我国档案馆网站在线知识开发与服务研究_张玲怡.pdf

2022 年第 4 期 总第 264 期-104-SHANXI ARCHIVES我国档案馆网站在线知识开发与服务研究*张玲怡 王向女（上海大学 上海 200444）摘 要：随着信息技术的发展，档案馆提供服务的手段不断改善、服务内容不断升级，档案传统服务逐步向档案知识服务演变。本研究论述了档案馆网站开展知识开发服务应构建的知识获取层、知识组织层和知识应用层。基于我国档案馆网站信息资源存储、网站交互性和国家政策导向的特点，针对网站开发和开放程度、社会档案意识、网站栏目设置等问题，提出了加深档案知识开发、加强信息技术的应用、以档案用户需求和核心、转变档案馆服务定位、实现知识创新等措施，阐述了档案馆网站在知识经济时代的未来发展方向，以期为档案馆网站服务的进步添砖加瓦。关键词：档案网站；档案利用；资源开发；知识服务中图分类号：G273.5 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)04-0104-0080 引言档案馆作为收集和保管珍贵档案资源的场所，拥有丰富的档案知识储备。信息时代的到来伴随着的是人们对档案信息需求的空前高涨，如何充分开发档案信息资源、提高档案信息服务质量、便利档案用户利用是现代档案工作的发展目标。在知识经济高速发展的今天，传统档案馆正逐步向数字档案馆转型，知识服务则是数字档案馆服务发展的主流趋势，是档案馆为利用者提供个性化和深层次服务的途径，意味着档案馆从单一的档案保管机构转变为档案资源的提供机构，从分散的档案信息展示转变为集中的知识组织服务，从以档案机构为核心转变为以档案用户为核心。基于国内关于档案知识管理的研究，本文将档案馆网站的知识服务分为知识获取、知识组织和知识开发三个部分，分析了目前我国档案馆网站开展知识服务的优势和劣势，针对性地提出了加深档案知识开发、创新档案知识服务的措施，以此探讨档案馆网站知识管理服务的未来发展方向。1 文献回顾笔者以“档案馆网站+知识开发 or 知识服务”为检索词在 CNKI 中国知网中的期刊、硕博论文数据库进行检索，仅检索到 5 篇相关文献。当笔者扩大检索范围，以“档案馆网站+开发 or 服务”为检索词在 CNKI 中国知网中的期刊、硕博论文数据库进行检索，共检索出 352 篇相关文献，经过筛选和审查，最终得到 58 篇参考文献。主要分为四个方面：一是国外档案馆网站服务的特点和经验借鉴。如赵屹通过整体建设水平、网络档案信息检索系统、多类型机构共建网站、在线档案展览、多语种网站等八个方面分析了国外若干档案网站所具有的特色。1朱兰兰从服务对象、服务内容、服务手段等方面归纳了英国国家档案馆网站信息服务的特点，并据此对*【作者简介】张玲怡（1999-），女，汉族，江苏苏州人，上海大学文化遗产与信息管理学院硕士研究生，研究方向：档案用户研究；王向女（1986-），女，汉族，河北吴桥人，上海大学文化遗产与信息管理学院副教授，研究方向：档案用户研究。档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-105-我国档案馆网站提出了培养专业人才、重视服务利用等建议2。二是国内档案馆网站建设现状和发展对策研究。如魏扣运用 SWOT 分析法分析了档案部门应用社交媒体提供档案知识服务的内部优势、劣势和外部机会、威胁因素，提出提升社会档案意识和档案知识服务水平、保障档案知识服务的实施，发挥社交媒体为档案部门在提供档案知识服务方面的最大效用。3雷晓庆通过对国内省级和副省级网站的浏览和访问，对目前公共档案馆的档案信息服务的载体形式、主题内容、加工程度等进行调查和分析，并提出改进方案。4三是档案馆网站的平台建设和技术支持研究。如高琪翔从网站建设和利用者角度出发，分析 Web2.0应用发展不均衡、以移动终端应用为主的现状，对基于利用主体的特色服务进行概述，并从 Web2.0 应用建设、服务质量、页面视觉设计等角度提出针对性改进措施。5张照余从站点设立与站名规范、域名规范、信箱规范、站点信息与网页格式规范对我国档案馆网站的功能模块建设提出了详细建议。6四是档案馆网站各特色信息服务研究。如王晓璐调查分析了国内近百个主要档案网站教育服务体系建设的现状，经过开展面向社会公众的档案网站教育服务体系建设方面的调研，探讨我国档案网站教育服务体系建设的架构设想。