医院档案智慧管理中微信公众平台的应用_陈君.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案100兰台论坛Lantai BBS医院档案智慧管理中微信公众平台的应用陈君（东莞市虎门中医院，广东 东莞 523000）摘要：本文论述了作为医院信息化、智慧化管理战略的一部分，以微信公众号为代表的技术端口兼具媒体传播属性、营销属性、服务属性，是未来医院档案智慧管理的一个重要技术中介。关键词：大数据；医院档案；智慧管理；微信公众平台自 2006 年开始，中国医院协会信息专业委员会（CHIMA）每年都会面向全国数千家主流医院开展一次医院信息化状况调研，重点调查医院在信息化建设方面的基本状况。从近几年我国“医院信息化”建设的最新发展趋势来看，在大数据时代，医院的治理创新和运营创新呈现出“医院互联网化”与“互联网医院”两个主要的发展方向。从深层次讲，医院的信息化建设必须主动走向数据驱动、数据治理的道路上去，借助于智慧管理技术形态实现医院系统的变革。医院档案资源作为医院在科研、医疗、保健、管理等方面产生的宝贵知识资源，只有借助于信息化、数据化、智慧化技术手段才能有效为医院、社会大众、为患者提供最大化的档案增值服务。一、现阶段我国医院档案智慧管理的主要趋势性特点（一）越来越强调档案管理的“一站式服务”在医院建构“智慧管理”档案框架下，通过借助于互联网技术、物联网技术、云计算技术等对医院档案资源进行高度的数字化集成，使医院档案需求（受众）可以足不出户或者只需跑一次腿、找一个窗口即能实现对档案知识资源的满足，这就是“一站式服务”的魅力所在。当然，虽然在医院电子档案、智慧档案管理的实践中，能做到“一站式服务”的案例还相对比较匮乏，但是“一站式服务”作为一种重要的档案智慧管理趋势已经被不少医院列入了信息化发展战略当中。例如，根据我国医院协会信息专业委员会（CHIMA）的统计，关于医院智慧档案管理的相关发展战略中，类似于“电子病历集成”“大数据建设与应用”“患者服务”等具有“一站式服务”属性的内容被更多医院所青睐。（二）档案的开发利用方式趋于多元化在农业文明时代、工业文明时代等人类不同的历史发展时期，档案的开发利用方式具有不同的方式。例如，在传统的工业文明时代，医院档案资源开发利用的方式就是“档案室+借阅室”，档案管理和服务形式高度单一、机械化，档案资源的需求群体主要是患者、医护人员等，档案管理效率比较低。但是进入后工业化文明、大数据时代之后，医院档案资源（非涉密）及其背后承载的知识价值逐步成为社会多元主体的刚性需求。例如，高校学者、科研机构、新闻记者、政府机构等主体基于公共利益目的、市场经济目的、学术研究兴趣等都在借助于新媒体、公开的大数据平台（如国家统计局公报）对医院等主体生产的档案知识资源进行获取、研究，这就极大拓展了医院档案资源的开发视界，医院档案必须借助于微信公众号等新媒体传播手段对自身档案资源进行整合、开发和利用。（三）“微信生态”成为医院档案智慧管理的技术流在大数据时代，医院对自身档案资源的整合、管理和开发实际上是一种知识营销行为，其目的就在于促使医院档案知识资源价值可以在社会化过程中获得最大化。按照科特勒等人的见解，社会营销的核心本质在于对用于影响某种社会观念的接受程度的流程进行设计、实施和控制，包括产品规划、定价、沟通、分销和市场研究等要素。如果用“营销生态”的视角来看，“微信生态”以月活跃度 12亿人次、以“朋友圈+微信群+企业微信+小程序+搜一搜+视频号+公众号+微信支付”为主要内容的微信生态成为医院档案资源社会化、建设智慧管理系统一个无法回避的技术流。二、医院建立微信公众平台的意义（一）满足社会信息传播渠道的多样性需求在过去，人们要想了解各种医疗方面的信息，唯有通过广播、报纸和电视等传统媒体获取，缺乏应有的实时性，而且有价值的医疗信息面比较窄。2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S101兰台论坛Lantai BBS随着信息技术和新媒体技术的快速发展，人们获得信息的途径呈现多元化的趋势，人们沟通和交流的方式也从传统的面对面、信函交流转化为互联网的交流，不仅缩小了人与人之间的距离，也改变了人们的生活方式和工作模式。