Excel在财务中的应用课程资料制作会计科目表及会计凭证的.pptx

第二章 制作会计科目表及会计凭证的编制 2.1设计思路分析 2.2科目及期初余额设定l2.2.1会计科目编码规则l会计科目一般包括一级科目、二级科目和明细科目 会计科目编号的原则 l系统性原则l一义性原则l简洁性原则l可扩展性原则 l在我国一般采用3位数编号，并且科目代号从右到左表示科目的性质 如：101现金，102银行存款 2.2.2输入科目名称和编号 l步骤1 新建一个工作簿，在工作表SHEETL中输入科目表中要包含的项目，并设置科目表标题行的格式。l步骤2 在科目表中录入科目代码、总账科目和明细科目的名称。l步骤3 选定需要设置数据有效性的单元格区域（即“余额方向”列标题下方的单元格），单击菜单栏中的“数据有效性”命令打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中的“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入下拉列表中需包含的项，不同项之间用英文状态下的逗号分隔。l步骤4 若要在单击格后显示可选择的输入提示信息，请在“数据有效性”对话框中单击“输入信息”标签，切换到“输入信息”选项卡，选择“选定单元格时显示输入信息”复选框，然后在“标题”文本框和“输入信息”文本框中输入具体内容。l步骤5 单击“出错警告”切换到“出错警告”选项卡中，选择“输入无效数据时显示出错警告”复选框，在“样式”下拉列表中选择“停止”，然后可根据需要决定是否键入“标题”和“错误信息”。l步骤6 当在设置了有效性的单元格中键入其他值时，系统会弹出出错提示话框，并且阻止无效数据的输入。l步骤7 由于科目表中包含总账科目和明细科目，为了将它们区分开来，为明细科目单元格区域设置底纹效果。l步骤8 在表格中“期初余额（借）”列在侧插入新列，输入列标题为“科目级次”，然后将在应科目的科目次输入到该列的单元格中。2.2.3 设置期初余额及余额平衡试算 l步骤1 选定好科目表中的项目并完成内容的输入之后，接下来向科目表中添加期初余额。l步骤2 弹出“单元格式”对话框。l步骤3 接下来根据输入的明细科目余额计算总账余额，在“应收账款”总账科目以应余额所在的单元格F18中输入公式：=SUM（F19：F21）l步骤4 输入公式,按下Enter键可得到公式运算结果。l步骤5 单击需要冻结行的下行中的任意单元格，单击菜单栏中的“窗口冻结窗格”命令.l步骤6 此时,拖动右滚动条,会发现工作中的第1行到第3行被冻结,始终显示在屏幕上,同时,第3行的下边框会显示一条细线.l步骤7 在单元格F165中输入公式:l=SUMIF(SES4:SES164,=1”,F4:F164)l步骤8 合并单元格F2和G2，然后将该单元格填充为黄色，之后输入公式：=IF（F165=G165，“经试算借贷方余额已平衡”，“经试算借贷方余额不平衡”）l步骤9 如果借贷方余额不相等，还应准确显示余额的差额，将单元格F1和G1填充为绿色，在单元格F1中输入“借贷方差额”，在单元格G1中输入公式：=F1165-G165 2.3 制作记账凭证和填写科目代码及名称 l3.3.1 记账凭证的基本内容和种类 l记账凭证应具备经下基本内容：l记账凭证的名称及填制单位的名称l记账凭证的填制日期和编号l经济业务的内容摘要l应借应贷账户的名称，包括一级账户、二级账户和明账户的名称及金额。l附件张数，即所附原始凭证的张数l会计主管人员、审核人员、记账和填制凭证人员的签名或盖章 2.3.2 用EXCEL制作记账凭证 l步骤1 在工作表SHEET2中创建通用记账凭证表格l步骤2 在单元格C2中输入公式：=TODAY（）l步骤3 在工作SHEET3中创建收款凭证格式，并将该工作表改名为“收款凭证”2.3.2 用EXCEL制作记账凭证 l步骤4 在默认情况下，一个工作簿只有三个工作表，此时需要插入新的工作表。l步骤5 在弹出的“插入”对话框中选择“工作表”，然后单击“确定”按钮l步骤6 此时，新插入的工作表默认名称为SHEET1，拖动工作表标签。将新工作表移到最右边 l步骤7 在新插入的工作表中创建付款凭证，并将该工作表名称更改为“付款凭证”l步骤8 用同样的方法，再次新建工作表，创建“转账凭证”工作表l步骤9 在“收款凭证”工作表中单击单元格B3，打开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表中选择“序列”。在“来源”文本框中输入“现金，银行存款”l步骤10 接着，该单元格的右侧会显示一个下拉按钮，单击l可从下拉列表中进行选择 2.3.3设置科目下拉列表 l步骤1 切换到工作表“科目及期初余额设定”中单击菜单栏中“插入名称定义”命令，弹出“定义名称”对话框l步骤2 接着屏幕上显示，“定义名称引用位置：”折叠对话框，在当前工作表中选定需要引用的单元格区域，这里请选定单元格区域A4：A164 l步骤3 设置好引用位置后，再次单击折叠按钮，返回“定义名称”对话框中，单击“添加”按钮将该名称添加到列表框中，然后单击“确定”按钮关闭该对话框l步骤4 切换到工作表“通用记账凭证”中，选定单元格B4，单击菜单栏中的“数据有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，对话框，从“允许”下拉列表中选择“序 列”，在“来源文本框中输入“=CODE”l步骤5 此时单元格B4的右侧将会显示一个下拉按钮，单击可展开科目代码下拉列表 2.3.4自动填入对应科目代码的科目名称 l步骤1 在“通用记账凭证”工作表中的单元格C4中输入公式：2.3.4自动填入对应科目代码的科目名称 l=IF（LEN（B4）=0，“”，VLOOKUP（B4，科目及期初余额设定！