分公司财务管理制度范本.doc

分公司财务管理制度一、管理机构分公司设财务,人员编制2人，其中会计1名，出纳1名。会计和出纳职责分开，互不兼任。分公司财务职责执行公司财务制度，根据分公司实际情况，在公司财务制度框架内建立分公司财务实施细则并组织实施；进行会计核算，编制财务报表，反映分公司财务状况；财务异常情况预警报告；分公司费用报销和付款的审核；分公司资金收、付、保管工作，根据公司要求进行资金调度，执行收支两条线资金管理要求；分公司应收款、应付款的账目登记、往来核对和款项跟催；分公司所属门店的财务检查、内控监督及业务指导与培训；指导及协助分公司行政人员做好分公司资产管理工作；申报纳税、发票管理，配合好当地政府税务、统计方面的工作；处理与当地金融机构日常工作联络事宜；归属于分公司使用的各类银行帐户之管理与维护；分公司与税务、银行有关的证照办理和年检管理；分公司对外经济合同的财务审核；分公司财务分析，提供合理化经营管理建议；参与制订并执行分公司年度预算；分公司其他财务工作。会计与出纳的分工出纳职责：负责收款（限公司授权部分）、按指令付款、分公司资金、有价证券及银行物件的保管；登记资金日记帐；兼管发票开具、空白发票领购、保管、领用登记、收回、缴销；配合会计对门店进行日常财务管理；负责管理与维护属于分公司的各类银行帐户；上级交办的其他事务。会计职责：负责公司财务制度的执行，落实内部控制；建立会计帐簿，进行会计核算，提交财务报告；负责对门店日常财务管理；负责税收申报及税务日常对接，财税证照管理与维护；各类报销与付款的审核，往来帐登记与核对，款项跟催；分公司经济合同及协议的会审，财务分析与财务异常报告；执行内部经营责任考核（含计算考核指标），参与制订经营目标初稿；上级交办的其他事务。分公司财务的管理机制分公司财务业务上归总部财务部管理，向总部财务部负责。分公司财务人员行政上归分公司经理管理，从属于分公司这一主体，按分公司日常行政、人事、办公各项管理规定运转。分公司财务人员的评测、任命、晋升、辞退、岗位轮换、薪资调整由总部财务经理主导向上级提报，分公司经理有建议权。二、资金管理银行帐户以下情况可以开设银行帐户：总部财务部通知要求开立；分公司财务申请，经总部批准之后可以开立。注：分公司财务或其他人员不得擅自开立分公司银行帐户；已经开设的银行帐户，须按以上要求梳理，不合规帐户须注销。银行帐户信息登记分公司银行帐户开立、注销、变更，出纳均须在银行帐户登记表（附件一）上作登记；银行帐户登记表每月末以电子档形式发送分公司会计和总部财务部出纳，总部出纳汇总全公司银行帐户登记表后，如有任何信息变更，须将汇总后的银行帐户登记表发送给公司董事长、总经理、集团财务总监、财务部经理；帐户发生变更（含新增、变更和销户）后，出纳应及时通知内部相关部门、人员及外部有关单位。资金安全出纳保管银行帐户，包括开户资料、存折、银行卡、账户密码、电子密钥等；现金、现金等价物、资金相关的凭证、物件，出纳应将其收纳于保险箱（柜）内，并妥善保管好保险箱（柜）钥匙和密码；银行帐户优先采用网上银行方式操作；银行帐户查询权限，应告知总部财务部指定岗位人员；网银付款操作要实行权限分开，由出纳负责录入付款信息并复核，会计负责再次复核并审批。除帐户查询密码外，出纳不得将自己保管的任何密码告知他人。不能设置过于简单的密码，也不能以生日、电话号码等易于破解的信息作为密码，且不得在醒目的地方记录密码，并应适当频率更换新密码。如因休假交接的原因暂时将密码告知他人，应于复岗交接后及时更改密码。以上方面，若因出纳自身原因造成了损失，则后果自负。收支两条线资金管理要求公司对分公司资金，实行严格的收支两条线管理；分公司各类资金收入，不得用于分公司任何类型的支出，必须全部上缴公司总部；目前，分公司营业收款禁止以现金方式收款，且营业收款路径设置为客户直接支付到总部的相关帐户（请另行参阅相关通知）；以下情况，分公司必须将收入的资金转回总部：任何时候，分公司收入的资金累积达2万元以上时；每周五下午4时，分公司收入的资金累积不低于2000元时；公司总部要求时。