总务请购流程模板.doc

资料内容仅供您学习参考，如有不当或者侵权，请联系改正或者删除。第二章-MM02_总务请购流程1. 流程说明此流程是针对各相关部门产生的广告投放/型录印刷、 培训、 固定资产、 低值设备( VCD、 DVD、 TV、 手机、 白板、 碎纸机、 传真机) 、 备品备件的请购作业。1. 对于各部门产生固定资产和低值设备的需求后, 先向财务部申请内部订单号、 向总务部申请在建工程号, 并填写请采购验收单的请购部分, 由部门主管审批核准, 再由系统维护人员在系统中创立PR, 由总务部判定是否购买, 如能够调拨, 由总务部取消PR。2. 对于产生广告投放/型录印刷和培训服务需求后, 由需求部门先向财务部申请内部订单号, 并填写请采购验收单的请购部分, 由部门主管审批核准, 再由系统维护人员在系统中创立PR。3. 对于产生备品备件的需求后, 先填写请采购验收单的请购部分, 由部门主管审批核准后, 再由系统维护人员在系统中创立PR。本流程涉及二种情形: 采购申请的创立、 修改。注意事项: 1. 所有的固定资产请购, 都统一在company code F001下创立。2. 在请购固定资产, 必须先向财务部申请内部订单号, 向总务部申请再建工程号。3. 对于低值设备( VCD、 DVD、 TV、 手机、 白板、 碎纸机、 传真机) 的采购与固定资产采购相同。4. 在请购广告投放/型录印刷、 培训时, 必须先向财务部申请内部订单号。5. 系统维护人员在系统中创立完毕采购申请后, 必须在请采购验收单中的系统维护人员栏位上签字确认。6. 总务部在取消采购申请后, 要及时通知请购部门。7. 财务主要对专项费用和资本化费用进行内部订单的控制。1. 专项费用: 1） 广告费用户外看板、 型录、 电视广播网络、 报刊杂志黄页、 赠品2） 教育训练费用3） 研发费用2. 资本化费用2. 流程图3. 系统操作3.1. 操作范例例1: 创立采购申请单: 申请购买一台空调, 评估价格在5000元。例2: 创立采购申请单: 申请广告投放, 评估价格在 0元。例3: 取消采购申请单: 18000050。3.2. 系统菜单及交易代码例1: 后勤物料管理采购采购申请创立交易代码: MM51或MM51N3.3. 系统屏幕及栏位解释栏位名称栏位说明资料范例凭证类型此栏位为必输项; 订单类型共分为3类; ZB为总务类采购申请单, NB为标准采购订单, ZZ为分公司与总部的采购申请。ZB采购申请此栏位不必输, 待请购单建立完成后, 系统将会自动产生请购单号。项目类别系统预设空白, 表示此为标准之请购单, 如S: 第三方, 表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。工厂此栏位为必输项, 工厂是挂在公司下的, 总务类工厂为FZ00FZ00采购组此栏位为必输项, 采购组织可分为多个采购组, 采购组是指采购员的代码, 总务类采购组设置为3位数字, 以5开头501需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪按键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例A此栏位为必输项; 科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时, 系统进行内部检查而且建议帐户号。系统预设为空白, 供一般之物料请购用; 科目设置类型可分为: K( 成本中心) 、 A( 资产) 、 Z( 专项费用) ; 如采购办公用品、 服务、 劳防用品、 备品备件等, 科目设置为K; 采购固定资产、 低值设备, 科目设置为A; 采购培训、 投放广告/型录, 科目设置为ZA固定资产短文本此栏位为必输项; 短文本指所要请购的物料的描述, 包括规格、 品名、 型号等内容空调2P申请数量此栏位为必输项; 1Un此栏位为必输项; 指所要请购的物料的单位SET交货日期此栏位为必输项; 指所要请购的物料的交期限, 格式为yy/mm/dd /04/03物料组此栏位为必输项; 物料组指对相同属性的物料或服务, 把它们组合成为一个物料组。50517按键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例申请者此栏位为必输项; 输入申请者的名字CQY评估价格此栏位为必输项; 输入空调2P的预估价格5000需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪GR表示此请购之物料, 必将产生收货, ( 系统自动打) IR表示此请购之物料, 在供应商交货后, 供应商以发票来请款( 系统自动打) 按键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例订单此栏位为必输项; 输入内部订单号码; 当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的95%时, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的90%时, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的100%时, 系统发出警告信息, 内部订单的预算已耗尽。