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汇总版公司采购规程

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六、 公司采购规程

（一） 请购单
第一条 请购应按照存量管制基准和用料预算的有关规定, 并参考库存情形开列请购单, 逐项注明材料名称、 规格、 数量、 需求日期及注意事项, 经本部门主管审核后按规定逐级呈核并编号, 最后送采购部门。
第二条 来源与需用日期相同的物品材料, 能够一单多品方式提出请购。
第三条 特殊情况需按紧急请购办理时, 可在”请购单””备注”栏注明原因, 以急件递送。
第四条 作业福利用品由物管部门按月实际耗用状况, 并考虑库存条件, 填具”请购单”办理请购。
第五条 以下总务性物品可免开清单, 而以”总务用品申请单”委托总务部门办理, 主要包括: 贺电用物品、 招待用品和书报、 名片、 文具、 报表等, 以及小额采购的材料。

（二） 采购规定
第六条 内购由国内采购部门负责办理。外购由国外采购部门负责办理, 其进口事务由业务部门办理。
采购重要材料应由总经理与供应商( 或代理商) 议价。对于专项用料, 必须时由经理或总经理指派专人或指定部门办理采购。
表12-7 材料准购单

总号

编号
请购日期: 年 月 日

请 购 栏
准 购 栏
材料名称

材料编号

上次采购
日期
厂商
厂牌
单位
编制科目

材料规格

材料标准

供

应

商
名称

请购数量

单位

需用
日期

地址

用
途

电话

备注

单价

约定交期

主管部门

请购

批示:

经理

采购

第七条 采购部门应按材料使用及采购特性, 选择最有利的方式进行采购。
1．集中计划采购: 对具有共同性的材料, 应集中计划办理采购。经核定材料项目, 通知各请购部门提出请购计划, 报采购部门定期集中办理。
2．长期报价采购: 凡经常使用, 且使用量较大的材料, 采购部门应事先选定厂商, 议定长期供应价格, 报批后通知各请购部门按需提出请购。
3．采购部门应按采购地区、 材料特性及市场供需状况, 分类划定材料采购作业期限, 并通知各有关部门。

（三） 国内采购作业
第八条 内购价格
1．采购人员接到”请购单( 内购) ”后应按请购事项的缓急, 并参考市场
行情、 过去采购记录或厂方提供的报价, 精选三家以上供应商进行价格对比。
2．如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品, 采购人员应检附有关资料并于”请购单”上予以注明, 报经主管核发, 并转使用部门或请购部门签注意见。
3．属于惯例超交者( 如最低采购量超过请购量) , 采购人员应在议价后,
在请购单”询价记录栏”中注明, 报主管核签。
4．对于厂商报价资料, 经办人员应深入研究分析, 并以多种方式向厂方议价。
5．采购部门接到请购部门紧急采购口头要求, 主管应即指定经办人员先做询价、 议价, 待接到请购单后, 按一般采购程序优先办理。
第九条 内购呈批手续
询价完成后采购经办人员应在”请购单”详填询价或议价结果, 拟定”订
购厂商”、 ”交货期限”与”报价有效期限”, 经主管核批, 并按采购审批权
限呈批。
第十条 内购订购程序
1．采购经办人员接到已经审批的”请购单”后应向厂方传递”订购单”,
并确定交货日期, 要求供应方在”送货单”上注明”请购单编号”及”包装方
式”。
2．分批交货时, 采购人员应在”请购单”上加盖”分批交货”章, 以便识别。
3．采购人员使用暂借款采购时, 应在”请购单”加盖”暂借款采购”章, 以便识别。
第十一条 内购进度控制
1．国内采购部门可分询价、 订购、 交货三个阶段, 依靠”采购进度控制表”控制采购作业进度。
2．采购人员未能按既定进度完成采购时, 应填制”采购交货延迟情况表”, 并注明”异常原因”及”预定完成日期”, 经主管批示后转送请购部门, 与请
购部门共同拟定处理对策。
第十二条 内购单据整理及付款
1．来货收到以后, 物管部门应将”请购单”连同”材料检验报告表”( 其
免填”材料检验报告表”部分, 应于收料单加盖”免填材料检验报告表”章) 送采购部门与发票核对。确认无误后, 送会计部门。会计部门应于结账前, 办妥付款手续。如为分批收料, ”请购单( 内购) ”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2．内购材料须待试用检验的, 其订有合同部分, 按合同规定办理付款, 未订合同部分, 按采购部门报批的付款条件予以付款。
3．短交待补足的, 请购部门应依照实收数量, 进行予以付款。
4．超交应经主管批示方可按照实收数量进行予以付款, 否则仍按原订货数付款。

（四） 国外采购作业

第十三条 外购价格
1．外购部门按照”请购单( 外购) ”需求急缓加以办理, 依据供应商报价, 并参考市场行情及过去询价记录, 向三家以上供应商询价。特殊情形( 比如独家制造代理等原因) 下除外, 但应于”请购单( 外购) ”注明, 在此基础上进行比价、 分析、 议价。
2．请购材料规范较复杂时, 外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见, 再转请购部门确认。
第十四条 外购呈批手续
1．比、 议价完成后, 由外购部门填具”请购单( 外购B) ”, 拟定”订购
厂家”、 ”预定装运日期”等, 连同厂方报价, 送请购部门按采购审批程序报
批。
2．核决权限
( 1) 采购金额在8000元以下者由部门经理核决。
( 2) 采购金额超过8000元者由总经理核决。
3．采购项目经审批后又发生采购数量、 金额等变更, 请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。
表12-8 采购核准单
年 月 日
请购部门

请购总号

董 事 长
品名数量

报

价

总 经 理

副总经理

经 理

签 呈 意 见
承办部门

第十五条 外购订购程序
1．”请购单( 外购) ”经报批转回外购部门后, 即向供应商订购并办理各
项手续。
2．如需与供应商签订长期合同, 外购部门应将签订的长期合同书, 按采购审批程序报批后办理。
第十六条 外购进度控制
1．外购部门依照”请购单( 外购) ”及”采购控制表”控制外购作业进度。
2．外购部门在每一作业进度延迟时, 应主动开具”进度异常反应单”记明异常原因及处理对策, 凭以修订进度并通知请购部门。
3．外购部门一旦发现外购”装船日期”有延误时, 即应主动与供应商联系催交, 并开立”进度异常反应单”记明异常原因及处理对策, 通知请购部门, 并按请购部门意见办理。

（五） 价格品质复核

第十七条 价格复核
1．采购部门应经常调查主要材料市场行情, 建立供应商资料, 作为采购及价格审核的参考。
2．采购部门应对各分公司事业部所列重要材料提供市场行情资料, 作为材料存量管制及核决价格的参考。
第十八条 品质复核
采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核, 并形成完整资料备查。
第十九条 异常处理
审查作业中若发现异常情形, 采购审查部门应即填写”采购事务意见反应处理表”( 或附书面报告) , 通知有关部门处理。