药品批发企业计算机系统操作作业规程.doc

计算机系统操作规程1、目标：为规范企业各岗位计算机操作，确保计算机系统安全性，确保药品质量可追溯性。2、依据：药品管理法、药品质量管理规范及其附录。3、使用范围：适适用于本企业计算机系统操作过程控制管理。4、职责：信息管理员、质量管理科、业务科、储运科、财务科对本规程实施负责。5、内容：5.1、计算机系统由信息管理员负责管理，负责系统硬件和软件安装、测试及网络维护，系统程序运行及维护，系统网络和数据安全管理和其它日常管理工作。其它人员未经授权不得进行本岗位操作。5.2、系统操作权限及密码设置：5.2.1、质量管理部依据各岗位质量职责和岗位操作规程，制订或审核各岗位相关人员系统操作权限，交由信息管理员设定并设置密码；5.2.2、各操作岗位及相关人员只能经过输入各自用户名及密码身份确定方法登录，在设定权限范围内录入、查询数据。5.2.3、各相关人员要保管好自己密码，不得相互借用，不然，要为所以发生越权、越岗操作行为负全责。5.2.4、信息管理员收回或更改相关人员系统操作权限时，须经质量管理部审核。5.3、质量管理基础数据操作：5.3.1、质量管理基础数据包含供货单位及购货单位、经营品种、供货单位销售人员等相关内容；5.3.2、质量管理基础数据由质量管理部指派质量管理员专员负责审核、录入、修改及锁定；5.4、药品采购操作：5.4.1、首营企业和首营品种申报：采购员登录系统后，在系统中填报首营企业、首营品种审批表，录入相关资质资料数据，并将所需相关资质材料交质量管理部审核，审核合格后，质量管理员在系统中录入相关数据信息后确定审核，系统提醒企业质量责任人，后者在系统中确定同意后，所报信息资料数据进入系统质量管理基础数据库。5.4.2、药品采购订单必需依据系统数据库生成，采购员依据业务经营需要从系统选择供货单位和品种，系统能对各供货单位法定资质进行自动识别、审核，拒绝出现超出经营方法或经营范围订单生成，也能对药品品种正当性进行自动识别，拒绝法定资质不符要求品种进入订单；5.4.3、采购订单确定后，系统自动生成采购统计。5.5、药品收货和验收操作：5.5.1、药品到货时，收货员登录系统，在系统中调出采购统计，对照实物、随货凭据等确定相关信息后，方可收货，并在系统录入批号、数量等相关信息后，系统生成入库验收通知单；5.5.2、验收员根据要求进行药品质量验收，对照药品实物按药品验收操作规程进行验收，确定后系统自动生成验收统计。5.6、药品入库储存和养护操作：5.6.1、药品保管员登录系统，对经验收合格药品进行入库确定，系统根据药品管理类别及储存特征，自动提醒对应储存库区，并形成有效库存统计；5.6.2、系统依据质量管理基础数据和养护制度，对库存药品按自动生成养护工作计划，并提醒养护员对库存药品进行有序、合理养护；5.6.3、系统依据药品使用期数据信息设定，对库存药品使用期进行自动跟踪和控制，对近效期药品进行提醒预警、超出使用期药品自动锁定停销，养护员依据提醒对近效期药品进行关键养护，采购、销售人员对滞销效期药品进行立即处理货促销。5.7、药品销售及出库操作：5.7.1、销售药品时，销售员登录系统后，录入销货单位和药品品种后生成需要药品销售订单，系统依据质量管理基础数据及药品有效库存数据，拒绝无药品品种或有效销售单位数据销售订单生成，拒绝各购货单位超出经营方法或经营范围销售订单生成，拒绝无有效库存数据支持销售订单生成，销售订单确定后系统自动生成销售统计；5.7.2、销售订单确定后，系统会将确定后销售数据传输至仓储部门，并提醒保管员出库及出库复核；5.7.3、保管员登录系统，并打印药品销售出库单，依据出库单办理药品出库，复核员依据销售出库单对出库药品实物进行逐件复核后，在系统中确定，系统自动生成出库复核统计。5.8、药品退货操作：5.8.1、药品销售退货：5.8.1.1、销后药品须退回时，销售员应依据实际情况给予办理，销售员登录系统，在系统中制作药品销售退货通知单，系统将依据原销售单和出库复核统计数据自动查对，拒绝非本企业售出药品品种或批号销售退货通知单生成，系统不支持对原始销售数据任何更改；5.8.1.2、销售退货通知单确定后，将自动提醒收货员收货，收货员依据系统中销售退货通知单，查对退货药品实物，一致无误后收货，并在系统中确定； 5.8.1.3、收货确定后，系统将提醒验收员对销售退货药品进行验收，验收员根据验收操作规程完成验收并系统确定后生成销售退货药品验收统计；5.8.1.4、验收员验收确定后，系统将通知仓储保管员入库、财务部依据系统生成入库单过账。5.7.2、采购退货操作：5.7.2.1、采购员登录系统，在系统中制作采购退货通知单，系统将依据原始药品入库单和库存药品数据自动查对后生成采购退货通知单，并依据需要提醒相关部门责任人同意确定后生效；5.7.2.2、采购退货通知单确定后，系统将数据传输给储运部，提醒保管员进行退货药品出库操作，保管员、复核员根据药品出库复核操作规程完成操作后，在系统中确定，运输员依据确定出库单办理运输。5.7.2.3、财务部从系统中打印采购退货单做账。5.8、系统对经营过程中发觉质量有疑问药品控制；5.8.1、各岗位 质量有疑问药品，应根据本岗位操作权限实施锁定，并立即通知质量管理部；5.8.2、质量管理人员接到各岗位通知后立即检验进行质量确定，经确定不属于质量问题解除锁定，属于不合格药品由系统生成不合格药品统计；5.8.3、系统对质量不合格药品处理过程，处理结果进行统计，跟踪处理结果；5.9、系统对药品运输在途时间进行自动跟踪，对有运输时限要求应该提醒，警告相关部门及岗位，系统应根据规范要求，生成药品运输统计。