7章燕华选取具有典型意义的国家（地区）档案馆的在线教育服务，分析我国在线教育服务的共性并提出对综合性档案馆发展在线教育服务的优化建议。8从目前的研究成果看，目前我国国内关于档案馆网站的基础建设较为成熟，而关于于档案知识服务的研究也甚嚣尘上，但很少有文章将二者结合在一起讨论，且研究内容分散、研究观点各不相同，可以说，我国目前对档案网站知识服务模式尚未达成共识。本文通过构建档案馆网站知识服务模型，分析档案馆网站开展知识开发和服务的优势和劣势，致力于探究我国档案馆网站未来转向知识服务的策略。2 档案馆网站知识服务模式20 世纪后期开始，社会逐步步入知识经济时代，知识在推动社会的发展中起着主导的作用。在此条件下，知识管理和知识服务应运而生，迅速被应用到个行业之中。知识服务就是通过管理组织显在知识，发掘组织隐含知识，通过知识知识重组，最终实现隐含知识向显在知识的转化，进而实现知识创新和知识共享。1994 年特里库克就明确提出，“在档案管理上应该实现由实体管理转向知识管理，档案不仅仅是信息的简单储存而是能够转移到知识层面上来，由最先的数据库到后来知识库的建立，让使用者真正摆脱具体的数据信息升华到知识以及智慧上来。”档案馆网站作为档案馆面向用户的“门户”之一，承担着输出信息、交流互动、宣传推广等重要任务，档案网站服务知识化是档案部门迫在眉睫的任务。2.1 档案知识服务的概念2021 年 06 月 08 日颁布的“十四五”全国档案事业发展规划明确提出：“提升档案利用服务能力，积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。”9传统的档案馆所提供的信息服务，是通过对档案进行收集、整理、编研等过程将档案提供给用户，从而实现档案信息内容的利用。而档案馆所要开展的知识服务则强调的是，集合储存在档案馆内的档案信息资源，运用现代信息技术萃取出表示知识内容的档案信息并进行知识转化和重组，针对档案用户的需求，实现档案知识的创新和应用。实现档案传统服务到知识服务的转变既是传统档案馆转型的必经之路又是实现档案价值的新途径。2.2 档案馆网站知识服务模式的构建档案馆网站知识服务模式的构建可以分为知识获取层、知识组织层和知识应用层三个层次。2.2.1 知识获取层知识获取层（见图 1）包含档案信息资源的采集和转换。档案馆内大量的传统纸质档案经过数字化处理转换成为数字档案资源，数字档案资源按照其数据结构可以分为非结构化数字档案资源、半结构化数字档案资源以及结构化数字档案资源，利用元数据对不同形态的档案信息资源进行整理、归纳和描述。2022 年第 4 期 总第 264 期-106-SHANXI ARCHIVES值得注意的是，除了档案馆内储存的显性档案知识，存在于档案人员脑海中的档案信息同样属于一种隐性的档案知识，而这些都可以通过互联网、计算机技术的加工后转化为知识提供给档案用户使用。10然后，根据档案用户的具体需求，对整理后的档案资源进行定量和定性的分析，从中提取出有用的知识单元。图 1 知识获取层2.2.2 知识组织层知识组织层（见图 2）是对整理出的档案信息的进一步提取和规范，使经过零散的、无序的档案知识单元有序化的过程。由于档案信息具有分散性、无序性、广泛性等特点，知识组织需要对提取出的档案知识单元进行筛选、鉴定、组织和集合。分析知识单元与知识单元之间的关系，查询不同档案知识之间的属性特征，分析出能够通过知识碰撞和关联而产生的新的档案知识，在档案知识之间建立内在关联，从而建立统一的档案知识资源库。这一过程中，核心是“档案用户”，以档案利用者的利用需求为导向，挖掘隐藏的档案信息，从而实现新的档案知识的生产，丰富档案知识的存储，最终促进档案知识价值的增值。图 2 知识组织层2.2.3 知识应用层知识应用层即经过组织的档案知识最终的呈现形式和效果。“信息大爆炸”的时代背景下，如何高效地应用档案信息资源既是档案部门的重要任务，也是档案用户的需求所致。档案信息资源的高质量转换和传递离不开档案馆服务方式的升级，档案馆网站作为一个连接档案提供者和利用者之间的信息平台，针对不同档案利用者的目标和用途，将组织好的档案知识更好地传递到用户手中。知识应用层是直接接触到档案用户的服务层次，档案知识最终会以何种面貌呈现在档案用户眼前，正是档案馆目前改善服务方式、提高服务质量的重点。