办公室主任岗位职责描述.doc

办公室主任岗位职责描述

6
2020年5月29日
文档仅供参考
岗位描述办公室主任
岗位名称:
办公室主任
直接上级:
行政总监
直接下级:
秘书室主管、司机班班长、总经理秘书、法务专员、档案员
本职工作:
负责公司办公秩序及行政事务管理。
直接责任:
（1） 制订办公室年度、月度工作目标、工作计划和预算并上报,经批准后执行。
（2） 制订办公室年度培训计划经批准后协助培训部实施和考核。
（3） 掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。
（4） 负责督办、检查各部门对上级指示和高管级会议决议的贯彻执行。
（5） 组织起草公司行政文件,对系统间发文做好法律审核。
（6） 组织全公司档案的管理工作。
（7） 巡视、监督、检查公司各部门办公秩序及办公室各项工作。
（8） 掌握办公室的整体工作情况及公司重大会议、活动情况,汇总分析各项检查结果,定期为总经理、行政总监提供公司工作简报。
（9） 做好总经理和各部门的信息传递工作。
（10） 负责公司高管层、系统间会议及其它重大会议、活动的会务工作。
（11） 组织记载公司大事记,编撰公司辞典工作。
（12） 指定专人收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。
（13） 组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊征订分发工作。
（14） 负责掌印,合理合法使用公司印信。
（15） 组织做好公司文件的编号、打印及发放。
（16） 做好信访工作,处理重要信函,接待重要客人。
（17） 督办公司有关证照,办理公司的法律事务。
（18） 为总经理派出得力人员做好秘书工作。
（19） 负责对司机班车辆的统筹管理,监督检查车辆定点维修。
（20） 公司公共活动场所的使用。
（21） 负责公司通讯设备的检查、管理工作。
（22） 负责掌管公司各部门钥匙(财务部门除外)。
（23） 指定专人负责办公室文件、资料的保管和定期归档工作。
（24） 负责主管业务的检查改进与研究发展,并及时向行政总监报告工作。
（25） 指定专人负责总经理室办公用具、设备、设施的登记、保管和报损报失工作。
（26） 按程序做好与相关部门的横向联系,积极接受上级和有关部门的监督检查,及时对部门间争议提出界定要求。
（27） 制定直接下级的岗位描述,定期听取述职并对其工作做出评定。
（28） 指导、监督、检查所属下级的各项工作,掌握工作情况和有关数据,视情况填写过失单或奖励单,按程序办理。
（29） 定期向行政总监述职。
（30） 做好本部门各项行政事务处理工作,提高工作效能,增强团队精神。
（31） 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。
（32） 主持办公室例会,参加公司有关行政方面会议。
（33） 审阅办公室及与其相关的文件,审核下级上报的月度工作计划、预算和有关作业文件,视其性质内容,决定处理方式。
（34） 在必要的情况下向下级授权。
（35） 及时对所属下级工作中的争议做出裁决。
（36） 开展内部民主管理活动,调动和发挥员工工作的积极性、主动性、创造性,向上级或有关部门提供合理化建议。
（37） 培养和发现人才,负责直接下级岗位人员任命的提名。
（38） 指定专人负责本部门办公用品的领用、分发和文件、资料、记录的收发、上报、保管与定期归档工作。
（39） 组织做好保密工作。
（40） 指定专人负责本部门和下级部门所使用的办公用具、设备设施的建帐建卡、定期盘点、报损报失工作。
（41） 完成行政总监交办的其它工作任务。
（42） 关心所属下级的思想、工作、生活。
（43） 代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。
领导责任:
（1） 对公司办公秩序负责。
（2） 对文件的拟、收、发、定期归档负责。
（3） 对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
（4） 对印鉴、介绍信管理不严,使用不当造成不良后果负责。
（5） 对办公室工作目标的完成负责。
（6） 对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。
（7） 对办公室预算开支的合理支配负责。
（8） 对办公室工作程序的正确执行负责。
（9） 对办公室负责监督检查的规章制度的执行情况负责。
（10） 对办公室所辖的设备、工具的完好性负责。
（11） 对办公室所掌管的公司秘密的安全负责。
（12） 对办公室给公司造成的影响负责。
主要权力:
（1） 对公司各部门办公秩序的监督检查权。
（2） 对重大会议根据需要有现场指挥权。
（3） 必要时有向总经理直接报告权。
（4） 有权向各部门索取必要的资料。
（5） 对总经理指示和高管级会议有权督办。
（6） 有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。
（7） 对用车申请的审批权。
（8） 对公共活动场所使用的审批权。
（9） 对办公室所属员工及各项业务工作的管理权。
（10） 业务范围内紧急事件的权宜处理权。
（11） 对限额资金使用有批准权。
（12） 有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权。
（13） 对所属下级的工作有监督、检查权。
（14） 对所属下级的工作争议有裁决权。
（15） 对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权。
（16） 有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力。
管辖范围:
（1） 办公室所属员工。
（2） 办公室所属办公场所及卫生责任区。
（3） 办公室办公用具、设施设备。
（4） 公司通讯设备。