供应链系统管理制度.doc

泰富重工制造有限公司
编 制
王宏宇
版 本
A
审 核
王宏宇
更改号
0
供应链系统管理制度
批 准
申小卫
页 码
共6 页
生效日期
2014年12月02日
1 目的
为了加强泰富重工制造有限公司供应链系统的管理，确保信息数据的安全、准确，促进公司供应链系统管理工作的持续健康发展，满足领导决策信息和信息披露的需要，结合供应链系统管理的特点，特制定本制度。
2 适用范围
本办法适用于泰富重工制造有限公司U8供应链系统的管理。
供应链系统是指在公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。结合公司目前的实际情况和发展阶段，公司采用的供应链管理系统是基于用友U8系统平台搭建而成，本制度也是基于用友U8供应链系统编制而成。
3 管理目标
公司U8供应链系统工作的目标是：以供应链管理为基础，逐步建立起公司统一、科学、经济合理的，并具有辅助核算、支持决策和办公自动化功能的信息网络系统。
4 部门职责
4.1 营运管理部
4.1.1及时处理各部门的采购请购需求并在系统中制作采购计划；
4.1.2采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的状态变更：执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中进行体现；
4.1.3对于系统中没有的物料，需要向技术研究院获取物料编码并及时按操作规范录入到系统中；
4.1.4采购计划员需跟踪采购计划在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；
4.1.5采购计划员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
4.1.6负责维护生产项目号及部件号等资料，遵循公司其它针对系统管理的制度。
4.2 物流管理部采购/外协管理室
4.2.1 及时处理系统中采购/外协计划，并把采购/外协计划按照企业实际情况转化为采购/外协订单，满足企业生产需要；
4.2.2 及时把系统中的采购/外协订单反馈至供应商，并跟踪采购情况，如发生订单变更时要及时更改订单；
4.2.3 跟踪采购/外协订单在系统中的执行情况，重点关注物料的入库及物料在途；
4.2.4 按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
4.2.5 遵循公司其它针对系统管理的制度。
4.3 物流管理部仓储室
4.3.1 物流管理部仓储管理室负责外购件库、外协件库、工刃量库、油品库、标准件库、钢材库等的收、发、存管理。
4.3.2 仓库主管负责仓库的整体工作事务及工作日常管理；负责对仓库进、出库、库存等操作进行审核与监督；
4.3.3仓库统计员是系统中库存管理模块的主要审核人员，负责审核仓库管理员每天提交的单据、确保纸质版单据与系统单据一致性。
4.3.4 仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料收发业务。
4.4 制造部
4.4.1 根据营运部下达的计划，进行生产领料。
4.4.2 制造部包装班按部件装箱单包装入库，填写入库单。
4.4.3 制造部生产计划拥有采购管理模块，主要负责制造车间工具、刃具、量具、耗材、工序外协物料的请购。
4.4.4 制造部生产统计拥有材料出库模块中的领料申请权限，根据领料人的需求填写领料申请单。
4.4.5下料车间原材料管理员拥有制造出库单的权限及查询自己仓库的库存情况。
4.4.6 车间审核主管拥有领料单、下料车间库出库单查询权限。
4.4.7 产品包装员对照《产品清单》,清理对需包装的产成品到货情况，根据包装后的产品填写入库单.
4.5 项目部
4.5.1及时处理项目部的采购请购需求并在系统中制作外包项目采购计划；
4.5.2采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的状态变更：执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中进行体现；
4.5.3对于系统中没有的物料，需要向技术研究院获取物料编码并及时按操作规范录入到系统中。
4.5.4采购计划员需跟踪采购计划在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；
4.5.5采购计划员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
4.5.6及时处理系统中制作的采购计划，并把采购计划按照企业实际情况转化为采购订单，满足入库需要；
4.5.7及时把系统中的采购订单反馈到供应商那里，并跟踪采购情况，如发生订单变更时要及时更改订单；
4.5.8采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；
4.5.9材料管理员及时在系统中办理物料的入库业务。为了保证系统的稳定运行，需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；
4.5.10物料管理人员负责对办理物料入库单进行系统库存管理模块的入库单记帐功能 ，原则为每天的单据在下班前必须记帐；
4.5.11材料管理员及时办理物料的出库业务，物料管理人员在进行发料业务后，在系统中办理物料的出库业务。为了保证系统的稳定运行，需了解不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；