注：如果网银操作允许，总部有权随时将分公司帐户上的资金划拨回总部；但划拨成功后，应第一时间通知分公司出纳。分公司备用金公司为每一分公司分别核定备用金额度（初始额度见附件二）。此备用金额度由财务部每季度根据实行情况进行评估，如须调整，由财务部提报董事长审批后执行；分公司备用金保管人为出纳，备用金由总部拨款至分公司指定的备用金专用银行帐户（用于现金付款所需），或由总部拨款至分公司基本帐户（用于对公转帐所需）。出纳除正常提取现金外，不得将备用金转存至其他帐户；分公司备用金用于分公司日常各项经营支出，包括日常费用、税金、对外付款及员工备用金等；分公司员工统一向分公司申请借款，如分公司员工早期有向总部财务部借款，请于文件下发时即行向原借款单位交回清零，并由总部财务部跟进；若备用金不足时，分公司应向总部申请拨款，不得用收入项下资金直接支付（坐支）；分公司备用金申请拨款的办法： 每月1-3日，或备用金余额低于预计2日内日常所需时，由分公司出纳填列付款申请单，收款人为本分公司，列明事项、收款帐户及金额，附上月起至当日的银行日记帐及现金日记帐（电子档），经分公司会计及经理签名后，发送给总部财务部走请款流程。注：从2013年5月份开始，请根据公司要求逐步采用OA方式向总部发送付款申请单，具体OA实施要求以总部通知为准。申请金额计算：申请金额备用金额度备用金余额办理流程：分公司出纳填列付款申请单，附上有关日记帐；分公司会计复核；分公司经理审核；总部财务部经理复核；总经理审批；董事长批准；总部财务部拨款。分公司出纳若离职或调岗，应对分公司备用金移交给新任出纳，总部财务部经理负责监交。资金日记帐出纳应按照所保管的资金、有价证券、其他现金等价物，分别设立日记帐。现金：每一币种分别设立现金日记帐。一级科目为“现金”，二级科目为币种。银行存款：每一帐户（含对私帐户）分别设立银行存款日记帐。一级科目为“银行存款”，二级科目为开户银行和帐号。有价证券：每一类有价证券分别设立日记帐，如银行承兑汇票日记帐。一级科目为“有价证券”，二级科目为具体券种。现金等价物：每一类现金等价物分别设立日记帐。资金日记帐以统一格式的EXCEL表格登记（格式见附件三）。资金日记帐应逐笔、即时登记。每日下班前，当日所有资金进出项目应登记完成。资金盘点出纳自盘出纳应勤于自行盘点，至少每日一次自行盘点，做到“日清”。自行盘点时，须完全登记好资金日记帐，结出余额，与资金实际盘存进行核对。出纳自盘如果发现差异，应查找原因，订正错误，直到帐实相符。无法查明原因的短款，出纳应承担责任，自行补足。若出现较大金额差异，原因不明或存在异常的，出纳须第一时间向上级提报。不上报的，由出纳自行承担责任。月度例行盘点每月结束后2个工作日内，由分公司会计、出纳共同进行月度资金盘点。盘点结束后，盘点人员填写月度资金盘点表（附件四），双方签字，出纳存档。盘点结束后，分公司会计将月度资金盘点表电子档上报总部财务部会计主管，会计主管在1个工作日内完成复核、汇总，并将汇总表报送财务部经理、总经理、集团财务总监、董事长。盘点若发现较大金额差异，原因不明或存在异常的，应按以上同样的汇报路径逐级上报，不得隐瞒、拖延。不定期抽盘以下人员有权对分公司出纳保管的资金，随时进行抽查、盘点，其他人员无权对分公司资金进行抽盘：总部财务部经理、集团财务总监、董事长及其授权人。总部审计人员。总部组织的分公司财务检查组成员。总部组织的分公司综合检查组成员。不定期抽盘可对分公司全部资金进行盘点，也可对部分类型资金进行抽查。不定期抽盘后，盘点人员填写资金盘点表（格式同附件四），经盘点人员和被盘点出纳共同签名，原件由抽盘人员带回述职，出纳可保存复印件。付款指令出纳对外付款，必须根据经批准有效的付款指令执行。以下几种对外付款，因情况特殊，无须每笔对应付款指令：银行按标准扣收的汇款或收款手续费、工本费，按合同扣收的贷款利息（若有）。税务机关在帐户上自动扣收的税款。水力、电力、通讯服务机构按事先合同约定自动扣收的水费、电费、电话费等（若有约定）。付款指令的三种形式：费用报销单：用于员工办理公务产生了付款后，向财务部门报支现金。