行政办公室事务管理制度流程汇编.doc

行政办公室事务管理制度流程汇编

160
2020年4月19日
文档仅供参考
内部资料
注意保密

行政事务管理手册
FGNM-02-AD

福建省富贵鸟****矿业集团有限公司
二〇一一年八月

<行政事务管理手册>编制委员会
( 8月)

总 编:陈建云
副 总 编:李峰广 严起岱 贾伟光
主 编:冯 伟
执行主编:赵永杰
编委委员:毛占举 毛海龙 陈文平
李 洁 陈 瑜 耿亚男
盛慧枝 (按姓氏笔画排序)

前 言

,富贵鸟****矿业集团在集团总部及各公司间大力开展”管理年”活动,经过建章立制、开展各项经营管理活动、加强培训力度等方式,夯实基础管理,提升管理水平,从而达到巩固企业蓬勃发展趋势,保持企业迅猛发展势头,提高企业经济效益和社会效益的目的。
为紧跟集团公司战略发展步伐,有效达成集团”管理年”活动目标,建立和完善办公室行政事务相关管理制度,做到”有章可依,有章必依”,规范和强化行政事务流程管理,明确责任,提升集团公司行政事务计划、组织、协调、控制管理水平,建设素质高、作风正、原则强、服务优的行政事务管理梯队,自 3月份开始,集团办公室陆续出台了<办公用品管理制度>、<办公秩序管理规定>、<车辆管理制度>、<公文处理办法>、<印章管理办法>、<会议管理制度>、<合理化建议管理制度>……。为了便于学习、理解、掌握和运用行政事务管理制度,集团办公室将 制定的各类管理制度进行收集和完善,编制成富贵鸟****矿业集团<行政事务管理手册>,以期有效推动集团公司的行政事务管理前进,助推企业效益更上层楼。
<行政事务管理手册>共分为七篇,分别是:第一篇”机要管理”(包括公文处理、档案管理和印章管理三部分)、第二篇”秩序管理”(包括办公秩序和会议秩序管理两部分)、第三篇”办公物品管理”(包括办公用品、办公设施和报刊订制管理三部分)、第四篇”后勤管理”(包括车辆、驾驶员、宿舍和食堂管理四部分)、第五篇”两卫管理”(包括环境卫生和治安保卫管理两部分)、第六篇”合理化和公共关系”(包括合理化建议和公共关系管理两部分)及第七篇”附件管理”(包括手册中提到的一些比较实用的表格及其它内容)。
经过这本<行政事务管理手册>,您将能用较短的时间和较快的速度了解富贵鸟****矿业集团行政事务管理的相关规章制度,了解您在公司享受的权利、福利,及您须以高度的自觉精神和自律意识去遵守的各项制度。熟悉本手册内容,将为您打开翱翔在富贵鸟****矿业这片蓝天的一扇窗户,帮助您尽快地融入到富贵鸟****矿业的大家庭中来,帮助您高效快捷地开展工作、完成工作。

福建省富贵鸟****矿业集团有限公司

8月

目 录
前言................................................................3
第一篇 机要管理....................................................5
第一节 公文处理办法..............................................6
第二节 印章管理办法..............................................16
第三节 档案管理制度..............................................19
第二篇 秩序管理....................................................23
第四节 会议管理制度..............................................24
第五节 办公秩序管理规定..........................................31
第三篇 办公物品管理................................................35
第六节 办公用品管理制度..........................................36
第七节 办公设备设施管理规定......................................39
第八节 行政办公物资配置标准......................................43
第九节 报刊定制管理规定..........................................48
第四篇 后勤管理....................................................50
第十节 乘用车辆管理制度..........................................51
第十一节 驾驶员行驶补贴及安全奖励措施............................54
第十二节 员工宿舍管理规定........................................55
第十三节 员工食堂管理办法........................................58
第五篇 ”两卫”管理................................................61
第十四节 环境卫生管理制度........................................62
第十五节 公司治安保卫管理规定....................................64
第六篇 合理化和公共关系............................................67
第十六节 合理化建议管理制度......................................68
第十七节 公共关系管理办法........................................72
第七篇 附件........................................................76
公文处理办法附件..................................................77
印章管理办法附件..................................................87
档案管理制度附件..................................................93
办公用品管理制度附件..............................................94
车辆管理制度附件..................................................99
合理化建议管理制度附件...........................................103
后记...............................................................104

