无纸化报销在高校应用问题研究_郭柯瑜.pdf

82财务管理无纸化报销在高校应用问题研究*郭柯瑜北京交通大学财务处北京摘要：财务数字化转型已经成为时代主题，数字化将重构高校财务服务理念和运行方式，而无纸化报销正是高校数字化转型的具体表现。报销票据通过与财务系统对接，数据信息自动传输，实现审核、支付、记账、存档一系列的无纸化流程，减低高校财务的运行成本，实现绿色环保的可持续发展。但当下，我国高校财务信息化正处在智能财务的初期阶段，利用影像识别等人工智能技术实现无纸化的报销方式还处于起步阶段，在实践过程中仍然存在诸多问题，如何应对无纸化报销运行过程中的各类问题，提升报销总体效率，促进无纸化的全面推广实施，是高校财务当前急需解决的关键。关键词：无纸化；财务报销；高校一、引言根据2020年全国科技经费投入统计公报显示(数据来源：国家统计局网站)，高等学校研究与试验发展（R&D）经费支出1882.5亿元，与2019年1796.6亿元相比，增加85.9亿元，增长率为4.8%。从地区上来看，2020年北京R&D经费为2326.6亿元，R&D经费投入强度6.44%，投入强度全国排名第一。由此可见，随着高校科研经费逐年稳步上升（尤其北京地区），如何使科研工作者能实现解放科技生产力，腾出更多时间投入到更为擅长的科研工作中，实现 松绑减负 的效果，是值得我们研究和探讨的。会计改革与发展 十四五 规划纲要 中指出，十四五 期间，会计数字化进程需取得实质性成果，打造会计电子凭证数据化的标准，从制定规则、开展试点，到最终全国铺开推广应用，助推实现票据开具、接收、入账和归档全程数字化和无纸化。形成对内提升财务管理水平和风控能力，对外服务财政管理和宏观经济治理的会计职能新格局。随着智能化、数字化在各行各业的广泛应用，财务无纸化报销已成为发展的必然选择。为贯彻落实高校科研 放管服 改革的工作要求，积极稳妥推进电子凭证会计数据标准试点工作，根据高校无纸化报销在发展和探索过程中存在的一系列问题，提出了一些应对措施和建议，以期更好地促进财务无纸化报销的全面应用和推广。二、无纸化报销的必要性1.无纸化报销成本低，工作效率高无纸化报销节约了发票制作、开具、寄送、打印的成本，节省了大量纸张，这与2020年 政府工作报告中提出的 大力压减经费开支，努力节约能源资源，加快推进节约型机关创建行动 相一致。此外，一张发票的信息通过与财务软件直接对接，采用OCR技术让发票信息的读取、识别、鉴定变得更加便利、快速。识别后的发票保存为结构化数据，为数字化审核提供了可靠的数据基础，大大减少了之前的人工审核环节，节省了时间，减少了工作量。报销人员和财务人员从原有烦琐的 贴票、看票 环节中解放出来，提升了工作效率，有利于其向管理会计转型。同时，无纸化报销系统通过与国家税务平台直连，可以直接对师生获取的发票鉴别真伪，从源头避免假发票流入市场，而且还可以使税务机关通过大数据监管，扩大税基，规范用户纳税行为，提高纳税征管水平。2.突发公共卫生事件的影响突发公共卫生事件已影响到各行各业的工作方式。对高校财务工作而言，原有财务报销是大厅式服务，面对面处理相关报销单据。人员的聚集和必要的接触给财务工作人员和经办人带来了很多风险。此外，由于不相容岗位相分离原则，一份单据需从会计审核员、复核员、出纳员、凭证装订员这种流程化的多人传递，有时还会涉及不同单位人员来查档和审计。这不符合 少聚集少接触少流动 的原则，防控难度较*基金项目：北京交通大学基本科研业务费人文社科专项项目（编号：KOJBW722009536）。财务管理83大。因而为了消除隐患，财务处应大力推行无纸化财务报销系统，落实各项防控措施，保证各业务支出的正常运行，为高校提供 财务后勤 的有力保障。三、无纸化报销在高校应用中存在的问题1.缺少相应的财务制度保障受固有思维 立字为据 的影响，以及纸质票据更具 安全性与保障性 等观念的制约。目前，绝大多数高校报销应用的会计制度和工作流程是以纸质发票为基础的，尚未探索无纸化报销制度建设。这并不是管理层的保守，而是对于财务工作而言，稳定与安全是业务开展的根本保障。