集团公司销售总部库存管理制度.doc

集团公司销售总部库存管理制度212020年4月19日文档仅供参考*集团公司销售总部库存商品管理制度1目的1.1进一步改进库存管理,提高库存商品的管理水平。1.2确保公司财产安全、完整。2适用范围2.1适用于分公司、办事处库存商品入出库管理、仓库现场管理、指令审批管理、库存商品的盘点与对帐管理及违规处罚等。2.2二级分库管理制度另行制订。3核心条款3.1库存商品的定义库存商品是指存放在分公司、办事处的分支仓库、二级分库、维修间、样品间等所有权属公司的且纳入库存商品核算的彩电、VCD、DVD、数字卫星接收机等商品。3.2库存商品的入库管理3.2.1库存商品的调入3.2.1.1库存商品由总部调入3.2.1.1.1由分部、分公司市场助理会同办事处仓库监理根据市场状况、仓储容量等要素编制总部统一格式的要货计划,经会计、经理审核,分部总经理批准后传行销部计划科批转*储运部办理库存调拨手续。3.2.1.1.2*储运部财务人员凭要货计划和行销部计划科批示开具总部统一格式的”出库单”,相关要素填列齐全,承运单位经办人签字后办理提货手续。根据承运单位签字确认的出库单,填制”货运收据及运费结算单”,相关要素填列齐全,并将”运费结算联”交承运部门。根据”出库单”,填制”分支仓库发货跟踪单”(见表4.1),传真相关办事处。3.2.1.2库存商品由其它办事处调入按库存商品调拨的有关规定执行。3.2.2库存商品的验收入库3.2.2.1根据 ”分支仓库发货跟踪单”、”库存商品调拨单”(见表4.2)或其它资料,仓库监理兼出纳必须在货物运达的当天督促仓储单位办理货物验收入库,并(由仓储单位)填制一式五联的”*产品入库单”,货物品名、型号、数量等要素填列齐全。仓库保管、仓库主管、办事处仓库监理签名并加盖仓储单位公章。3.2.2.2根据验货情况:(1)据实填写”分支仓库发货跟踪单”回单,由办事处经理、会计分别签字后传真*储运部;如为其它办事处调入须将要素齐全的入库单回传发货办事处。(2)据实填写”分支仓库验货证明单”,由办事处经理、会计分别签字,加盖办事处公章交承运部门作结算运费之用;货物丢失、破损、淋湿情况须详细列明。3.2.2.3办事处仓库监理应在货物验收入库的当天根据仓储单位提供的”入库单”第二联登记库存商品调拨明细帐。3.2.2.4办事处不得把总部调入或其它办事处调入的公司产品,未经仓库验收入库直接调给客户或样品间、维修间。3.3库存商品的出库管理3.3.1批发客户的出库管理3.3.1.1在客户有款的情况下,办事处业务员根据分支仓库货源状况,先与客户商定要货计划,要货计划应详细列明要货的货物品名、规格、型号、数量、单价、金额等交办事处会计审核无误,经理审批。办事处仓库监理根据要货计划把相关信息输入指令单申请系统,E-mail到总部指令科,待总部批复出库指令后,打印出公司专用的”*产品出库指令及发货通知单”,指令申请人、客户代表、会计、经理分别在指令单上签名,依据总部批复的出库指令办理出库手续。特殊情况(客户款额足够且要货较急)可先由办事处开具要素齐全的”*产品出库指令及发货通知单”并出具由办事处经理、会计共同签名的指令单欠条,凭出库单、指令单欠条办理出库,再由仓库监理在24小时内将批复的出库指令送达仓库并收回指令单欠条。3.3.1.2如客户(未签字提货)要求委派业务员将货物直接送达客户指定地点或配货站、邮局等,应按以下程序进行操作办事处必须采用总部统一制作的合同文本,事先与客户签订”代办托运协议书”(见表4.3),相关要素填列齐全,双方签字盖章。由业务员在”出库指令及发货通知单”客户代表处签具本人真实姓名和提货日期。业务员凭”出库指令及发货通知单”到仓库提取冰箱空调等货物,直接送达客户指定地点或配货站。要求客户(配货站、邮局)经办人点数、验收、签字,在出库单”送货联”上详细填写货物收到数量,加盖货物验收单位公章,向客户收取运费。送货完毕后业务员应及时将出库单”送货联”及送货运费交办事处会计。