第一篇
机要管理
富贵鸟****矿业集团总部及各公司应该怎样快速有效地开展公文处理、印章管理及档案管理工作,从而规范机要工作处理流程,提高本公司机要管理水平。经过阅读本篇<公文处理办法>、<印章管理办法>及<档案管理制度>三个制度,您将找到最想要的答案。

第一节 公文处理办法
FGNM-AD-01

第一章 总则

第一条 为使企业公文处理工作规范化,提高效率,参照<国家行政机关公文处理办法>、<国家行政机关公文格式>,结合富贵鸟****矿业集团(以下简称”集团”)实际情况,制定本办法。
第二条 公文是企业在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是进行公务活动、指导工作开展的重要工具。
第三条 公文处理须做到准确、及时、安全,提高办文效率。
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
　　第五条 公文处理工作必须严格执行有关保密规定,确保公司秘密不被泄露。
第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第七条 集团各部门及各公司负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门或公司公文处理工作的领导和检查。
第八条 集团只设一套公文编号系统,各部门文件按”富矿+部门简称”依照发文时间统一编号。各公司参照执行。
第九条 集团办公室及各公司办公室应设专(兼)职公文管理人员,负责公文处理工作;设专(兼)职档案管理人员,设专柜对公文档案进行管理。

第二章 公文格式与要求

第十条 集团各部门及各公司统一发文字号:
集团办公室:富矿办; 人力资源部:富矿人;
财 务 部:富矿财; 法律事务部:富矿法;
矿业开发部:富矿开; 生产安环部:富矿生;
营销管理部:富矿营; 企业规划部:富矿规;
审 计 部:富矿审; 技 术 部:富矿技;
张家口公司:张富矿; 秦皇岛公司:秦富矿;
北 票 公司:北富矿; 承 德 公司:承富矿;
建 平 公司:建富矿。
若有新公司成立,参照上面办法执行。
第十一条 公文用纸要求、颜色要求、排版规格与印刷装订要求、各要素标识规则和页码规则。
(一)公文用纸要求
公文用纸采用标准的A4型纸,纸张页面大小为210mm×297mm。公文用纸页边距,上为37mm,左右下为27mm。版心尺寸为156mm×233mm(不含页码)。
(二)公文中图文的颜色
除发文公司标识、眉首反线和发文单位印章为红色外,若无特殊说明,其余部分均为黑色。
(三)排版规格与装订要求
1.排版印刷要求
正文用3号仿宋字。版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜。双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
2.装订要求
公文应左侧装订,确保公文页码齐全。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
(四)各要素标识规则
本办法将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首
(1)公文份数顺序号。标于版心左上角顶格第1行,以7位数标注。比如,仅发文一份用:0000001;适用于机密、绝密件。字号:3号黑体字。
(2)密级和紧急。按保密程度由低到高依次为秘密、机密、绝密三类;位置:顶格标识在版心右上角第1行,两字间空1字。如需加保密期限,密级与期限间用★隔开。字体字号:3号黑体字,加粗。印刷”绝密”、”机密”公文要标明份数序号。
秘密文件指内容涉及公司一般秘密,一旦泄露会使公司的安全和利益遭受一定损害的公文;机密文件指内容涉及公司重要秘密,一旦泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的公文;绝密文件指内容涉及公司核心秘密,一旦泄露会使公司的安全和利益遭受重大损害的公文。
(3)紧急程度。位置:顶格标识在版心右上角第1行,两字间空1字,如同时标识密级和紧急程度,密级在第1行,紧急程度在第2行。字体字号:3号黑体字。
文件一般不加紧急程度。如确属紧急文件,根据文件紧急程度应当分别标明”特急”、”急件”。”特急”文件一天办理完毕;”急件”三天办理完毕。
(4)发文公司标识
由发文机关全称后加”文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘在3号仿宋字、单倍行距情况下空一行。
(5)发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成,位于发文机关标识下空一行(3号仿宋字、单倍行距条件下空一行),用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号”〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加”第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线,红线粗2磅。
