广东某炼油项目通信文件管理(ec项目).doc

目 录1目 的22范 围23定 义24职 责25通 信 文 件 种 类26通 信 文 件 编 码37附 则118附 件11 1目的规范*炼油项目工程建设过程中业主与承包商及其它单位之间的通信文件。2范围本规定用来处理业主与各承包商及有关单位的通信。项目通信文件包括信函、备忘录、传真、会议纪要、文件传送单、文件分发表。承包商发给业主的通信文件，必须使用业主规定的编号方法（为方便管理承包商可以同时采用自己的编号作为对照）。电话或电子邮件仅用来预先通信，不具有法律意义。3定义业主指*总公司*炼油项目组(简称项目组)。4职责4.1 项目总经理及PMT经理是项目组与承包商之间通信的签署责任人。4.2 项目通信工作由项目组文控人员负责管理，由指定的专人负责文件的收发，各部门秘书予以协助。5通信文件种类5.1 信函、备忘录、传真是项目组与外界的重要通信方式，其重要程度依次降低。5.2 会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项的文件。发给会议各相关方的会议纪要必须是经过各相关方确认的原件。会议纪要分为对内和对外两个模版。5.3 文件传送单文件传送单用于附带除信函、备忘录、传真、会议纪要之外的任何文件，说明传送文件的目的及要求。5.4文件分发表用于项目组内部分发文件使用，是文件送达和处理的重要凭证。6通信文件编码6.1 项目组信函编号本部分介绍项目信函编号识别系统的使用方法。AAAA-BBB-CCC-DD-EEEE-FFFFWhere （地址）Represents（表示）AAAA Project Identifier (CHRP)项目识别符BBB Unit number 装置（单元）号 CCC Correspondence type 信函类型DDDD Last four digital of contract number 合同号的最后四位数字EEEE Sequence number序号6.2 项目装置（单元）代码规定序号单元号单元名备注生产装置 11011200万吨/年常减压蒸馏装置2102180万吨/年催化裂化装置310328万吨/年气体分馏装置410416万吨/年烷基化装置51054万吨/年MTBE6106400万吨/年高压加氢裂化装置7107360万吨/年中压加氢裂化装置8108200万吨/年汽柴油加氢装置9109200000Nm3/h制氢装置10110200万吨/年催化重整装置11111100万吨/年芳烃联合装置12112420万吨/年延迟焦化装置13113脱硫联合装置141146万吨/年硫回收装置15115300吨/时酸性水汽提联合装置总图运输及储运16201全厂总平面及竖向布置17202全厂工艺及热力管网18203厂内铁路 19204厂区围墙大门及警卫室20205石油焦输送系统206预留21211原油罐区(一)22212原油罐区(二)23213重整芳烃原料罐区24214中压加氢、汽柴油加氢原料罐区25215高压加氢、催化裂化原料罐区26216焦化原料罐区27217甲醇、MTBE罐区28218苯、轻污油罐区 29219汽油调合罐区30220柴油罐区31221航煤罐区32222气分原料、丙烯罐区33223加氢轻石脑油罐区farm34224液化气罐区35225乙烯料、PX罐区 226预留36227燃料油、重污油罐区37228汽车装车设施 38229铁路装车设施39230洗槽站40231火炬设施 41232火炬气回收设施233预留公用工程42301含油雨水监控站 43302全厂给水排水及消防管网 44303给水及消防加压泵站45304第一循环水场 46305第二循环水场 47306罐区泡沫站 48307污水处理场 （含排海底污水管线）49308污泥脱水及焚烧装置50309污水提升泵站 310预留 51321220kV/35kV总变电所5232235kV配电中心 533231号区域变电所543242号区域变电所553253号区域变电所563264号区域变电所573275号区域变电所583286号区域变电所593297号区域变电所60330全厂供电系统 厂前区变电所及道路照明 331预留 Reserved for future61341动力站 含锅炉房、汽轮机、燃机发电62342凝结水站63343除盐水站 64344空压站 345预留 自控及信息化 65401中心控制室66402全厂信息化 67403火灾报警控制系统68404电视监控系统69405电话站70406厂内电信系统 407预留辅助生产、生活设施 71501综合办公楼 含总调度72502消防站及气防站 73503维修站 74504全厂性仓库75505汽车库76506中心化验室含环保监测站77507食堂78508化学品库 厂外工程 79600马鞭洲原油库 80610海底管线不在SEI合同范围 81620码头 不在SEI合同范围 82630厂外铁路不在SEI合同范围 6.3 信函种类列表：LTRLetter信函MEMMemo 备忘录FAXFax 传真MINMinutes of meetings会议纪要XMTTransmittal文件传送单6.4 合同号：中标的承包商将会被告知该项目的合同号。