制度和档案的建立与管理.docx

制度和档案的建立与管理
一、物业服务中心物业管理制度
序号
管理规章制度名称
备注
1
精神文明建设公约

2
装修管理规定（附：装修工程队安全责任书）

3
消防管理规定

4
停车场管理规定

5
车辆管理规定

6
安全巡逻管理规定

7
消防控制中心管理规定

8
来访人员管理规定

9
招牌、广告及公共场地、墙壁、屋面管理规定

10
商业网点管理规定

ll
文化娱乐场所管理规定

12
安全用电、用水、管道燃气管理规定

13
电梯运行管理规定

14
中央空调系统管理规定

第二部分：岗位责任制度
1
物业服务中心经理岗位职责

2
物业服务中心总工程师岗位职责

3
物业服务中心经理助理（人事行政）岗位职责

4
物业服务中心经理助理（业务）岗位职责

5
物业服务中心设备主管岗位职责

6
物业服务中心安全主管岗位职责

7
物业服务中心环境主管岗位职责

8
物业服务中心、品质培训管理员岗位职责

9
物业服务中心出纳员岗位职责

10
物业服务中心仓管管理员岗位职责

ll
物业服务中心行政后勤管理员岗位职责

12
物业服务中心人事兼信息管理员岗位职责

13
物业服务中心客户服务管理员岗位职责

14
物业服务中心电脑文档管理员岗位职责

15
物业服务中心维修技术员岗位职责

16
物业服务中心弱电设备管理员岗位职责

17
物业服务中心给排水设备管理员岗位职责

18
物业服务中心空调设备管理员岗位职责

19
物业服务中心电梯设备管理员岗位职责

20
物业服务中心安全班长岗位职责

21
物业服务中心安全管理员岗位职责

22
物业服务中心指挥中心工作人员岗位职责

23
物业服务中心交通管理员岗位职责

24
物业服务中心环境班长岗位职责

25
物业服务中心楼内保洁员岗位职责

26
物业服务中心楼外保沽员岗位职责

27
物业服务中心绿化员岗位职责

第三部分：管理运作制度
1
物业服务中心管理人员通用行为规范

2
物业服务中心工作人员守则

3
职业道德规范

4
创建物业管理优秀大厦规划

5
物业服务中心文档管理制度

6
物业服务中心办公用品领用制度

7
物业服务中心办公设备使用制度

8
物业服务中心财务管理规定

9
物业服务中心值班管理规定

lO
物业服务中心职业安全管理制度

1l
物业服务中心消防责任制

12
物业服务中心内部工作检查制度

13
重要接待管理制度

14
会务服务管理制度

15
物业服务中心对外服务工作管理规定

16
物业服务中心投诉处理、回访制度

17
物业服务中心维修、回访制度

18
物业服务中心社区文化活动管理规程

19
物业服务中心员工宿舍管理规定

20
物业服务中心员工工作服管理规定

21
信息传递管理规定

22
无线电通讯设备管理规定

23
物业服务中心、印鉴证照管理规定

24
物业服务中心资产管理规定

25
物业服务中心仓库管理制度

26
闭路监控及背景音乐管理规定

27
部门发文管理规定

28
合同管理规定

29
紧急事件管理规定及流程

第四部分：管理人员考核制度及标准
1
物业服务中心管理人员考核制度

2
物业服务中心各类人员业绩考核标准

3
物业服务中心经理考核标准

4
物业服务中心主管级人员考核标准

5
物业服务中心行政管理人员考核标准

6
物业服务中心维修人员考核标准

7
物业服务中心安全员考核标准

8
物业服务中心保洁员考核标准

9
物业服务中心绿化员考核标准

、管理运作制度
安全管理类文件清单目录
序号
文件名称
备注
01
安全管理员岗位管理程序

02
安全员巡逻管理办法

03
装修现场监控办法

04
高空作业管理办法

05
突发事件处理办法

06
出入管理程序

07
出租房及暂住人员管理程序

08
停车场管理程序

09
控制中心管理程序

10
消防管理程序

11
消防灭火作业指导书

12
消防设施使用作业指导书

13
安全管理员内部管理程序

14
安全管理监控程序

安全管理类质量记录表格目录
0l
《安全员交接班记录表》

02
《安全员巡查记录表》

03
《治安、消防安全巡查记录表》

04
《紧急集合情况记录表》

05
《安全员巡逻签到丧》

06
《装修现场监控记录表》

OT
《出入卡》

08
《物资搬运放行条》

09
《来访人员情况登记表》

10
《公司进出人员登记表》

11
《拾遗物品登记表》

12
《中控室交接班记录》