(6)签发人
上行文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
2.主体
(1)标题。应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机构名称、事由和公文种类;除批转法规性文件外,一般不加书名号。位置:红色反线之下空2行。字体字号:2号小标宋体,居中,加粗。可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(2)标题三要素:发文机构名称、事由和文种。
标题中除法规、规章名称和批转性文件加书名号外,一般不用标点符号。标题排列一般不超过五行。排列形式可分别用上宝塔、下宝塔和中间长、上下短的排法,力求美观大方。
(3)主送单位位置。标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
”请示”只写一个主送机关,如需同时报送其它上级机关,应用抄报形式。不得抄报同级机关和下级机关。除领导直接交办的事项外,”请示”一般不得直接送领导者个人。
主送机关应写全称或规范化简称,若主送机关为富贵鸟****矿业集团有限公司,不加”富贵鸟****矿业”字样,一般称呼”集团”。
(4)正文。主送机关名称下一行,每自然段左空2个字,回行顶格。默认为单倍行距。数字、年份不能回行。
正文部分需要标明层次时,以”一、”、”(一)”、”1.”、”(1)”分别标明正文的一、二、三、四层。
人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
应当使用国家法定计量单位。
(5)附件。公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识”附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如”附件:1.××××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识”附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
(6)成文时间。正文或附件下空一行,右空1个字。字体字号:3号仿宋体,统一用大写数码标识。如:二〇一一年五月三十日。
(7)公文生效标识。成文时间右空4个字,加盖印章或签字,表示该公文已经生效。加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识”此页无正文”的方法解决。
3.版记
主题词:用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号。词目用3号宋体字,加粗;词目之间空1字。词目内容:类别词—类属词—文种。
抄报:顶格,两字中间空一字。只抄报给中层以上领导,如:总裁(总经理),副总裁(副总),总裁(总经理)助理,财务总监、行政总监。用3号仿宋字。
起草人、校对人:”抄报”下一行,顶格写”起草人”,后标全角冒号;”校对人”后标全角冒号,居右,空四个字。
印发机关和印发时间:位于起草人、校对人之下占1行位置,用3号仿宋字体。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
版记部分内容用反线隔开。反线设为黑色,宽度同版心,高2磅。最后一条反线下标注”共印份数”,3号宋体字,用小括号括起,右空1个字。
版记的位置:版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
(五)页码
用5号仿宋字体,采用”第几页共几页”模式。
(六)公文模板请查看附件,未经允许,各部门及各公司不得随意修改模板。若模板中缺少所需种类,请报集团办公室进行增加后使用。

第三章 公文发文原则

第十二条 公文发文要坚持精简文件的原则,严格控制发文,重质轻量,避免整个集团公司处在”文海”之中,提高发文的质量和想要达到的效果。
第十三条 需要发文的内容包括:涉及重要事项的工作(如制度、办法、规定、人事任免、决定、决议、批复、意见、转发文件、重大活动等)需要以集团公司或各公司名义颁发的文件,采用行政公文发文格式与要求。
第十四条 工作总结、报告、动态、申请及一般周知性事项,使用公司全称加便函标识,其它参照文件眉首格式进行。机关代字,集团为”富矿函”,各公司分别为”张矿函”、”秦矿函”、”承矿函”、”北矿函”、”建矿函”。如有新公司建立,参照执行(集团及各公司便函模板请查看附件)。形成惯例的月总结与汇报、周动态等,不参加编号。字体字号及行间距参照本办法”第二章 公文格式与要求”相关规定。
公司其它材料,一律采用带企业LOGO和”福建省富贵鸟****矿业集团有限公司”字样的标准A4纸模板。字体和字号参照公文规定执行,行间距标准要求为20磅,若版面需要可在20磅到35磅之间给予适当调整。各公司参照执行。