传统的档案馆网站服务通常只能为档案用户提供馆藏资源服务、借阅服务、档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-107-馆际信息等等，而档案馆网站知识服务要求网站提供在传统信息服务的基础上经过组织过后的知识，主要包括经过加工而成独特的文创产品、专题数据库、在线教育等等，这些服务要求档案馆打破传统服务的界限，贴近社会、了解热点、关注用户、主动服务，最后将以各种色彩纷呈的形态展示给社会。3 档案馆网站开展知识服务的优势3.1 档案信息资源丰富档案资源是开展档案知识服务的基础，是一个档案馆的核心竞争力。我国作为历史悠久的文化大国，档案馆藏数量丰富、资源质量高且体系完备。国家信息化专家认为：“国家信息资源 80%在政府，而政府信息 60%在档案馆”。11丰富的馆藏资源一方面意味着意味着档案知识储备的丰富，能够用于档案二次编研、档案文创创作、档案参考咨询等功能，对经济、科技等领域存在着重要作用，能够扩大档案在社会层面的影响力。另一方面，档案信息资源的的丰富意味着它所承载的社会记忆的丰富，自 20 世纪末档案记忆观兴起开始，档案便被视作是社会记忆的载体，档案馆则被认为是“记忆的保存场所”或“记忆宫殿”。12档案记忆观和数字记忆的兴起加强了社会公众对档案的归属感，有利于提高社会档案意识，营造全社会“识档、用档、存档”的氛围。3.2 档案网站交互性高Web2.0 环境下，在线网站、微信公众号、微博等新型社交媒体的快速发展为档案事业的发展带来了新的机遇和转机。社交媒体作为一种给予用户极大参与空间的新型在线互动式媒体，拥有大量的受众群体。它一方面能起到宣传档案的作用，为档案部门吸纳丰富的用户源。另一方面社交媒体互动性强、更新频率快、传播范围广的特点，能够实现档案信息资源在时间上的即时传播度和范围上的广泛共享度，并即时得到用户的信息反馈，进而提高档案服务的质量。我国档案馆网站注重互动平台的开设，档案馆网站作为档案馆最早发展的社交媒体之一，一直都是最具有官方权威的服务平台，档案馆对网站的重视程度不容小觑，利用者也会优先通过网站了解档案馆。我国各档案馆网站都开设了网站留言服务，如浙江档案网的“专家答疑”、上海档案信息网的“联系我们”、江苏档案信息网的“建言献策”等，网站的互动平台开发程度不一，但发展空间巨大。因此，如何利用好档案馆网站的互动平台的作用对整个网站开展知识服务都起着重要的作用。3.3 国家和政府的支持改革开放以来，我国越来越重视档案事业的发展，档案馆作为重要的档案存储机构之一，一直以来都受到政府的关注和重视。2014 年中共中央办公厅、国务院办公厅印发关于加强和改进新形势下档案工作的意见中明确指出，要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系。132016 年，国家档案局印发的全国档案事业发展“十三五”规划纲要指出，要“采用大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术，提高档案馆业务信息化和档案信息资源深度开发与服务水平”。14除了档案馆总体的发展策略，我国还颁布了许多关于档案馆网站的独立政策，如国务院办公厅于 2017 年发布的政府网站发展指引、2019 年 12 月发布的政府网站网页归档指南等等。国家政策的支持其一意味着档案馆网站发展的标准化，有利于后续的档案信息资源整合；其二政策的支持伴随着的是资金和技术等方面的相对宽裕；其三政策法规的颁布意味着国家的重视，易于吸引社会力量的加入和社会档案意识的关注。4 档案馆网站开展知识服务的劣势4.1 线上开放力度不足据统计，我国档案资源平均开放率为20%30%，而英国、美国、加拿大等国家的比例高达90%以上，2022 年第 4 期 总第 264 期-108-SHANXI ARCHIVES15这很大程度上限制了新媒体时代档案资源利用的程度。而且我国各级档案网站上提供的信息资源大多只是馆藏资源的目录，例如，全宗目录、专题目录、开放档案目录等。而网站上提供的档案全文却很少，全文档案信息所占的比例很低，总体上讲，从档案网站上获取档案全文的能力差。4.2 开发程度低下我国档案资源开发程度不高，档案数字化只围绕着纸质档案 OCR 扫描、档案外部特征著录等工作，档案全文的检索难以实现，档案各部门之间信息资源不互通，难以实现档案信息的整合，档案部门所藏大量的档案资源尚难以形成“关联效益”，无法为档案用户提供高层次和定制化的档案知识服务。