13
《值班记录表》

14
《夜间查岗计划表》

15
《夜间查岗情况登记表》

16
《消防演习情况记录表》

17
《消防设施清单》

设备管理类文件目录
序号
文件名称
备注
A.
《公用设施管理程序》

B.
《供配电设备保养维修作业指导书》

C.
《柴油发电机保养维修作业指导书》

D.
《停送电管理作业指导书》

E.
《1千伏以下电力电缆保养作业指导书》

F.
《防雷网检修及接地电阻测试作业指导书》

G.
《各类泵保养维修作业指导书》

H.
《给排水系统异常情况处理作业指导书》

I.
《清洗水池（箱）作业指导书》

J.
《消防主机保养维修作业指导书》

K.
《电梯操作作业指导书》

L.
《电梯保养维修作业指导书》

M.
《小型空调器安装保养维修作业指导书》

N
《小型柜式中央空调保养维修作业指导书》

0.
《闭路监控、安防系统维护保养作业指导书》

P.
《楼宇自动控制系统维护保养作业指导书》

Q
《加工维修工具（设备）操作作业指导书》

R.
《升降台保养维修作业指导书》

S.
《柴油发电机操作作业指导书》

设备管理相关质量记录表格
T.
《工作计划安排表》

U.
《设施、设备保养维修记录表》

V.
《分承包方设备保养维修记录表》

W.
《分承包方保养效果评估表》

X.
《设备（工具）汇总表》

Y.
《设施、设备检查记录表》

Z.
《机电设备年度检修计划》

AA
《设备抢修（大修）记录表》

BB.
《电力运行记录表》

CC.
《停送电操作票》

DD.
《智能门禁系统检查表》

EE.
《柴油发电机运行记录表》

FF.
《停水/电/气/试消防设施申请表》

GG.
《电缆绝缘电阻测试记录表》

HH
《防雷接地系统测试、检查记录表》

II.
《二次供水设施清洗消毒记录表》

JJ.
《消防主机运行记录表》

KK.
《消防联动柜运行记录表》

清洁绿化管理类
LL.
《滴洁绿化管理工作程序》

MM.
《地面打腊及污迹处理作业指导书》

NN.
《公共设施清洁作业指导书》

.
《办公场所清洁作业指导书》

PP.
《清洁设备操作保养作业指导书》

QQ.
《洗手间清洁作业指导书》

RR.
《环境消杀作业指导书》

SS.
《收倒垃圾作业指导书》

TT.
《绿化养护作业指导书》

UU.
《割灌机操作作业指导书》

VV.
《剪草机操作作业指导书》

WW.
《绿篱修剪机操作作业指导书》

XX.
《清洁外包监控办法》

YY.
《绿化检查标准指导书》

ZZ.
《消杀外包监控作业指导书》

AAA
《清洁外包监控办法》

BBB.
《植物病虫害年度消杀计划表》

OCC.
《洗手间定时清洁记录表》

DDD.
《消杀工作记录表》

EEE.
《消杀评估表》

FFF.
《消杀评估报告》

GGG.
《园林绿化改造工程管理程序》

HHH.
《清洁绿化工作检查程序》

III.
《清洁工作检查记录表》

JJJ.
《清洁绿化工作评估报告》

KKK.
4.10-04-01-F1《清洁服务分承包工作评估报告》

64.
4.10-04-01-F2《分承包方保洁工作检查记录表》

65.
4.10-04-02-F1《管理处绿化养护巡查周记表》

66.
4.10-04-03-F1《消杀服务分承包工作评估报告》

三、物业档案资料建立与管理
科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服 务提供有效的质量记录。本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对本 项目的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员 -建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
（一）、需建立的档案、资料分类检索
需委托方提供的资料
1. 产权资料（可不提供）
2. 技术资料
A. 规划图
B-竣工图
•总平面图
•单体建筑、结构、设备竣工图
•消防、附属工程及地下管网竣工图
C. 地质勘测报告
D. 开、竣工报告
E. 图纸会审记录
F. 工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）
G. 隐蔽工程验收签证
H. 沉降观察记录
I. 竣工验收证明书
J. 钢材、水泥等主要材料的质量保证书
K. 新材料、构配件的鉴定合格证书
