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OA实施方案

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2020年4月19日
文档仅供参考
一、 项目意义
1、 增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。
2、 消除信息孤岛
传统的办公方式使信息被封存在各员工、各部门之间，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。经过实施协同网络办公系统，可在公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等，确保了各种信息的畅通无阻和高效利用。
3、 提高团队工作效率，节约运营成本。
变革了公司传统纸质公文办公模式，公司内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调公司内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用。
4、 实现文档管理的自动化，文档的安全性得到。
可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）严格按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，经过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如公司来了一个新员工，只要管理员给她注册一个身份文件，给她一个口令，她自己进入系统就能够看到公司积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要她的身份符合权限能够阅览的范围，她自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
5、 实现分布式、移动式办公。
变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在城市各地甚至世界各个角落经过网络连接随时办公。实现实时沟通交流，领导、员工出差在外可随时随地了解公司内部情况。
6、 建立信息集成平台。
关于公司已存在的U8系统、ERP系统、等存储着公司一些经营管理业务数据，对莱克斯顿的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的。经过部署协同网络办公系统，以其为基础平台，将U8系统及ERP系统等业务系统数据集成到网络办公平台中，使领导经过网络办公平台就能随时掌握公司财务、业务、及行政办公等各方面的最新动态，准确把握战略发展大局，及时有效地发布指令，真正做到“运筹帷幄，决胜千里”。
7、 搭建知识管理平台。
经过部署协同网络办公系统，可系统性利用公司积累的信息资源、专家技能，改进公司的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
二、系统简介
1、平台产品体系架构

2、系统基础功能列表

功能模块
功能模块
详细描述
个人事务

电子邮件
用于内部邮件、外部邮件的收发，相互转发
内部短信
主要起通知、提醒和交流作用。
手机短信
对工作流，通知，邮件等能够发短信提醒
公告通知
具有通知公告的发布、管理和查询等功能。
新闻
新闻发布、新闻评论、管理和查询功能。
投票
主要用于意见收集、民主决策、结果测试等。
个人考勤
主要用于对公司内部员工考勤的管理。
日程安排
主要是对未来要做的事务进行安排、提醒
工作日志
主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等
个人文件柜
用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给她人阅读
控制面版
用户个性化设置，包括密码、界面、桌面、个人信息等内容
工作流程
新建工作
发起流程，从对应流程文件夹中选择需要的模板，开始填写表格
待办工作
审批流程，能够审批各用户转交来的流程
工作查询
查询自己发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出EXCEL
工作监控
能够对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等
数据报表
事先设置流程报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等
超时统计
对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计
工作委托
因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理
工作销毁
对删除的流程进行彻底清理，相当于windows的回收站
流程日志
查询流程每一步骤的办理日志情况
行政办公
公告通知管理
能够发布公告、查询公告，并可查看公告接收者对该公告的查阅情况
公告通知审批
能够对公告的内容进行审批，审批过的公告才能够发布出去
新闻管理
和公告管理类似，不同的是新闻允许评论，而公告不允许评论
投票管理
类似于网络调查，能够自定义投票项目供投票者去选择
日程安排查询
能够查看下属自己安排的日程内容，也能够对下属直接安排工作
工作日志查询
能够查看下属写的工作日志，并能够对日志进行点评及共享
管理简报
统计各用户各项工作的数量
工作计划
多人参与，参与人随时能够看到任务进度，有权限人员能够点评
办公用品管理
办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,能够生成各种统计报表
固定资产
实现固定资产的录入，生成资产卡片，生成相应的查询报表。
图书管理
实现图书的管理录入、借阅、查询、管理。
资源申请管理
对相当设备的进行管理，排出使用日期等，如笔记本电脑、投影仪等
会议申请安排
对会议室进行预约登记、会议申请、批准，会议纪要等进行全面管理
车辆申请安排
对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进行全面管理。
公共通讯薄
按组查询人员通讯信息
组织机构信息
能够查看公司、部门、用户相关信息
知识管理
公共文件柜
帮助用户实现文件系统化管理，可针对不同角色、不同用户授权
网络硬盘
类似FTP，针对服务器上相应路径授权，存放资源文件
图片浏览
主要用于放JPG、GIF等图片格式文件，能够直接预览、播放
办公知道
类似百度知道，问答式的知识积累，能够提问、回答、查询等
维基百科
类似于百度百科，词条式多人共同编辑完善的知识管理方式
人力资源
人事管理
主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。
实现公司人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。能够实现如合同到期的定时提醒，可设置附件。包括人事档案、合同管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块。
招聘管理
实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程
细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块
培训管理
主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块
考勤管理
对在办公平台上考勤的数据进行统计，同事对考勤进行设置
包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块
绩效考核
能够实现对员工的各种考核，如月考核、季考核等，考核方式是给员工打分，多人多一人进行考评，最后得出平均分数;考核项目可自定义，评分考核项目设定、考核任务管理、进行考核等子模块
薪酬管理
经过办公平台发放工资条，能够自定义工资结构
细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块
员工自助查询
员工能够查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容。
人力资源设置
能够设置考勤、人力资源管理员及HRMS相关代码
在线考试
经过办公平台进行考试，标准化选择题，自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块
档案管理