第四章 公文发文办理

第十五条 公文文稿处理主要按照主办单位拟稿、主办单位审稿、行文规范审核、办公室负责人核稿、主办单位走流程、领导会签、用印、发送、登记、归档的程序办理。
第十六条 行文应坚持”谁主办,谁拟稿,谁走流程”的原则。
(一)原则上行政公文均由职能部门撰写。
(二)集团领导交办各部门起草的公文,由相应部门负责人承办。报集团领导进行批示。
(三)草拟、修改和签批公文,用笔用墨必须符合归档要求,不得用铅笔、圆珠笔,不得在文稿装订线左侧书写。
(四)总裁(总经理)在公司重要会议上涉及全局性的报告、讲话,由公司办公室组织相关部门和单位代拟或综合起草,相关部门和单位还要负责提供所需资料和情况;副总裁(副总)在有关部门工作会议上的讲话,由会议承办部门起草,公司办公室把关。
(五)各公司、各部门起草的文件,凡质量不合格、不符合行文规则的,办公室将一律作退文处理,直至符合要求为止。
第十七条 核稿。集团发文由集团办公室文书对公文进行核稿。各公司参照执行。核稿主要核查以下四个方面:
(一)是否需要发文,以何种形式发文;
(二)是否符合党和国家的方针、政策及有关法律、法规;
(三)是否符合公文行文规范;
(四)是否参照<国务院公文主题词表>要求标注主题词的。
第十八条 复核。集团发文由集团办公室负责人进行复核,经复核符合发文规范的,由主办部门按”富贵鸟****矿业集团发文流程表”上要求按流程签发;经复核不需要进行发文的,退回主办单位采用”便函”进行。
第十九条 会签。文稿送批前,对涉及其它部门的问题,应严格执行会签制度。
(一)凡需会签的文稿,必须由每一会签单位的负责人签署明确意见。
(二)按流程会签时,业务主管领导要签示明确意见,如:”同意发文。某某某,年月日”、”不同意。某某某,年月日”,若只签名字和日期,表示完全同意。
(三)按流程会签时,相关负责人只有建议权,没有否决权和不签署意见权,只能签署”同意,某某某,年月日”或”建议考虑……”,只签署”名字,年月日”,表示完全同意。是否发文由总裁(总经理)批示。
第二十条 签发。文件一律由总裁(总经理)或其授权人签发。签发文件,若无其它意见,只签署姓名和时间,表示完全同意。
第二十一条 用印。集团各部门和各公司办公室所有正式文件除会议纪要外都必须用印。经总裁(总经理)签发的文件,用印时不用再单独申请,可凭发文流程表直接用印。用印要注意上不压正文、下要骑年盖月。
第二十二条 发送。文件发送实行”按需发文”原则,只发给与该工作有关的单位,不按级别、待遇发文。收到文件的负责人负责组织部门人员学习文件精神。文件发送坚持”精益管理”原则,除存档件用于存档管理外,其它文件进行电邮,各相关部门根据需要进行打印。
(一)集团向各公司下发公文或各公司向集团总部呈报文件,统一用PDF格式。
(二)集团领导、各部门负责人及各公司办公室负责人和公文管理人员,工作期间,未出差情况下每天至少查收两次电子邮件:上午10:00前一次,下午4:00前一次。若出差或条件不允许,应安排相关人员给予查看,并由指定人告知领导文件内容。若是紧急或加密文件,发文机关需从发文成功之刻起,马上给文件相关责任人进行电话或其它方式联系。
(三)本办法实施后,将不再执行集团现在执行的文件签收流程,提高办文效率。若是紧急或加密文件,发文机关需从发文成功之刻起,马上给文件相关责任人进行电话或其它方式联系。
第二十三条 公文办文处理流程图,如下表:
公文办文处理流程图
办文部门
办公室
相关部门
主管领导
总裁(总经理)
开始

