房地产公司档案管理制度1.docx

房地产公司档案管理制度档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化, 更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情 况，特制订本办法。第二条凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值 的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理,任何部 门、单位和个人不得据为已有。第二章档案管理体制第三条公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中： 一级管理是指 公司综合部的统筹管理，由综合部指定专职人员负责；二级管 理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档 案管理工作，或由综合部派驻专职人员协助管理。第四条 公司档案管理的分 散与集中。1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可，综合部可视情 况保存财务管理方面的文件资料复印件。2、有关人事方面的资料，由综合部人事专员保管。3、属工程项目方面的资料，由工程部保管，并于每季度末将档案清单交到 综合部档案管理员备案留底；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批 文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项 目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到综合部档案室统一保管。4、设计部负责工程图纸资料的临时保管，并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交 上个月已办结的资料，但属机密级以上的资料应当在办结后 立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导 批准。5、营销中心对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕时，即向综合部 档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室 移交已办结的有关上个月市场调查报告，项目策划与广告，和销售策划方案 方面的资料。6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综 合部档案管理员移交一份售楼合同，编号永久保存。并在房管局办完手续， 合同上加盖备案章（按揭贷款需再加盖预抵押章）后，当日即移交另一份售楼 合同，和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上备案 单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后，综合 部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证, 并最终将此合同移交给房管局。7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管 理员保管，本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后，将相关的 签证单移交到财务部保存。8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归 档保管。由公司对外签订的经济合同，原则上公司应保留两份原件，财务处和 综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，综合部保 存复印件（售楼合同除外）。9、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自 行保管。10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理属机密级以上档案应在事 件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管，本单位可视情况 保留复印件。第五条各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档， 综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每 年对二级档案管理进行一次检查验收。第六条各部门向综合部档案室移交 档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时 通知综合部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人 员交接清楚，才能离职。第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、 技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门 类和各种载体档案均属归档范围。1、部门（含部门）以上的各种计划、方案、 规划,各种重大决议、总结、报告，和各种重要通知、通报，及各种公文、会 议纪要、大事记。2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3、各类工程检测、鉴定报告。4、各种协议书、合同书，各种技术资料,和各种设备档案及说明书。5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。6、公司各种审计报告、资产评估报告。7、公司各种管理规章制度和人事档案。8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会 活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11、公司发展大事记，和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位 的来文等。13、其他需要归档的重要文件。第四章档案的归档与立卷第八条档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进 行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地 向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件 材料，由主办部门或人员负责收集。第九条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水 书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。 一般不得用复印件代替原件存档。第十条凡属归档范围的文件，经办部门资 料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办 部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部 门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存，综合部以复印件归档,经办部 门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。第十一条各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠 品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时 间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清 晰、完整。