物料资产管理制度汇编.docx

文件编号：受控状态：受控 非受控保密级别：公司级 部门级 项目级 普通级记录编号：分发编号：长沙*有限公司物料管理制度Version 1.02012.8.24长沙*有限公司All Rights Reserved目录第二章总则3一、编制目的3二、适用范围3三、管理部门3四、术语和简称3第三章物料定义4一、物料定义及分类4第四章物料分类5第五章经营性物料管理业务5一、物料申请5二、物料应急申请7三、订单管理9四、验收收货入库12五、物料退厂14六、物料调拨16七、物料出库18八、物料领用20九、物料退库22十、物料移库24十一、物料报损26十二、物料报溢28十三、物料盘点30第六章非经营性物料管理业务32一、物料计划32二、新开店计划35三、物料申请36四、物料应急申请39五、计划价格变更41六、订单管理43七、验收收货入库46八、物料退厂48九、物料领用50十、物料调拨52十一、物料出库55十二、物料退库57十三、物料移库59十四、物料报损61十五、物料盘点63第七章物料管理考核65一、物料的日常管理制度65二、物料遗失、损坏的赔偿制度66三、考评办法66第八章物料管理报表68一、物料库存汇总表68二、物料分类统计表69三、物料验收收货统计表70四、物料出库汇总表71五、物料移库汇总表72六、物料调拨汇总表73七、物料报损汇总表74八、物料领用汇总表75第二章 总则一、 编制目的为规范公司物料的计划、采购、仓储、出入库等内部管理流程；监督和促进物料的妥善保管和合理使用，确保做到帐帐相符、帐实相符；控制存储成本，防范存储积压的损失风险；形成物料运营与监管的动态管理，确保公司物料安全高效，特制定本制度。二、 适用范围本制度适用于长沙通程控股股份有限公司。三、 归口管理部门控股公司物业部代表公司对全公司所属物料行使管理职责。四、 术语和简称本文所使用的主要术语或缩略语列举如下：术语、简称说明资产管理部门长沙通程控股股份有限公司物业部或控股公司物业部授权的各级资产管理部门。资产责任部门资产权属部门。资产使用部门资产实际使用部门。控股公司长沙通程控股股份有限公司及司属各单位。控股公司本部长沙通程控股股份有限公司所属各职能部门。酒管公司长沙通程国际酒店管理有限责任公司。商业公司通程商业经营公司。典当公司湖南通程典当有限责任公司。子公司长沙通程国际酒店管理有限责任公司、通程商业经营公司、湖南通程典当有限责任公司各子公司本部各子公司所属职能部门。成员酒店通程国际大酒店、通程温泉大酒店、同升湖通程山庄酒店、通程盛源酒店、通程麓山大酒店。事业部商业经营公司的电器事业部、百货事业部、超市事业部。门店通程所有电器门店、百货门店、超市门店。部门长沙通程控股股份有限公司本部下设职能部门；各子公司本部下设职能部门；各事业部、成员酒店下设职能部门、各事业部下属门店。各层级控股公司层级关系分为：成员酒店/事业部层级；子公司层级；控股公司层级。权属部门物料所有权的归属部门核算体具有独立帐务处理的单位。第三章 物料定义一、 物料定义及分类物料，指单件价值较低，使用年限较短的资产。本制度的物料分为经营性物料、非经营性物料两大类。l 经营性物料：直接服务于生产经营活动的物料。l 非经营性物料：不直接参与生产经营活动的物料。第四章 物料分类见附件三：通程控股物料分类表。第五章 经营性物料管理业务一、 物料管理框架图1.1 经营性的框架图2.1 非经营性的框架图二、 物料申请3.1 业务范围描述各部门（单位）为满足公司日常生产经营的需要，对直接服务于生产经营活动的物料提出的采购需求的申请过程。4.1 业务流程5.1 审批权限管理层级审批权限物料核算体 无论金额多少，由所在核算体进行审批6.1 业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述需用部门1、根据部门物料需求，填报物料申请单并提交审核；2、填写申请单号、申请部门、申请日期、申请人、需求时间、紧急程度、申请事由；3、部门负责人负责审核签字。物料管理部门审核现有库存中是否有可调拨的物料；7.1 管理规定1、 需用部门填写物料申请单，按物料申请流程中的审批环节进行审批。2、 物料需用部门须根据部门需求情况进行物料申请，不得盲目申请造成浪费。3、 物料管理员查看现有库存中是否有可供调拨的物料，如有可供调拨物料必须进行调拨。4、 在物料申请单审批过程中，所有审批不通过的环节，直接将申请单退回需用部门。8.1 物料申请单据格式物料申请单申请单号： 申请部门： 申请日期：申请人需求时间紧急程度紧急 一般申请事由物料编码物料类别物料品名品牌/规格数 量单 位询价单价（元）备注备注：审核部门/审核人审核时间审核意见 备注：以上表格填写栏可根据填写情况自行增加三、 验收收货入库9.1 业务范围描述收货部门、库管员根据采购合同/协议以及供应商的送货单，对物料进行验收收货入库的过程。