物控部管理制度1.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第11页 共11页物控部管理规范 版本号：V1，制定日期2011-06-27物资的采购、供应管理，是公司整体管理的重要组成部分，强化物资采购管理的规范化，对保障物资供应，节约使用资金，加速资金周转，降低成本消耗，提高经济效益，都有着十分重要的作用。 一、采购管理规范 1、由财务部、物控部共同制定合理的产品库存量，产品库存量包括预计生产量和仓库最低库存量，生产库存量由生产部门制定，仓库最低库存量由财务部和物控部制定。 储备物资一般不超过一个月的库存量，由外地按期发货的物品，库存量允许在三个月以内。 2、每月末各部门按照新进生产定单，由本部门经理报物控部主管进行配料计划：物控部根据配料计划，制定本部门生产配料清单。并根据清单进行配料及采购安排 （1）仓库根据配料清单进行发货，配料等。对库存不足制定采购计划，报财务部审批，财务部经理根据请购内容再次审批，经审核无误后报请总经理批准执行。 （2）采购员必须根据当月批准的采购计划中所下达的品种、规格、数量进行适时优质的采购，属于大宗采购和高档贵重的物品，必须签定采购合同，对不符合质量的物品，负责退换。（3）采购合同的谈判签定，由使用部门、物控部门、财务部门三方共同洽谈签定方为有效。 （4）物品的采购应坚持货比三家，质量优良，价格合理的原则，并以大宗物品和日常用量大的物料消耗必须做比较几个厂家的出厂价为主进货渠道，要选择质量好，价格合理的厂家为较固定供应点采购员在公司确定的价格内进行采购，如无特殊原因，不得突破公司确定的价格范围，采购的质量不合格物品由采购员承担换货及退货责任 （5）物控部门必须按时按量保证各部门订购物资的到位，影响需用计划，视具体情况承担相应的经济处罚。 （6）采购人员必须不断提高业务素质，掌握市场行情和价格政策，熟悉采购物品的名称、性能、规格、用途，杜绝购非所用，以避免积压浪费。 （7）采购人员必须自觉遵守采购纪律，廉洁自律，对一切购销中的各种回扣，必须如数交公，由组织按规定给予一定奖励，严禁私收回扣，否则，一经查出将从严处罚。 采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%60%。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其它成本销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。采购的目标：提供不间断的物料流和物资流从而保障组织运作； 使库存投资和损失保持最小； 保持并提高质量； 发展有竞争力的供应商； 当条件允许的时候，将所购物料标准化；以最低的总成本获得所需的物资和服务； 提高公司的竞争地位； 协调企业内部各职能部门间合作； 以最低的管理费用完成采购目标；二、物资供应及仓库管理规范 1、为了强化物资用品的计划管理，严格执行物资的出入库制度，使仓库管理员有效地掌握物资出入库的主动权，规定各使用部门，应按产品配料清单或由相关主管签核的领料单进行发货领货依据。 2、严格执行物资入出库制度，认真办理物资入库验收手续，应做到三不入库： （1）不合格的不入库； （2）不符合质量标准的不入库； （3）计划外或未经领导批准的不入库。 3、认真执行物资出库手续：1、常规生产用料严格按照产品配料清单进行发货，准确认真填写数量。2、耗材类产品仓库管理人员必须认真审查领料单是否符合规定，内容是否完整，签字是否齐全，以保证采购计划及成本费用计划的有效执行。才能进一步保证公司利润计划的实现。 4、仓管员对库房的所有物品，都应按类别、品种、规格、分别码放，做到定物、定位、定架，一目了然，易于盘点，同时每种物品，都必须设置有收、付、存数量的物品卡，每日应将当日发生的收付存结出，以便能及时准确的反映库存，而且也为提供采购信息和作为控制考核储备定额的依据。 5、仓管员对每月库房的物品卡要与物控统计员对帐一次，必须做到帐卡相符，卡实相符。 6、仓库的所有物资，必须以高度负责的精神，保证做到完好无损（特殊情况例外）凡因责任心不强和仓管不善而造成物资损失的，根据损失具体情况，追究其经济责任。 7、仓库每月末必须进行一次抽盘，并按规定表格，编制盘点表，每月30日内报送总经理，发生盘盈盘亏情况时，应附文字说明，经财务部审查和提出处理意见后，报请总经理批准执行。 8、本规定如有未尽事宜，经有关部门领导研究后，可随时修正补充。 物控部经理岗位职责 报告上级：总经理 督导下级：采购，仓库 1、负责本部门的组织领导工作，掌握人员思想情况，随时了解工作进程在工作中以身作则，集中正确意见，配合完成工作任务，为第一线服务。 2、负责本部门所属人员的业务培训及绩效考评等工作3、在公司总经理领导下，根据公司及各部门的预算要求，核对各部门采购预算和采购申请表，控制采购资金的使用。 4、有效地，控制和监督物品的出入库手续及数量，压缩费用开支，将库存金额压缩在规定要求的范围之内。 5、监督和检查月末盘点工作，发现问题及时处理。 6、认真听取下属职工的意见，并及时解决职工提出的疑难问题，以保证各项工作的顺利进行。 7、负责公司现在有电控系统客户的售后服务工作，配合客户及时跟进返修品维修进度，必要时向财务部申请为客户提供相应的售后周转板。8、督导物控部各人员的工作，责任的落实，定期听取汇报。 9、按时按质完成公司领导分配的工作。 10、与公司各部门建立良好的协作关系。采购人员岗位职责：1、主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。 2、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。3、以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司的物资需求及市场供应情况，掌握公司有关财务规定以及对物资采购成本、费用资金控制的要求，熟悉各种物资采购计划。 