6.5举例CHRP-101-XMT-1006-0004（项目组给承包商的信函样本）1006-101-XMT-CHRP-0001（承包商给项目组的信函样本）信函识别符的种类通常由项目与项目之间以及参与项目的相关单位使之专用化，上面提到的识别符代表由中海油*炼油项目发往承包商的第4号信函。总识别符的序列号部分通常按信函种类的序列排列，这样接收者就会知道是否漏掉某一信函。7 附则 本文件自批准之日起执行。8附件APPENDICIES A 信函、备忘录、传真样本SAMPLE LETTER、MEMO、FAX B 会议纪要样本（对外）SAMPLE MEETING MINUITES（OUT）C会议纪要样本（内部）SAMPLE MEETING MINUITES（INTERNAL）D 文件传送单样本SAMPLE TRANSMITTAL 信函/传真/备忘录(LETTER/FAX/MEMO)（保留一项） 编号 (File No)：发往To：发送部门/人 From：收件人Attn：签发人 Approved by:传真Fax:电话Tel.:传真Fax:电话TEL.:电邮Email：电邮Email：总页数Total Pages:日期Date： 主题（Subject）：（中文标题四号仿宋黑体，English 14 Times New Roman Bold）收件人（单位）称呼：（中文正文:四号仿宋体,每自然段左空2字,回行顶格，单倍行距，段落前后各0.5行距）（English: 12 Times New Roman, No first line indent, 1 line space, 0.5 line before and after paragraph.）（中文发信人名字）（发信人签名）（发信人单位职务）(English name print)(English signature)(Title)(Company and Department)附件Attachment:内部抄送CC：会议纪要（对外）(Minutes of Meeting)编号 (File No)：主题Subject：日期Date：地点Venue：主持人President：记录人Recorder：抄送CC:参加单位及人员(Attendees and units):（中文正文:四号仿宋体,每自然段左空2字,回行顶格，单倍行距，段落前后各0.5行距）（English: 12 Times New Roman, No first line indent, 1 line space, 0.5 line before and after paragraph.）项目Item内 容 描 述(Description)责任人Action by日期Date单位 Company姓名 Name职务 Title签名 Signature会议纪要（内部）签发:编号:时 间： 地 点： 主 持 人： 与会人员： 记 录 人：议 题:抄送: 存档（ ）拟稿: 核稿：*炼油项目工程建设组 （或部门） 年 月 日文 件 传 送 单Transmittal Note编号（File No.）：接收人To： 接收单位Company：电 话Tel： 传 真Fax： E-mail：通信地址Add：邮政编码PC：发送人From： 发送部门Dept.：电 话Tel：传 真Fax：E-mail：发送日期Date Of Transmittal：签 发Approved By：序号Item文件编号Doc.No文件名称Doc.Name目的Object123说明COMMENTS ：1、签名返回本传送单Sign and return the note2、替换并销毁被替换文件Replace and destroy the replaced documents3、请返回被替换文件Please return the replaced documents4、其它Other签收人Deputy：签收日期Date of Transmittal Received：注：文件传送单须随同文件一并递交。传送单一式两份，签收后发送人与签收人各执一份备查。Note: The transmittal shall be submitted with the documents. The transmittal shall be in two copies, signed by the recipient and then be kept by the sender and recipient with one copy each for future reference.