢.8 参考文献.9 1 第第1 1章章 凯源珊珊商贸公司凯源珊珊商贸公司基本情况介绍基本情况介绍 凯源珊珊商贸公司是一家独资的民营企业，于一九九七年十二月二十四日在燕山街开出了第一家便利店，也是长沙最早的24小时营业的便利店之一。珊珊便利店成立至今，引进国外先进的经营管理模式，结合本地实际，推行人性化管理，塑造健康向上的企业文化，努力培植团队精神，树立良好的企业形象，精心打造自己的品牌，制订科学严谨的管理制度，使每个岗位责权分明，人力资源配置以精简优化为原则，创造最大的经济效益。珊珊人遵循“堂堂正正做人，踏踏实实做事”的原则，以优质的商品、诚信的价格和优质的服务，服务于民，取信于民，得到了广大顾客的认可。2009年5月1日，珊珊便利店成功进驻长沙市火车站。2010年1月7日成功竞得武广高速铁路湖南段八个车站便利店十年独家经营权，以此为契机，珊珊便利店将进入全省扩展的崭新阶段！凯源珊珊商贸公司有自己的供应商，有些产品可以自产自销，本地产品从厂家直接进货，外地产品要从总代理处以最低的价格提货，减少进货环节，降低进货成本，凯源珊珊商贸公司只直营部加盟，有相对固定的供应商，凯源珊珊商贸公司会根据不同门店投放不同的商品，每个门店采购的商品都存在差异，因此凯源珊珊商贸公司的销售模式与别的连锁管理公司销售模式不一样。凯源珊珊商贸公司的采购流程主要由采购部门与供应商网上下订单，然后通过自己的物流部门把货物分发到各个门店。第第2 2章章 凯源珊珊商贸公司采购流程的现状与问题分析凯源珊珊商贸公司采购流程的现状与问题分析 2.1 2.1 凯源珊珊商贸公司采购流程现状凯源珊珊商贸公司采购流程现状 2 图1.凯源珊珊商贸公司采购流程图 如上图所示，采购流程要经过许多环节，每个环节都要相互衔接。需要采购的产品首先要经过对仓库的库存进行核对，如果库存不够再制定采购计划，根据制定的采购计划再去物料申购申请商品采购单。然后填制申购单，物料处根据采购计划中的具体内容与实际情况相结合进行审核，审核过后看采购的商品是否有特殊要求，如果无要求则下达采购订单，根据采购的价格是否合理，然后签订采购合同。签订合同后，要及时联系供应商交货。货物送达后直接运到公司的仓库进行检验，检验合格后入库，再把货物从仓库的物流部门派车送到各个门店。整个采购的流程环节比较复杂。环节越多就会增加采购周期，降低采购效益。2.2 2.2 采购流程中存在的问题及原因分析采购流程中存在的问题及原因分析 2.2.1 采购操作程序不规范 3 凯源珊珊商贸公司的采购原先是没有一个独立的采购部门，后面由于公司的发展需要才成立的一个独立的采购部门。由于公司的采购部门成立时间比较短，采购操作程序不规范，没有具体的采购操作程序准则,许多采购操作程序没有经过验证，因此采购的效率就会下降，就会增加采购的成本，采购部门与其他部门的协同力就会出现差异。需要对其作出一些优化，提高采购效率。降低成本,提高核心竞争力成为企业共同的目标,缩短产品在生产中耗费无用的时间,协调企业内部上下工序间衔接性,优化企业的采购流程是当前的关键。但是由于凯源珊珊商贸公司的采购部门制度不完善，采购操作程序的规范性遭到了忽视，目前凯源珊珊商贸公司并未重视这一问题。2.2.2 采购人员的采购意识不强 采购人员的采购意识不强，就对采购的价格把控能力不强。价格的把控能力是采购的关键，也是控制采购成本的重要依据。采购人员对自己的管理职责不明确会导致采购流程效率过低，错过最佳的采购时机，采购审核不严，没有明确的配备标准。凯源珊珊商贸公司也未加强采购人员意识培养，尚未制定完善的管理职责供采购人员参考。