3.3.1.3客户异地提机根据其它办事处的货源状况先与客户商定要货计划,收妥货款后向货源调出办事处传真各要素填列齐全且加盖办事处公章的”客户异地提货申请单”,通知货源调出办事处申请出库指令。货源调出办事处仓库监理依据”客户异地提货申请单”的提货情况向总部申请调拨类指令(指令单抬头用”调拨-XX办事处”),客户必须在指令单上签名,并在指令单备注栏中注明客户名称及车号等资料。客户所在地办事处财务开具入库单作假入库处理,按规定向总部指令科申请指令,总部批复指令后作假出库处理,据此登记库存商品调拨帐及客户往来帐。3.3.1.4如客户要求先提货后付款,按”担保、抵押管理制度”规定的有关条款执行。3.3.2零售直供专柜的出库管理3.3.2.1凭总部批准的”专柜设置申请表”、”*产品直供商场代销协议书”向行销部申请信用等级。3.3.2.2凭行销部核准的信用等级,其中:AAA类专柜铺底额应控制在20万元以内(特大型专柜向行销部申报特批后可增加铺底额,但必须在指令申请单”其它”栏予以注明)。AA类专柜铺底额控制在10万元以内。A类专柜铺底原则上控制在3万元内。3.3.2.3随旺季市场需要,月中允许分部(或分公司)总经理、办事处经理、业务员对AAA类、AA类专柜分别在20万、10万元以内担保补货,并逐单报总部批准,但必须以月度结算日铺底额分别降到20万、10万元以内为前提。否则,总部指令科应停止签发该专柜的出库指令。3.3.2.4无风险零售专柜一律不予铺底,采取预付货款(或承兑抵押额度内)提货方式。3.3.2.5办事处在行销部核准的铺底(或预付货款及承兑抵押)额度内向总部申请指令,凭总部批复指令办理出库手续,客户特定授权人应在出库单上签名。3.3.3非正常提机的出库管理3.3.3.1广告机、赠送机、奖品机:由经办人填写”请示报告单”,会计、经理签具意见,报分部总经理及总部相关部门批准(其中,入分公司、办事处的广告费由财务相关审批人批准,入总部广告费由广告部及财务部相关审批人负责批准),凭批件向总部申请出库指令,待批复指令后方可办理出库手续。3.3.3.2火烧机:由中心主任填写”突发事件处理申报表”,报分部总经理、用户服务部总监批准,然后依据批件向总部指令科申请出库指令,待批准后方能办理出库手续。原用户火烧报废机不得再向总部申请退库指令。3.3.3.3专柜演示机:(1)由办事处经理填写”请示报告单”向总部广告部终端管理科申请,并出具借条,办事处仓库监理凭批示及借条申请指令,总部指令科批复指令后方可办理出库手续。办事处将专柜演示机作固定资产(或低值易耗品)管理。(2) 专柜演示机退回后,经维修主任检测鉴定附件完整、包装完好、无划伤,可由办事处经理出具请示报告(附鉴定报告)报财务分管副总批准,办事处仓库监理凭批件以演示机申请(负数)退库指令,获批准后增加办事处库存。3.3.3.4个人或仓储单位赔机:因丢机、毁损、其它原因或经审计、片区财务经理确认应由责任人(单位)赔偿的,办事处以报告或理赔证明等申报总部财务副总批准,凭批件向总部申请出库指令,经批准后入责任人(单位)个人往来,并由总部执行扣款。3.3.4库存商品的调拨管理3.3.4.1办事处内部的库存调拨办事处内部分支仓库调二级分库、样品间、维修间或二级分库、样品间、维修间调分支仓库均由办事处仓库监理向总部申请出库指令,批复指令后方可办理出库手续。办事处样品间与维修间之间的库存内部调拨,由办事处仓库监理开具”库存商品内部调拨单”(见表4.4)作内部移库处理,不向总部申请出库指令,但应根据”库存商品内部调拨单”登记库存商品调拨明细帐;展示机与样品间、维修间之间的调拨需向总部申请出库指令,办理出入库手续。展示机出库,由办事处经理填制”展示机出库批准单”(见表4.5),经分部及总部批准后(出库时间10天且出库数量在10台以内的由分部总经理审批,出库时间超10天或出库数量超10台经分部总经理及行销部批准),方可凭批件办理出库手续。办事处样品间样机总数量应控制在10台以内,同一型号、品名的样机只能展示一台,样机保管责任人为仓库监理兼出纳。3.3.4.2办事处之间的库存调拨由办事处仓库监理向总部储运部(分部外调货)或分部(分部内调货)申请,经货运总监或分部总经理批准后,由货物调出方凭批件向总部财务部申请指令,待批复指令后方可办理出入库手续。