另一方面，我国档案资源虽然馆藏丰富，但档案作为知识进行再创造的能力却有待提高。诸如英国、美国等国家档案馆网站都设有专门的档案文创线上商店，但在我国档案馆网站，不管是档案作为无形的教育资源还是有形的档案文创产品，档案馆的知识利用水平远远及不上图书馆和博物馆，大部分档案仍然具有相当浓厚的“封闭”色彩。4.3 社会档案意识缺乏社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会整体对档案的普遍认识程度。16社会档案意识的缺乏源于档案一直以来在公众眼中的神秘感，档案部门关于档案的科普和宣传力度不足，且我国过去对档案一直秉持着“藏大于用”的理念，使得社会公众对档案缺乏清晰和明确的认识，对档案和档案部门也一直敬而远之。再者，虽然目前档案部门大力推进档案数字化和档案在线服务，但大部分档案查询与利用仍需要利用者前往档案馆进行，远远比不上其他行业快捷的在线服务效率。此外，我国现有档案网站的类目管理大多集中在后台的基础工作中，能够体现前端服务工作的类目比例相对较低，服务类型也相对较少，档案馆与公众之间缺乏有效地双向互动，没有及时进行信息反馈，服务效果自然不够理想。17大部分档案馆网站只有“网上问答”、“在线留言”等板块，而且回复速度慢且效率低下，档案馆网站的交互功能单一，不利于刺激公民的档案需求。4.4 档案馆网站定位不明，缺少知识栏目我国档案馆网站目前的服务定位偏向行政功能而非服务功能，网站的大部分栏目都是每日新闻、展览活动、党建培训、法制建设等内容，而档案知识栏目稀少，且有些即使设置了档案指南和查阅服务，但点进去查看到的很多都是空白，没有系统的档案知识资源库。很多档案馆网站甚至并没有开展远程档案资源服务，又或者数字档案资源只在档案馆内网运行，数字档案资源不面向社会大众开放，用户无法用过档案馆网站门户进行线上查档。总之，目前我国公共档案馆在档案信息的开发和服务方面还存在着较大缺陷，档案馆应认识到其中的不足之处，不断推进我国档案馆网站知识服务建设，推动档案网站健康发展，发挥其传承历史和服务社会的作用。5 档案馆网站发展知识服务的策略知识管理，就是对一个集体的知识与技能的获取并将这些知识和技能分布到能够帮助集体实现最大产出的任何地方的方法和过程。18在知识管理过程中，档案以其固有的价值始终立于知识的源头地位，而且档案的使用价值也随着知识管理层次的加深呈现出新的实现特性，使得其在知识管理中发挥着不可代替的作用。19而为了实现这一目标，我们必要要做到以下几方面：5.1 进行档案知识开发，拓宽档案价值实现形式传统档案服务为利用者提供档案，而档案知识服务则致力于为利用者提供知识。20世纪70年代中期，杰拉尔德汉姆(Gerald Ham)第一次提出“后保管”概念，后保管时代的档案战略中显示：“社会记录、利用、存储信息的方式决定着档案工作，信息革命正将我们推入档案历史的新时期后保管时代。”在 1996 年举行的第十三届国际档案大会上，特里库克将后保管定义为“将传统理论对实档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-109-体保管对象实态文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。”这一切都表明比起档案本身，档案内容知识具有更高的研发性和利用性。此外，由于社会社会信息素养和道德的提高，数字档案馆的用户信息需求已不再是单纯的原始档案信息资源，而是通过可视化技术分析、加工和整理后展现的以用户为服务核心的档案知识内容。档案馆网站作为档案馆对外开放的远程服务平台，比起其他社交平台，它具备容量大、内容丰富、可操作空间强的优点。网站是档案馆对外的远程信息服务平台，通过完善网站档案资源库建设，开展档案资源板块分类，针对性地为档案用户提供个性化服务。例如，英国国家档案馆设立了在线教育板块，将馆藏档案资源按年代为横轴、按专题为纵轴进行整理和编研，向英国所有学生提供免费服务。此外，档案馆网站可以学习博物馆文创发展档案文创事业，将档案知识融合形成有趣而美观的文创产品，档案馆网站商店的存在可以使用户足不出户就了解档案。例如，美国国家档案馆线上文创商店种类繁多、全球配送。