2.2.3 采购流程中与供应商建立的关系不稳定 采购流程中与供应商的关系非常重要，与供应商协商价格以及签订合同都是采购流程中的重要环节。如果与供应商之间的协商出现问题，就会导致采购流程的周期过长。凯源珊珊商贸公司过于注重自己的利益，导致供应商的利益受损，并且没有与供应商建立互惠互利的双赢合作方式。2.2.4 采购流程使用的信息系统陈旧 4 凯源珊珊商贸公司使用的采购信息系统不是最新的采购流程信息系统。做采购业务时采购人员的工作效率受到了影响，工作流程也不规范，工作成本也提高了，凯源珊珊商贸公司的信息化进程的速度也减低了。由于采购系统种类繁多，采购经验欠缺，导致选择采购软件的实用度降低。第第 3 3 章章 凯源珊珊商贸公司采购流程优化设计凯源珊珊商贸公司采购流程优化设计 3.3.1 1 方案设计整体思路方案设计整体思路 本方案设计首先根据凯源珊珊商贸公司采购流程中存在的问题提出一些解决方案，然后对凯源珊珊商贸公司现有的采购流程进行分析，对于其中一些的采购流程进行简化，对于采购计划这一流程作出进一步的完善设计方案。主要指出了凯源珊珊采购流程中采购操作程序不规范、采购人员的采购意识不强、采购流程中与供应商建立的关系不稳定、采购流程中使用的信息系统陈旧这几个方面的问题，针对这几个问题制定了相对应的解决措施。然后根据珊珊凯源商贸公司原有的采购流程图与改善设计方案相结合，制定一个优化采购流程图供珊珊商贸公司参考。3.3.2 2 采购流程优化方案采购流程优化方案 3.2.1 制定具体、明细的采购流程标准“没有规矩，不成方圆”，凯源珊珊商贸公司采购流程需要制定具体、明细的规范标准。规范标准能使流程简单化，让企业员工提高工作效率，减低采购流程中导致的过高成本。可制定一些标准，比如经办人员应对厂商的报价资料进行整理，并经过深入调查分析后以电话或其他联络方式向供厂商议价。如果遇到特殊情况，须经主管签字确认后上报。5 采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。采购部门接到生产部门的紧急采购情况并电话联系，主管应立即指定经办人员先行询价、议价、待接。3.2.2 树立强烈的采购部门管理意识 采购部门的管理是采购物流的一个重要环节。采购部门要制定一个严格的采购管理制度，让每一个员工的采购意识进一步提高，让每一位员工严格遵守采购管理制度，能够严格执行企业物资供应链的制度，遵守企业制度的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业的规定要求。根据企业的需求情况制定采购计划，按时、按质、按量地供应企业需要的物资，要提前做好采购计划，为企业的营运提供物资保障。根据自己部门的情况制定计划，实施定期订购和定量订购的方式，达到最少占用流动资金，使资金有效的利用。企业要重视严格采购管理制度意识的建立。3.2.3 与客户建立长期稳定的合作关系 与供应商之间建立战略合作伙伴关系，也可以和供应商成本分担，零售企业实施采购物流成本的分担方案。零售企业之所以与供应商之间的关系如此紧张主要由此引发的，从此以往，与供应商之间形成了空中楼阁。零售企业要本着合作双赢的思想，想和供应商协商成本分担的方案，只要保障供应商的利益，合理的解决成本分担。供应商在采购物流中作出的贡献，应该得到应用的利润，如果没有合理和完善的分担方案，那这个链条就会很快瓦解。