广东某炼油项目通信文件管理(ec项目).doc

目 录

1．目 的┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉2
2．范 围┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉2
3．定 义┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉2
4．职 责┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉2
5．通 信 文 件 种 类┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉2
6．通 信 文 件 编 码┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉3
7．附 则┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉11
8．附 件┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉11

1目的
规范****炼油项目工程建设过程中业主与承包商及其它单位之间的通信文件。
2范围
本规定用来处理业主与各承包商及有关单位的通信。项目通信文件包括信
函、备忘录、传真、会议纪要、文件传送单、文件分发表。
承包商发给业主的通信文件，必须使用业主规定的编号方法（为方便管理承包商可以同时采用自己的编号作为对照）。
电话或电子邮件仅用来预先通信，不具有法律意义。
3定义
业主指***总公司****炼油项目组(简称项目组)。
4职责
4.1 项目总经理及PMT经理是项目组与承包商之间通信的签署责任人。
4.2 项目通信工作由项目组文控人员负责管理，由指定的专人负责文件的收发，各部门秘书予以协助。
5通信文件种类
5.1 信函、备忘录、传真是项目组与外界的重要通信方式，其重要程度依次降低。
5.2 会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项的文件。发给会议各相关
方的会议纪要必须是经过各相关方确认的原件。会议纪要分为对内和对外两个模版。
5.3 文件传送单
文件传送单用于附带除信函、备忘录、传真、会议纪要之外的任何文件，说明传送文件的目的及要求。
5.4文件分发表
用于项目组内部分发文件使用，是文件送达和处理的重要凭证。
6通信文件编码
6.1 项目组信函编号
本部分介绍项目信函编号识别系统的使用方法。
AAAA-BBB-CCC-DD-EEEE-FFFF

Where （地址） Represents（表示）

AAAA Project Identifier (CHRP)
项目识别符
BBB Unit number
装置（单元）号
CCC Correspondence type
信函类型
DDDD Last four digital of contract number
合同号的最后四位数字
EEEE Sequence number
序号

6.2 项目装置（单元）代码规定
序号
单元号
单元名
备注
生产装置
1
101
1200万吨/年常减压蒸馏装置

2
102

180万吨/年催化裂化装置

3
103
28万吨/年气体分馏装置

4
104

16万吨/年烷基化装置

5
105
4万吨/年MTBE

6
106
400万吨/年高压加氢裂化装置

7
107

360万吨/年中压加氢裂化装置

8
108
200万吨/年汽柴油加氢装置

9
109
200000Nm3/h制氢装置

10
110
200万吨/年催化重整装置

11
111
100万吨/年芳烃联合装置

12
112
420万吨/年延迟焦化装置

13
113
脱硫联合装置

14
114
6万吨/年硫回收装置

15
115
300吨/时酸性水汽提联合装置

总图运输及储运
16
201
全厂总平面及竖向布置

17
202
全厂工艺及热力管网

18
203
厂内铁路

19
204
厂区围墙大门及警卫室

20
205
石油焦输送系统

206~
预留

21
211
原油罐区(一)

22
212
原油罐区(二)

