浙江良友木业有限公司跟单流程优化方案毕业设计.pdf

3摘要摘要我国加入 WTO 以来，对外贸易发展迅速，外贸跟单作为一种新的岗位应运而生。作为对外贸易企业内部专业化分工的产物，外贸跟单工作目标明确，任务具体，成为工作不可分割的组成部分。本设计以浙江良友木业有限公司跟单业务为描述对象，分析了该公司的跟单工作现状，总结归纳出了该公司在跟单工作方面存在的问题。针对这些问题，设计者提出了优化现有跟单工作的方案设计。该方案旨在提升跟单人员的能力和素质，提高跟单工作的效率，使公司在激烈的市场竞争中保持长久的生命活力。关键词：关键词：跟单工作；问题；优化方案4目录第 1 章 浙江良友木业有限公司简介.1第 2 章 跟单概述.12.1跟单的定义.12.2跟单的性质和作用.1第 3 章公司跟单工作现状分析.23.1 公司跟单工作现状.23.2 公司跟单工作中存在的问题.4第 4 章公司跟单工作优化方案.64.1 优化订单转化.64.2 保证基材交期.64.3 妥善应对客户需求.74.4 改善产品质量.7总结.9致谢.10参考文献.115第 1 章浙江良友木业有限公司概述第 1 章浙江良友木业有限公司概述浙江良友木业有限公司始创于 2003 年 5 月，公司座落于嘉兴市南湖区余新镇海盐塘西侧，本着“质量、诚信、创新”的宗旨，公司引进先进的德国豪迈生产线，台湾油漆涂装生产线，采用进口环保胶水和油漆，专业生产多层手工复古地板，产品出口量达 20 万平方米/月，年生产量可达 300 万平方米。作为国内专业实木多层地板制造商，良友木业多年来凭借雄厚的资金、技术、工艺、人才的优势，与欧美国家的企业建立了良好的合作关系，积累了丰富的实木多层地板生产制造经验，产品质量有保证。旗下百霖等品牌产品 90%销往欧美市场，是美国 HOME DEPOT 建材超市实木多层地板最大供应商，公司在国际市场享有极高声誉。第 2 章 跟单概述第 2 章 跟单概述2.1 跟单的定义跟单（walkthrough）是从业务的起始一直到业务的结束。多是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员从事的工作。2.2 跟单的性质和作用6外贸跟单岗位的出现不是偶然的，它是外贸企业内部管理结构有效调整，外贸经营管理规范化和科学化发展的产物。它的出现不但进一步划清了外贸企业各岗位的责任界限，而且充分调动了企业跟单人员的积极性和创造性，对提高对外贸易企业的管理水平和经营效率，避免外贸业务操作失误和风险具有重要的意义。第 3 章 公司跟单流程现状分析第 3 章 公司跟单流程现状分析3.1 公司跟单工作现状本人实习期间在浙江良友木业有限公司计划中心部门从事跟单工作。工作内容包括下发订单、核查原材料、计划贴面等一系列工作，下面我就自己工作岗位的流程简述如下：1、下发订单贸易部门业务员接到客人订单，我们跟单员将其转化为生产通知单。我们依据所接订单交货日期安排工厂领料时间，根据贸易和工艺组提供的物料定额表，客人订单明细表，开具生产通知单（领料日期前三天），及时跟踪面辅料到库情况，核实到库时间，不得晚于发料时间，确保准时发料，给到工厂生产。例如，外贸业务员下订单给我们，我们根据订单和客户要求排出订单号码、木种、规格、效果、颜色、订单数量和计划投料数量，然后下发到每个车间，这样是为了避免在生产过程中发生一些不必要的7错误。特别是裁切车间和包装车间，这两个车间一个是头一个是尾，头错了后面的车间就会跟着错，中间的车间也发订单是因为如果裁片车间发生了错误能及时的发现并改正，而尾就是在把产品包装前要仔细检查货物的数量是否与订单上的数量相同。