在此背景下，作为移动互联网的核心内容的微信，以其独特的优势受到人们的青睐和广泛的应用，已经成为新时代下人们沟通和交流以及各项工作不可或缺的工具。由此微信客户端和公众平台以自媒体和新媒体的形式出现在现代多媒体的潮流中，并且为各个领域的工作带来了前所未有的宣传效益和工作效率。医院微信公众平台的建立，在一定程度上满足了民众对医疗信息的迫切需求，显著提升了人们就医的便捷性和对医院的了解。具体来说，微信公众号平台已经成为医院自我宣传和为患者服务的重要媒介，通过该平台不仅可以预约挂号、了解医生的工作信息，还可以进行网上诊疗等更广泛的业务，促进了医生和患者之间的沟通和交流，稳固了医患之间的良好关系。同时，在智慧化的大趋势下，医院的微信公众平台加快了医院档案管理和服务信息化建设的步伐。一方面，该平台减少了医院单独构建信息化平台的整体费用，另一方面，推进了医生和患者沟通交流的及时性和有效性，大大缓解了医患矛盾。医院公众平台构建的核心目标是更好地服务于广大患者。同时推动了医院智慧化、信息化的进程，解决了医院各项管理工作中存在的诸多难题，充分满足了民众对医疗信息的基本需求。（二）满足医疗改革对医院档案管理信息化的要求我国在新实施的医疗改革措施中明确指出，新时代下的各类医院必须采取信息化的方式提升医院的管理水平，切实促进医疗活动效率的提升。在智慧化和信息化的建设目标下，我国的各大医院都逐渐建立起内部微信公众平台，不仅有效提升了医院内部信息的传递性能，加快了整体的工作效率，让广大民众更多地了解了医院的资源和综合实力，而这些功能正好充分满足了医院档案管理信息化的需求。三、医院档案智慧管理中微信公众平台的功能模块设计（一）科研教学档案服务模块医院的“科研教学档案”指的是医院在课题立项、学术研究（含论文、报告等知识产权作品）、专利发明（含著作权）、产学研合作、学术荣誉、科研表彰材料、科研及教学经费安排等方面的档案资源，主要定位服务的群体是科研机构、政府部门、医疗合作机构、外部第三方公益机构等。该模块的档案资源应当按照涉密审查、三公经费审查等逐级入库、入云端，并借助于类似于微信公众号这样的媒介平台进行在线查阅、借阅或下载服务。（二）病例病案类档案服务模块“病例病案类档案”指的是医院在开展医疗服务、保健咨询、诊疗服务、接生服务等业务过程中产生的、面向患者群体的、对患者诊治或咨询等记录全过程数据信息的档案资源。相应地，鉴于病例病案类档案本身具有极强的隐私性和私密性，并不具备公开的必要前提。因此，医院在依托微信公众号设置此类档案查询服务时，应当设定一定的准入查询门槛和保密管控机制，确保患者病历档案绝对安全。（三）经营管理类档案服务模块经营管理类档案指的是医院各业务板块在日常经营管理中形成的、应当依法公开的或在法律法规框架内医院认为有必要公开的各类档案资源，包括但不限于医院战略规划类档案（如“十四五”发展规划）、重大决策立项类档案、项目招投标类档案、特定技术设计类档案、项目建设施工类档案、财务管理类档案、审计类档案、人力资源管理类档案等。这一类档案是从各业务板块反映和折射医院具体的经营管理行为的一手信息记录载体，面向社会不特定的主体公开。（四）学术交流服务模块学术交流模块是由三个二级模块组成，包含要闻通知、技术资讯、数据共享，主要功能是进行通知发布、申请科研数据、工作动态、学习资料、学术动态的共享等。（五）服务指南应用模块 该模块由四个二级模块组成，包括办事指南、图书资源、常用下载、咨询服务等。办事指南模块的功能是进行相关流程及指引的发布，包括医务人员日常需要事项，更便于工作开展；咨询服务模块具备自动回复和人工答疑功能；常用下载模块能够进行常用表格的发布，包括医疗档案查阅申请的表格，方便医疗工作者随时随地下载；图书资源模块功能是计划链接档案馆相关资源，方便一键查询。四、医院档案智慧管理中微信公众平台的应用策略对于大数据时代的医院来讲，承载着档案智慧管理功能的微信公众号已成为或者即将成为医院重2022 年 第 6 期黑龙江档案102兰台论坛Lantai BBS要的品牌 IP 资产，档案知识资源既是一种知识资源又是一种营销资源，可以帮助医院更好地经营管理。