第十二条为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档 案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本,列明档案的名 称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份,双方签字后各执 一份。第十三条立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷,把有密切联系 的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起， 文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。第十四条 立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期、单位、部门 等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来,填写备 考表,注明保管期限。案卷装订整齐、牢固，无任何金属物。第五章档案的分类与编号第十五条档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登 记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作 的顺利进行。第十六条档案分类与编号规则，见附表。第六章档案的保管工作第十七条公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防 盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件， 门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。第十八条归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供 利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册, 保管要有条理，主次分明，存 放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。第十九条档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上 报综合部负责人，重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料， 了解利用者的需求，掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不 杂乱，整洁有序，醒目易找。第二十条档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失， 不得随意转借，或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁 无关人员进入档案室，非档案管 理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守 档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守如瓶，严守职责,不得传 播或泄露内容。第二十一条档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大 小，按规定对有关责任人进行处罚。第七章档案的保管期限与密级第二十二条根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴 别档案的价值，确定其保管期限和密级。第二十三条保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定 办理：1、永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3 ）组织规程及办事细则；（4） 董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所 有权状及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）规章制度；（10）其他经核定 须永久保存的文书。2、10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3 ）事业计划资料；（4） 其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。4、1年保存:结案后无长期保存必要者。第二十四条档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同 划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1、“绝密”文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、 相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文 书。2、“机密”文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方 案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产 所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。3、“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4、“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、 各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。第八章档案的借阅管理办法第二十五条凡需借阅公司档案者，均须填写档案调阅单,依据调阅权限 和档案密级，经 各级领导签批后方能调阅。第二十六条借阅的档案密级与领导签批公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，机 密级以上档案必须经总经理批准后，方可借阅。借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准，机密级以上档案必须经总 经理批准许可，方可借阅。借阅公司人事、财务档案须经总经理批准，方可借阅。第二十七条借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据档案调 阅审批单，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱 护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁, 确因工作需要摘抄、复制，须经综合部负责人批准。归还的档案要进行检查、 清点，经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管 领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借 出档案室，如有特殊情况，在综合部负责人批准后可以短期外借，普通档案借 阅期为七天，密级档案为三天；机密级以上档案不许外借，并且必须在档案 管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办 理。因情况特殊，外部人员须出具其单位书面证明，并经总经理批准，方可查 阅无密级档案。第二十九条借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档 案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处 罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形 成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。