L. 水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
M. 砂浆、混凝土试块试压报告
N. 供水的试压报告
O. 绿化工程竣工图纸及相关资料
P. 其他技术资料
物业服务中心需建立的资料
1. 物业资料
A. 基本资料
B. 功能分区资料
C. 设备资料
2. 业主资料
A. 内部办公人员名册（可不提供）
B. 内部各部门分布资料
3. 日常管理资料
A. 保洁绿化管理记录
•绿化消杀记录
•水箱清洗记录
•二次供水化验单
B. 保安管理记录
•日常巡查记录
•交接班记录
•值班记录
•物资搬运放行记录
•紧急事件处理记录
•车辆管理记录
•夜间查岗记录
•闭路监控系统录相带
C. 车辆管理档案
•车辆详细资料
•停车场、地下车库使用公约
•车辆出入及停放记录
D. 装修管理档案（可视具体情况）
•装修通知书（附图纸）
•装修工程队安全责任书
•临时施工人员登记表
施工单位营业执照复印件
E. 维修服务档案
维修服务登记表
维修服务回访记录
F. 设备管理档案
•各类公用设施保养维修记录
•各项机电设备保养维修及运行记录
•设备分承包方维修保养记录
•设备检查记录
G. 社区文化档案
•各项活动计划及实施记录
•图片及录像
•新闻媒介报道剪集
•物业使用人反馈意见及各项建议
H. 顾客意见调查、统计记录
I•服务质量回访记录
J.顾客投诉及处理记录
K.员工管理档案
员工个人详细资料
员工业绩考核记录
员工内务管理检查记录
L. 培训档案
各项培训计划及实施记录
培训结果考核及跟查记录
军事训练及消防演习记录
M.行政文件
政府部门文件
与甲方往来函件
•公司及集团公司文件
•物业服务中心规章制度、通知、通报等文件
•物业服务中心获得的荣誉 （二）、档案、资料管理办法
档案资料管理运作流程图:

1、档案资料收、发管理程序
物业服务中心重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过物业服务中心经理或其指定 负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
物业服务中心日常管理文件（如物业服务中心通知、通报等）按照本公司制定的文件 管理程序进行发放及接收手续，并分卷立档。
2、档案资料管理要求
采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图 表等，并采用相适应的保管、储存方法。
尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，定期清除过期失效文件。
原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有 所变动时，应及时调整目录的有关数据，以利查阅者及时找到有效的文件。
档案的鉴定必须由物业服务中心经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印 份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。
档案组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，并按不 同业务部门分柜保存。
专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资 格的人员经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外 文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。
档案室内保管环埯要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，并放置 适当的干燥剂用以防潮。档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司 文件管理要求。
针对本项目物业档案资料特点.制定严格的档案保密制度，对档案资料的安全保密管理 向业主负责。
以上物业服务中心的档案、资料管理方式。在确定合作关系后，将参照政府机关的有关 规定予以改善，以期符合委托方的委托要求。
物业服务中心在项目物业管理期限后，如双方不再续约，将毫无保留地将完整的全套档 案资料移交给委托方（东莞市机关事务管理局）。