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作业流程
文件名称: 订单作业规范
文件编号: 销管-3-Q-004
文件版本: 1.2
制定单位: 销售管理处
机密等级: 一般
发行日期:

目录
1. 目的 4
2. 适用范围 4
3. 权责单位 4
3.1. 文件制订、 修订、 解释、 作废单位 4
3.2. 会签单位: 总部相关职能单位 4
4. 定义 4
5. 作业内容 4
5.1 批发客户订单 4
5.2 现代渠道系统客户订单 5
5.3 相关部门管控要求 6
5.4 订单留存要求 7
6. 相关文件 7
7. 流程图 8
7.1 流程一: 批发客户网络订单作业流程 8
7.2 流程二: 现代渠道客户订单作业流程 9
8. 表单 10
9. 附件 10

版本历史
文件增修撰写过程
版本
发布日期
主要更改内容
文件作者
1.0
-8-10
初始文档生成
姚映
1.1
-6-4
结合网络订单作业要求的改变对订单规范进行调整
陆琼
1.2

作业内容调整与修缮
韩继姝

审核记录
本文件已经由下列人员审核
单位
姓名
日期
销售管理处
姚映
.8.26
销售管理处
吴金晶
.8.26
销售管理处
徐志清
.8.29

1. 目的
为使客户订货作业更加规范, 避免人为因素而造成的客户拒收, 特制订此作业。

2. 适用范围
适用于集团大陆地区营销体系。

3. 权责单位
3.1. 文件制订、 修订、 解释、 作废单位
3.1.1. 由销售管理处与总部相关行销单位共同制定, 但由销售管理处统一撰写、 收集、 整理成文档。
3.1.2. 本规章制度由营运总处销售管理处结合相关作业的变化统一修订或作废, 与相关行销单位共同解释。
3.1.3. 本规章制度由销售管理处销售流程岗位对口人负责管理。
3.2. 会签单位: 总部相关职能单位
3.2.1. 会签单位应明了本规章制度之相关内容涉及本单位的相关作业, 注意其内容所造成的作业影响, 提出相关建议与修正要求。

4. 定义
4.1. 订单: 指由我司设计印刷用来记录客户对我司产品需求的一种单据。
4.2. 客户开单计划确认表: 指可销品项根据客户目标、 历史销量、 库存、 管控天数等指标核算出客户安全出货量的表单。
4.3. 计划内订单: 指客户对我司产品的需求, 已拟定在《客户开单计划确认表》中, 依此作为客户订货开单的依据。
4.4. 计划外订单: 指《客户开单计划确认表》之外的客户对公司产品的订货需求, 由客户在经销商网站上下单, 上网客户必须经过网络下单, 不接受纸本订单。
4.5. 控货量: 指为避免客户异常过量出货, 限定其最大开单量。