办文部门根据需要进行拟稿

按照格式套用文件模板

办文部门负责人审核电子稿

打印文件和<发文审批表>,填写相关内容、确定发送范围,由部门负责人审核签字后,文件起草人按要求走审批流程

1.存档(存副卷)
2.检查落实文件要求
结束
取消办文

1.加盖印章
2.下发文件,通知相关部门接收
3.存档(存主卷)
取消编号
办公室负责人对文件进行整体审核,给予办文意见
1.将所起草的文件电子版发送到办公室秘书处;
2.办公室秘书对文件进行行文规范(编号、格式、字体、字句等)审查

会签
YES

需会签
意见

总裁(总经理)或其授权人签发

不需会签

NO

YES

第五章 公文接收、登记

第二十四条 集团相关职能部门及各公司报送的公文,均由集团办公室安排专人负责签收、拆封(署名信件除外),并按规定进行编号、登记。
收文按以下几类分别进行编号、登记:外部文件、子公司文件、子公司便函和传真电报类文件(含其它未包含文件)。收文登记一般应登记以下内容:序号、收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、接收人、办理时间。
第二十五条 凡纳入收文登记的公文,文件对应部门接收人应在”富贵鸟****矿业集团收文登记簿”上签收姓名。
第二十六条 公文接收负责人,在登记公文时,除在”富贵鸟****矿业集团收文登记薄”按要求进行登记外,还要用规范的电子版”富贵鸟****矿业集团收文登记薄”按要求进行登记。各公司参照执行。
第二十七条 前台负责人每月最后一个工作日上午12点前将电子版”富贵鸟****矿业集团收文登记薄”发至部门负责人。

第六章 公文收文办理

第二十八条 对各类收文的办理方法如下:
(一)上级文件或政府部门文件:必须经公司有关领导阅批后转有关部门贯彻执行。
(二)各公司上报的工作请示文件或申请文件,由专人登记后,由集团办公室根据文件内容,转送相关业务主管领导进行批示。主管领导在批示意见时,根据业务内容,只能签署以下四类意见之一,如:”同意,请××××部具体承办。””同意,请××××部承办,××××部、××××部协办。””不同意。””××时间后执行。”同时签署姓名和时间。主管领导签署完意见后,由承办部门按来文处理流程单的规定走流程。流程完毕后交办公室回文。
按流程会签时,相关领导或部门只有建议权,没有否决权和不签署意见权,只能签署”同意,某某某,年月日”或”同意,但建议考虑……”,只签署”名字,年月日”,表示完全同意。是否同意办理由总裁(总经理)批示。
若签批时,有具体意见,在会签结束后,由承办部门撰稿,发送至集团办公室,由办公室给各公司进行回复。
(三)各公司以公司名义印发的文件根据实际需要可抄送到集团公司办公室。
第二十九条 对于不适合本部门办理的公文,承办部门应在１个工作日内向主管领导说明,并由主管领导重新进行批示。
第三十条 催办、督办。实行”即到即收即办”制度,各部门对送批或交办的公文,要及时催办、督办,防止漏办或压误。做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点督办、一般公文定期催办。
第三十一条 业务主管领导同意,集团办公室转送至承办部门签收后,若4日内未能办理完毕文件,应给办公室给予说明。若10天内未能将文件办理完毕,集团办公室将视情节轻重报公司领导审定后予以通报。

第七章 办 结

第三十二条 各承办部门对已经处理完毕的文件,要定期清查,确定是否办结,并将清查情况报分管办文的领导。承办部门负责人要做好督办工作。
(一)确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已办结文件长时间放在正在办理类文件中。确定文件办结的原则如下:
1．各类周知性文件、调查报告、情况报告,已分送各公司或有关部门和领导阅知后,无批示或其它意见的;
2．各类交办文件,公司有关部门已直接答复来文单位的;
3．需集团领导或公司领导批示、决定的事项,领导批示后,已书面、口头或电话答复来文单位的;
4．需以集团或各公司名义行文的事项,已经行文的;
5．其它可确定为已经办结的文件。
(二)已办结的文件,签发的原文件由办公室存档,承办部门保存文件复印件。