23
213
重整芳烃原料罐区

24
214
中压加氢、汽柴油加氢原料罐区

25
215
高压加氢、催化裂化原料罐区

26
216
焦化原料罐区

27
217
甲醇、MTBE罐区

28
218
苯、轻污油罐区

29
219
汽油调合罐区

30
220
柴油罐区

31
221
航煤罐区

32
222
气分原料、丙烯罐区

33
223
加氢轻石脑油罐区farm

34
224
液化气罐区

35
225
乙烯料、PX罐区

226
预留

36
227
燃料油、重污油罐区

37
228
汽车装车设施

38
229
铁路装车设施

39
230
洗槽站

40
231
火炬设施

41
232
火炬气回收设施

233~
预留

公用工程
42
301
含油雨水监控站

43
302
全厂给水排水及消防管网

44
303
给水及消防加压泵站

45
304
第一循环水场

46
305
第二循环水场

47
306
罐区泡沫站

48
307
污水处理场
（含排海底污水管线）
49
308
污泥脱水及焚烧装置

50
309
污水提升泵站

310~
预留

51
321
220kV/35kV总变电所

52
322
35kV配电中心

53
323
1号区域变电所

54
324
2号区域变电所

55
325
3号区域变电所

56
326
4号区域变电所

57
327
5号区域变电所

58
328
6号区域变电所

59
329
7号区域变电所

60
330
全厂供电系统
厂前区变电所及道路照明

331~
预留 Reserved for future

61
341
动力站
含锅炉房、汽轮机、燃机发电
62
342
凝结水站

63
343
除盐水站

64
344
空压站

345~
预留

自控及信息化
65
401
中心控制室

66
402
全厂信息化

67
403
火灾报警控制系统

68
404
电视监控系统

69
405
电话站

70
406
厂内电信系统

407~
预留

辅助生产、生活设施
71
501
综合办公楼
含总调度
72
502
消防站及气防站

73
503
维修站

74
504
全厂性仓库

75
505
汽车库

76
506
中心化验室
含环保监测站
77
507
食堂

78
508
化学品库

厂外工程

79
600
马鞭洲原油库

80
610

海底管线
不在SEI合同范围

81
620
码头
不在SEI合同范围
82
630
厂外铁路
不在SEI合同范围

6.3 信函种类列表：LTR—Letter信函
MEM—Memo 备忘录
FAX—Fax 传真
MIN—Minutes of meetings会议纪要
XMT—Transmittal文件传送单

6.4 合同号：中标的承包商将会被告知该项目的合同号。

6.5．举例
CHRP-101-XMT-1006-0004
（项目组给承包商的信函样本）

1006-101-XMT-CHRP-0001
（承包商给项目组的信函样本）

信函识别符的种类通常由项目与项目之间以及参与项目的相关单位使之专用化，上面提到的识别符代表由中海油****炼油项目发往承包商的第4号信函。
总识别符的序列号部分通常按信函种类的序列排列，这样接收者就会知道是否漏掉某一信函。
7 附则
本文件自批准之日起执行。
8附件APPENDICIES

A –信函、备忘录、传真样本SAMPLE LETTER、MEMO、FAX

B –会议纪要样本（对外）SAMPLE MEETING MINUITES（OUT）

C—会议纪要样本（内部）SAMPLE MEETING MINUITES（INTERNAL）

D –文件传送单样本SAMPLE TRANSMITTAL

信函/传真/备忘录(LETTER/FAX/MEMO)（保留一项）

编号 (File No．)：
发往To：

发送部门/人 From：

收件人Attn：

签发人 Approved by:

传真Fax:
电话Tel.:
传真Fax:
电话TEL.:
电邮Email：
电邮Email：
总页数Total Pages:

日期Date：

主题（Subject）：（中文标题四号仿宋黑体，English 14 Times New Roman Bold）
收件人（单位）称呼：
（中文正文:四号仿宋体,每自然段左空2字,回行顶格，单倍行距，段落前后各0.5行距）
（English: 12 Times New Roman, No first line indent, 1 line space, 0.5 line before and after paragraph.）

（中文发信人名字）
（发信人签名）
（发信人单位职务）
(English name print)
(English signature)
(Title)
(Company and Department)

附件Attachment:

内部抄送CC：

会议纪要（对外）(Minutes of Meeting)
编号 (File No．)：
主题Subject：
日期Date：
地点Venue：
主持人President：
记录人Recorder：
抄送CC:
参加单位及人员(Attendees and units):

（中文正文:四号仿宋体,每自然段左空2字,回行顶格，单倍行距，段落前后各0.5行距）

（English: 12 Times New Roman, No first line indent, 1 line space, 0.5 line before and after paragraph.）

项目
Item
内 容 描 述(Description)
责任人
Action by
日期
Date

单位 Company
姓名 Name
职务 Title
签名 Signature

会议纪要（内部）

签发: 编号:
时 间：
地 点：
主 持 人：
与会人员：
记 录 人：
议 题:

抄送: 存档（ ）

拟稿: 核稿：
****炼油项目工程建设组 （或部门） 年 月 日

文 件 传 送 单
Transmittal Note
编号（File No.）：
接收人To：
接收单位Company：
电 话Tel：
传 真Fax：
E-mail：
通信地址Add：
邮政编码PC：
发送人From：
发送部门Dept.：
电 话Tel：
传 真Fax：
E-mail：
发送日期Date Of Transmittal：
签 发Approved By：
序号
Item
文件编号Doc.No
文件名称Doc.Name
目的Object
1

2

3

说明COMMENTS ：

1、签名返回本传送单
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2、替换并销毁被替换文件
Replace and destroy the replaced documents

3、请返回被替换文件Please return
the replaced documents

4、其它Other

签收人Deputy：
签收日期Date of Transmittal Received：
注：文件传送单须随同文件一并递交。传送单一式两份，签收后发送人与签收人各执一份备查。
Note: The transmittal shall be submitted with the documents. The transmittal shall be in two copies, signed by the recipient and then be kept by the sender and recipient with one copy each for future reference.