付款通知单：用于各部门履行审批手续后通知财务部门对外付款，或分公司请求总部对其拨款。个人借款单：用于内部员工向公司财务部借支办事备用金或其他款项。付款指令的审批流程及要求，详本管理规章第三节“付款审批流程及权限”规定。出纳需严格按付款指令执行付款；若有自作主张，不执行或不完全执行付款指令，私自付款或付款后手续不全的情况，按公司奖惩规章追究责任，严历惩罚。三、付款审批流程及权限为了提升办事效率，总部下放部分日常付款批准权限至分公司。分公司经理付款批准权限付款类型权限：分公司经理有权批准的付款类型限于日常费用开支和员工备用金借款两项。其他如资产购置、薪资社保、车辆维修保养支出、客户退款、税金等，批准权限属总部。付款金额权限：分公司经理可批准合计报销金额小于20000元费用报销单。分公司经理批准的费用报销单内，单项事务、单笔费用金额不可达到或超过2000元；否则批准权仍属总部。分公司经理可批准金额不超过2000元的备用金借款单。分公司人员不得为了规避总部审批，人为将单笔费用或借款拆分为多笔费用或借款；如有发现，按公司相关规定处罚。付款审批流程不须经过总部审批的情况：经办人填写费用报销单、借款单，粘贴好原始票据附后。经办人所在部门负责人审核分公司会计复核分公司经理批准分公司出纳付款须经总部审批的情况：经办人填写费用报销单、付款通知单、借款单，粘贴好原始票据附后。经办人所在部门负责人审核分公司车务主管复审（仅车辆相关费用）分公司会计复核分公司经理审批分公司会计通过OA系统内专用模块录入报销内容，向总部提报审批单。总部业务分管部门负责人、财务经理、总经理、董事长依序在OA系统对该付款申请进行批复。分公司出纳根据OA系统中已批准生效的付款指令付款。注：分公司书面单据无须邮寄到总部，自行留存。但总部审批人员要求查看时，须配合以扫描、拍照或传真等方式向对方呈现。四、收款管理分公司暂无营业收款权，所有营业收款以非现金方式直接收入于总部帐户。每笔营业收款，分公司经办门店店员须即时、准确、完整地在公司ERP营业管理系统相关单据（租车单、结算单或收款单）内录入。录入的要素至少有：收款金额收款方式收款的构成项目，分项金额。除营业收款外，其他各类收款可由分公司出纳直接收款。收据管理要求：分公司出纳收到外部单位或内部员工交来现金，或各门店营业人员经办营业收款时，须当场开出收据，开单人、收款人须在收据上签名，客户联应当场交付到客人手中。分公司银行帐户收到外部单位或内部员工汇入的款项，属于押金、收回借款、外部退款的，可以根据对方要求开出收据，如对方未要求时不开具收据。收据必须使用总部财务部印制有我司抬头的统一收据，不得自行购置使用。收据必须按收据号码为序使用，不得跳号开具。收据开错不得涂改，而应作废后重开。作废时，应将全部联次完整保存，一并作废。收据各联应一次性开具，同一份收据的每一联次开具内容要完全相同。用完的收据，其存根由分公司出纳统一向总部财务部上缴核销。分公司出纳可于空白收据不够使用之前，向总部财务部领用空白收据。但最多只允许分公司出纳储备三本空白收据。分公司出纳统一领用空白收据后，负责分发给所属门店使用。总部收据保管人对收据入库、领用、缴销，应作好登记及跟踪管理；分公司出纳对分公司范围内收据入库、领用、缴销，应作好登记及跟踪管理。两级收据管理人员若发现问题，均应及时上报。若发现出纳或门店人员以侵占公司资金为目的，故意不开具或少开具收据、或以其他方式弄虚作假的，按公司相关规定从重处罚，情节触犯法律的，并按法律程序处理。分公司收到的任何款项，均按本管理规章第二节第款“关于收支两条线”的要求汇回总部，不得用于分公司任何支出。五、营业退款定义：本管理规章所指“营业退款”，是指我司营业过程中向客户收取的押金、保证金、代办事项预收款等款项，当满足我司业务政策所预订的条件时，我司将全部或部分预收款退还给客户的业务行为。营业退款基本流程：营业退款须执行提报、审核、退款、核销四个基本流程。营业退款的提报营业退款由该门店经办人提报，门店店长审核。提报形式：OA系统发起付款通知单。营业退款的审核分公司会计审核：a.