总务请购流程模板.doc

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第二章-MM02_总务请购流程

1. 流程说明

此流程是针对各相关部门产生的广告投放/型录印刷、 培训、 固定资产、 低值设备( VCD、 DVD、 TV、 手机、 白板、 碎纸机、 传真机) 、 备品备件的请购作业。
1. 对于各部门产生固定资产和低值设备的需求后, 先向财务部申请内部订单号、 向总务部申请在建工程号, 并填写请采购验收单的请购部分, 由部门主管审批核准, 再由系统维护人员在系统中创立PR, 由总务部判定是否购买, 如能够调拨, 由总务部取消PR。
2. 对于产生广告投放/型录印刷和培训服务需求后, 由需求部门先向财务部申请内部订单号, 并填写请采购验收单的请购部分, 由部门主管审批核准, 再由系统维护人员在系统中创立PR。
3. 对于产生备品备件的需求后, 先填写请采购验收单的请购部分, 由部门主管审批核准后, 再由系统维护人员在系统中创立PR。
本流程涉及二种情形: 采购申请的创立、 修改。
注意事项:
1. 所有的固定资产请购, 都统一在company code F001下创立。
2. 在请购固定资产, 必须先向财务部申请内部订单号, 向总务部申请再建工程号。
3. 对于低值设备( VCD、 DVD、 TV、 手机、 白板、 碎纸机、 传真机) 的采购与固定资产采购相同。
4. 在请购广告投放/型录印刷、 培训时, 必须先向财务部申请内部订单号。
5. 系统维护人员在系统中创立完毕采购申请后, 必须在请采购验收单中的系统维护人员栏位上签字确认。
6. 总务部在取消采购申请后, 要及时通知请购部门。
7. 财务主要对专项费用和资本化费用进行内部订单的控制。
1. 专项费用:
1） 广告费用——户外看板、 型录、 电视广播网络、 报刊杂志黄页、 赠品
2） 教育训练费用
3） 研发费用
2. 资本化费用

2. 流程图

3. 系统操作
3.1. 操作范例

例1: 创立采购申请单: 申请购买一台空调, 评估价格在5000元。
例2: 创立采购申请单: 申请广告投放, 评估价格在 0元。
例3: 取消采购申请单: 18000050。
3.2. 系统菜单及交易代码

例1: 后勤®物料管理®采购®采购申请®创立
交易代码: MM51或MM51N

3.3. 系统屏幕及栏位解释

栏位名称
栏位说明
资料范例
凭证类型
此栏位为必输项; 订单类型共分为3类; ZB为总务类采购申请单, NB为标准采购订单, ZZ为分公司与总部的采购申请。
ZB
采购申请
此栏位不必输, 待请购单建立完成后, 系统将会自动产生请购单号。

项目类别
系统预设空白, 表示此为标准之请购单, 如S: 第三方, 表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。

工厂
此栏位为必输项, 工厂是挂在公司下的, 总务类工厂为FZ00
FZ00
采购组
此栏位为必输项, 采购组织可分为多个采购组, 采购组是指采购员的代码, 总务类采购组设置为3位数字, 以5开头
501
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

按<Enter>键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
A
此栏位为必输项; 科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时, 系统进行内部检查而且建议帐户号。系统预设为空白, 供一般之物料请购用; 科目设置类型可分为: K( 成本中心) 、 A( 资产) 、 Z( 专项费用) ; 如采购办公用品、 服务、 劳防用品、 备品备件等, 科目设置为K; 采购固定资产、 低值设备, 科目设置为A; 采购培训、 投放广告/型录, 科目设置为Z
A固定资产
短文本
此栏位为必输项; 短文本指所要请购的物料的描述, 包括规格、 品名、 型号等内容
空调2P
申请数量
此栏位为必输项;
1
Un
此栏位为必输项; 指所要请购的物料的单位
SET
交货日期
此栏位为必输项; 指所要请购的物料的交期限, 格式为yy/mm/dd
/04/03
物料组
此栏位为必输项; 物料组指对相同属性的物料或服务, 把它们组合成为一个物料组。
50517

按<Enter>键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
申请者
此栏位为必输项; 输入申请者的名字
CQY
评估价格
此栏位为必输项; 输入空调2P的预估价格
5000
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