财务部会计科每天根据指令科提交的调拨指令制作”办事处库存商品调拨明细表”并挂总部网站,办事处会计必须每天上网查看在途商品的调入情况,如发现其未及时到达,应尽快与调出办事处联系处理。调入办事处在收到商品后,仓库监理应及时办理验收入库手续。同时填”制库存商品调拨单”(回单),商品短少、毁损等有关情况必须列明。然后传真货物调出的分公司、办事处。如货物发生短少或毁损必须查明原因并与有关办事处协商处理,并取得一致意见。否则,应专题报告总部财务分管副总。3.3.4.3办事处库存商品调回总部:按”滞销和不可修复商品返厂管理制度”相关条款执行。3.3.5办事处必须取得所有客户出具的”授权提货委托书”(见表4.6),客户办理提货的经办人必须在委托书上签名(手写),办事处仓库监理凭此建立完整的客户提货管理档案,并按以下条款进行跟踪。3.3.5.1凡客户采取自提或业务员送货方式的,必须取得客户特定授权人的签名或收货凭证。3.3.5.2凡采取配送或邮寄等提货方式的,取得配送站或邮局经办人的签字及加盖公章的收货凭证后即可。3.3.6任何客户提货或退货,如果既提(退)彩电又提(退)音响(背投、数字电视)等类型产品必须分类型申请出库(退机)指令。3.4用户换机管理3.4.1办事处可从分支仓库提取20台好机作为用户换机的周转机。3.4.1.1维修文员从分支仓库提取周转机入维修间或换取的坏机经修复后入分支仓库,必须按规定办理出入库手续并向总部申请(出入库)指令,严禁随意给客户退换机或将周转机无指令借给客户。3.4.1.2周转机的管理责任人为办事处维修主任,其发生串号、短少或换机后产生滞销、不可修复、报废而造成的损失由维修主任或有关责任人全额赔偿。3.4.2用户因产品质量问题要求换机,由维修主任填制”差异换机申请报告”,报片区技服经理及总部用户服务总监批准(其中:换机差价损失在300元以内的报片区技服经理批准,换机差价损失在300元以上报总部用户服务总监批准)。3.4.3用户换机金额大于零(出库机大于退机金额),报告批准其差价由用户承担或换机金额小于零(出库金额小于退机金额),差价应退给用户或退换机金额相等,统一以”零售”户申请指令。3.4.4用户换机金额大于零,报告批准其差价由维修环节费用承担或用户换机金额小于零,差价冲减办事处维修环节费用,统一以”换机差价”户申请指令。3.4.5零售用户换机差价大于零(出库金额大于退机金额)只申请一张指令单,如差价小于或等于零必须按提机与退机分别申请指令。3.4.6向用户收取换机差价,必须开具总部统一格式的”收款收据”,向用户以现金支付退机差价,必须取得用户出具的”收款收据”。3.5客户退机管理3.5.1批发客户退机3.5.1.1对客户10台以内售前机、或质量坏机的退货,须由客户开出”退机发票”或”退货折让证明单”,经维修主任检验符合退机条件并出具”返修机检验报告单”。办事处凭以上附件向总部申请退机指令,待总部批复退机指令后方可办理退机入库手续。同时取得货物保管人员(仓库保管员或维修文员)的签字确认。3.5.1.2对批发客户10台以上售前机因质量问题需退货,除按第一条规定提供相关附件外,由仓库监理根据”返修机检验报告单”、”客户退机发票”或”退货折让证明单”向总部行销部递交退机报告,经行销部审批后再向总部指令科申请退机指令,待总部批复(退机)指令后方可办理退机入库手续。同时取得货物保管人员的签字确认。3.5.2零售直供专柜客户退机3.5.2.1专柜未开具发票的委托代销商品的退机,由商场开具”商返单”经维修主任检验符合退机条件后开具”返修机检验报告单”(经理、会计签名),办事处仓库监理凭此向总部申请退机指令,待总部批复退机指令后方可办理退机入库手续,同时取得货物保管人员签字确认。3.5.2.2专柜已开具发票的委托代销商品的退机,除履行第上项规定的全部手续外,还应取得客户开出的”退机发票”或”退货折让证明单”。否则,不能办理退机入库手续。