10.1 业务流程11.1 审批权限管理层级审批权限物料收货部门物料填报审批；库管员确认收货；12.1 业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述物料收货部门1、根据部门物料需求，填报物料验收收货入库单并提交审核；2、填写验收单号、验收时间、库管员、供应商、合同号；库管员审核，确认收货，并生成凭证；供应商签字确认。13.1 管理规定(1) 物料采购完成后，供应商送货至各子公司时，由物料收货部门填写物料验收收货入库单，物料的验收由物料需用部门库管员确认后，生成凭证和供应商签字后完成物料的验收过程。(2) 物料到公司后，收货部门依据清单上所列物料的名称、数量进行核对、清点，并经质量检验合格后，及时登记物料验收收货入库单，方可入库。(3) 供货商在送货时必须提供发票或物料明细的含税单价、税率，否则不予办理入库手续。 14.1 物料验收收货入库单格式物料验收收货入库单供应商: 验收单号:验收时间库管员合同号验收人物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位申请单号数量含税单价（元）进项税率库位备注备注： 审核部门/审核人审核时间审核意见 备注：以上表格填写栏可根据填写情况自行增加四、 物料退厂1.1业务范围描述需要将物料退回供应商的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料核算体 无论金额多少，由所在核算体进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述物料收货部门1、根据部门物料需求，填报物料退厂单并提交审核；2、填写申请单号、申请部门、申请日期、申请人、需求时间、紧急程度、申请事由；库管员办理物料退厂手续，收取凭证；供应商确认签字5.1管理规定(1) 采购部门与供应商在已签合同协议基础上协商退厂条款。(2) 确定要退厂的物料不得进行调拨、移库等。(3) 退厂前，库管员要保证物料的安全和完整性，不得拆封或使用。6.1物料退厂单格式物料退厂单退厂单号退厂日期申请部门申请人退厂说明物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位数量单价(元)总金额（元）库位验收单号退厂单号: 退厂日期:退厂单号: 五、 物料调拨1.1业务范围描述根据物料调拨单，将未使用或剩余的物料进行调拨的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料核算体 无论金额多少，由所在核算体进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述物料管理部门进行调拨单填报1、根据部门物料需求，下发物料调拨单；2、填写调拨单号、调拨时间、调出/调入部门、库位；调出部门负责对调拨物料进行确认；调入部门负责对调拨物料进行确认；5.1管理规定1、 物料的调拔必须按照控股公司物料调拨审批流程执行，由物料管理部门下发物料调拨单。2、 物料调拨职责范围：调出/调入部门：调拨期间负责对调拨物料的确认，积极配合办理物料调拨相关手续。3、 任何个人或部门不允许私自转移公司物料，不得私自借用、使用或偷取公司物料。4、 不允许进行经营性物料和非经营性物料之间的调拨。6.1物料调拨表单格式调拨单调拨单号：编制人编制日期调出部门调入部门物料编号物料类别物料品名品牌规格单位数量含税单价（元）进项税率库位备注备注：审核部门/审核人审核时间审核意见六、 物料领用1.1业务范围描述需用部门根据物料申请，进行物料领用的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料核算体 无论金额多少，由所在核算体进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述需用部门1、根据部门物料需求，填报物料领用单并提交审核；2、填写领用单号、领用日期、领用人、领用总数、库位、单位；库管员根据领用单上需求单号对应的验收单进行发货5.1管理规定(1) 库管员凭领用人的领用单如实发货，若领用单上领用部门负责人未签字、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝发放物料。(2) 物料出库，库管员要做好记录，领用人认真确认领用物料数量是否准确、质量是否完好、配套是否齐全，签字后方可领用物料。(3) 任何人不办理领用手续不得以任何名义拿走物料，不得在物料库中乱翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为。(4) 库管员发货必须遵守先进先出的管理规定。(5) 物品出库，数量要准确（账面出库数量要和领用单、实际出库数量相符），发生问题不能随意的更改，应查明原因，是否有漏出库，多出库。(6) 若领用人员所需的物料未到货，库管员应及时通知领用人。 