退款事项是否符合公司业务政策；b.退款对应的原收款是否已经确实收妥；c.本次退款金额计算是否正确，尤其是有多次退款情况时，本次退款金额不得大于应退款余额。分公司经理审核：a.退款事项是否符合公司业务政策；b.退款条件是否已经完全满足；c.该项退款是否存在其他未结事项或或有事项。总部财务部门审核：a.本次退款金额计算是否正确，尤其是有多次退款情况时，本次退款金额不得大于应退款余额；b.前述各流程是否已规范完成。总部财务部退款。当以上审核流程全部完成时，按付款通知单指令执行退款。退款核销总部出纳完成退款时，第一时间通知退款提报人；退款提报人在营业系统内录入退款信息；总部财务部跟踪该退款事项在信息系统内是否已完成信息录入，应退款余额是否显示正常。六、内部会计核算分公司实行独立核算，每一分公司设立独立的会计核算帐套，核算分公司收入、成本、费用，记载分公司各项资产、负债，反映分公司财务状况与经营成果。分公司为我公司内部非法人经营机构，所有经营资源均源于总部，最终经营成果亦归属总部。每个会计年度终了，分公司应将当年经营成果划缴总部。分公司会计负责建立分公司会计核算帐套，实施会计核算。会计核算体系中，一级会计科目、主要会计科目之明细科目、会计科目辅助核算规则、会计报表格式，按本管理规章第六节第款规定的统一标准执行。本管理规章未明确统一标准的部分，分公司会计可根据分公司实际业务特点采用适当的方法，但仍需与总部财务部沟通，并接受总部财务部指导。分公司使用总部统一配备的财务软件建立自己的帐套，远程接入运用，帐套数据存放于公司服务器。会计科目设置标准：科目类型科目编码科目名称明细科目设置规则辅助核算核算内容备注资产1001现金按币种设置资产1002银行存款按银行帐户设置资产1009其他货币资金按其他货币资金类别设置资产1101短期投资资产1102短期投资跌价准备资产1111应收票据资产1121应收股利资产1122应收利息资产1131应收账款按应收款类别设置客户核算性质为我司应收的款项，不论是预收还是应收，均在本科目核算。不使用“预收帐款”科目资产1133其他应收款其中，内部员工借款要求单独设置“员工借款”二级科目“员工借款”二级科目实行员工核算资产1141坏账准备资产1161应收补贴款资产1211原材料资产1221包装物资产1231低值易耗品资产1243库存商品资产1301待摊费用按待摊费用项目设置，同时要求会计建立明细台帐资产1401长期股权投资资产1402长期债权投资资产1421长期投资减值准备科目类型科目编码科目名称明细科目设置规则辅助核算核算内容备注资产1502固定资产按固定资产类别设置，同时要求会计建立明细台帐资产1503累计折旧不设置明细科目，但要求会计在资产台帐中体现明细折旧金额资产1505固定资产减值准备资产1601工程物资资产1603在建工程按在建项目设置资产1605在建工程减值准备资产1701固定资产清理资产1801无形资产按无形资产项目设置资产1805无形资产减值准备资产1911待处理财产损溢负债2101短期借款按每项短期借款设置负债2111应付票据负债2121应付账款按应付款类别设置供应商核算性质为我司应付的款项，不论应付还是预付，均在本科目核算。不使用“预付帐款”科目负债2122应付职工薪酬负债2181其他应付款负债2191预提费用负债2301长期借款负债2311应付债券负债2321长期应付款权益3101实收资本按股东设置权益3111资本公积权益3121盈余公积权益3131本年利润权益3141利润分配损益5101主营业务收入按公司营业类别设置部门核算损益5102其他业务收入按其他业务项目设置损益5201投资收益损益5203补贴收入损益5301营业外收入按营业外收入项目设置损益5401主营业务成本按公司营业类别设置二级科目，按业务成本项目设置三级科目部门核算科目类型科目编码科目名称明细科目设置规则辅助核算核算内容备注损益5502管理费用按管理费用项目设置部门核算损益5503财务费用按财务费用项目设置损益5601营业外支出按营业外支出项目设置损益5801以前年度损益调整内部会计报表月度会计报表“月度”指每年第1至11月。