会议管理制度-.docx

附件一: 会议室使用管理办法1 目的 规范会议室的使用和管理，提高会议室使用效率，维护和保持会议室的环境。 2 范围 适用于公司所有会议室、接待室管理。 3 职责 综合管理部负责本办法的制定与实施，部门所属会议室、接待室应按照此办法执行。 4 会议室使用程序 4.1 各部门需使用会议室，应提前二至三小时填写会议室使用申请单，由本部门负责人签字后，提交接待部门。会议室使用单上应详细说明到会人数、需准备的接待物品、需要综合管理部协助工作及其他有关项目。在所有会议室已满时，接待部门应及时向申请部门反馈信息。 4.2 接待部门按接待要求安排好会议室并通知申请部门，会议室使用申请单由接待部门负责保管、留存并做记录。 4.3 紧急会议应至少提前三十分钟将会议室使用申请单提交并通知接待部门，以便及时调整安排会议室。 4.4 各部门应按预定时间准时使用会议室，如需提前或延长使用时间，应及时通知接待部门。 4.5 会议室使用完毕，使用部门应关闭室内电器电源开关，将桌椅摆放整齐，及时通知接待部门整理会场，关闭会议室。 4.6 使用接待室无须进行申请，各部门可在该室会客、接待。 5 会议室管理 5.1 公司对各会议室进行统一编号，接待部门根据需要合理安排会议室使用。 5.2 公司会议室日常管理工作由综合管理部负责，划归各部门使用的会议室自行负责其日常管理。 5.3 会议室的室内清洁卫生工作由综合管理部门负责。会议结束后，接待部门应立即通知综合管理部门有关人员按时保质完成清扫工作。 5.4 各部门使用会议室时应注意保持室内环境整洁，爱护室内公用设施。 5.5 依据公司关于禁止在公共场所吸烟的规定，除接待室外，各会议室内工作时间一律禁止吸烟。附件二：会议立项申请单 a) 会议基本情况：会议名称、会议主题、会议地点、参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。 b) 会议费概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财务说明等。 申请人申请部门部门负责人参加名称会议主题参会人数会议主要日程安排会议单项费用概算概算说明分管领导审核总经理批准附件三：会议室使用申请单 申请日期： 年 月 日申请人申请部门部门负责人会议主题会议内容 参加人数会议室要求投影仪 电脑 茶水 音响 会议资料 其它需要提供 。 综合管理部负责人批准会议管理专员对应会议室安排附件四：会议签到表 会议签到表会议名称： 会议地点： 会议时间：序号部门 姓名签名备注12345678910附件五：会议纪要会议名称时 间主 持 人地 点出席人员（ *人）记录员缺席人员会议主题 会议议程及纪要:整理/日期审核/日期批准/日期 送 呈： 主 送：留 存 共印： *