第八章 公文归档和管理

第三十三条 公文办结后,根据集团发文、外部文件、子公司文件、子公司便函和传真电报类文件(含其它未包含文件)四类,及时将公文定稿、正本和有关材料进行整理、立卷、分类、存档。
第三十四条 公文原件(主卷)统一由办公室档案管理人员进行统一管理;其它相关部门保存复印件(副卷)。
第三十五条 公文管理人员不但要建立纸质档案,还要建立科学完善的电子档案。

第九章　附 则

第三十六条 本办法自发布之日起施行。 10月11日开始实施的<富贵鸟****矿业集团公文行文规范>同时废止。
第三十七条 本办法由集团办公室负责解释。

第二节 印章管理办法
FGNM-AD-02

第一章 总 则

第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为了保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性,特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司级印章的使用、管理等相关事宜。
第三条 办公室负责公司印章的管理、发放、回收工作,监督印章的保管和使用。

第二章 印章的刻制与启用

第四条 印章的刻制
（一） 印章的刻制经总裁(子公司总经理)或其授权人批准后,由办公室开具介绍信,到公安机关相关部门按规定办理刻制。
(二)印章的形体和规格,按国家有关规定执行。　
(三)公司级印章(公司印章、法人名章、财务专用章、合同专用章),集团由总裁或其授权人批准,子公司由总经理或其授权人批准。子公司各部门不刻制印章。集团各部门根据业务情况,报总裁或其授权人后按规定刻制。
第五条 印章的启用
　 (一)新印章启用前做好戳记,并留样保存,以便备查。　
(二)印章启用报总裁(子公司总经理)或其授权人批准后,下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。

第三章 印章的保管、移交和停用

第六条 印章、专用印章由办公室负责发放、回收和监督使用。印章由被授权人专柜保管。印章保管人员名单报办公室备案。
　　第七条 印章保管须有记录注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
第八条 严禁员工私自将印章带出公司。若因工作需要,确需将印章带出使用时,需填写<印章使用审批单>报总裁(子公司总经理)或其授权人批准。外出期间,印章携带人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担责任。
第九条 财务专用章、法人名章必须分开管理,不得统一由一人负责管理。财务专用章由财务部负责人保管,法人名章由财务部出纳保管。
　 第十条 印章保管人因事离岗时,须由部门负责人指定人员暂时代管,以免贻误工作。印章保管必须安全可靠,加锁保存。
第十一条 印章有异常或遗失时,印章管理人应及时汇报,配合查处。
　 第十二条 移交印章须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
　　第十三条 印章的停用。有下列情况之一,印章须停用:
(一)公司名称变动;
　　(二)印章损坏;
　　(三)过期,用途终止;
(四)印章遗失或被窃,声明作废。
　　第十四条 印章停用须经总裁(子公司总经理)批准同意后,交送办公室进行封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第四章 印章的使用

第十五条 印章的使用范围:
　　(一)以公司名义发文、开具介绍信、报送报表等的一律加盖公司印章;
　　(二)合同类的加盖合同专用章;
　　(三)财务会计业务的加盖财务专用章。
　　第十六条 使用程序
　　(一)已审批完的文件、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章,不需填写<印章使用审批单>,只需在<印章使用登记薄>上按要求填写即可。其它情况使用公章,使用部门填写<印章使用审批单>经总裁(子公司总经理)或其授权人审批后方可使用。
(二)印章使用必须建立用章审批登记制度,严格执行审批手续,不符合规定的和不经总裁(子公司总经理)或其授权人签发的文件、合同等,相关部门有权拒印。
(三)严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时,须经总裁(子公司总经理)或其授权人同意方可开具;待工作结束后,必须及时向公司汇报开具手续的用途,未使用的必须立即收回。
(四)每年年终印章管理人员将本年度<印章使用登记薄>复印件送办公室存档。