5.2 注重信息技术在档案的应用，整合档案资源在科技日新月异的时代，云计算、大数据等现代先进技术层出不穷，深深地改变着我们的生活，各行各业也都因此迎来了全新的发展阶段。区块链、数据库、多媒体等技术的涌现改变了档案的呈现方式和应用途径。对数字化的档案信息进行收集分类、整理储存以及共享利用，摆脱时间、空间和载体的限制实现跨时空的档案知识共享，能够极大地便利档案用户，是提高档案利用效率的一种新型的档案开发和服务模式，并且能够通过对不同数字档案馆的资源整合，实现大规模分布式的数字档案知识共享。档案馆网站除了在线查档以外，还可以学习故宫博物馆研发的“数字故宫”，利用 3d 虚拟现实技术投射档案馆内景，让用户有一种声临其境的查档体验，同时向用户提供基础的档案馆内部介绍，推广用户档案教育。与此同时，档案馆网站可以开设虚拟展览栏目，由档案工作者作为档案故事讲述者，档案馆网站作为展览平台，形成一个长期供用户访问的科普教育栏目。5.3 以用户为中心、以需求为导向徐拥军认为知识服务的核心理念是以用户为中心、以需求为导向，强调重新认识档案和管理档案。20相较之传统模式下档案馆服务的“重藏轻用”，知识经济时代的档案馆网站发展更加注重“用户需求”。第一，从吸引利用用户和提供主动服务的角度出发，数字档案馆在对知识服务进行合理规划时不仅应考虑现实用户类型，还要深入发掘潜在用户，针对不同的目标群体，提供更具深度的知识服务，从而实现从档案现实用户到潜在用户的转化。我国青岛市档案馆依托数字档案馆平台建立许多档案专题数据库，加强用户研究，推动数字档案馆向“以人为本”的高知识含量信息服务转型。其中，开设“农民专页”档案窗口为“三农”工作推进服务，发布 7000 多件涉农民生档案文件；接收市直及市属企业 2 万余名职工的目录信息，建立全市职工档案信息数据中心，为企业职工提供专门的个人档案信息查阅渠道等。21第二，档案馆网站要拥有记忆功能，利用 cookie 等技术识别经常在档案网站进行访问的用户，并记住用户的基本信息或者查询的历史记录，当用户再次访问时，根据其记忆识别性能向用户提供个性化和智能化的服务，从而达到增强档案用户黏度、扩大档案用户范围的目的。5.4 从档案馆本位转向利用者本位2006 年，国家档案局发布了全国十一五时期档案事业发展规划，要求我国各档案部门“加强档案网站建设，开办档案信息查询利用窗口，提供档案网上公布和检索利用，最大限度地满足各方面利用档案信息的需求，实现档案信息的社会共享。”为了便于利用者有效使用在线检索系统，网站应提供尽可能详尽的检索流程说明，包括可查的现行文件范围和数量、可查的馆藏档案和资料范围数量、能提供全文查阅的信息范围和文件级、特殊档案类型和数量及专题档案数据库数量、案卷级目录范围等。个性化服务包括个性化定制、个性化推送、个性化检索、个性化推荐、信息智能代理、垂直门户、呼叫中心等。档案机构可采取灵活的方式，开展档案服务。222022 年第 4 期 总第 264 期-110-SHANXI ARCHIVES5.5 将创新放在第一位“知识服务的内核是知识创新，因此创新性是知识服务的本质特征。”23档案的知识创新首先要求档案馆的档案专业工作人员共享他们脑海中的知识，提升档案馆进行知识创新与利用的能力。档案管理不是机械地收集、鉴定、归档、整理、借阅的过程，而是需要把握档案信宿、档案知识和档案信源三者之间的相互关系，创造新知识去满足社会化发展和档案利用者对档案知识的需要。24档案馆网站的知识创新可以分为三个步骤：知识内容创新、服务形式创新和知识产品创新。知识内容创新是组织基础档案信息、整合形成有用的数据信息；服务形式创新是提高档案用户参与度，缩小档案知识管理主体和档案服务对象之间的距离；知识产品创新是最后档案知识的呈现形式，点云技术、3d 打印、VR 实景等技术的投入赋予了档案知识产品创新无限的可能。6 结语随着我国档案事业的不断发展，社会的档案意识不断提升，人民对档案知识服务的需求程度与日俱增，档案馆的地位也水涨船高，这也要求了档案馆的服务必须随着公众需求的提升不断提高，保证为人民与社会提供优质而高效的档案服务。与此同时，档案馆网站发展迅速，各省市的档案馆网站建设如火如荼，数字档案馆兴起，传统的档案服务模式正在滞后于高速的社会发展，档案馆作为服务部门，应当顺应时代潮流，引入档案知识服务的理念，切实改善档案馆网站服务效能。档案馆网站知识服务的开发，是我国档案馆服务方式转型的重要一环，档案馆应大力开发档案信息资源、引入高高新的科技技术、以用户为中心，创新开展知识服务。