采购管理制度格式.doc

办公室管理程序
二OO三年十二月
概述：
    为细化加强分公司材料设备管理，在严格执行公司下发的各项设备、材料管理文件及ISO9002程序的前提下；分公司物资科针对我分公司的具体情况，特制订本办法，以达到理顺关系、明确职责、各负其责，使分公司物资管理能正常有序的进行。
    本办法是对分公司原制订的《周材、设备租赁实施办洁》、《物资仓库管理制度》、《设备管理规定》、《劳动用品及手工具管理办法》等制度性文件以及公司各项物资管理文件的细化和补充。原文件和本办法同时生效，一并适用，如有出入以公司文件为难。

材料管理
·物资科：
    l、负责制定材料管理的作业指导书，传达和布置公司对材料管理工作的各项要求。
    2、检查、督促和帮助项目部及分公司仓厍的材料管理工作。
    3、了解及发布主要材料的市场价格信息。
    4、审核项目部每月成本分析表中的材料成本。
    5、收集、审核各项目部各类材料统计报表，编制汇总材料统计报表。

·采购：
    1、各项目部于施工开始前编制《项目部材料总计划表》，每月按生产计划编制《采购月计划》，由项目经理签字报物资科。
    2、甲方供料（或指定供料）
    （1）、甲方直接供料，料款不进项目成本。
    供料前项目部材料员须提供物资科工程合同内有关内容复印件，材料生产厂家生产许可证、营业执照、法人代码证、税务登记证、企业简介复印件。
    项目部须控制材料总量，防止材料超工程合同总量。
    （2）、甲供料，料款由甲方从项目成本中扣除。
    无需签订材料采购合同。
    项目材料员提供物资科工程和内相关内容复印件及供应商资料。
    控制采购量
    （3）、甲方指定供应商、指定单价，项目部自营采购
    采购无需招投标，合同采用供应商样本。
    项目材料员提供物资科工程合同相关内容复印件作为合同依据。
    3、自行采购：
    分类：a、大宗材料采购；b、零星材料采购
    （1）、大宗主要材料采购
    大宗材料我分公司主要有：钢材、水泥、混凝土、黄砂、螺栓、止水带、膨润土、粉煤灰、盾尾油脂、钢轨等。
    由项目经理签名的《项目材料总计划》为采购依据，进行采购招投标。
    招标小组组长：项目经理，组员：分公司经理、分公司分管经理、副经理、物资科长、项目技术负责人。
    招标对象：项目部拟定，物资科按公司及分公司相关规定审定招标单位。
    与中标单位签订合同，单价为中标价，内容须经项目经理、物资科长、分管经理、分公司经理审定并签字。
    每批次进料填报《采购计划》项目经理审批。
    （2）、零星材料采购
    由项目部要料部门填报《采购计划》经项目经理签字批准后材料员负责实施采购。
    项目部主要零星供应商需经项目经理书面认可。
    供应商送货单采用本公司统一表式需注明单价。

·收料
    1、大宗主要材料
    （1）、项目部材料员对材料进行外观检查，对照采购计划核对质保书、合格证、配比单、送货单规格型号及数量后收料入库，鉴统一表式收料单。核查出不合格产品，应当场退回，适用过程中发现不合格产品亦应立即通知供应商到场，立即退回。同时向供应商发出不合格产品通知单，单一产品在同一工地累计发出5张不合格通知单，则取消该供应商资格。核查出数量不足的，应立即向供应商发出书面通知，且缺一罚十，同一产品在同一工地发出3张不足量通知单的，取消供应商资格。
    （2）、收料入库后，材料员应当天将入库材料登帐，挂标识牌。
    （3）、大方量混凝土浇捣、大批量钢材进料（100吨以上）需进料当天开具预验收单。
    2、零星材料
    项目材料员检查外观质量，审核单位、数量、规格；电器产品还须由项目部电工、起重及机械配件需项目部机修工对质量认可后收料单经双方签字方可入库。
    入库后当天入库材料登帐，挂标识卡或滚动标识卡数量。

·验收：
    （1）、关于预验收
    每月截止至20号的预验收单必须当月由红验收单冲回，如当月发票未到则另开预验收单进下月成本，如发票已到则直接开具验收单。
    （2）、为便于项目部成本同步反映，便于材料的各项分类统计，减少现场手工开具验收单的误差，分公司验收单在经项目部确认后，统一由物资科电脑开具。
    （3）、为便于财务成本帐目与工程进度同步，每月供应商发票材料数量由项目材料员通知供应商按当月消耗数量开具。每月材料发票需18日送达。

·验收程序：
    1、大宗材料：单价已由合同确认，所有单价调整必须按合同签订程序经分公司及公司认可。
    2、零星材料：供应商统一采用本分公司的清单表式，经清单确认后开具发票。

·出库：
    所有材料出库必须由项目仓库保管员、领用人员填好《领用单》后方可发料，对于不签领用单而要料的，仓库保管员须拒绝发料。
    材料出库后须调整标识牌或标识卡，登录料库台帐。
    每周将出库量报材料负责人登录《总出库表》报项目经理。

·仓库管理：
    l、项目部仓库管理：按《项目仓库管理作业指导书》执行。
    2、分公司仓库材料：
    （1）、分公司仓库每月5号前报物资科仓库，库存可利用材料清单由物资科下发各项目部，清单已有材料项目部不得重复采购，违反该规定的分公司将不予支付该款项。并对已出库部分进行滚动调整；库存材料清单注明的单价，为市场价的50％。费用以内部调拨单形式进行。
    （2）、材料仓库须分类堆放，登录仓库材料台帐零星材料挂标识卡；大宗材料挂标识牌，帐、卡、物必须一致相符。

·设备、周材管理：
    l、分公司对周材定义为可重复周转适用的材料，分公司将电缆、电箱、鱼尾板、等计入周材范围，具体见周材价目表（2004版）。
    2、设备、周材以租赁方式，按原《周材、设备租赁实施办法》、《周材、设备调度员岗位职责》、《周材、设备租赁合同》（样本）、《周材、设备租赁价目表》等实施。
    3、每月23号～25号，分公司各仓库将各项目部当月周材、设备出库及累计周材、设备出库清单及《周材、设备库存清单》，真实、准确地报物资科。如一月不能完成，扣除当月收入150元。累计二月不能完成则交由办公室另行安排工作或解除聘用（聘用人员）。
    4、每月25号～30号，周材、设备调度员必须出具各项目部当月租赁清单经项目经理确认后交分公司财务，将清单款项进分公司财务租赁科目。
    5、周材、设备出库必须由物资科长和项目经理签订租赁协议。无租赁协议分公司仓库应拒绝发货。项目部租赁周材、设备。出库必须有项目经理、委托人员在出库单签字后方可出库，否则仓库须拒绝发货出库。
    6、周材、设备由项目部还回入库时，状态、数量需经双方确认，如有争议以物资科确认为准。

·项目部材料资料：
    1、项目结束前，项目部材料员须将所有材料资料归档后交分公司档案室。物资料对工地资料进行抽查，发现问题酌情对项目部进行处理