2、核查原材料（1）核查面料想要生产一个产品首先得要有原材料，而我们生产木地板的第一要考虑的就是面料，有了面料之后再去考虑其他的原材料。而我们跟单员要跟踪面料的完成情况，如果面料急着用就要催裁片车间快点配好。面料是裁片车间生产的，裁片车间按照订单、工艺要求和客户要求准备面料。面料的厚度、宽度、长度订单和工艺要求里都有的，然后根据客户要求的发货时间，面料要在发货时间的前一个月准备好，不然就会影响交货。有一些面料要求比较高，面料准备的时间也要长就要提前四十天准备好面料。面料准备好了，就要去了解基材和底板了。（2）核查基材基材，以前我们公司也生产基材，由于公司发展越来越好订单越来越多，公司为了能更好的完成订单就很少生产基材了，把生产基材8的车间用来贴面。现在我们公司都是在外购买基材。我们跟单员要了解这种基材库存里有没有，如果没有要叫采购员采购基材。我们跟单员要了解基材什么时候到厂里，检测的结果合不合格，可不可以安排贴面。（3）核查底板底板，前道车间是生产底板的地方，底板的木种有：桉木（外销常用）、榉木（内销常用）和杂木。这几种木种常用的厚度有：0.6、0.9、1.0、1.2、1.5、1.7、2.0、2.2。3、计划贴面面料、基材、底板准备好后就可以安排贴面车间进行贴面了。计划贴面有很多的限制，要根据贴面车间的生产能力来计划，尽可能达到贴面车间的最大能力。例如我们安排计划一天的数量只能在一万四千七百左右、一天安排不能超过四个规格、1800mm 的不能超过一千两百张基材等等。两个车间贴面每天安排计划还要平衡贴面的难易度，不然就会有一个车间不满意去投诉我们。有时候有些订单我们以前就贴了备料订单就可以直接从备料订单里转过去就好了。面辅料不够，发料补给要及时准确，工厂写补料单，注明原因，主管签字，然后补发面辅料。3.2 公司跟单工作中存在的问题9跟单员的工作内容十分繁杂，涉及面广，面对部门多。即要对上级反馈进度，又要对相关人员进行及时跟踪，稍有不慎，即铸成大错。1、订单转化为生产通知单时易出错订单转化为生产通知单时，跟单员会在这个地方犯很多的错误。比如订单产品规格多、颜色相同和订单数量小，在转化的时候难免会看错，这也是很正常的事。跟单员的工作非常繁琐，而且每天基本上都是做着同样的事，有的时候人的心情也会很烦躁，这样在转化的时候就会很容易出错。还有就是电脑的使用不够熟悉，在转化的时候做配比时就会出错。2、基材交货延期公司刚建立的时候本公司是有自己制作基材的工厂，那时候订单还不是太多，由于现在本公司订单太多制作原材料的工厂被改为贴面了，所以现在本公司都是在固定的供应商那里购买基材一是供应商在本公司采购员询问基材可不可以送货的时候总是闪烁其辞。二是供应商故意拖延货期，一般本公司都是一次性把货款付完的，这样付完货款之后供应商的积极性就会减少，货期也就会拖延一些时间。供应商会在基材质量上投机取巧，没有按照本公司的规定，把一些甲醛过高，含水率过高的基材买给我们，导致交期延迟。3、客户突然修改订单客户是一个公司的核心资源，客户重要性的有效评估对于公司提升市场竞争力具有重要的现实意义。客户突然修改订单，导致工厂不能及时更改过来。产品油漆、包10装更改还可以接受，如果是材料方面的更改，工厂就要重新购买基材，重新配料，重新贴面，自然就会延迟交期，客户却又表示不接受此原因。4、产品质量不过关质量问题是一个非常严重的问题，如果质量出现了问题，基本上这个订单就要重做，质量问题有：面料脱胶、底板脱胶和修补不当等等。面料脱胶、底板脱胶，面料脱胶是贴面是胶水没有调好，调胶的比例不对才会导致面料脱胶。还有一个原因就是热压不当，贴好面的地板要陈放两三个小时，让胶水干得不沾手的时候再冷压。底板脱胶和面料脱胶原因是一样的。