会议管理制度-.docx

附件一:
会议室使用管理办法
1 目的
规范会议室的使用和管理，提高会议室使用效率，维护和保持会议室的环境。
2 范围
适用于公司所有会议室、接待室管理。
3 职责
综合管理部负责本办法的制定与实施，部门所属会议室、接待室应按照此办法执行。
4 会议室使用程序
4.1 各部门需使用会议室，应提前二至三小时填写《会议室使用申请单》，由本部门负责人签字后，提交接待部门。《会议室使用单》上应详细说明到会人数、需准备的接待物品、需要综合管理部协助工作及其他有关项目。在所有会议室已满时，接待部门应及时向申请部门反馈信息。
4.2 接待部门按接待要求安排好会议室并通知申请部门，《会议室使用申请单》由接待部门负责保管、留存并做记录。
4.3 紧急会议应至少提前三十分钟将《会议室使用申请单》提交并通知接待部门，以便及时调整安排会议室。
4.4 各部门应按预定时间准时使用会议室，如需提前或延长使用时间，应及时通知接待部门。
4.5 会议室使用完毕，使用部门应关闭室内电器电源开关，将桌椅摆放整齐，及时通知接待部门整理会场，关闭会议室。
4.6 使用接待室无须进行申请，各部门可在该室会客、接待。
5 会议室管理
5.1 公司对各会议室进行统一编号，接待部门根据需要合理安排会议室使用。
5.2 公司会议室日常管理工作由综合管理部负责，划归各部门使用的会议室自行负责其日常管理。
5.3 会议室的室内清洁卫生工作由综合管理部门负责。会议结束后，接待部门应立即通知综合管理部门有关人员按时保质完成清扫工作。
5.4 各部门使用会议室时应注意保持室内环境整洁，爱护室内公用设施。
5.5 依据公司《关于禁止在公共场所吸烟的规定》，除接待室外，各会议室内工作时间一律禁止吸烟。

附件二：《会议立项申请单》
a) 会议基本情况：会议名称、会议主题、会议地点、参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。
b) 会议费概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财务说明等。
申请人

申请部门

部门负责人

参加名称

会议主题

参会人数

会议主要日程安排

会议单项费用概算

概算说明

分管领导
审核

总经理批准

附件三：《会议室使用申请单》
申请日期： 年 月 日
申请人

申请部门

部门负责人

会议主题

会议内容

参加人数

会议室要求
□投影仪 □电脑 □茶水
□音响 □会议资料 □其它需要提供 。
综合管理部负责人批准

会议管理专员
对应会议室安排

附件四：《会议签到表》
会议签到表
会议名称：

会议地点： 会议时间：
序号
部门
姓名
签名
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附件五：《会议纪要》
会议名称

时 间

主 持 人

地 点

出席人员
（ *人）

记录员

缺席人员

会议主题

会议议程及纪要:

整理/日期

审核/日期

批准/日期

送 呈：
主 送：
留 存 共印： *