3.2.4 使用最新的采购信息系统 6 使用最新的采购信息系统可以提高员工的工作效率，采购业务是采购流程的关键，使用更新的采购信息系统，能将复杂的采购流程简单化处理，即能降低公司的工作成本，又能规范工作流程。3.3.3 3 优化后的采购流程优化后的采购流程 图2.凯源珊珊商贸公司采购流程优化图 如上图所示，对珊珊商贸公司的原有采购流程做出了调整和优化。原采购流程只是意义上的简单采购。经过优化后的采购流程，对采购全过程进行了计划、组织、协调等管理。属于采购管理的范畴。该优化后的流程在原流程的基础上，增加了对供应商的管理、招投标管理、合同管理及采购验收等环节。首先，对供应商进行管理，制定生产计划，产生需求计划。需求计划如果通过了审核，就进行盘点库存，生成采购计划，再采购执行，完成招投标管理，进行合同管理。最后，采购验收。通过各个流程的优化缩短采购流程的周期，从而提高采购质量，同时也提高采购效率，减少采购人员的工作量。7 总总 结结 作为连锁超市企业，采购流程是整个行业的灵魂。凯源珊珊商贸公司要想在激烈的市场竞争中立于不败之地。必须对采购流程进行优化。来提高公司的采购效率，降低采购成本。一方面加强对员工采购意识的培训，另一方面加强硬软件设备完善。本设计通过对凯源珊珊商贸公司采购流程的现状分析，总结出凯源珊珊商贸公司采购流程中存在着操作不规范、人员采购意识差、与供应商关系不稳定、信息系统落后等问题。在原有的采购流程上，进行简化。并增加了制定标准的采购流程标准、与供应商签订采购合同、使用新的信息系统等方案。通过对这些方案的实施，提高了凯源珊珊商贸公司的采购效率，降低采购成本。8 致致 谢谢 光阴似箭，日月如梭，三年的大学生涯即将结束。回想起在校期间的学习生活，面对培育我的母校，心中无限感慨。首先要感谢我的导师老师，她在论文的选题、研究和撰写过程中，给予了我充分的指导、支持。为我们提供了清晰的思路。同时也对本文的成型提供了很多有价值的指导和建议，使我能够顺利地完成学业和论文的撰写。让我学到了知识，同时也得到了锻炼。导师严谨治学的态度、丰富的知识、诲人不倦的精神给我留下了深刻的印象，是我学习的榜样。感谢学校各级领导老师为我提供的帮助，为我顺利完成学业做出了贡献。感谢我远在千里的父母，他们给了我无私的爱，我深知他们为我求学所付出的巨大牺牲和努力，而我至今仍无以为报。感谢所有曾经给予我帮助的同学和朋友，他们给了我无数的关心和鼓励，也让我的大学生活充满了温暖和欢乐。最后，衷心感谢在百忙之中抽出时间审阅本论文和参与论文答辩的各位老师。9 参考文献参考文献 1韩英.面向供应链的供应关系管理（SRM）J.模式研究，2004（6）：106-107.2王志毅.采购流程中存在的风险分析及防范措施J.物流工程管理，2012(6）：102-101.3刘文远.企业物流流程优化和控制研究F.太原城市职业技术学院学报，2009（5）：101-99.4唐欣颖.我国第三方物流企业客户关系管理研究D.长安大学硕士论文，2007（2）：89-12.5王兵，徐小斌，郑洪帖.基于供应链的采购管理J.商业研究，2002（8）:97-102.6刘婷.企业物流过程中存在的一些问题和对策D.交通大学生论文，2012（6）：102-101.7孙艳艳.关于企业物流人才需求的探究D.佳木斯教育学院学报，2012（6）：101-66.8满孜孜.关于物流绩效评价的理论发展J.湖南商学院学报，2005（8）：101-30.9兰振东.采购物流管理绩效研究J.商业现代化期刊，2006（8）：101-30.10马颖莉.大规模定制环境下企业采购策略D.硕士论文，2013（8）：102-68.