GR
表示此请购之物料, 必将产生收货, ( 系统自动打√)
√
IR
表示此请购之物料, 在供应商交货后, 供应商以发票来请款( 系统自动打√)
√

按<Enter>键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
订单
此栏位为必输项; 输入内部订单号码; 当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的95%时, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的90%时, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的100%时, 系统发出警告信息, 内部订单的预算已耗尽。

资产
此栏位为必输项; 再建工程号码设置为9位数, 以4开头。
40000007

按键, 系统生成采购申请号码18000050。

例2: 创立采购申请单: 申请广告投放, 评估价格在 0元。
路径: 后勤®物料管理®采购®采购申请®创立
交易代码: MM51或MM51N

栏位名称
栏位说明
资料范例
凭证类型
此栏位为必输项; 订单类型共分为3类; ZB为总务类采购申请单, NB为标准采购申请, ZZ为分公司与总公司的采购申请。
ZB
采购申请
此栏位不必输, 待请购单建立完成后, 系统将会自动产生请购单号。

项目类别
系统预设空白, 表示此为标准之请购单, 如S: 第三方, 表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。

工厂
此栏位为必输项, 工厂指挂在公司下的, 总务类工厂为FZ00
FZ00
采购组
此栏位为必输项, 采购组织可分为多个采购组, 采购组是指采购员的代码, 总务类采购组设置为3位数字, 以5开头
501
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

按<Enter>键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
A
此栏位为必输项; 科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时, 系统进行内部检查而且建议帐户号。系统预设为空白, 供一般之物料请购用; 科目设置类型可分为: K( 成本中心) 、 A( 资产) 、 Z( 专项费用) ; 如采购办公用品、 服务、 劳防用品、 备品备件等, 科目设置为K; 采购固定资产、 低值设备, 科目设置为A; 采购培训、 投放广告/型录, 科目设置为Z
Z专项费用
短文本
此栏位为必输项; 短文本指所要请购的物料的描述, 包括规格、 品名、 型号等内容
广告投放
申请数量
此栏位为必输项;
1
Un
此栏位为必输项; 指所要请购的物料的单位
PC
交货日期
此栏位为必输项; 此栏位为必输项; 指所要请购的物料的交期限, 格式为yy/mm/dd
/04/26
物料组
此栏位为必输项; 物料组指对相同属性的物料或服务, 把它们组合成为一个物料组。
50701
PGr
采购组此栏位为必输项; 采购组织可分为多个采购组, 采购组是指采购员的代码, 总务类采购组设置为3位数字, 以5开头
501

按<Enter>键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
申请者
此栏位为必输项; 输入申请者的名字
CQY
评估价格
此栏位为必输项; 输入空调2P的预估价格
5000
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码, 是自定义的, 便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

GR
表示此请购之物料, 必将产生收货, ( 系统自动打√)
√
IR
表示此请购之物料, 在供应商交货后, 供应商以发票来请款( 系统自动打√)
√
按<Enter>键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
总帐科目
此栏位为必输项, 会计系统中记录会计资料时的分类。
l 广告投放/型录印刷: 行销费用( )
l 培训: 行销费用( ) 、 管理费用
( 销售费用-行销费用-行销广告费)
成本中心
此栏位为必输项, 指最小核算单位( 或部门) 之代码
F0010157市场处
订单
此栏位为必输项; 输入内部订单号码; 当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的95%以上, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的90%以上, 系统发出预警信息, 订单预算已快耗尽, 还剩XX元; 内部订单

按<Enter>键或回到上一个画面, 再按键, 系统生成总务采购申请18000060。

例3: 取消采购申请单: 18000050
后勤®物料管理®采购®采购申请®更改
交易代码: MM52或MM52N

3.4. 系统屏幕及栏位解释

栏位名称
栏位说明
资料范例
采购申请
输入所要取消的采购申请的号码, 总务类采购申请ZB的号码分配是从18000000 到18999999采购申请
18000050

按<Enter>键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
D
选取所要取消PR的行项目后, 行项目由白色变成黄色, 点击菜单中的, 系统将自动在D栏位上√, 整个行项目从白色变成灰色不可修改型。

按键, 系统产生采购申请18000050被更改的信息。