卷库管理
能够新建卷库、管理卷库
文件管理
能够新建文件、管理文件、查询文件
案卷管理
能够新建案卷、管理案卷、查询案卷
案卷借阅
分借阅案卷（借阅记录、借阅申请、借阅查询）、案卷审批
档案统计
能够对案卷及借阅情况进行统计
档案销毁
对删除后的档案进行彻底清除
项目管理
我的项目
用户自己申请的项目或者参与的项目
我的任务
用户在各项目中需要完成的工作任务
项目审批
有该权限者能够对项目进行审批
项目文档
项目中需要保存文件，可设置为新建、修改、删除、查看权限
项目问题
项目任务处理过程中遇到的问题,相关人员能够相互讨论、处理
基础数据设置
包括项目权限、项目模板、项目代码的设置
交流园地
讨论区
莱克斯顿的内部的BBS，能够设置多个主题，有权限的人参与讨论
论坛
能够集成Discuz超级社区论坛
网络会议
能够进行视频会议，与个人事务中“我的视频会议”关联
文本聊天室
能够在对应聊天室中与其它用户进行文本聊天
语音聊天室
需要安装MeChat聊天服务器后能够进行语音聊天
网络会议管理
包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作
文本聊天室管理
能够设置聊天室名称，并能够进行删除、关闭、删除记录等操作

系统管理
组织机构设置
设置公司名称、部门、用户及角色与权限设置
工作流设置
定义工作流表单、流程等，并对流程进行分类
行政办公设置
设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板
知识管理设置
能够对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置
信息交流设置
设置短信提醒、手机短信、讨论区、词语过滤、信息过滤审核
印章管理
能够制作印章、印章授权、印章删除等操作
定时任务管理
有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等
紧急通知设置
能够设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式
界面设置
能够设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等
状态栏设置
能够设置底部需要显示的文字
系统代码设置
对办公平台中各模块设置不同代码
自定义字段设置
能够对办公平台中模块自定义字段，用于增加对应表的输入内容
数据库管理
对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作
系统日志管理
能够查询日志、统计日志及管理日志
系统资源管理
分资源监控（能够监控内部短信和内部邮件）、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM资源管理等
系统访问控制
能够设置IP段，也能够设置外网访问权限
系统安全设置
能够对密码强度、登陆次数、是否启用USB KEY 、是否启用动态认证等进行设置。
系统接口设置
能够添加接口用户并对用户进行管理，提供标准结口
三、实施目标
1． 根据公司办公的具体需求，结合通达OA功能，使系统顺畅安全运行并满足日常办公应用，形成连接公司内各个部门的信息网络。
l 公司内部各个部门的员工都能够在网络上获取与工作相关的信息；
l 不同的部门和个人有不同的信息访问权限；
l 非本地部门或外出人员能够远程访问信息系统；
l 浏览器模式的内部和外部的电子邮件。
2． 系统管理员熟练掌握工作流表单及流程的定制，确保重点功能完全应用并满足公司个性化需求。
3． 对系统管理员、公司管理人员及普通操作员进行不同级别的培训，整合公司现有软件、硬件资源，提高总体信息化水平。
l 信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作，就能够完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程、为领导提供有效的监督手段，尽量避免事件失控。
l 信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取、。
l 充分利用信息资源：将企业的各类信息资源组织到系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息资源由计算机统一管理，发挥更大的效益。
l 办公过程的规范化：经过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，经过使用工作流等功能模块，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。
l 经过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。
4． 达到其它办公系统的普遍应用效果：如降低办公成本、实现无纸化、网络化、移动办公需求、提高办公效率、规范公司内部管理等。
四、实施原则和计划
1． 分步骤、选序渐进原则
任何一个项目的实施都是一个发现问题，解决问题，积累经验，又遇到新问题，再解决，再积累的循序渐进逐步完善的过程。通达OA项目实施根据现有业务环境及业务需求，进行资源优化，但项目保留扩展接口，把握后期需求，进行分阶段、循序渐进的实施。
2． 实用原则
首先，满足使用者第一需求即基本需求，功能的需求。
其次，提升系统性能需求，满足不同阶段用户的需求。

