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公司资料保存方案
为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。
一、分类
1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档 案类、经营档案类、工程档案类、综合档案类。
1.2根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二 级类目，不设置三级类目（详见附表）。
1.3录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式的档 案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有不可分割的联系， 不单独设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。
二、分类标识方法
2.1档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采 用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。
2.2档案排架和编号要反映六个基本大类，从实际出发，做到科 学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。
2.2. 1文件档案类（A）：分为外部文件类、内部文件类两类， 一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永 久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编 制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。
人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三
类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按 照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水 号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。
会计档案类（C）：原则上由财务部保管，如需有资料放 到资料室的，按年度一属类进行排列。
经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、合同 协议书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期 限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序 号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号， 并用案卷目录加以区别。
2.2.5 工程档案类（E）：工程竣工验收资料类，以工程类别分 类归档，一个工程项目的所有资料归为一类，不能拆分，其编制代号 规则为：取类别拼音首字进行编号。该档案类全部属永久保存。案卷 顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“ 1”另行 编号，并用案卷目录加以区别。
综合档案类（F）：统计报表类、审计报告类、资质相关 资料类、重合同守信用证件类、其它类五类，一年度一属类进行排列， 不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列）， 案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1” 另行编号，并用案卷目录加以区别。
三、归档案卷的质量要求
总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之 间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几 点。
1. 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查 考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件材料种类、份数及 每份文件的页数，均应齐全完整。
2. 遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文件材料中， 应当将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件 与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项 目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映 公司各面活动的真实内容和历史过程，尽量做到一事一卷。
3. 卷内文件的排列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系， 区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即; 批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后; 会议记录依会议时间顺序排列，会议文件要按文件的重要程序顺序排 列，重要的在前；一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性 的文件在后；招投标及合同书资料按照时间先后顺序排列；工程竣工 验收资料按照工程类别进行排列。
4. 区分不同价值：各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价 值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或 一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
5. 跨年度材料的处理：以落款日期为准。
6. 具有长期保存的案卷，卷内文件首页右上角盖上“永久保存” 字样，复印一份连同原件一同归档。
7. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件序号自设流水号。每 份文件内有页号的按原页号，无页号的用铅笔编写页号，并在目录中 记上页数。
8. 装订与装盒：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档 案类、综合档案类等卷内文件以“年度”装订成册；工程档案类以“每 个工程项目”装订成册。经营档案类的中标工程的招标文件、投标文 件、中标通知书及合同协议书只是短暂的放在经营档案类，等该工程 开工后都要归到工程档案类。
9. 卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录，卷内 目录表的各项要填写齐全。
（1）序号：每册流水号。
（2）文号：填写文件制发机关的发文字号，合同可填写合同号。
（3）责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
（4）标题：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和 简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标 题，外加［］；会议记录应在卷内目录的文件标题下写明会议的主要内 容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
（5）日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年月日”， 用“.”表示。没有责任者、年月日的文件要考证清楚责任者和年月 日。
（6）备考表的填写：每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情 况说明，都应填在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人姓名填 上。
（7）案卷封面的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写封 面，主要包括案卷内文件主题（文件中心内容）、年代等。
（8）归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、 所反映事情的内容，摄制人。照片要连同底片一起归档。
（9）归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、 名称、密级、保管期限和软、硬平台等。
10. 文件盒的填写：需清楚填写类目编号，年代，内容等，并用
铅笔标上保存期限。