4.5.12物料管理人员需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记帐功能 ，原则为每天的单据在下班前必须记帐；
4.5.13物料管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改；
4.5.14物料管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
4.5.15成品管理员收齐制造部包装班入库单以及办理自制半成品出库手续。
4.5.16遵循公司其它针对系统管理的制度。
4.6财务管理部
4.6.1 负责系统中由物流采购生成的采购订单并依据上交的纸质合同、电子合同审核采购订单价格；
4.6.2 负责采购管理中采购发票复核业务，负责采购管理中采购结算业务并生成发票；
4.6.3 负责应付款管理中应付单审核业务、采购发票审核业务、付款单据的录入与审核、核销处理业务并生成发票；
4.6.4负责企业原材料的结算业务和暂估业务；在系统制作采购发票，进行发票和入库单的核销，制作销售发票与销售回款单等；
4.6.5在系统中利用库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料的收发存进行管理，负责在存货管理模块中对采购入库单、材料出库单进行审核。
4.6.6财务存货会计针对在实际业务或系统发现的库房管理人员或采购员的数据或信息错误，有职责进行监督，并要求其进行及时的更改；
4.6.7财务存货会计在物料计划价格价格变更的时候，必须在系统进行及时调整，对于新物料，必须在及时对新物料的计划价格进行调整。
4.6.8财务存货会计按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
4.6.9 月末在存货核算模块进行单据记帐，期末进行供应链系统各模块以及应付款管理、应收款管理模块的期末结帐功能。
4.6.10遵循公司其它针对系统管理的制度。
5 系统操作手册
5.1 营运管理部
附件1 营运部系统岗位及操作流程
5.2 物流管理部采购室
附件2 物流部采购室系统岗位及操作流程
5.3 物流管理部仓储室
附件3 物流部仓储室系统岗位及操作流程
5.4 制造部
附件4 制造部系统岗位及操作流程
5.5 项目部
附件5 项目部系统岗位及操作流程
5.6财务管理部
附件6 财务部系统岗位及操作流程
5.7 系统常见问题示例
附件7 供应链系统常见问题示例
6 处罚条款
6.1 处罚规程：
本制度既是保证系统正常运行的规范，也是公司营运管理部考核各单位部门工作情况的重要依据。相关处罚条款按照第一次告知，第二次部门间通报，第三次及以上按5-20元/单处罚，以下处罚均按此执行。
6.2营运管理部
6.2.1 未按时对新增项目采购计划录入的进行处罚；
6.2.2 对相同项目采购计划的重复录入的进行处罚；
6.2.3 对系统中录入的采购计划与实际材料需求差异的进行处罚。
6.3 物流管理部采购室
6.3.1若采购室无法在发票收到后三个月内传递对应的发票进行处罚；
6.3.2对于因发票过期，无法认证带来的公司税务损失，由部门及责任个人全部承担。
6.4物流管理部仓储室
6.4.1 物流采购员应按本制度正确、完整的填写到货单信息，若填写错误，仓库未发现，办理了入库，仓库统计员未审核出来，财务发现信息有误，发现入库单信息有误的进行处罚。
6.4.2 领料人原因致使的领料单物料名称、型号错误或者制造部统计员致使的领料单错误，仓库未发现，办理了出库，仓库统计员未审核出来，财务发现信息有误，进行处罚。
6.4.3 纸质版单据与系统单据不一致时，进行处罚。
6.4.4 纸质版到货单、领料单应定期按时进传送至财务部，未及时传递，进行处罚；
6.4.5 月末，财务部将本期填写错误的单据、报表，进行汇总，报送营运部。由营运部对以上行为进行处罚。
6.5 制造部
6.5.1 领料人应按本制度正确、完整的向统计员提供完整、正确信息，由领料人导致领料单物料名称、型号错误或者制造部统计员导致领料单错误，办理了领料，财务发现信息有误，进行处罚。
6.5.2 领料单的部件名称、生产项目号为财务成本的重要依据，若财务发现此两项乱填，进行处罚。
6.5.3 纸质版单据与系统单据不一致时，进行处罚。
6.5.4 月末，财务部将本期填写错误的单据、报表，进行汇总，报送营运部。由营运部对以上行为进行处罚。
6.6 项目部
6.6.1 未按时对新增项目采购计划录入的处罚；
6.6.2对相同项目采购计划的重复录入的处罚；
6.6.3 对采购计划员上报采购计划未及时进行审核的处罚；
6.6.4对系统中录入的采购计划与实际材料需求差异的处罚；
6.6.5未按期系统中生成采购订单的处罚；
6.6.6未按期在系统中办理采购入库，生成入库单的处罚；
6.6.7未按期在系统中录入发票的处罚；
6.6.8未按期在系统中办理付款申请单录入的处罚；
6.6.9未按期在系统中办理材料领料单业务的处罚。
6.7财务管理部
6.7.1未及时办理采购订单审核的处罚；
6.7.2未及时进行采购入库单、材料出库单审核的处罚；
6.7.3未及时进行采购发票复核、采购结算的处罚；
6.7.4未及时进行付款申请单审核、核销处理、付款单据录入及审核的处罚；
6.7.5未及时进行记帐的处罚；
6.7.6未及时进行月末结帐的处罚。
7.附加说明
7.1 本制度自批准公布日起执行。
7.2 本制度由财务管理部负责制定和解释，未尽事宜，由财务管理部根据实际情况对相关内容进行调整和更新。