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采购管理规范标准

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采购管理规范标准
　　1、 制定采购计划
　　(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、 损耗率和对第二年的预测, 在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
　　(2)计划外采购或临时增加的项目, 并制定计划或报告财务部审核;
　　(3)采购计划一式四份, 自存一份, 其它三份交财务部。
　　2、 审批采购计划:
　　(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总, 并进行审核;
　　(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、 物资的消耗和损耗率、 第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
　　(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
　　(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施, 对计划外未经批准的采购要求, 财务部有权拒绝付款。
　　3、 物资采购:
　　(1)采购员根据核准的采购计划, 按照物品的名称、 规格、 型号、 数量、 单位适时进行采购, 以保证及时供应。
　　(2)大宗用品或长期需用的物资, 根据核准的计划可向有关的工厂、 酒店、 商店签订长期的供货协议, 以保证物品的质量、 数量、 规格、 品种和供货要求。
　　(3)餐饮部用的食品、 餐料、 油味料、 酒、 饮品等等, 由行政总厨、 大厨或宴会部下单采购部, 采购人员要按计划或下单进行采购, 以保证供应。
　　(4)计划外和临时少量急需品, 经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购, 以保证需用。
　　4、 物资验收入库:
　　(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
　　(2)仓管员验收是根据订货的样板, 按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单, 然后需直拨的按手续直拨, 需入库的按规定入库。
　　5、 报销及付款
　　(1)付款:
　　①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核, 经确认批准后方可付款;
　　②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票, 若由采购员领空白支票与对方结帐, 金额必须限制在一定的范围内;
　　③按酒店财务制度, 付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款, 30元以下者可支付现款。
　　④超过30元要求付现金者, 必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款, 但现金必须在一定的范围内。
　　(2)报销:
　　①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单, 经出纳审核是否经批准或在计划预算内, 核准后方可给予报销。
　　②采购员若向个体户购买商品, 可经过税务部门开票, 因急需而卖方又无发票者, 应由卖方写出售货证明并签名盖章, 有采购员两人以上的证明, 及验收员的验收证明, 经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。