（一）全面、准确界定好微信公众平台的档案服务功能医院档案微信公众平台作为一种专业性、细分性的微信平台，在设计档案管理和档案服务职能时不能求“大而全”，而是应当根据医院档案管理体制的整体协调能力、整合能力寻求“小而精”。在档案服务功能设计上，医院微信公众号对内应当充当起“云桌面”的作用，将医院内部各业务条线的档案进行在线集成，并且医院内部各单位可以借助于内部网络实现数据共享。在外部服务方面，微信公众平台应当向社会公众提供身份注册、在线档案查询、档案储存证明（加盖电子章）、档案需求数据统计、档案下载、档案信息发布、行业政策法规查询等服务功能。（二）拓展档案微信公众平台的服务外延在医院互联网化、医院信息化的趋势下，智慧档案管理的发展本质上是医院数字化经营的一个部分，例如以“挂号缴费候诊初诊检查缴费检查检验取报告诊断药品/治疗缴费取药/治疗医患互动”全流程为视角，在医院业务电子化运行的环境下，患者群体的档案生产、获取、开发利用等基本实现了在线化。因此，医院档案智慧管理中的微信公众平台建设必须往扩展外延的方向发展。比如，有条件的医院可以围绕着不同领域的档案设置不同的微信公众号，以此形成多个不同类型的医院档案微信公众号矩阵，覆盖更多差异性、细分性的专业化档案内容，面向更多用户、更广用户的差异化档案服务需求。另外，医院也可以尝试类似于“微信订阅号”“微信服务号”“微信小程序”“微信留言互动”“微信智能机器人”“微信人工服务”“微信幸运抽奖”等服务内容，吸引社会上更多有关主体参与医院档案微信公众号建设。（三）建设基于医疗共同体的档案智慧社区在医院经营的实体层面，医疗共同体是近些年来一个主流的发展方向，无论是医疗价值链上的“合纵”还是“连横”，走向协同、整合、互补是一个以人民为中心的生动实践。在医院档案的智慧管理战略中，微信公众号建设走向未来的一个必由之路是“建设基于医疗共同体的档案智慧社区”，即依托互联网、大数据、物联网、虚拟现实等技术，打通医院共同体体系内的存量档案资源，实现更大范围、更大广度上的档案资源互联互通互享。在此过程中，最重要的一个环节就是建设智慧社区中心，它是医共体体系内档案资源共享最重要的数字平台，它记录了医共体系统内所有医院内的部门、个体等开展各类经营、管理、咨询等的档案信息，相当于是“医院共同体内一切档案资源的大脑”。（四）通过培训提升全员应用档案微信公众平台的能力 医院完成档案微信公众平台的规划和设计后，要进行全院范围内的普及和推广，可以利用发放通知、组织培训等多种形式进行，让医院员工全面而深入地了解该平台的便捷性和实效性以及服务内容和应用方式，进行有效的身份认证和个人账号绑定，为档案智慧化的管理奠定基础。（五）确保档案信息质量进行用户拓展在档案用户的拓展方面，必须要确保平台信息的质量，通过档案信息的质量维护老用户、开拓新用户。具体来讲，平台发布的信息不仅要实用还要及时更新，进行 OA 及内网的通知；必须完善服务指南，针对档案管理人员关注的问题进行解惑答疑，在形式上要通俗易懂、图文并茂。在此基础上，引导和鼓励医院全体人员进行朋友圈的分享，提升平台文章的阅读量、点击率以及转载量，扩大公众号平台的服务范围，以此促进档案管理的信息化、智慧化。（六）利用智慧化管理持续改进平台的功能 医院微信公众平台是医院档案管理工作最佳的辅助手段，通过个性化服务理念的推行，具备极高和可行性和便捷性，呈现较高的受众群体的接受度，完全符合智慧医疗、精细化管理、高效管理的发展趋势。在档案管理微信公众平台的应用过程中，可以按照具体的工作需要以及员工需求对平台进行持续不断的健全和完善。该平台固有的拓展性和融合性可以符合用户个性化和精细化的要求条件。通过微信公众平台管理医院档案可谓是崭新的档案管理模式，其智慧化和精细化会显著提升医院档案管理者的工作效率，把医院档案的价值发挥出来。参考文献 1 曹琳.智慧校园建设中的高校档案馆数据治理路径研究 J.浙江档案,2020(05).2 周玉鹏.“互联网+”助推档案服务业的发展 J.中国档案,2016(25).责编：蒋立民