由于 中华人民共和国合同法 网络发票管理办法 会计档案管理办法 等法律法规未针对无纸化报销出台更详细、完善的执行指导依据，即使目前部分高校开始了针对电子发票的接收、入账、归档等环节的测试性工作，但仍处在小范围摸索阶段，尚不具备大规模的应用条件。2.各部门信息共享性较差，形成信息孤岛高校由于智能财务平台建设进度滞后，仍存有财务系统与其他业务系统信息不共享或共享不充分等问题，存在信息孤岛现象。在新政府会计制度的持续推进和执行下，由于业财融合不充分，会造成科研人员办理财务事项耗时长，报销体验不佳，还会对高校财务管理水平的提升造成影响。例如，报销单据如果存在涉及国资处、科研院、研究生院、国际处等多部门时，因各部门数据共享 开放大动脉 未能打通，造成相关数据共享性差，存在数据壁垒、信息孤岛现象。此时，财务部门处于整个报销环节的终端，对之前所涉及信息不了解，就需要经办人重新提供相关证明材料，不仅增加经办人负担，还造成了报销效率低下。3.数据安全性低，应急反应能力弱无纸化报销的各流程均基于电子系统，依赖其实现数据传输。电子系统有智能、便捷的一面，同时也有开放、信息易泄露的另一面。若是财务系统受到恶意网络攻击，以及潜在的木马病毒感染，那么原始票据、做账凭证和合同数据等会因此被篡改和盗取，对高校来说是重大的安全隐患，如何确保信息数据的安全性也为高校带来了新的挑战。传统纸质会计文档资料的保存通常满足合适的温度和湿度、避免阳光照射，就可以存放十多年甚至更久。但电子数据资料是存储在各种磁性介质中的，磁性介质对外界的温湿度、光照、电磁辐射、抗震度等都有较严格的要求，不仅容易遭受破损、形变等物理损毁，还容易遭受病毒袭击。此外，用户操作不当，如删除或不小心切断电源，也会使得数据失真，比手工纸质文件更加难以补救。目前尚没有完善的预警措施来规避此类事件的发生。4.电子会计档案归档管理问题会计档案是高校日常教学、科研活动、社会服务等经济活动的记录和反映，是所有经济业务的重要原始资料。它不仅要满足单位内部财务管理工作，为单位各项重大经济决策提供数据来源，还要服务于外部监管，是各项专项检查、审计、纪检等工作的主要核查判断依据。随着无纸化报销的应用，电子会计档案建设也在有序推进。但由于档案管理系统建设的高投入，以及电子发票和纸质发票、相关证明材料的并存归档及归档后如何相互对应的问题，制约了电子会计档案的发展。目前许多高校还是采用打印电子发票来保存归档的方法。四、高校无纸化报销的改进措施1.构建高校财务无纸化报销制度框架首先，高校需要对本校财务报销的审批流程（科研，非科研）、财务报销制度、合同管理办法等现有规章制度进行详细梳理，对报销单的类别进行精准分类，例如对公转账、对私打卡、公务卡打卡、出国外汇、薪酬劳务等。其次，将整理好的报销制度和规则内嵌入无纸化财务报销系统，与前端的预算一体化模块进行融合和升级，构建出满足学校实际需求的财务无纸化报销制度框架。此外，高校财务系统需要与发票查验平台对接，方便实时准确对获取的各类票据查验。最后，呼吁政府部门出台更细致、更具体的无纸化财务管理办法和准则，为票据电子化的全面应用提供制度依据。例如从票据端对票据经手人身份进行实名制管理，有利于预防和打击各类假发票等违法活动；加强发票防伪码技术的机密升级；完善和加强预算科目的标准化建设，使发票开具的货物或应税劳务、服务的名称可以与财务系统的预设会计科目自动匹配，减少人工干预环节，为自动生成智能凭证提供保障。2.深度 业财融合，搭建财务信息化服务平台在新政府会计制度下，高校财务管理工作要树立业财融合 理念，使经济业务与会计工作相互配合、融合发展。高校应结合不同业务特点，将财务系统与国资系统、科研院系统、研究生院系统、国际处系统、人事处等进行对接，使得财务信息更加及时、准确、全面，提升无纸化报销效率。84财务管理国资处科研院使用者（师生）所在学院研究生院国际处人事处资产管理科研项目管理学费、奖助学金管理派出系统管理工资、人事管理财务信息化服务总平台财务核算系统智能凭证、人员信息读入实时传输服务数据图业财融合的财务信息化服务平台如图1所示，考虑使用者（师生）、各学院、职能部门等多重角色职责和需求，搭建财务信息化服务总平台。