4、熟悉和掌握各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。 5、 按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量； 6、及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障公司正常经营需求，严格执行采购管理制度。 7、严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。 8、 服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。仓库管理人员岗位职责：1、 严格执行出入库手续，物料或成品入库时，仓管人员要核实数量、规格、种类是否与货单一致。2、 入库的物料和成品应分堆放整齐，杜绝不安全因素; 并设物料卡，标识清楚。3、.领用物料部门应凭生产配料清单；仓管人员应按生产配料清单或由主管签名的领料单发料。4、 成品库须按发货单发货，手续不全不予发货；按销售单日期准时发货，如有意外须拖延时间须及时向上级反映，如有发漏应及时补发货。5、为使仓库存货账实相符，必须做好仓库库存卡、产品说明卡，做到账物相符和定期月末盘点。6、 随时了解仓库的储备情况，有无储备不足或超储积压、呆滞和不需要现象的发生，并即时上报。7、 需返修产品应及时通知采购或生产部门及时送修并办理相关手续。8、 做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通；定期检查存货、防止存货变质；严禁在仓库内吸烟、用火和乱接使用电器。 上下班前应做好门、窗、电、水的开关工作。9、 仓管人员要按时上下班，遵守公司各项规章制度，如遇工作忙，要延长工作时间，仓管人员要无条件服从。10、仓管人员如不履行自己的职责，对公司的财产造成损失，公司有权追究其经济责任；对于情况严重的，应追究其法律责任。11、 及时处理好上级主管交待的其他事务。物控部统计岗位职责：1、车间领用物料或成品发货后核对产品及清单是否一致并及时登记有关账卡。2、应坚持日清月结，凭单下账，不跨月记账，按时上交报表，做到账、物、卡一致.3、做好仓库库存预警机制，及时将库存不足之产品告之采购进行处理。4、对库存不足之产品及时跟采购进行沟通，并记录相关到货时间。5、对售后部门所需产品及时发放并记录返还时间，对未及时返还产品进行追踪，并上报部门主管及售后主管，要求其配合追回。6、妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出厂外。7、做好仓管进销存软件录入工作，并与当前领用和入库之数量相对应及财务账目相符。8、配合仓管人员进行产品领用发放及入库整理工作。9、及时处理上级主管交办的其他事务。物控部人员配置情况：物控部主管兼采购一名，当地采购人员（兼出纳）一名，仓库管理两名，物控部统计一名采购、领料流程制度为规范采购、领料流程管理，确保生产计划有效组织实施，特制定本制度，具体流程如下：拟定生产计划配料清单仓库配料各工序领料采购订货库存不足生产主管财务部交期 生产领料一、生产车间、电子室根据销售订单情况，第一时间拟定生产计划书并交由物控部。二、物控部在接收生产计划书后，应立即根据生产计划书的内容制订出生产配料清单（配料清单一式三份，生产车间、仓库、财务各执一份），同时组织仓库进行配料工作。三、仓库根据实际库存安排配料，生产车间及电子室各工序人员根据生产计划的安排及时到车间主任或电子室主管处领取车间配料单，仓库根据各工序配料单进行发货（注：没有配料单一律不可以进行发货）并按实际发货数量填在配料清单上，领料人确认数量并签名。对于库存不足配件应及时反馈给物控部门进行采购订货工作。四、产品库存不足时（原则上大件物品如：机架、山板、伺服器等单件金额大于3000元以上，保证至少5套的库存。其他物品保证10套的库存，泉州本地产品或供货量相对稳定且需现金支付一般按定单采购），由采购向供应商发出订货单或订货合同，财务根据之前我司与供应商谈好的付款协议，制定付款申请书；采购根据付款情况及时追踪货物到货时间及时知会相关生产主管。由主管安排余料领货时间。五、其他未列入配料清单之易耗品或新增补产品，照常按原有领料单进行领料生产。六、新增产品订货：由申请单位开出采购申请单，由采购确认供应商、产品价格及交期，报由申请单位确认；确认后由采购发出正式订货单，并交由财务确认；由财务备案作后期结账之用。七、相关领料后产品损坏需更换者应注明相关产品损坏原因或相关故障说明并填写在产品异常登记表内（附产品异常登记表）；可以更换或维修的产品应列入更换产品专门区域。不可更换的列入产品报废程序，仓库重新发放新产品，领料人填写领料单，并注明报废换新。八、产品更换维修流程：更换之产品如属于采购类产品，由采购人员开具换货单，寄到供应商处进行维修更换，并由采购人员及时追踪产品维修进度；如属自制产品，由相关生产单位向仓库借料进行维修，维修合格后及时归还仓库，无法进行维修之应归还仓库列入报废程序。九、电控售后产品：如属维修类的由电子室直接维修，由物控部进登记并与客户确认但不做为仓库入库，物控部应配合客户及时追踪电控售后维修情况，返还之产品及时登记留底，并放置维修清单至客户；必要时应报财务部批准为客户提供一定的售后回转配件，并做好回收记录跟踪。报废类无法继续维修的，直接进入报废流程。十、机械类售后产品：由售后部主管提供配件需求申请，交由财务部审核，由物控部登记并及时安排发货后将发货信息及时知会售后主管，对需回收之产品，物控部应及时回收，回收未果，由物控部以书面形式提交售后部，由售后部协助追回。十一、产品报废程序:由相关产品装配或调试人员报部门主管确认，由仓库开出报废单，并由相关装配调试人员、相关主管及报废产品接收人，三方确认，方可报废。第 11 页 共 11 页