SAS4：SCS164，2FALSE）l步骤2 在单元格D4中输入公式：l=IF（LEN（B4）=0，“”，VLOOKUP（B4，科目及期初余额设定！SAS4：SCS164，3，FALSE）l步骤3 拖动序列填充柄，复制公式到以下行。EXEEL将自动填入对应的总账和明细账科目名称，如果该科目没有明细科目，则明细科目列中填入0 l步骤4 如果希望没有明细科目的单元格为空，可隐藏零值l步骤5 此时，记账凭证中没有明细科目的单元格将显示为空 2.4在EXCEL中录入凭证并设置借贷平衡提示 l3.4.1自动按凭证类别连续编号 l步骤1 在工作簿中插入“凭证录入”工作表，工作表中的项目l步骤2 选定单元格D5，单击菜单栏中的“数据有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡中，从“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入凭证类别，如“银收”、“银付”、“现收”、“现付”等，输入的之间用英文状态下的逗号 l步骤3 设置好有效性后，再单击单元格D5，此时该单元格的右侧会显示一个下拉按钮，单击该按钮弹出凭证类别下拉列表，用户只需从列表中选择当前凭证所属的类别即可l步骤4 在单元格E5中输入公式：=COUNTIF（SDS5：D5，D5）l步骤5 用序列填充的方法向下复制D5单元格有效性设置和D5单元格中的公式，此时，E列中凭证号会随着D列中选定的凭证类别连续编号 2.4.2设置账户名称查询列表 l步骤1 切换到工作表“科目及期初余额设定”，在工作表中的H的新增“账户查询”栏，在H3单元格中输入“账户查询”，H4单元格中输入公式：=IF(C4=”,B4,CONCATENATE(B4,”_”,C4)l步骤2 指向单元格H4的右下角，拖动序列填充柄复制公式，计算出所有的账户查询 l步骤3 选定单元格区域H4：H164，单击菜单栏中的“插入名称定义”命令，弹出“定义名称”对话框，在“当前工作簿中的名称”文本框中输入“账户名称”，单击“添加”按钮，然后再“确定”按钮l步骤4 切换到工作表“凭证录入”中，选定借方栏中的账户名称单元格区域，单击“数据有效性”命令，在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中的“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入“=账户名称”l步骤5 此后，当需要输入账户名称时，就可以直接从下拉表中选择了l步骤6 用同样的方法为贷方栏中的账户名称设置下拉列表 2.4.3设置借贷平衡提示 l步骤1 单击单元格K5，输入公式：=IF（H5=J5，“”，“借贷不平”）l步骤2 拖动单元格K5右下角的序列填充柄，复制公式到该列以下的单元格 l步骤3 当输入借方金额，未输入贷方金额，或者输入的贷方金额不等于借方金额时，在该行对应的K列单元格中将显示“借贷不平！”提示信息 2.5 生成科目汇总表 l汇总记帐凭证是为了简化登记总帐的手法，根据一次性记帐凭证按照一定的方法进行归类汇总编制而成的。科目汇总表是一种典型的汇总记帐凭证，是根据一次性记帐凭证定期整理、汇总各类帐户的借、贷方发生额，并据以登记总帐的一种汇总性记帐凭证2.5 生成科目汇总表 l一般企业如果企业业务量较多，可以三、五天汇总一次，业务量少的也要十天汇总一次。科目汇总表通常包括会计科目、记帐、借（贷）方的本期发生额等内容。2.5.1利用筛选功能汇总发生额 l步骤1 插入一个新的工作表，命令为“科目汇总表”2.5.1利用筛选功能汇总发生额 l步骤2 切换到“凭证录入”工作表中，选定表格中的标题行，单击菜单栏中“数据筛选自动筛选”命令l步骤3 此时，在标题行的单元格中会出现一个下拉按钮，单击“账户名称”单元格的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择“科目汇总表”工作表中需要统计的会计科目名称，如“银行存款”l步骤4 此时，表格中将只显示借方账户名称为“银行存款”的记录l步骤5 将该结果填入“科目汇总表”中“银行存款”科目的本期借方发生额栏 2.5.2利用公式汇总发生额 l步骤1 在“科目汇总表”工作表中，选定单元格C5，然后输入公式：=SUMIF（凭证录入！SG5：SGS32，SA5，凭证录入！SH5：SHS32）2.5.2利用公式汇总发生额 l步骤2 按下来计算贷方本期发生额，在单元格D5中输入公式：=SUMIF（凭证录入！SIS5：SIS32，SA5，凭证录入！SJS5：SJS32）l步骤3 拖动单元格D5右下角的序列填充柄，向下复制公式，计算出其他会计科目贷方的本期发生额 l步骤4 在单元格C14中输入公式：=SUM（C5：C13）l步骤5 最后，输入该科目汇总表的记账凭证起讫号数，然后再对科目汇总表的格式加以修饰，最终效是果 2.6重点难点分析 l本章重点 l（1）利用数据有效性设置下拉列表及出错警告方式 l（2）单元格区域的引用和定义名称 l（3）函数及其应用 本章难点 l在介绍COUNTIF（）函数时，使用了一个公式：=COUNTIF（SDS：D5，D5）