公司销售企业运输费用管理规范.docx

销售企业运输费用管理规范第1章总则第1条为加强对企业的运输费用管理，控制不合理的费用开支，降低运输成本，特制定本规范。第2条 本规范主要包括对运费支付、运杂费、二次运费和过路过桥费的管理。第2章管理职责分工第3条 配送中心负责运输费用的统计、汇总，并进行初步审核。第4条 财务部负责运输费用的最终审核与结算。第3章 运费支付第5条 配送中心核单员及时收回运输单据并进行核对，每周四之前整理好上周运费明细，并分两次（每月15日和每月月底）把运费清单交到财务部。第6条 财务部收到运费清单后应核对送货单据结算是否有效、完整，运费计算标准及累计金额是否正确无误。第7条 财务部核对单据后交给配送中心经理审核，由其确认各承运车队是否有遗留问题。第8条 运费清单经配送中心经理审核后交客服部经理，由其确认各承运商是否有未解决完的售后投诉问题。第9条 客服部经理审核完后，由财务部经理审核总运费是否超出定额。若在定额内，财务部经理签字后，即可结算运费；若超出定额，需经总经理签字确认后才可结算。第4章运杂费的管理第10条 除配送中心经理外，企业其他部门和人员不得擅自租用社会车辆。第11条 运输车队一次性发生运杂费超过1 0元的，必须上报配送中心经理审批。第12条 财务部在结算运杂费时，如没有相应手续不能给予结算。第5章二次运费的管理第13条 二次运费产生后，配送中心核单员必须分析二次运费产生的原因，进行原因的分析与归类（具体如表5-1所示），并严格依据单据进行申报与结算。表5-1二次运费产生原因分析表原因具体分析我方原因商品或客户信息记录错误，配送中心相关人员工作失误等生产厂家原因产品质量及性能有问题等承运方原因因服务不规范与服务不到位导致用户拒收；送货前未与用户联系出现的各类问题用户原因用户不满意退货及选择商品失误等配送外残原因送至用户家，外包装完好无损，开箱验货时货物出现外残等第14条 没有单据或证明的二次运费，一律不予结算。对于私自伪造相关单据或证明的，除不结算运费外，还要对当事车辆进行停运直至解除合同，并罚款25元。第15条二次运费承担1. 由于我方原因造成的，二次运费由相关责任人承担。2. 由于厂家原因造成的，二次运费由厂家承担。3. 由于承运方原因造成的，不予结算二次运费，并按相关条例追究当事人的责任。4. 由于用户原因造成的，二次运费由用户承担。5. 由于送达后发现外残造成的，按额度进行分析，额度内的给予结算二次运费，超出额度的一律不予结算二次运费。第16条二次运费控制措施1. 送货人员领到派车单后，必须主动与用户联系。核对用户的姓名、电话、商品信息是否一致，并提醒用户准备好提货联。2. 凡在配送中心出库发送的各类商品，需要开箱检验的，在出库时可以开箱查验外观；外包装完好的，不需检验，直接装车送出。3. 商品出库时，送货人员必须仔细核对商品型号、数量是否一致。4. 商品送至用户指定地点，外包装无损而商品有外残，用户要求调换的，送货司机在经配送中心经理签字同意调换商品后，必须将已调换单品开箱检验确认无外残后方可再次送货。如违反此流程而发生二次费用，配送中心不予结算。5. 若外包装箱因送货人员开箱操作有误，或送货时没交代用户而造成包装箱损坏，产生的损失由送货人员负责赔偿，并且不结算此次费用。第17条二次运费统计结算流程1. 送货人员在送货过程中，产生二次运费时，必须有用户书面证明。2. 将送货单及客户证明交给核单员，根据事实初步判别二次运费是否属符合规定，找出产生的具体原因及相关责任人。3. 如果是人为原因造成的，由配送中心经理协调各相关部门负责人落实运费。此类费用由责任人上交配送中心并转送货人，配送中心根据证明及签收手续建立档案备查，不需报财务部。4. 属公司支付范围的（如产品质量）二次运费，每月随运费结算由配送中心核单员负责统计并上报。5. 在公司支付的二次运费中，属产品质量问题的，必须附有生产厂家质量鉴定单或开箱即残的客户书面证明，每月结算运费时，由配送中心负责提供二次运费明细表，报财务部的同时上报采购部，由采购部经理落实各生产厂家于每月15日前将上月二次运费上缴财务部。第6章过路过桥费的收取第18条配送中心按照免费送货区域划分，制定具体的收费标准，并要求销售员掌握此标准。第19条 用户购物时，销售员根据其所填地址，将此类收费标准告之用户，并在销售票注明收费金额。第20条 如所送地址发生此类费用，销售员应引导用户至服务台交付过路过桥费用，由收银员为用户开具一式四联（存根联、记账联、付款凭证联和结算联）的收据。第21条 送货司机将货物送至客户指定地点后，过路过桥费收据的结算联与商品提货联经用户签字后一并收回，返回后交配送中心派车处审核后，过路桥费的结算单据由承运人保管，每月30日前凭收据结算联至财务部将费用领回。第22条特殊情况处理1. 如收据因用户原因造成丢失，必须有客户书面证明，并经配送中心及财务部确认后方可结算。2. 如因交款前销售员未告知用户公司规定，造成此类费用漏收的，经客户书面证明后，由营业部落实相关责任人赔偿送货人员的损失。3. 因其他原因造成已收取费用但没有结算的，财务部可将其列为营业外收入。第7章附则第23条 本规范由配送中心解释、补充，经总经理批准后实施。第24条本规范自颁布之日起实施。