采购档案资料管理规定-.docx

选购档案资料管理规定 1、选购部档案资料管理规定选购部档案资料管理规定一、目的一、目的为规范公司选购部各类文件的收集、整理、归档、利用、档案价值鉴定及销毁等各项流程，结合公司实际工作状况，特制定本制度。二、范围二、范围本制度适用于公司选购部在工作过程中产生的各类有保存价值的文件资料。三、档案管理组织机构图三、档案管理组织机构图部长综合管理部档案管理工作第一负责人科级领导选购部管理科负责人科员选购部管理科兼职档案员四、归档范围四、归档范围4.1归档范围、归档时间及相关责任人见附件一。4.2各相关责任人应对归档范围中的文件进行动态维护，如因工作流程或其他缘由导致文件类别发生转变、责任人发生转变等状况，应准时将信息告知综合管理科档案员，以保持公司选购部归档资料的完好性和归档准时性。五、职责和权限五、职责和权 2、限公司综合管理部负责人为本公司档案管理第一责任人，选购部管理科为选购部档案管理的直接单位。各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，各部门领导应监督本部门员工协作完成档案管理工作。5.1综合管理部职责：5.1.1负责公司档案管理制度的制定、完善及执行，并对公司各部门的档案收集、整理和归档工作进行指导、监督、检查和考核。5.1.2对归档范围内的全部文件资料的收集、整理、归档、利用、档案价值鉴定及销毁等进行统一归口管理。5.2选购业务一部：选购人员负责各自经办的设备类商务文件包括技术协议、招议标报告、价格清单、问题反馈等合同附件及其全部招标资料的收集和与选购管理部的交接。5.3选购业务二部：选购人员负责各自经办的工程、土建类商务文件包括技术协议、招议标报告、价格清单、问题反馈等合 3、同附件、工程结算书及资料、竣工图及其全部招标资料的收集、整理、归档和与综合管理部的交接。选购部管理科职责5.1.3负责将招议标部交接的合同及招标资料等文件交至综合管理部。5.4.2负责各类验收单据、外来文件、项目报告等文件接收与综合管理部的交接。5.5材料选购科：各选购员负责询价记录、年度协议、试用报告等协议类资料及外来文件的收集和与综合管理部的交接。5.6供应商管理科：负责供应商管理相关资料的收集和与综合管理部的交接。5.7仓储科：负责仓储日常生成文件及财务类文件的收集和与综合管理部的交接，并设置兼职档案员。六、档案归档流程及要求6.1归档流程6.1.1各部门相关责任人在日常工作中应做好归档范围内各类文件的收集工作，并依据规定时间、频次与综合管理部进行交接。6.1.2交接时档 4、案员应逐一核对移交的文件资料是否完好，精确无误后交接双方在资料交接清单见附件三上签字确认。资料交接清单一式两份，交接双方各留存一份。6.1.3综合管理部档案员对各部门移交的文件依据把握部档案管理操作规定进行整理、编号、编页码、填写电子版名目、装盒、编写盒内名目等归档操作。6.1.2档案归档要求6.1.2.1原则上要求所归档的各类文件均为原件供应商资料除外。6.1.2.2文件上不允许消灭三笔现象，即铅笔、圆珠笔、非碳素墨水。对于已形成三笔现象的文件，需用黑色墨水笔描写。6.1.2.3将全部非A4大小的文件材料统一手风琴式折叠方法折叠成A4大小，以便于装盒存档。6.1.2.4在合同及招标资料的封面上需加盖“商密”的印章，以标示文件密级。6.1.2.5存放时应依据文 5、件的类别及生成的时间挨次排放，便于查找与利用。6.1.3电子档案：为了更充分地利用档案，需要对重复性使用的档案进行电子扫面存档；6.1.3.1扫描内容：全部投资项目的合同、技术协议需要进行扫面后存档，并依据合同号检索方式刻录成光盘进行储存，同时在涉密载体内备份。6.1.3.2扫描时间：在合同交接后的10个工作日内完成扫描及归档工作。七、档案的编号规章部门生成的各类文件，均应编写相应的文件编号，以便于存档及检阅查询。7.1部门内部生成文件编号规章7.1.1部门会议纪要编号规章：MPD-xx年份-Hxx挨次号，例如：MPD-2021-H0017.1.2部门供应商考核单：MPD-xx年份-Kxx挨次号，例如：MPD-2021-K0017.2档案盒脊背格式及编号规章7.2 6、.1档案盒脊背格式档号案卷提名7.2.2各类文件档号编写规章7.2.2.1业务类文件资料盒号编写规章7.2.2.1.1合同：xx年份-HT合同类别-xx挨次号，例如：2021-HT(A)-01注：合同类别为项目类合同A，材料类合同B,销售类合同C，修理类合同D，补充协议合同BC7.2.2.1.2招标资料：xx年份-ZL合同类别-xx挨次号,例如：2021-ZL(A)-017.2.2.1.3询价记录：xx年份-xx选购员-xx挨次号，例如：2021-陈斐-017.2.2.2部门综合管理类文件档号编写规章部门综合管理类文件均依据xx年份-BM文件类别-xx挨次号编写注：部门文件代码接受前两个汉字的大写字母，例如：供应 7、商资料GY、通知TZ、会议资料HY等八、档案的利用8.1商密档案的利用8.1.1本部门人员借阅商密档案，需在综合管理部档案员处登记，填写档案借阅登记单见附件七，并签字确认。