3. 实施计划
a)、前期准备与规划
任务
任务描述
参与人员
一、项目规划1天
1、成立项目管理小组
负责资源的管理与调配，制订项目实施计划，选择和组成项目实施组，项目及任务的估计，任务分配，项目的跟踪、整体管理与实施，协调资源以及各项目小组之间的工作，项目情况的交流
OA项目负责人
2、组建项目实施小组
实施小组主要工作包括：系统安装、调试、维护；系统培训、推广
OA项目管理负责人
OA项目实施负责人

2、制定并审核项目实施计划
确定实施周期、负责人等
项目管理小组
项目实施小组
二、基础需求调研
搜集整理需求2天

组织机构、用户名单

项目实施小组
角色与权限

文件柜、讨论区、网络硬盘等

三、系统安装及初始化设置(3-4天)
3.1 系统安装调试
OA系统安装、客户端OA精灵安装
项目实施小组
3.2基础数据录入
内容参考需求调研一栏
项目实施小组
项目管理小组（配合）
3.3初始化设置

培训内容主要包括两部分：
1、通达OA系统管理模块培训
2、工作流设置培训：表单、流程制作

四.培训2天(可等OA试运行一段时间)
4.1管理层培训
针对管理层
项目实施小组
4.2 全员操作培训
可分批进行
五.制定维护计划（2天）
5.1数据备份
掌握数据备份及恢复方法，2-3周做一次完整数据备份，2-3天做一次数据热备份
项目实施小组
5.2运行维护与指导
项目实施小组负责OA运行维护
项目实施小组

b)、第一阶段实施内容与培训

模块
具体内容
有权限人员
个人事务
1．电子邮件：
写邮件、已发送邮件状态查询、邮件查询、邮件导入导出、自定义邮箱、组织一栏快捷发送邮件
2．内部短信：
短信发送、已发送短信状态查询、短信查询、组织一栏快捷发送短信。
3．公告通知、新闻及投票：
查看、转发、查询公告通知、新闻，投票操作
4．日程安排
新建日程（日、周、月）、日程类型选择、日程查询、日程导入导出、日程统计、周期性事务、我的任务、如何删除日程安排
5．工作日志
新建日志、日志类型选择、日志模板、日志共享、日志点评、如何删除日志
6．个人文件柜、个人通讯薄
新建个人文件夹、新建文件、共享文件，使用个人通讯薄
7．控制面板
界面设置：界面切换、主题与菜单、自定义桌面、快捷菜单组、门户设置、内部短信设置、天气预报、今日资讯；
个人信息：个人资料、昵称与头像、自定义用户组、人员关注、印章密码修改；
账号与安全：设置别名、修改密码、登陆日志
全体用户
行政办公
1．公告通知：
新建公告（类型、发布范围、附件、置顶、关键词）、公告管理、查阅情况、公告通知查询、导出、审批
2． 新闻
新建新闻（类型、发布范围、附件、评论、置顶、关键词）、新闻管理、查阅情况、新闻查询
3．投票：
新建投票（投票范围、类型、查看投票结果、匿名投票、置顶、附件）、投票管理（子投票、投票项目、清空数据）
董事长、总经理、副总经理、行政、人资、IT管理员
1. 日程安排查询
查看下级日程安排、查看范围、指派工作、日程导出
2． 工作日志查询
查看下级工作日志、查看范围、日志点评
3． 管理简报
部门领导及以上董事长
1. 办公用品、车辆管理
行政、IT管理员、董事长
1. 公共通讯薄、组织机构信息
全体用户
知识管理
1． 公共文件柜
权限介绍、新建子文件夹、新建文件（关键词、附件、提醒方式）、文件操作、文件操作（复制、剪切、重命名、删除、下载）、文件签约（签约情况）、文件查询、全局搜索、批量上传、在线编辑
2． 网络硬盘
权限介绍、新建子文件夹、单个上传、批量上传、全文检索、文件操作（复制、剪切、重命名、删除、下载）
全体用户
交流园地
1． 讨论区
发帖、搜索、短信提醒方式
全体用户

IT：张诚骏