会议管理制度-最终修订版.doc

泰富重工制造有限公司
编　　制
肖 芳
Z/TFZG201003-2013
审　　核
李华伶
会议管理制度
批　　准
熊 波
页 码
共8页
生效日期
2013年10月12日
1 目的
为规范公司会议管理，建立、完善内部沟通渠道，提高会议效率和效果，严肃会议纪律，特制定本制度。
2 范围
适用于泰富重工制造有限公司（以下简称公司）各种例会及专题会议。
3 职责
综合管理部负责本制度制定与实施。
4 会议分类与组织
4.1 经常性会议
4.1.1总经理办公会议：由总经理召集，各分管副总、总监、总工程师、部门负责人参加或根据工作需要确定参会人员，由综合管理部负责组织。
4.1.2公司办公例会：由综合管理部负责组织，各分管副总、总监、总工程师、部门负责人参加。
4.1.3月度生产计划会议：由营运管理部负责组织，各部门负责人、室主任参加，分管领导指定的其他有关人员列席的会议。
4.1.4专业（专题）会议：分管领导召集，有关专业工作人员参加，相关人员列席的会议。由相关职能部门负责组织。
4.1.5车间班前会：由车间班组长负责组织，车间全体员工参加会议。
4.2 非经常性会议
4.2.1 公司上级主管部门或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、主题会、办公会等）由综合管理部受理并负责组织、安排其它相关部门协作。
5 会议审批
5.1 外部会议
5.1.1 由国家部委、省、市、开发区政府及有关厅局召集的会议，有关部门接到会议通知后，应将会议通知交综合管理部，由综合管理部统一负责办理审批手续并根据公司领导批复通知参会人员。
5.1.2 由政府组织的会议由总经理审批并指定人员参加。
5.1.3 经营、业务类会议由分管总监审批并指定人员参加。
5.1.4 其他会议分别由主管负责人审批、安排人员参加。
5.2 内部会议
5.2.1全体员工会议由总经理审批。
5.2.2 部门经理办公会议由分管领导审批。
5.2.3 相关专业会议由归口主管领导审批。
5.2.4 其他会议由相关负责人审批。
6 会议安排与规范
6.1 公司办公例会：公司周例会于每周一下午召开，月度例会于每月2日召开，如遇节假日或特殊情况由综合管理部另行通知会议时间。
6.2 总经理办公会议：根据工作情况可临时召集召开。
6.3月度生产计划会议：每月27日定期召开，如遇节假日或特殊情况由营运管理部另行通知会议时间。
6.4 专业（专题）会议：根据相关专业工作进度或工作需要由对口业务部门确定。
6.5 全体员工会议：每年年初召开的总结、表彰会议或公司宣布重大决定等，可由总经理临时召集。
6.6 车间班前会议：每天上班前召开班前会，下班后召开班后会，并将每天的会议总结提交行政管理部。
6.7 同时召集多个部门人员参加的会议必须提前报经总经理或主管领导批准后方可召开。
6.8 业务会议（需支出费用）应提前由牵头部门负责编制《会议立项申请单》，经总经理审批同意后方可立项筹办，大型业务会议还必须编写出详细的策划安排《报告》与之配套。
6.8.1 《会议立项申请单》主要内容包括：
a) 会议基本情况：会议名称、会议主题、会议地点、参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。
b) 会议费概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财务说明等。
6.9 部门会议安排如与总经理办公会议、全体员工会议相冲突，应遵循小会服从大会、局部服从整体的原则。
6.10 会议精神需下达的，与会部门负责人应及时传达给各自部门，负责会议精神贯彻的组织、监督和实施，督察部门负责督察公司各部门对会议精神的贯彻实施情况。
6.11 各部门应建立报告制度，部门负责人在办公例会上向公司领导报告部门运行情况，以作为公司领导进行决策的依据。
6.12 会议室使用与管理请参照附件一《会议室使用管理办法（暂行）》。
7 会前通知及准备
7.1 会议召集部门应提前一天以口头或书面形式通知相关人员。
7.2 例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，由综合管理部提前通知。
7.3 会议通知须明确会议时间、地点、参会人员、会议议题、需准备的事项等。
7.4 综合管理部负责会场安排、设备准备及参会人员的签到工作。
7.5 会议召集部门就议题准备充分资料、信息，确定好会议纪录人员。
8 会中纪律
8.1 参会人员须按照会议时间提前5分钟到达会场，会议期间不得随意迟到、早退。如因特殊情况不能参会者，应事先报总经理或会议组织者批准。无故或没有经批准而迟到、早退者，给予30元/次的经济处罚。擅自缺席者，一律按旷工处理。
8.2 会议期间，与会人员须将手机关闭或设为静音状态；不准交头接耳、大声喧哗；不能在会场内随意走动，未经允许不得擅自离开。
8.3 进入会场后，不能吸烟、嚼槟榔。
9 会后纪要及落实
9.1 公司例会由综合管理部负责记录，专题会议由指定人员记录。会后整理会议纪要，并于会后两个工作日内，发各参会部门（复印件或电子文档），原件交综合管理部存档。部门负责人会议纪要须报公司领导层，并在综合管理部备案。
9.2公司例会纪要报总经理审核签字，专题会议纪要须由参会主要人员签字确认，由综合管理部分发各与会人员。
9.3 会议上必须明确各事项责任人及时间节点。会议中有意见须及时提出，会议后与会人员须坚决执行会议精神，及时落实工作情况，以书面、邮件、电话形式向相关领导汇报。由综合管理部负责督办会议各项决议。
10 保密事项
10.1 会议涉及的保密事项，各与会人员必须严格遵守保密规定，不得私自外传会议内容。
10.2 会议纪要属公司内部重要文件，未经批准不得外传。
11 附则
11.1 本制度最终解释权归综合管理部。
11.2 本制度自签发之日起执行。
12 附件
附件一：《会议室使用管理办法（暂行）》
附件二：《会议立项申请单》
附件三：《会议室使用申请单》
附件四：《会议签到表》
附件五：《会议纪要》