第九章档案的销毁第三十条综合部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存 的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经综合部负责 人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，总经理批准，并进行登记 造册后按规定予以销毁。第三十二条销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字,销毁清册永久 保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用， 或作废纸出售。第十章罚则第三十三条 有下列行为之一，视情节轻重，给予1元-50元罚款处理,若构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。3、涂改、伪造档案。4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。6、泄露公司档案机密者。第十一章附则 第三十四条本制度由综合部负责解释、补充，由公司总经理批准执行。第三十五条各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制订具体实施细则。档案分类与编号规则表类别细目名称子目名称档案编号经营决策决策、目标方案GY01-J. JC-2S1-08080126规划.计划、统计分析GY01-J. JH-2B1-0808D126行政管理规章制度GY01-X.GZ-2S1-08080126行政事务GY01-XXTZ-2E1-0E0E0126会议纪要GY01-XXJY-2S0O1-0S0B0126文秘、机要保密工作GY01-MM-2S1-080S0126火它综合性行政事务GY01-XXZH-2E1-08080126法律事务公司证照批文GY01-XF2P-2SD01-08080126行政办公合同GY01-XFXZ-2B1-080BD126项目批文批件GY01-XFPW-GYGC081-08080126设计类合同;GY01-XFSJ-GYGC081-08080126工程类合同GY01-XFGC-GYGC081-08080126营销类合同GY01-XFYX-GYGC081-08080126销售合同GY01-XFXS-GYGC081-0S080126. 16项目其它合同GY01-XFQT-GYGC081-0S080126人事管理人身管理GY01-XRRy-281-08080126教育培训GY01-XRJY-2S1-08080126若动调配F劳贾、劳保GY01-XRLD-2B0OI-0S0SD126档案和信息管理GY01-X.XX-281-08080126后勤福利GY01-X. FL-281-0B080126外联工作GY01-X. WL-281-08080126设备仪器GY01-X. SB-28i-08080126财务管理:会计凭证GY01-C.PZ -+* 料:T+率率率*会计帐簿GY01-C. ZB5+*会计报表GY01-C. 6日7*外半拌7*平木寺出其它会计核算资料GY01-C.营销管理调查分析GY01-Y.DC-2E1-0S0S0126策划 广告GY01-Y.CH-281-0S030126销售管理GY01-Y.XS-28D01-03030126工程管理圄纸资料施工图（上建）GY01-GTSG-GYGC08IJ1-08080126施工图（结构）GY01-GTSG-GYGC08JG1-08080126施工图（水电）：.GY01-GISG-GYGC08SD1-08080126,施工图（暧通）GY01-GTSG-GYGC08NT1-08080126施工图景观）GY01-GISG-GYGC08JG1-08080126施工图（装修）GY01-GTSG-GYGC08ZX1-08080126掩丁图（综合管线）GY01-GTSG-GYGC08GX1-08080126施工图其它）GY01-GTSG-GYGC08QT1-08080126规划图及相关项目图纸资料GY01-GTGH-GYGC08TZ1-08080126爆刻困及相关项目文字资料GY01-GTGH-GYGC08WD1-08080126勘探测绘资料GY01-GTCH-YGC081-08080126祓工图GY01-GIJG-GYGC08CCl-08080126. 05建设咨料勘察、测绘设计文件GY 01-GJCH-GYGC 081-08080126工程管理招投标文件GY01-GJZB-GYGC081-08080126财务文件GY01-GJCW-GYGC081-08080126建设、施工、监理机构及负责人GY01-GJZZ-GYGC081-08080126工程联系单GY01-GJLX-GYGC081-08080126通知GY01-GJTZ-GYGC081-08080126工程会议纪要GY01-GJJY-GYGC081-08080126设计（工程）变史单GY01-GJBG-GYGC081-08080126.11审图意见GY01-GJST-GYGC081-08080126经济签证GY01-GJQZHSYGC081-08080126技术治商单GY01-GJJS-GYGC081-08080126质监站监督意见书GY01-GJZJ-GYGC081-08080126内部文件签报单GY01-GJQB-GYGC081-08080126建设主管部门下发文件GY01-GJZG-GYGC081-08080126招标中心来文GY01-GJZL-GYGC081-08080126设计部来交GY01-GJSL-GYGC081-08080126其他GY01-GJQT-GYGC081-08080126施工资料桩基工程GY01-GSZJ-GYGC081-08080126主体工程GY01-GSZT-GYGC081-08080126门窗工程GY01-GSMC-GYGC081-08080126电梯工程GY01-GSDT-GYGC081-08080126消防工程GY01-GSXF-GYGC081-08080126外墙保温GY01-GSBW-GYGC081-08080126外墙面砖GY01-GSMZ-GYGC081-08080126外墙涂料GY01-GSTL-GYGC081-08080126幕堵工程GY01-GSMQ-GYGC081-08080126电气工程GY01-GSDQ-GYGC081-08080126给水工程GY01-GSGS-GYGC081-08080126道排工程GY01-GSDP-GYGC081-08080126暖退工程GY01-GSNT-GYGC081-08080126燃气程GY01-GSRQ-GYGC081-08080126电信网络GY01-GSDX-GYGC081-08080126有线电视GY01-GSYX-GYGC081-08080126智能化r程GY01-GSZN-GYGC081-08080126园林景观GY01-GSJG-GYGC081-08080126监理资料监理规划GY01-GLGH-GYGC081-08080126监理月报GY01-GLYB-GYGC081-08080126监理会议纪要GY01-GLJY-GYGC081-08080126进度控制GY01-GLJDHSYGC081-08080126质量控制GY01-GLZL-GYGC081-08080126造价控制GY01-GLZJ-GYGC081-08080126分包资质GY01-GLFB-GYGC081-08080126监理通知GY01-GLTZ-GYGC081-08080126合同与其他资料管理GY01-GLHT-GYGC081-08080126监理工作总结GY01-GLZJ-GYGC081-08080126档案编号解释说明：如 GY01- J. JH- 28 1- 08 08 01 26（公司）（类别）（细目名称）（年份）（编号）（月）（日）（件号）（页数）如 GY01- X F XS -281-08080126（公司）（类别）（细目名称）（子目名称）如 GY01- G T JG -GYGC 08 1-08080126（公司）（类别）（细目名称）（子目名称）（项目名称）（年份）如 GY01- G T SG -GYGC 08 SD 1-08080126.05 （公司）（类别）（细目 名称）（子目名称）（项目名称）（年份）（子目细分）（楼号）年份后的编号在新的一年即从1号编起，但“销售合同”根据不同项目 分住宅和商业按序列编号下去；关于某一幢楼的具体资料视情况在编号最后 加上楼号；“财务管理”档案编号的后两分段由财务部根据会计档案管理办 法自行编号。全宗号：GY01 地产，GY02 *物业，GY03商业运营部