资产此栏位为必输项; 再建工程号码设置为9位数, 以4开头。40000007按键, 系统生成采购申请号码18000050。例2: 创立采购申请单: 申请广告投放, 评估价格在 0元。路径: 后勤物料管理采购采购申请创立交易代码: MM51或MM51N栏位名称栏位说明资料范例凭证类型此栏位为必输项; 订单类型共分为3类; ZB为总务类采购申请单, NB为标准采购申请, ZZ为分公司与总公司的采购申请。ZB采购申请此栏位不必输, 待请购单建立完成后, 系统将会自动产生请购单号。项目类别系统预设空白, 表示此为标准之请购单, 如S: 第三方, 表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。工厂此栏位为必输项, 工厂指挂在公司下的, 总务类工厂为FZ00FZ00采购组此栏位为必输项, 采购组织可分为多个采购组, 采购组是指采购员的代码, 总务类采购组设置为3位数字, 以5开头501需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪按键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例A此栏位为必输项; 科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时, 系统进行内部检查而且建议帐户号。系统预设为空白, 供一般之物料请购用; 科目设置类型可分为: K( 成本中心) 、 A( 资产) 、 Z( 专项费用) ; 如采购办公用品、 服务、 劳防用品、 备品备件等, 科目设置为K; 采购固定资产、 低值设备, 科目设置为A; 采购培训、 投放广告/型录, 科目设置为ZZ专项费用短文本此栏位为必输项; 短文本指所要请购的物料的描述, 包括规格、 品名、 型号等内容广告投放申请数量此栏位为必输项; 1Un此栏位为必输项; 指所要请购的物料的单位PC交货日期此栏位为必输项; 此栏位为必输项; 指所要请购的物料的交期限, 格式为yy/mm/dd /04/26物料组此栏位为必输项; 物料组指对相同属性的物料或服务, 把它们组合成为一个物料组。50701PGr采购组此栏位为必输项; 采购组织可分为多个采购组, 采购组是指采购员的代码, 总务类采购组设置为3位数字, 以5开头501按键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例申请者此栏位为必输项; 输入申请者的名字CQY评估价格此栏位为必输项; 输入空调2P的预估价格5000需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪GR表示此请购之物料, 必将产生收货, ( 系统自动打) IR表示此请购之物料, 在供应商交货后, 供应商以发票来请款( 系统自动打) 按键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例总帐科目此栏位为必输项, 会计系统中记录会计资料时的分类。l 广告投放/型录印刷: 行销费用( ) l 培训: 行销费用( ) 、 管理费用( 销售费用-行销费用-行销广告费) 成本中心此栏位为必输项, 指最小核算单位( 或部门) 之代码F0010157市场处订单此栏位为必输项; 输入内部订单号码; 当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的95%以上, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的90%以上, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 内部订单按键或回到上一个画面, 再按键, 系统生成总务采购申请18000060。例3: 取消采购申请单: 18000050后勤物料管理采购采购申请更改交易代码: MM52或MM52N3.4. 系统屏幕及栏位解释栏位名称栏位说明资料范例采购申请输入所要取消的采购申请的号码, 总务类采购申请ZB的号码分配是从18000000 到18999999采购申请18000050按键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例D选取所要取消PR的行项目后, 行项目由白色变成黄色, 点击菜单中的, 系统将自动在D栏位上, 整个行项目从白色变成灰色不可修改型。按键, 系统产生采购申请18000050被更改的信息。