归还时，档案员应审核档案文件的状态，确认其完好、无损后，放回原处。8.1.2外部门人员借阅商密档案，需填写档案借阅申请单见附件八，经申请部门部长及综合管理部领导签字确认后，方可借阅。商密档案原则上不供应复印件，若需要复印，需在申请表中注明，并承当档案内容的保密责任。8.2一般档案的利用8.2.1借阅一般档案需在综合管理部档案员处登记。8.2.2调阅人员需维护档案的原来面貌，不得丢失、污损、拆换，禁止在档案原件上涂改、剪裁。8.2.3在文件调阅过程中，若有违反制度中相关规定的，综合管理 8、部档案员有权终止和拒绝档案利用，并报相关部门和领导追究其责任。8.3若档案在借阅过程中丢失，借阅人需填写档案遗失处理单见附件九，并依据情节的轻重，赐予惩处。九、档案价值的鉴定和销毁9.1档案价值的鉴定9.1.1各类档案需明确其保管期限。9.1.2定期对库存档案进行整理，对于保管期限到期的档案挑出来单独存放。9.2档案的销毁9.2.1经认真鉴定后，依据中华人民共和国国家档案法及公司档案工作有关规定条例精神并结合我部门实际确认没有保存价值的档案应进行销毁。9.2.2档案销毁规定9.2.2.1由管理部保存的各类档案，应依据其所定的保管期限，定期进行鉴定或向把握部移交。有关档案工作人员须依据实际时效先行预检，列出已到期限的案卷名目清册和预检意见，报所档案鉴定部门9.2.2.2鉴定 9、确认为无保存价值或不须连续保存的案卷，在通过确定的审批程序后可予销毁。拟予销毁的档案，由管理部编制销毁名目清册，经鉴定部门签署鉴定意见并报部门主管领导审批后方可施行销毁。9.2.2.3档案鉴定小组由部门主管档案工作负责人、业务部门的负责人等人员组成，特殊需要的在经领导批准后可吸纳相关人员参与9.2.2.4档案销毁名目清册是日后查考档案销毁的凭证，也是必需长期保存的档案材料，必需认真编制备查。9.2.2.4.1销毁名目清册一式两份存查。9.2.2.4.1销毁名目清册应包括：名称、归档号、立卷部门、存档时间、销毁时间、经办人、鉴定人、批准人。9.2.3档案销毁前应编制档案销毁清单，列明需要销毁的档案材料，并逐一确认，确认无误后，由专人负责销毁。完全销毁后，在档案销毁清单见附 10、件十一上签字确认。十、考核10.1依据附件1交接时间节点，每延迟一天考核50元；10.2全部档案资料未依据公司签字权限进行签字，考核相关责任人及部门负责人500元；10.3如将档案丢失的，依据情节轻重赐予当事人20-100元的考核惩处。10.4在文件收集、档案移交和档案整理工作中业绩突出的部门和兼职档案员将依据奖惩条例赐予相应的荣誉和物质嘉奖。10.5各部门档案归档时没有满足本规定4.2条款要求的，且不依据综合管理部要求的时间内整改并归档的，每次除公司内部通报批判外，同时赐予该部门第一责任人经济惩处100元。十一、其他及附件十一、其他及附件11.1附件11.1.1附件1：档案归档范围清单11.1.2附件2：档案收集整理操作流程11.1.3附件3：资料交接单11. 11、1.4附件4：合同电子名目、招标资料电子名目11.1.5附件5盒内名目11.1.6附件6：总名目11.1.7附件7档案借阅登记单11.1.8附件8：档案借阅申请单11.1.9附件9：档案遗失处理单11.1.10附件10：档案销毁流程11.1.11附件11：档案销毁清单11.2本规定自签发之日起生效。11.3该规定由综合管理部负责解释。附件一：采选购购部档部档案案归归档档范范围围清单清单序号文件类别文件名称责任人产生时间固定格式收集时间移交时间收集人保管期限密级重要性是否归档部门档案室是否归档把握部档案科1商务合同选购员/造价员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是2技术协议选购员/造价员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是3投资项目审批申 