6.1物料领用单格式领用人领用总数量物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位数量需用申请单号单价(元)总金额（元）库位物料领用单领用单号: 领用日期:备注：以上表格填写栏可根据填写情况自行增加。七、 物料退库1.1业务范围描述物料实际使用情况和物料领用存在差异需要将物料按批次退库的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料核算体无论金额多少，由所在核算体进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述权属部门1、根据部门物料需求，填报物料退库单并提交审核；2、填写退库单号、退库日期、退库部门/人、退库总数量、库位、单位；库管员对退库物料执行退库单审批；5.1管理规定(1) 由于使用计划更改引起领用的物料剩余时，应及时退库并办理退库手续。 (2) 需要进行退库的物料，必须按领用批次进行退库，不得虚报物料使用情况，私拿、转移需退库物料。6.1物料退库单格式（批次号）物料退库单退库部门/人物料编号物料类别物料品名品牌/规格领用单号单位数量单价(元)总金额（元）库位退库单号: 退库日期:八、 物料移库1.1业务范围描述物料移库是为了满足公司物料供应需求等原因进行的库位之间的移动。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料所属层级不论金额大小，由进行物料移动的部门所属层级进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述物料管理部门1、根据审批流程填报物料移库单。2、填写移库单号、移库日期、职务、移库前部门、移库后部门、物料类别、物料品名、规格、数量、金额、备注。移出库位库管员对需要进行库位变更的移动申请进行确认。移入库位库管员对需要进行库位变更的移动申请进行确认。5.1管理规定物料移库时，库管员须认真核对所移物料数量、规格、品种是否与移库单上一致，并按移库单要求办理移库手续。对移库过程中毁损、帐实不符的物料应及时上报给上级领导，对损坏的物料应单独存放。6.1物料移库表单格式物料移库表单移库单号: 移库日期出库库管员入库库管员移库前库位移库后库位物料编号物料类别物料品名单 位数量金额(元)备注：审核部门/审核人审核时间审核意见 备注：以上表格填写栏可根据填写情况自行增加九、 物料报损1.1业务范围描述对经营性物料中因损坏或过期导致的不能正常满足生产运营需求的物料进行处置的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料核算体无论金额多少，由所在核算体进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述仓管员1、根据审批权限表提交物料报损申请单进行审核；2、填写报损单号、报损申请部门、申请人、申请日期、报损原因等。物料管理部门物料报损执行审核。法审/财务部门对报损物料价值进行核算；总经理执行审批。5.1管理规定(1) 所有物料的报损，必须按照物料报损审批流程执行。(2) 需要报损的物料，各部门不能隐瞒不报，必须在该物料已损坏后的一个月内提出报损申请，填写物料报损申请单进行审批。(3) 在物料报损申请单审批过程中，所有审批未通过的环节，直接将申请单退回物料报损申请部门。(4) 物料报损应遵守“杜绝浪费，回收利用”的原则，最大限度利用残余价值，节约成本。6.1物料报损单格式物料报损单 申请人申请日期报损原因备注物料编号物料类别物料品名品牌/规格库位报损数量验收单号单位单价（元）报损单号: 申请部门:十、 物料报溢1.1业务范围描述公司在日常物料盘点管理中，超出账目上核对的价值或物料，叫做物料的报溢。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料管理部门报溢执行审核财务部门费用核算总经理报溢物料审核4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容部门部门描述本业务中工作内容描述仓管员1、根据审批权限填报物料报溢申请单进行审核；2、填写报溢单号、申请部门、申请人、申请日期、报溢原因等。物料管理部门物料报溢执行审核。法审部门物料报溢执行审核财务部门对报溢物料价值进行核算；总经理执行审批。5.1管理规定(1) 在日常物料管理中，要严格遵守物料管理制度，杜绝浪费，隐瞒不报，据为私有等。(2) 物料报溢若超出正常浮动值，应及时上报部门反映情况，填报物料报溢单提交审批。(3) 对于非正常报溢的物料，必须要查明报溢原因，合理处置分配物料。(4) 对于报溢的物料，财务部门对报溢物料进行财务核对。(5) 对报溢的物料，填写物料报溢入库单，形成新的入库单号，物料价格为0。6.1物料报溢单格式物料报溢入库单申请人申请日期报溢原因备注物料编号物料类别物料品名品牌/规格库位报溢数量单位单价（元）报溢单号: 申请部门:十一、 物料盘点1.1业务范围描述从实物管理的角度对物料进行清查，并进行账务核对和清查盘点。