使用者（师生）可先通过各学院实现相关报销单审批，之后相关信息直接推到学校各职能部门，例如设备采购验收推给国资处，科研项目预算调整、结题等推给科研院，出国审批推给国际处，各部门审批后，统一对接 财务信息化服务平台，实现各类业务 业财融合 一体化办理。通过实时传送服务数据，方便自动生成凭证，完成财务报销的工作。通过将业务系统延伸至财务处端口，实现让 信息跑路 的目的，也使得财务报销时所获取的数据资料更加实时、准确、有效，提升了无纸化财务报销效率，减少同一报销材料多次提供、同一说明多次审批、盖章的问题，有助于改善 报销繁报销难 的局面。3.运用信息技术，加强高校财务数据安全管理数据的安全性、稳定性、机密性在高校推行无纸化报销过程中是重要因素。由于电脑病毒或黑客攻击而让高校数据遭受损失的恶性网络安全事件提醒我们更要注重加强网络安全管理体系建设，提升安全管理等级。规定财务无纸化报销系统只可在内网打开，避免外网病毒入侵，从而盗取财务数据。要成立无纸化网络技术专班小组，负责无纸化报销系统的日常维护、定期升级。加强身份权限管理，针对不同用户的角色，设置不同权限，避免权限滥用。对于外部储存介质，如U盘、光盘等，要在查杀病毒后，才能在财务人员电脑中使用。要设置网络防火墙，加强漏洞检查、病毒查杀。定期对会计核算系统中的数据进行备份，制定系统故障时的应急预案，防止原始数据遭到篡改和丢失，确保无纸化报销工作的正常进行。要加强对财务人员和经办人员安全防范意识的培训，定期开展沙龙课程，提高师生安全防护意识。4.加快电子会计档案系统建设，实现全流程数字化为了推进电子会计档案系统建设，需要解决两个问题，一是投入建设成本问题；二是纸质票据和电子票据同时存在的归档使用问题。投入建设成本问题，可考虑将财务电子档案建设纳入学校数字档案建设总体规划，按照 云档案 的模式，实现增量电子化，使得财务部门减少单独建设电子会计档案系统的压力。由于纸质票据大小、格式不一，纸电共存 将会长期存在，因而我们需要在不同的情况下设置不同的处理方式。在归档时，纸质票据作为原始资料仍需归档，与电子会计档案建立检索对照关系，为档案的使用创造条件。报销人在系统填报报销单后，将纸质发票和相关证明材料粘贴在纸质预约报销单上，提交至财务部门。待系统生成记账凭证后，将记账凭证号码写在预约报销单上。预约报销单以日为标准，分册装订，实现纸质档案和电子档案检索对应，使物流和电子流相互呼应、同向延伸。而在报销审核、审计监察时，可使用扫描的影像文件发挥原始凭证作用。扫描的影像文件经过审批通过数字化呈现，可实现随时随地的档案调阅，不受空间和时间限制，满足单位内外各种需求，同时节省大量物理空间并降低档案查档的时间成本。五、结语不断更迭的智能化技术为无纸化报销在高校的加速应用提供了有力助推。但无纸化系统在运行初期，也存在一些问题。本文从制度层面、业务层面、技术层面提出构建适合高校实际的无纸化报销制度框架；深度 业财融合，搭建财务信息化服务平台；加强高校财务数据安全管理；加快电子会计档案系统建设等措施，优化主要流程和环节，实现会计工作数字化转型，提升单位管理水平和风险管控能力，为管理会计工作分析提供重要的数据决策基础。参考文献1.李沂联，季云瑞，熊娜，等.公共卫生事件下高校财务管理信息化建设研究以K高校为例.当代会计，2020（15）.2.王守军.从 放管服 改革看我国科研经费管理政策变化.中国高校科技，2019（05）.3.周卫华，王柳匀.电子发票智能识别与会计核算问题探究.财务与会计，2019（15）.4.张佩.信息化时代无纸化报销存在的问题与对策研究.中国管理信息化，2020（22）.5.陈建凯，王鑫，翟俊海.互联网+的高校财务审签报销体系研究.会计之友，2019（05）.6.李全旻.我国高校科研经费报销管理微探.中国总会计师，2019（02）.7.陈菁.高校科研经费 报销难 的成因及对策研究.商业会计，2019（07）.8.苏剑.数字化时代下电子会计档案管理研究以ZJ集团为例.国际商务财会，2020（07）.9.凌芸.放管服 改革背景下高校科研经费财务管理问题初探.财会学习，2018（35）.10.尹学东，梁勇，杨蕊，等.高校财务网上报销系统实践与探索.会计之友，2019（17）.（责任编辑：冯竹）