第五章 附 则

第十七条 本办法由集团办公室制定,若有未尽事宜,其解释权、修改权归集团办公室所有。本办法自颁布之日起执行。

第三节 档案管理制度
FGNM-AD-03

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,保证档案的完整性,参照<中华人民共和国档案法>,结合企业实际情况,制定本制度。
第二条 本制度适用于集团总部及各公司的档案管理工作。
第三条 本制度所称的档案,是指自公司成立起,反映公司重要经营管理活动、具有查考利用价值的历史记录。
第四条 各单位全体员工都有保护档案的义务,并应当加强对档案工作的领导。

第二章 档案机构及其职责

第五条 集团总部档案行政管理部门为集团办公室,各公司档案行政管理部门为各公司办公室,集团办公室对各公司办公室进行统一制度管理、工作监督和指导。
档案管理部门的职责:
(一)收集、整理、鉴定、立卷、保管公司的文书档案;
(二)积极开展档案的提供和利用工作;
(三)进行档案鉴定和统计工作;
(四)认真学习档案管理知识,保证档案管理质量。
第六条 其它部门须配合办公室做好档案管理工作,并将本部门的档案定期送办公室存档。
第七条 档案管理工作人员应当忠于职守,遵纪守法,掌握档案管理制度,及相关档案工作知识。
第八条 在档案的收集、整理、保护和利用等方面成绩显著的单位或个人,由各级单位给予奖励。
第九条 办公室应设专(兼)职人员档案人员,负责本单位的档案工作。

第三章 档案归档

第十条 档案归档应遵循材料的形成规律和特点,保持其有机联系。
(一)归档内容:
1.公司与有关组织的来往信件、各种协议书、合同等;
2.公司会议原始记录、纪要、和决定;
3.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结等;
4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议纪要;
5.与合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料;
6.公司各部门的发文;
7.生产技术资料、矿山开发资料、安环资料、财务资料、人事资料、审计资料、基建工程资料、法律事务资料等;
8.公司外部各组织直接发送给公司的抄送邮件;
9.其它有保存价值的文件材料。
(二)归档要求:
1.归档的文件材料,按照时间顺序形成、保持历史联系和归档要求特征及文件内容进行归档;
2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列;
3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限;
4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表;
5.全部案卷组成后,对案卷做统一排列并编写档号,逐卷登记,填写案卷目录;
6.档案名称应统一,简明扼要,充分表示档案内容性质,而且要有一定范畴,不能笼统含糊。
第十一条 档案至少保管三年,期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
确定档案期限的原则如下:
(一)凡是反映企业主要活动和基本历史面貌的,对企业有长远利用价值的档案,列为永久保管,如公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、不动产所有权及其它债权凭证、工程设计图及其它经核对须永久保存的文书;
(二)凡是反映企业一般活动,在较长期时间内对企业工作有查考利用价值的档案,列为长期保管;
(三)凡是在较短时间内对企业有参考价值的文件材料,列为短期保管。
第十二条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案移交部门确定。

第四章 档案管理

第十三条 对符合立卷归档的材料,每年2月份、8月份须向本单位档案管理机构或者档案管理人员移交,进行集中管理。档案移交部门查阅本部门移交的档案具有优先权。
不符合立卷归档的材料,禁止擅自归档,应当由相关部门自行保存。
第十四条 档案管理机构应建立科学的管理制度,便于对档案的利用;配置必要的设施,确保档案安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化。
做好档案室、柜、架、夹、卷等的清洁和防虫蛀腐朽工作。
第十五条 档案的密级、保密时间、存档期限及查询权限,由移交部门制定,档案管理机构负责管理。
第十六条 未经审批,任何人不得将档案拿出档案室,或私自复印档案。
查阅档案时,应爱护档案,不得涂改、拆散、撕毁档案。若损坏档案,视情节轻重给予处