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料核算体 无论金额多少，由所在核算体进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述物料管理部门下发盘点通知；仓管员执行物料盘点，形成物料盘点报告；5.1管理规定(1) 各级物料管理部门必须定期组织对所属物料进行全面实地清查盘点。仓管员在进行盘点时，必须采用见物盘物的方法，按盘点表要求规范登记。(2) 盘点结果必须上报法审部门、财务部门、物料管理部门。(3) 财务部门、物料管理部门、法审部门有权对盘点结果进行抽查。抽查时，仓管员须积极配合，并全程在盘点现场参与，不得借故推诿和拖延。(4) 对于盘亏、盘盈，仓管员必须查清原因、落实责任，拟制处理意见，并出据盘点报告及时上报。(5) 盘点时作业人员根据盘点内部安排进行相关作业。(6) 盘点过程中发现异常问题及时反馈处理。 (7) 盘点时需要保证盘点数量的准确性和公正性，严禁弄虚作假、虚报数据、书写数据潦草、错误、丢失盘点报告、随意换岗等行为。(8) 对于不按盘点流程执行盘点的行为，根据情况追究相关责任人的责任。 (9) 盘点人、监盘人均需要签名确认以对结果负责，监盘人和盘点人不允许为同一部门的人员。6.1物料盘点报告格式物料盘点报告 盘点部门监盘人物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位库位账面数量盘点数量盘点人盘点结果盘点单号: 盘点日期:第六章 非经营性物料管理业务一、 物料计划1.1业务范围描述为配合公司生产或服务的顺利进行，对物料需求事先加以分析，每年提出物料的需求状况，以利于物料采购的进行。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料所在核算体 无论金额多少，均由所在核算体内部进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述需用部门填写物料计划单财务部门对部门财务进行监督审核总经理对物料计划单进行审批5.1管理规定1、 加强计划管理是加强存货管理，提高存货周转速度的主要手段，要准确预计部门的物料计划。2、 财务部门根据公司年度预算，监督需用部门物料计划预算。3、 在物料计划审批过程中，所有审批未通过的环节，直接将计划单退回需用部门。4、 每年11月30日之前申报次年年度物料计划。6.1物料计划单格式物料计划单计划单号: 计划期:编制部门编制日期编制人物料编码物料类别物料品名品牌/规格计划数 量单 位计划单价（元）备注备注：审核部门/审核人审核时间审核意见 备注：以上表格填写栏可根据填写情况自行增加二、 物料申请1.1业务范围描述各需用部门对需用物料进行申报和审批的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料所在核算体 无论金额多少，均由所在核算体内部进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述需用部门1、根据部门物料需求，填报物料申请单并提交审核；2、填写申请单号、申请部门、申请日期、申请人、需求时间、紧急程度、部门预算、部门已用预算、申请事由；物料管理部门根据需用部门的物料申请单，监督物料申请的合理性。采购部门核定物料的采购价格。财务部门监督与控制需用部门的物料预算开支。总经理对物料申请单进行审批。5.1管理规定1、 各子公司（各部门）如需要使用物料，由需求部门填写物料申请单，按物料申请审批流程中的审批环节进行审批。2、 物料管理部门、采购部门、财务部门严格按照公司的成本控制制度、采购制度、财务制度对需用部门的物料申请进行审核。3、 在物料申请审批过程中，所有审批未通过的环节，直接将申请单退回需用部门。4、 对于超预算的物料申请不予批准。6.1物料申请单据格式物料申请单申请单号： 申请部门： 申请日期：申请人需求时间紧急程度紧急 一般部门预算金额（元）部门已用预算（元）申请事由：物料编码物料类别物料品名品牌/规格数 量单 位询价价格（元）备注备注：审核部门/审核人审核时间审核意见 备注：以上表格填写栏可根据填写情况自行增加三、 验收收货入库15.1 业务范围描述采购部门、仓管员根据采购合同/协议以及供应商的送货单，对申请的物料进行验收收货入总库的过程。16.1 业务流程17.1 审批权限管理层级审批权限物料所在核算体 无论金额多少，均由所在核算体内部进行审批18.1 业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述收货部门1、根据物料验收入库情况，填报物料收货入库单并提交审核；2、填写验收单号、验收日期、合同号、供应商、库管员、验收物料详细信息。仓管员办理物料入库。19.1 管理规定1、 物料到公司后收货部门依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点，经质量检验合格，供应商确认后完成物料的验收过程。