5. 作业内容
5.1 批发客户订单
5.1.1 计划内订单
l 销管直接依据各事业部下发的《客户开单计划确认表》进行开单。
5.1.2 计划外订单
l 网络订单
Ø 针对计划外订单, 开通经销商网站之客户亦可登陆网站, 提交网络订单, 销管登陆经销商平台, 审核客户网络订单并提交SAP系统生成系统单据;
l 纸本订单
Ø 未开通网络订单之客户依《订单》格式填写需求品项、 需求量、 现有库存量, 签字、 盖章后交业务, 由所长或相关专员签字后将合格订单交至销管, 销管依此在系统中开立销售订单。
5.1.3 销管审核、 开立要求:
l 开单销管依合格有效的《客户开单计划确认表》、 《经销商网站订单》、 《纸本订单》、 在系统中正确开立客户信息( 客户名称、 送货地址、 分销渠道) 、 产品信息( 品项、 规格、 单价) 、 政策信息、 返利信息生成订货单, 将系统中自动生成之订单号标注在文档订单中, 交开单组组长进行核准。
l 已开通经销商网站之批发客户, 针对《客户开单计划确认表》以外的订货量, 如客户有需求, 必须经过经销商网站提交网络订单进行订货, 除销售管理处认定的全国性网络、 系统故障及新开客户未开通经销商网站账号原因外, 不得接受纸本订单;
l 若是纸本订单, 审核订单是否填写完整、 准确、 清晰, 业务主管是否签核完整, 客户是否签字盖章, 客户订单政策执行是否正确, 是否符合渠道要求, 如有异常及时与相关人员确认后方可开单;
l 订单上如有客户提出的特殊货龄需求, 需专员和总监签核后方可执行, 并按要求在系统中开单时进行备注;
l 审核客户订单信息( 数量、 品项、 单价) , 对超控货量的品项, 需有相关事业部签核后的签呈为依据方可调整开单量, 客户订货是否符合渠道出货要求;
l 审核客户订单品项分公司是否有货, 审核客户帐户是否有账款, 如果有货、 有账款则按客户订单进行审核后提交, 如缺货或无账款则进行”关单”处理并及时通知相关业务知悉;
l 审核无误后提交抛转至SAP系统, 生成系统单据;
l 开单组组长对系统中订单进行审核, 核对客户名称、 送货地址、 品项、 规格、 单价、 对应政策、 返利是否正确开立, 审核无误后将系统中单据核准至”20”状态;
l 针对未满足客户订货量开单的网络订单需打印留存, 并在该月进行补开单, 不得出现跨月开单( 若为政策性的订货量, 才允许跨月补货) 。
5.2 现代渠道系统客户订单
5.2.1 开单销管需严格依据合同内约定的订货方式接收客户订单, 订货方式仅限: 网络订单与传真订单, 除此之外不接受任何形式的订单( 如未约定, 由现代渠道专员以签呈形式提报, 由现代渠道发展事业部核准后方为有效) 。
5.2.2 网络订单作业要求:
l 现代渠道专员以书面签字形式将具有网络订单系统的客户账号及密码提供给开单销管, 若有更新需及时以书面签字形式告知开单销管;
l 销管直接下载客户网络订单, 呈专员签字确认后开立, 针对订单中无法辨别的客户订货数量、 单价以及品项等, 要求相关业务人员到开单销管处进行现场初审, 并将相关品项、 数量、 单价转换后填写订单空白处, 交现代渠道专员签核;
l 如遇客户网络问题无法生成网络订单时, 处理方案如下:
Ø 分公司业务反馈异常至总部客户经理, 由其判断情况是否属实、 是否能够接受纸本或传真订单, 若情况属实能够接受其它形式订单, 需以邮件形式通知分公司销管;
Ø 销管接到邮件后方可接收客户纸本或传真订单, 需检核订单是否有客户采购和现代渠道专员签字, 若无签字则不予办理;
Ø 在此纸本或传真订单开单次日, 销管需登录客户网站查看是否挂出相应订单, 如未挂出, 或挂出内容与纸本订单内容不一致( 包括送货地址) , 需将异常提报至总监及总部客户经理。
5.2.3 传真订单作业要求:
l 由现代渠道专员将分公司所有传真订单客户的传真号码定期梳理后以书面签字形式提供开单销管, 若有更新需及时以书面签字形式告知开单销管;
l 销管在接收到客户传真订单后, 需对客户传真号码进行核对, 若不符, 备注后退回现代渠道专员, 要求其签核以证实订单的真实性。针对不清晰之传真订单, 作业要求同5.2.2第2点。
5.2.4 销管审核、 开立要求:
l 开单销管依现代渠道专员签核后、 合格有效的《网络订单》、 《传真订单》在系统中正确开立客户、 地址、 分销渠道、 品项、 盘价、 对应政策、 相应返利生成订货单。将系统中自动生成之订单号标注在文档订单中, 交开单组组长进行核准;
l 订单数量原则上不允许任何人员进行修正, 如遇客户特殊订货数量需求, 只可减少客户订单数量, 不可增加;
l 单价检核:
Ø 开单时若发现订单单价与sap系统不符, 则视情况处理: 如是箱包转换每箱尾差在0.1元以内, 销管可直接开单, 除此情况之外销管暂停开单, 并及时通知业务人员, 价格核对准确后再开单, 若针对差异仍需开单的需专员( 大区经理常驻地分公司为大区经理) 及总监签核后方可开立, 客户订单不显示单价时则依SAP系统单价进行开立;
Ø 销管需每月定期整理我司系统价格确认表提供业务与客户核对, 如有差异需修改我司系统价格时, 可由现代渠道业务签呈申请将我司系统单价调整与客户系统单价一致, 由现代渠道发展事业部核准, 会签销售管理处后销管即可在系统内调整单价;
l 现代渠道促销开单, 需按核决权限签核后之相关促销发文并附与客户签订之促销确认函内规定的支付方式和价格进行开单;
l 针对促销协议随货搭赠部分可依业务在订单上注明的搭赠数量开单, 销管审核对应签呈、 促销协议、 促销确认函是否齐全, 异品项搭赠部分只能够样赠形式开单;
l 现代渠道订单上的品项缺货时, 订单量需全部录入系统, 以利于事业部分析订单缺货情况;
l 开单组主管检核每份系统销售订单是否有对应的网络订单或传真订单, 依据网络或传真订单书面资料对系统中销售订单进行复核, 复核客户信息、 产品信息、 政策信息、 返利信息等项目是否正确开立, 审核无误后将系统单据核准至”20”状态。
l 现代渠道系统客户若产生逾期帐款造成SAP系统自动锁住开单功能时, 由专员经BPM申请逾期出货单, 表单核准后方可进行开单作业;
5.3 相关部门管控要求
5.3.1 业务
l 批发业务
Ø 针对计划外订单, 协助客户填写公司纸本《订单》或网络下单( 上网客户必须使用网络下单) ;
Ø 针对因控货量无法开单的情况, 提报签呈调整控货系数, 由事业部签核后方可执行;
Ø 针对缺货品项需及时通知客户。
l 现代渠道业务
Ø 现代渠道专员每月25号进行现代渠道系统客户安全库存量设定;
Ø 现代渠道业务针对客户订货数量、 单价以及品项等不清晰之网络订单或传真订单, 需及时进行初审, 并将相关品项、 数量、 单价转换后填写于订单空白处;
Ø 现代渠道业务及时确认客户网络订单的促销信息是否正确, 如有异常及时通知客户;
Ø 针对缺货品项需及时通知客户;
Ø 业务每月需以销管提供的我司价格确认表与客户系统价格进行核对, 如有异常, 需与客户沟通及时调整, 若需修改我司系统价格, 需签呈至现代发展事业部及销售管理处申请。
5.3.2 销管
l 不得接受任何渠道业务及客户的口头报单;
l 不得接受业务及客户口头提报的送货地址修改, 若有特殊情况产生临时送货地址不在开单名头自动带出的地址范围内时, 必须按异动流程办理后在系统中增加送达方, 不可在开单备注中添加送货地址, 针对团购、 样赠等使用现销名头开单, 抬头地址为空时方可在开单的”表头注释1”中注明实际送货地址;
l 开单时如因缺货无法开立时, 需及时通知业务知悉;
l 每月30日依总监核准后的现代渠道系统客户安全库存量在系统内预留开单量, 如其它渠道需启用现代渠道安全库存量, 需现代渠道主管签字后进行安全库存量释放。
5.4 订单留存要求
5.4.1 销管开单后, 在客户订单上注明对应的系统订单编号, 妥善保管, 谨防遗失。
5.4.2 批发网络订单无需打印留存, 但针对所有纸本订单及无法一次性满足订单需求量之网络订单, 均需打印留存。
5.4.3 针对现代渠道网络订单、 传真订单, 或业务人员再次手工填写的公司标准订单( 附网络订单或传真订单) 进行存档, 若有促销需一并留存促销签呈、 促销协议或促销确认函。
5.4.4 每月将所有客户订单统一整理, 按营业所别、 客户别、 单据号别进行装订留存。
5.4.5 客户订单保存期限1年。

