采购付款与报账管理制度.doc

泰富重工制造有限公司编制姚 凤Z/TFZG203001-2013审核王宏宇采购付款与报账管理制度批准熊 波页 码共4页生效日期2013年11月4日1 目的规范材料采购流程，加强与供应商合作，维护公司信誉，保证生产经营正常开展。2 适用范围适用于泰富重工制造有限公司所有的材料采购（含外协）业务。3 职责3.1 物流管理部的职责3.1.1 负责采购合同的签订、发票的催收、付款申请单的填报及相关单据的传递。3.1.2 对业务、发票的真实性、付款的必要性负责。3.2 重工财务管理部的职责3.2.1 审核采购合同与发票的一致性。3.2.2 审核请款资金与资金计划的一致性。3.2.3 审核请款资金与合同付款条件的一致性。3.2.4 及时反馈请款付款信息。3.3 集团结算中心的职责3.3.1及时反馈请款付款信息。3.3.2 复核请款资金的合理性。4 内容与要求4.1 采购报账流程步骤工作事项责任岗位事项说明应用表单1接收发票物流工程师物流管理部应按合同的付款条款，跟进乙方增值税发票开具进度，及时要求传递至我司。2整理报账单据物流工程师1物流工程师在收到供应商发票7天内匹配相关单据交重工财务部记账；2.物流工程师应将合同原件在审批完成后的7天内交重工财务部存档；3.分次付款合同报账要求：3.1首笔款请款单据：经物流管理部部长、主任、经办人签字确认的付款申请书；合同审批表；合同原件。3.2第二/三/./N笔款请款单据：经物流管理部部长、主任、经办人签字确认的付款申请书；按合同付款条件规定付进度款。3.3合同的付款条件中出现“预验收”环节，需由品质部在付款申请书上签字确认该道工序合格完成；3.4合同的付款条件中出现“验收合格”环节，需提供合格品的检验合格入库单；3.5物流部工程师需在请款前一日将请款单据收集、整理、匹配一致，方可递交重工财务部进行请款。财务部需对其完整性、正确性、一致性进行复核。4.紧急付款要求: 4.1当天审批完成的合同，需当天紧急付款，可将付款申请书经物流部主任、物流部部长、重工副总经理、重工总经理签字审批后，递交财务部进行紧急请款；4.2物流部部长、重工副总经理、重工总经理皆需在付款申请书上注明“紧急特批”字样。4.3财务管理部会计根据重工总经理批示的“紧急特批”，对该请款单加急处理。5.采购件质量索赔报账：采购件或外协件，因质量不合格导致的让步接收，由品质部出具不合格检验单、让步接收单、经供应商同意的扣款函，对其采购合同金额进行相应的抵减。6.对于已验收入库的材料，原则上应在材料入库当月完成报账；最长不超过1个月。3审核报账单据报账会计物流管理部收到发票，应7日内递交重工财务部，重工财务部对其发票进行审核、入账。原则：无合同的不接收发票；发票为增值税发票。1）财务报账会计对物流工程师所提供的报账单据的完整性、合法性及真实性进行复核；检查发票形式是否为合同约定形式，对品名、数量、单位、单价、金额、规格型号等进行逐一核对，对达到报账要求的单据方可允许报账。2）对于不合规报账单据，财务报账会计应在24小时内反馈物流工程师。4处理报账会计财务报账会计对审核无误的报账单据进行账务处理。对手工入库材料，报账会计将相关单据审核后，需先将入库单、发票与合同三者匹配，确认货物实物入库后，方可报账，严格规避虚拟入库报账情况的发生。5税票移交报账会计财务报账会计原则上应于每月28日前将当月进项税票抵扣联交税务会计办理认证并做好交接手续。4.2 采购付款流程步骤工作事项责任岗位事项说明应用表单1提交月度资金计划物流工程师物流管理部的采购付款应根据应付账款余额、合同执行情况、上月资金计划表执行情况及生产需求情况，编制下月请款计划，提交时间按总部财务部下发的资金计划表上报时间执行。各物流工程师对资金计划表中请款明细进行确认，物流管理部部长负责计划的初步审核。资金计划表2审批资金计划重工总经理/副总经理/财务会计1.物料管理部资金计划员将经部门负责人审核同意后的资金计划发至重工财务部汇总，报副总经理及总经理审批。2.重工财务部将重工总经理审批后的月底资金计划交递总部结算中心复审。物流工程师在总部复审批准的额度内进行请款。3. 物流管理部严格按合同进度上报资金计划，对于存在纠纷、退货、质量问题等例外事项的款项，必须完成调节方可进行支付。3填写付款申请单物料工程师重工物流工程师根据生产进度及审批后的资金计划填写付款申请书。付款申请书4审核付款申请单物流管理部部长/资金会计1、付款申请书依次经物流管理部主任、物流管理部部长审核，物料管理部部长对业务的真实性、付款的必要性把关、负责。2、重工财务会计根据月度资金计划审核付款申请单，审核要点包括：申请符合付款条件，有相应的月度资金计划，有相关授权领导签字确认，首笔预付款是否有完整的合同审批表，合同原件是否有乙方骑缝章、公章等。5审批付款申请重工总经理重工财务部将审核通过的付款申请单报重工副总经理、总经理审批后，递总部申请付款。6付款总部资金会计财务总部根据重工递交的付款申请单及其支撑单据，进行复核。复核无误后，报总部财务总监审批付款。7付款账务处理重工财务部1.付款完成后，总部财务部将已完成该动作的相关单据于一周内传递回重工财务部。重工财务部会计根据已付款的付款申请书进行账务处理。2.付款结果反馈：总部财务部每周一下午传递上周银行付款信息（电子档）至重工财务部。重工财务部会计根据信息，编制请款付款情况表传递至物流管理部，供其查询付款结果。4.3 商务风险管控要求物流部应增强商务风险控制意识，防范包括但不限于以下商务风险：4.3.1 到货未入库：物料到货验收合格后应及时（1天内）办理入库手续，对于未入库物料及时查明原因。4.3.2 超期收货未报账：收货后应在1个月内办理报账手续，对于超期收货未报账逐项分析原因，明确责任人，并按制度予以考核；4.3.3 风险预付账款：账面所有预付账款商务部应逐笔分析原因，财务管理部应及时督促收货、报账，对于长期挂账应及时查明原因，明确责任人，对于3个月以上风险预付账款并进行通报考核。4.3.4 发票管理：发票应办理严格的交接手续，并及时办理抵扣，对于在对账中发现的发票丢失、过期等情况严格按照责任落实赔偿和处罚。5 激励措施5.1 虚报账：物流部物流工程师必须认真核对各种票据，不得虚报、伪报、恶意重报，凡是虚报、伪报、恶意重报的，按其报账金额的30%且最少不低于1000元的处罚，情节严重者予以辞退并移交司法机关处理。5.2 资金付款审核不严：各审核人应严格审核付款单据，审核不严给公司造成的损失由相关责任人承担。5.3 收货报账时间：材料验收入（退）库后及时（1个月内）到财务部报账的，对于逾期收货未报账物流管理部应逐项分析原因并上报财务管理部，财务管理部要跟进处理进度。 5.4 预付账款：物流管理部对3个月以上的风险预付款需逐项分析原因，由于商务原因（如付款未及时交货、未及时整理单据报账等）引起的按50元/家处罚物流工程师，由于财务原因（如未及时入账等）引起的按50元/家处罚财务报账会计。