由物料收货部门填写物料验收收货入库单，由仓管员办理物料入库。2、 物料购进后，物料报帐时将规范合法的发票、已经审批的物料验收收货入库单一并交财务部挂账。3、 对于新购的物料，接收部门应在七个工作日内登记物料验收收货入库单，入财务物料账，对其进行物料管理。4、 物料验收收货后，要相应的对需求部门物料计划进行扣减5、 在物料验收收货入库申请审批过程中，所有审批未通过的环节，直接将申请单退还收货部门。20.1 物料验收收货入库单格式物料验收收货入库单 验收单号: 验收时间: 合同号供应商库管员验收人物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位数量含税单价（元）进项税率库位订单号备注备注： 审核部门/审核人审核时间审核意见 备注：以上表格填写栏可根据填写情况自行增加四、 物料退厂1.1业务范围描述物料接收部门对需要进行将物料退回供应商的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料所在核算体 无论金额多少，均由所在核算体内部进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述收货部门1、根据物料实际情况，填报物料退厂单并提交审核；2、填写退厂单号、退厂日期、申请部门、申请人、退厂原因退厂物料详细信息。仓管员办理物料退厂手续。5.1管理规定1、 采购部门与供应商协商退厂条款。2、 供应商确认签字。6.1物料退厂单格式物料退厂单申请部门申请人退货说明：物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位数量单价(元)总金额（元）库位验收单号退厂单号: 退厂日期: 五、 物料领用1.1业务范围描述需用部门到仓管员处领用物料的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料所在核算体 无论金额多少，均由所在核算体内部进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述需用部门1、根据物料实际情况，填报物料领用单并提交审核；仓管员办理物料领用手续。成控部门监督是否按照物料管理规定执行需用部门需用部门确定领用的物料5.1管理规定1、 需用部门根据部门需求申请单、物料领用制度进行物料领用。2、 仓管员根据需用部门的领用申请单，对应的需用申请单3、 需严格按照“物料领用表”来发物料。4、 物料领用后，要及时填写物料费用凭证提交至财务部。6.1物料领用单格式物料领用单申请部门申请人物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位数量单价(元)总金额（元）库位需求单号领用单号: 领用日期:六、 物料调拨1.1业务范围描述仓管员根据需用部门申请物料信息，由于特殊原因申请部门的物料未送货，而其他申请部门的物料已经送货，将其他部门申请的物料调拨给申请部门的过程。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料所在核算体 无论金额多少，均由所在核算体内部进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述物料管理部门进行调拨单填报1、根据部门物料需求，下发物料调拨单；2、填写调拨单号、调拨时间、调出/调入部门、库位；调出部门负责对调拨物料进行确认；调入部门负责对调拨物料进行确认；5.1管理规定1、 物料的调拔必须按照控股公司物料调拨审批流程执行。由物料管理部门下发物料调拨单，完成公司内部物料调拨的审批。2、 物料调拨职责范围：调出/调入部门：调拨期间负责对调拨物料的确认，积极配合物料调拨相关手续。3、 任何个人或部门不允许私自转移公司物料，不得私自借用、使用或偷取公司物料。4、 不允许进行经营性物料和非经营性物料之间的调拨。6.1调拨单格式物料调拨单调出部门调入部门仓库调拨申请部门物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位数量单价(元)总金额（元）仓位调拨单号: 调拨日期:七、 物料退领（前面对应）1.1业务范围描述对使用过程中产生的不良物料或者领用物料过多进行确认后及时退领。2.1业务流程3.1审批权限管理层级审批权限物料所在核算体 无论金额多少，均由所在核算体内部进行审批4.1业务流程中审批环节及各审批环节的工作内容描述部门部门描述本业务中工作内容描述权属部门根据物料实际情况，填报物料退领单并提交审核；库管员办理物料退领手续。5.1管理规定1、 物料在使用中发现的不合格的可退回。2、 在日常使用中发现物料剩余过多，将多余的物料退回。6.1物料退领单格式物料退领单退领部门/人仓库退领原因物料编号物料类别物料品名品牌/规格单位数量单价(元)总金额（元）仓位