月度会计报表包括资产负债表、利润表、科目余额明细表、部门盈亏平衡表及本管理规章第六节第款规定的所有台帐。公司领导要求报送其他表格或总部财务部要求添加其他表格时，以公司财务部通知为准。月度会计报表编制人为分公司会计月度会计报表报送时间为次月10日前；如受法定节假日放假影响需要延后时，应以总部财务部通知为准。月度会计报表报送对象：总部财务部经理、集团财务总监、董事长。年度会计报表“年度”指每年第12月。年度会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、科目余额明细表、部门盈亏平衡表，以及本管理规章第六节第款规定的所有台帐。公司领导要求报送其他表格或总部财务部要求添加其他表格时，以公司财务部通知为准。年度会计报表编制人为分公司会计年度会计报表报送时间为次年2月15日前，如受法定节假日放假影响需要调整时，应以总部财务部通知为准。年度会计报表报送对象：总部财务经理、集团财务总监、董事长。汇总会计报表总部财务部经理在每期会计报表收集完整后（时间见上述规定），负责在3个工作日之内完成复核、确定及汇总。汇总会计报表报送对象：总部财务经理、总经理、集团财务总监、集团总经理、董事长。会计报表格式上述各会计报表格式，由财务部统一制订下发执行。分公司不得随意更改报表格式。分公司若确有更改会计报表格式的需要，须预先上报总部财务部。经财务部审核同意后，由财务部将修改后的报表格式下发给所有分公司及总部执行。七、分公司财务检查总部对分公司实施定期或不定期财务检查，分公司须配合检查，接受总部监督和指导。定期财务检查定期财务检查暂由公司财务部组织实施；若公司设置了审计机构，则由审计机构组织实施。定期财务检查组成员构成：从总部财务部财务经理、主办会计、往来会计、出纳、（审计部审计经理、审计员）、集团财务总监中抽调人员组成，每次不少于2人，不多于4人，由职务最高者带队。定期财务检查的时间规定：每个分公司每两个月期间必须进行一次定期财务检查，不固定实施日期。时间尽可能避开申报纳税、月度结帐、出财务报表的时间。根据定期财务检查的特点，定期检查前半个工作日内，检查组将通知被检查单位，以便提前安排好相关财务工作，避免过多冲突。定期财务检查的检查内容，至少包含：收支两条线资金管理要求落实情况付款规范性收款规范性费用报销合规性资金盘点内部帐务审计外部帐务核查空白票据使用情况核查门店帐务、表单的稽核情况复核ERP系统是否规范录入检查收据与收款的核对，收据存根联检查用友财务帐套运行情况了解税务情况了解与非财务人员交流，了解他们对财务工作或财务人员的看法或建议了解财务人员的工作建议针对薄弱环节的现场培训或指导定期财务检查报告定期财务检查结束后，小组成员依各自分工如实记录检查情况，并提出必要评价，报给组长；组长汇总成员报告内容，形成完整报告；检查结束3个工作日内，提交财务检查报告给有关领导，抄关必要人员。后续改进根据财务检查发现的问题，通知被检查单位限期整改，逐项落实。不定期财务检查根据公司财务总监、总经理、董事长指令，公司财务部组织不定期财务检查。不定期检查不通知被检查单位；若小组成员私自告知被检查单位，一经发现，按公司奖惩规章处罚。不定期财务检查工作机制同本管理规章第八节第款“定期财务检查”；若指令人有特殊指示，则从其指示。八、本管理规章自发文之日开始施行，如有未尽事宜则适时修订。本管理规章由集团财务部解释。附件一：银行帐户登记表银行帐户登记表序号帐户类型开户银行户名帐号开户时间用途变更记录变更日期变更事项1234567891011121314151617181920填报单位：制表人：日期：附件二：分公司备用金额度表分公司备用金额度1、*分公司2、*分公司3、*分公司4、*分公司5、合计附件三：出纳日记帐格式出纳日记帐单位：出纳：一级科目：二级科目：日期凭证编号摘要借方贷方余额附件四：资金盘点表资金盘点表盘点单位： 盘点时间： 年 月 日 时类别银行帐号帐面结存实盘金额差异金额说明 出纳： 盘点人：第18页/共18页