总而言之，档案馆网站与知识服务的结合的未来道阻且长，需要国家、档案部门和用户三方的努力。时代是不断进步和发展的，档案馆网站想要在众多新媒体中占据立足之地，就必须不断学习、不断创新，积极主动地开发档案馆信息资源和改善档案馆的服务模式，不断提升自身作为独一无二档案知识呈现平台的核心竞争力。注释与参考文献1 赵屹,陈晓晖.可资借鉴的国外档案网站特色分析 J.档案管理,2010(1):68-72.2 朱兰兰,马倩倩.英国国家档案馆网站信息服务的特点 J.档案学通讯,2010(5):61-64.3 魏扣,李子林,郝琦.社交媒体应用于档案知识服务的 SWOT 分析 J.档案学研究,2019(1):69-74.4 雷晓庆,崔雪.公共档案馆档案信息服务现状及对策基于公共档案馆网站调查的视角 J.档案学研究,2013(5):36-41.5 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J.档案与建设,2017(11):12-15.Research on Online Knowledge Development and Services for Archives Websites in ChinaZHANG Ling-yi,WANG Xiang-nv(Shanghai University,Shanghai 200444)Abstract:With the development of information technology,the means for archives to provide services are constantly developed and the contents of services are constantly upgraded,and the traditional services of archives gradually evolve into archival knowledge services.This study discusses the knowledge acquisition layer,knowledge organization layer and knowledge application layer that should be constructed for archives websites to carry out knowledge development services.Based on the characteristics of information resource storage,website interactivity and national policy orientation of Chinas archives websites,it proposes measures to deepen archival knowledge development,strengthen the application of information technology,take the needs and core of archival users,transform the service orientation of archives and realize knowledge innovation in view of the degree of website development and opening,social archival awareness and website column setting,and elaborates the The future development direction of archives websites in the era of knowledge economy is elaborated,with a view to adding bricks to the progress of archives website services.Keywords:archival website;archival use;resource development;knowledge service