修补不当，一是因为修补人员使用的腻子与工艺要求的腻子不相同。二是因为腻子用的太多已经超出板面了。第 4 章 公司跟单流程优化方案第 4 章 公司跟单流程优化方案4.1 优化订单转化跟单员应该细心及静下心地去检查每一个订单，检查过后还可以让其它跟单员也检查一遍，前面一个人检查不出来的错误后面一个也许可以检查出来。首先，业务员在公司邮箱给我们跟单员下订单，我们把订单打印出来，根据订单制作生产通知单。在订单转化的过程中,我们会借助于一些专业的跟单工具。例如 EXCEL 表格，EXCEL 表格可以帮助我们在订单转化中减少做配比的错误。114.2 保证基材的交期采购部应该在客户下单半个月之内就向供应商下发采购单，我们跟单员也要提醒采购员采购原材料，这样供应商那边也来得及做基材。供应商应该积极地与本公司的跟单员进行配合，及时向本公司的跟单员汇报基材的生产进度，遇到问题不应该闪烁其辞，对待问题要认真的去解决问题，遇到问题积极反应，尽快解决。4.3 妥善应对客户需求针对客户经常修改订单的问题，本公司内部的业务员应该每月编制一份三个月到六个月的预测表，把一些可以预测的订单归纳起来给我们跟单员作为参考，以预防客户在生产过程中修改订单。4.4 改善产品质量脱胶，为了避免面料和底板脱胶，一是调胶的工作人员一定要认真、仔细检查调胶的比例。物料员也要在日计划安排表上面写清楚每个订单的调胶量和调胶方式，调胶人员也要仔细按照日计划安排表上的调胶方式和调胶量来调胶。二是安排一个人专门调胶，如果再出现这种因为胶水未干透而造成的脱胶现象就可以找调胶的人进行扣分或罚款，原因出来后再决定要不要补数，有些贴有预备单的可以从预备单里转单，需要补数就加紧配好原材料再贴面。进而解决问题。比12如我们公司常规产品的是核桃 9.5（1.2）1200127 的，如果是这种缺数就可以不用补数直接转单生产。修补，修补工人在上岗前应该也要进行这一方面的培训，只有进过培训工人在修补时才能及时发现问题，及时解决问题。我们跟单员也要经常去车间里走一走看到有这方面的问题即时通知员工改正。比如 C、D、E 级的面料必须要修补，WM 的订单修补要用黑色腻子等等。13总 结总 结万事开头难，刚开始工作的时候走了很多的弯路，但正是因为走了这些弯路才让我学到了这么多的东西。跟单员的工作很繁琐，很辛苦的工作，所以外贸工厂跟单员的工作如果不细心就会出现很大的问题。在这篇文章中，跟单员在遇到问题的时候，首先要去了解问题的原因，只有找到原因才能彻底地解决问题，本文总结了跟单员在跟单中会遇到的一些问题以及解决的方案。在这里把这些问题的分析出来，对我以后的工作会有很大的帮助，至少在以后的工作中会注意这些问题，不让这些问题影响我的工作。14致 谢致 谢毕业了，想要谢谢的人很多，尤其是我的那些朋友们，大学三年有你们的存在我真的无比荣幸。记得我刚来到物院的时候，对这周围的环境和人很陌生，我们一起去认识这个学校，在这里我们成为了朋友，我们一起吃饭，一起上课，一起跑步等等，我只想说有你们真好。再就是尽心教导我们的老师了，很感谢这些教导我们的老师，是你们让我很快的融入进了这个学校，你们不止是教给了我们知识还教会了我怎么进入这个社会，怎样在这这个复杂的社会里生存，谢谢你们，老师，你们辛苦了。我的大学同窗们，现在大家都很努力的为自己的梦想在奋斗着，三年里面我们有欢笑，有泪水，有感动，有很多在一起珍贵的回忆，希望我们都能牢记这三年美好时光，牢记没有友谊，祝友谊长存！15参考文献参考文献【1】张向晨.发展中国家与 WTO 的政治经济关系.北京：法律出版社.2002.【2】严国辉.国际贸易理论与实务.北京：对外经济贸易大学出版社.2007.