采购与付款管理制度.doc

采购付款管理制度第一部分 总 则第一条 为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。第二条 本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。第二部分 采购审核与批准第三条 采购计划范围内金额在万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。采购计划范围内金额在万元万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。采购计划范围内金额在万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。第三部分 付款结算控制第四条 付款审核财务部门应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。第五条 应付账款在万元以内的，由财务总监审批；应付账款在万元的，由总经理审批。预付款与定金在万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在万元的，报财务总监审批，在万元以上的，由总裁审批。审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第六条 财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。真实性审核应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。完整性审核。根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。合法性审核。审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。合规性审核审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。除对上述条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的应当及时向总经理汇报第七条 付款控制在付款时，应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批。 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。第四部分 账务处理第八条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。第九条 对账财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。第五部分 付账控制中的现金使用第十条 现金使用范围。1向个人收购农副产品和其他物资的价款。2结算起点以下的零星采购支出价款。第十一条 现金使用方法。1采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。2财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。3财务人员不得坐支现金，需要坐支现金的需报经开户银行批准。4因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。第六部分 预付账款的管理第十二条 原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的，需要由具有审批权限的主管领导审批。财务人员对预付款项要严格把关。并及时能做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。第十三条 公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。财务部对采购计划的预付款项，除总经理特批外，控制在%以内。第十四条公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。第七部分 应付账款管理制度第十五条 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。第十六条 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。第十七条 付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。第十八条 应付账款的确认和计量应真实和可靠应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。第十九条 应付账款必须及时登记到应付账款账簿应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。第二十条 及时冲抵预付账款财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。第二十一条 确认、计量和记录折扣财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。第二十二条 应付账款的授权支付财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理、财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。第二十三条 应付账款的结转财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。第二十四条 应付账款的检查财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。第二十五条 财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。第二十六条 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总经理按权限批准。第二十七条 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。第二十八条 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。第二十九条 财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。第三十条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。第三十一条 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。第八部分 采购预算的管理第三十二条 为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算第三十三条 采购预算管理的含义采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。第三十四条 编制采购预算编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。根据企业年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部，由采购部门汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交财务部编制总的预算，上交总经理审批。第三十五条 执行采购预算1将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。2对预算执行过程进行监控。第三十六条 分析和调整采购预算差异1在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。2如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。第三十七条 采购预算资金控制1在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理。第九部分 采购中的退货管理第三十八条企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。第三十九条 退货款项回收。1采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。2采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总经理按权限审批。3财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。第四十条 采购中的折扣事宜。1采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。2折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总经理批准。3折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。