12、请表及附件选购员/造价员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是4询议价技术任务书选购员/造价员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是5询议价供应商会签表选购员/造价员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是6询议价谈判记录表选购员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是7投资项目询议价结论一览表询价记录选购员/造价员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是8技术比较表选购员随时有合同签订十日内*长期隐秘重要是是9其他投标过程文件选购员随时无随时随时随时随时随时随时随时随时随时合同签订十日内*长期隐秘重要是是9招议标报告选购员随时有随时合同签订十日内*长期隐秘重要是是10合同及招标资料项目报告项目管理员随时有随时项目执行完十日内*长期隐秘重要是是11开议标记录及结论 13、表造价员随时有随时合同签订后一个月内*长期隐秘重要是是12投标文件造价员随时无随时合同签订后一个月内*长期隐秘重要是是13工程结算书及资料造价员随时有随时结算终审后90日内*长期隐秘重要是是14竣工图造价员随时无随时结算终审后90日内*长期隐秘重要是是15营业执照选购员随时无随时每月10号*短期无密级重要是是16税务登记证选购员随时无随时每月10号*短期无密级重要是是17更名函件选购员随时无随时每月10号*短期无密级重要是是18申请表选购员随时有随时每月10号*短期无密级重要是是19组织机构代码证选购员随时无随时每月10号*短期无密级重要是是20供应商资料其他资质证明选购员随时无随时每月10号*短期无密级重要是是21市场资料销售合同选购员随时无随时合同签订十日 14、内*长期隐秘重要是是22选购合同包括年度协议选购员随时无签订完成以后合同签订十日内*短期隐秘重要是是23代理合作协议选购员随时无签订完成以后合同签订十日内*短期隐秘重要是是24通用协议选购员随时有随时合同签订十日内*短期隐秘重要是是25试用报告选购员随时有随时报告签订十日内*短期隐秘重要是是26协议类资料材料年度供货协议选购员随时有随时合同签订十日内*短期隐秘重要是是27供应商大会资料选购员每年年底或其次年初无会议召开完毕会议召开完毕*长期无密级重要是是28领料单(财务联)选购员每天有每月初每年6月、12月*短期无密级一般是否29财务类类财务类合格品入库单选购员每天有每月初每年6月、12月*短期无密级一般是否30供货清单(财务联)选购员每天有每月初每年6月、 15、12月*短期无密级一般是否31存货内部调拨单(账务联)选购员每天有每月初每年6月、12月*短期无密级一般是否32盘点原始记录盘点组织负责人随时有随时每年6月、12月*短期无密级一般是否33盘盈亏分析报告盘点组织负责人随时有随时每年6月、12月*短期无密级一般是否注：归档内容每半年修订一次。选购部资料交接选购部资料交接清清单单序号序号文文件编号件编号文件文件名名称称交交接资接资料料清单清单交交接时间接时间移移交人交人接接受受人人合同付款方式盒号序号合同编号投资项目号合同名称签订日期供应商代码合同管理系统供应商代码ERP合同对方使用部门投资预算合同折合人民币价格合同总价外币万元合同总价RMB万元签署经办人组别项目分类合同本方页数状态第一次付款其次次付款 16、采选购购部部招招标标资料资料电电子子名目名目序号编号件号合同号文件名称供应商名称签订日期签订人页数保存期限密级制表人：盒盒内内目名名目序号名称页数/起止页码密级保管期限单位备注填表说明：1、“序号”即盒内所装载档案的挨次号，为流水号。2、“名称”为盒内所装载档案的题名。3、“页数/起止页码”为该份文件的页码总数。4、“单位”为该份文件的形成单位或归档单位名称。总总目名名目盒编号序号名称页数/起止页码密级保管期限单位位置号备注填表说明：1、“盒编号”为档案盒编号，“序号”即该盒内所装载档案的挨次号，为流水号。2、“名称”为盒内所装载档案的题名。3、“页数/起止页码”为该份文件的页码总数。4、“单位”为该份文件的形成单位或归档单位名称。5、“位置号”为该档案盒的上架的位置号。选购部采 17、购部档档案借阅登记表案借阅登记表序号序号文文件编号件编号名称名称借借阅阅内容内容借借阅阅时间时间借阅人借阅人拟拟归归还日还日期期档案档案员员确确认认档案借阅申请表档案借阅申请表选购部申请部门：借阅日期：拟归还日期：是否留存复印件：申请缘由：借阅人：批准：选购部意见：档案借阅登记归还状况登记序号资料名称及合同号档案编号页数归还日期档案状态借阅人确认：档案员确认：档案遗失处理单档案遗失处理单档案编号档案名称借阅日期遗失说明档案管理部门处理意见：遗失人：档案科：档案销毁流程管理部归档档案检出届满保存年限的档案是制作拟销毁清单是确认销毁否审核否逐件抽取销毁档案改档案保存期限销毁连续归档保存将已销毁或重新归档的资料登记在清单中附件十一档档案销毁清单案销毁清单序号归档号立卷部门存档时间销毁时 18、间鉴定人：日期：领导：第一负责人意见：销毁方式：销毁人：监督员：第 13 页