6. 相关文件
无

7. 流程图
7.1 流程一: 批发客户网络订单作业流程

编号
程序名称
负责单位
输入/产出
作业说明
1
经销商网络
下单
客 户
产生
客户订单
n 经销商在网站上下完单后, 需检核品项及数量是否正确
2
网络订单审核
销管课

n 审核客户下单品项系统是否有货及客户是否在订单上备注特殊货龄需求
3
是否有特殊货龄需求
销管课

n 若客户有备注特殊货龄需求, 将网络订单打印呈总监签核
4
总监审核
总监室

n 总监审核客户订单中相关特殊需求的合理性
5
抛入SAP系统
销管课
输入
销售订单
n 将审核好的网站订单抛入SAP系统, 检核客户是否有帐余, 并检核相关政策、 返利是否正确
6
订单打印
销管课

n 若为无法一次性满足货需的当月订单, 则将网络订单打印后做二次订单, 隔月则作废
7
保存订单
销管课

n 将订单保存1年
7.2 流程二: 现代渠道客户订单作业流程

编号
程序名称
负责单位
输入/产出
作业说明
1
依网络或传真形式下单
客 户
产生
客户订单
n 经销商依网络或传真形式下单
2
接收、 打印客户订单
销管课

n 上网下载客户网络订单或接收客户传真订单后打印
3
检核订单
销管课

n 检核订单内容是否清晰、 传真订单是否显示传真号码
4
专员审核
业务体系

n 审核订单合理性、 真实性
5
开立销售订单
销管课

n 依合格有效的网络订单、 传真订单在系统中正确开立客户信息、 产品信息, 生成订货单
6
保存订单
销管课

n 将订单保存1年
8. 表单
无
9. 附件
无