3.5.3用户退机:根据用户退机申请,经技服主任检验符合退机条件并签具意见报总部用户服务总监批准后方能够”零售户”(按当月开单价或批准价)申请退机指令,指令批复后由仓库监理办理入库手续,退机价款(凭客户出具收据)由出纳以现金支付。3.6客户送货费用的管理 客户要求办事处送货,原则上应按照当地运价计算运费并向客户全额收取。3.6.1由办事处会计单独填制总部统一格式的”收款收据”(在备注栏注明运费及计算结果)交业务员,业务员将货物送达客户指定地点后向客户收取,并请客户在收款收据上签章。业务员返办事处后应及时将收据及款项交办事处出纳存入银行汇总部,相应冲减办事处运输费用。3.6.2少数办事处客户不愿意支付送货运费的,办事处经理及相关业务员应及时与会计协商取得一致意见,由会计建立备查登记簿予以登记并跟踪。3.6.3已经配置送货车的办事处,凡因客户送货发生的汽油费、修理费、司机工资等费用,按照总部规定的费用管理制度报支入帐。3.7库存现场管理 办事处仓库监理应经常不定期地检查仓库是否有白条或无指令出库;检查仓库的防水、防火、防盗、防潮湿、防污染等到设施是否齐全;检查仓库保管帐是否真实、准确、及时、完整地进行登记;检查库存商品堆放是否整齐、规范等。如仓储单位有违反仓储保管合同的行为应督促其迅速整改,仓储单位擅自变卖或处理商品或仓库存在较大的安全隐患等重要事项必须专题向财务分管副总报告。3.8指令的审批管理3.8.1审查指令申请单各要素(指令申请日期、客户编码、客户性质、客户名称、客户回款资料等)的填列是否齐全;出库货物的型号、型号编码、单价是否正确。3.8.2审查相关附件是否齐全,附件各要素填写是否完整、合规。3.8.3审查专柜发货是否控制在总部规定的铺底额度内。3.8.4对客户担保提货,首先应该查明担保责任人的担保权限及额度是否符合总部规定,手续是否完备。3.8.5凡办事处申请的出入库指令不符合总部规定,应按以下办法进行处理。3.8.5.1属”指令申请单”所附商返单、担保协议书等附件填写不完整应在当天通知(原申请指令的)办事处补齐有关手续后才予审批指令。3.8.5.2属”指令申请单”价格、客户往来、欠款原因等填写不正确,产品的型号、型号编码、单价错误,指令审批人在指令申请单上注明原因退回办事处修改。3.8.5.3对客户担保、抵押手续不全,不符合总部政策的一律不能签发出库指令,指令审批负责人必须严格把关。3.8.5.4对办事处会计(出纳)不认真、不负责、不懂相关政策等人为原因造成指令无法审批的要进行登记,报科室主管审核后转综合科考评。3.8.6正常情况下,办事处当天申请出库指令,指令科应在当天审批完毕,不得无故拖延。3.9库存商品的盘点及对帐管理3.9.1每月末最后一天,办事处仓库监理应将当月发出的库存商品出入库单全部登记入帐并结出库存商品各存放地点每一型号期未结存数量。3.9.2次月的第一天,办事处会计、仓库监理应对分支仓库、维修间、办公室属公司的库存商品进行全面彻底的盘点。编制”分支仓库存货盘点汇总表”(加盖仓储单位公章)、”*维修间与办公室属公司冰箱空调产品汇总表”(参加盘点人员签章)。3.9.3盘点完毕,应将办事处库存调拨帐面数量与仓库盘点实存数量、仓库保管帐面数量逐型号进行核对,找出差异原因,根据不同情况作出相应的帐务处理。并将”*分支仓库存货盘点汇总表”、”*维修间与办公室属公司冰箱空调产品汇总表”一并交办事处会计审核后纳入办事处财务月报表体系寄回总部稽核科。3.10违规处罚3.10.1办事处有关人员(会计、仓库监理或其它人员)无款、无指令出库;虚报客户欠余款,虚填专柜客户担保额等骗取总部指令;假冒客户签名将货物提走擅自变卖、处理,并将款项据为己有;与客户串通骗取公司货物后私分等,均属严重违规或违法犯罪行为。除责成责任人尽快追回出库损失外,还将按集团有关规定实施严厉处罚。构成犯罪的由集团法律事务部提请司法机关立案侦查,追究其刑事责任。3.10.2办事处有关人员有款出库超过24小时补指令,不按总部有关规定办理客户退(换)机及库存商品内部调拨手续,未建立完整的客户档案,库存商品未按时进行盘点、对帐并查出帐实差异原因,仓库现场管理混乱或存在其它违规行为,按集团有关规定实施处罚。