附件一:
会议室使用管理办法
1 目的
规范会议室的使用和管理，提高会议室使用效率，维护和保持会议室的环境。
2 范围
适用于公司所有会议室、接待室管理。
3 职责
综合管理部负责本办法的制定与实施，部门所属会议室、接待室应按照此办法执行。
4 会议室使用程序
4.1 各部门需使用会议室，应提前二至三小时填写《会议室使用申请单》，由本部门负责人签字后，提交接待部门。《会议室使用单》上应详细说明到会人数、需准备的接待物品、需要综合管理部协助工作及其他有关项目。在所有会议室已满时，接待部门应及时向申请部门反馈信息。
4.2 接待部门按接待要求安排好会议室并通知申请部门，《会议室使用申请单》由接待部门负责保管、留存并做记录。
4.3 紧急会议应至少提前三十分钟将《会议室使用申请单》提交并通知接待部门，以便及时调整安排会议室。
4.4 各部门应按预定时间准时使用会议室，如需提前或延长使用时间，应及时通知接待部门。
4.5 会议室使用完毕，使用部门应关闭室内电器电源开关，将桌椅摆放整齐，及时通知接待部门整理会场，关闭会议室。
4.6 使用接待室无须进行申请，各部门可在该室会客、接待。
5 会议室管理
5.1 公司对各会议室进行统一编号，接待部门根据需要合理安排会议室使用。
5.2 公司会议室日常管理工作由综合管理部负责，划归各部门使用的会议室自行负责其日常管理。
5.3 会议室的室内清洁卫生工作由综合管理部门负责。会议结束后，接待部门应立即通知综合管理部门有关人员按时保质完成清扫工作。
5.4 各部门使用会议室时应注意保持室内环境整洁，爱护室内公用设施。
5.5 依据公司《关于禁止在公共场所吸烟的规定》，除接待室外，各会议室内工作时间一律禁止吸烟。

附件二：《会议立项申请单》
a) 会议基本情况：会议名称、会议主题、会议地点、参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。
b) 会议费概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财务说明等。
申请人

申请部门

部门负责人

参加名称

会议主题

参会人数

会议主要日程安排

会议单项费用概算

概算说明

分管领导
审核

总经理批准

附件三：《会议室使用申请单》
申请日期： 年 月 日
申请人

申请部门

部门负责人

会议主题

会议内容

参加人数

会议室要求
□投影仪 □电脑 □茶水
□音响 □会议资料 □其它需要提供 。
综合管理部负责人批准

会议管理专员
对应会议室安排

附件四：《会议签到表》
会议签到表
会议名称：

会议地点： 会议时间：
序号
部门
姓名
签名
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附件五：《会议纪要》
会议名称

时 间

主 持 人

地 点

出席人员
（ *人）

记录员

缺席人员

会议主题

会议议程及纪要:

整理/日期

审核/日期

批准/日期

送 呈：
主 送：
留 存 共印： * 份