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总账报表固定资产标准操作手册new

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2020年4月19日
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1、 总账系统 3
1.1 凭证管理 3
1.1.1. 凭证录入 3
1.1.2. 凭证修改 3
1.1.3. 凭证删除 3
1.1.4. 凭证审核 4
1.1.5. 出纳签字 4
1.1.6. 凭证打印 4
1.1.7. 凭证查询 4
1.1.8. 转账凭证定义 4
1.1.9. 转账凭证生成 4
1.1.10. 记账与取消记账 5
1.2 出纳管理 5
1.2.1. 现金日记账 5
1.3 月末处理 5
1.3.1. 期末对账 5
1.3.2. 期末结账 5
1.4 账薄查询、打印 6
1.4.1. 总账 6
1.4.2. 明细账 6
1.4.3. 往来账 6
1.4.4. 多栏账 6
2、 报表系统 7
2.1 报表简介 7
2.1.1. 术语说明 7
2.2 报表计算 8
2.3 报表打印设置 8
2.4 格式设计 9
2.5 公式简介 10
3、 固定资产系统 10
3.1 初始设置 10
3.1.1. 资产类别 10
3.1.2. 增减方式 11
3.1.3. 卡片项目设置 11
3.1.4. 卡片格式设计 11
3.1.5. 原始卡片录入 12
3.2.日常处理 12
3.2.1.新增资产 12
3.2.2.减少资产 12
3.2.3.原值增减 13
3.2.4.部门转移 13
3.2.5.调整累计折旧 13
3.3.期末处理 14
3.3.1.折旧计算 14
3.3.2.月折旧额调整 14
3.3.3.凭证处理 14
3.3.4.月末结账 15

1、 总账系统
1.1 凭证管理
1.1.1. 凭证录入
1．凭证录入流程：如图1-1-1
填制凭证
增加
录入
保存

图1-1-1

2．操作过程：
点击菜单[凭证]下的[填制凭证]，显示凭证画面。点击[增加],录入数据,在[字]前单击出现凭证类别，双击可选择类别。点击[制单日期]后的日期可修改日期。单击[摘要]或[科目名称]下的空白处，可输入内容或其编码。金额直接输入。
如果该科目有项目等核算，则弹出辅助项，然后录入,点击[保存].
1.1.2. 凭证修改
1．修改的完整操作流程：如图1-1-2
弃审
取消签字
直接修改
保存

图1-1-2

2．具体操作与下边的审核，签字等相似，与下面的一起说明。
1.1.3. 凭证删除
1． 在[制单]下的[作废/恢复]来作废凭证。
2． 点[制单]下的[整理凭证]， 接着会提示（是否整理凭证断号？），点击是即可。
1.1.4. 凭证审核
1．单击[审核凭证]，然后点[确定]，双击任一行，然后点击[审核]即可。
1.1.5. 出纳签字
点[出纳签字]，然后输入条件，再点确定，出现多张单据，点[确定]则全签字，双击一张，然后点[签字]。
1.1.6. 凭证打印
点击[打印凭证]，输入要打印的凭证的条件，点[打印]，然后在下一个对话框点[确定]即可。
1.1.7. 凭证查询
1．点击[查询凭证]，输入要查询的凭证的条件，点[确定]，出现凭证列表，双击需要的凭证即可。
1.1.8. 转账凭证定义
1． 行[期末]|[转账定义]|[自定义转账]命令，进入‘自定义转账设置’，单击工具栏上的[增加]，打开‘转账目录’对话框。依次输入转账序号，转账说明，凭证类别。单击[确定]。
2． 在‘科目编码’文本框中输入‘5503’，在‘方向’下拉列表框中选择‘借’，滚动到‘金额公式’文本框。双击‘金额公式’文本框，打开‘公式向导’对话框。在左边选择‘期末余额QM（）’单击[下一步]。在‘科目’文本框中输入‘5503’，选择期间为‘月’，方向为空，单击‘按默认值取数’，选中‘继续输入公式’，单击运算号‘*’，在‘公式名称’框中，选择‘常数’，如图5-1-18单击[下一步]，输入常数2，单击[完成]。
1.1.9. 转账凭证生成
1． 执行[期末]|[转账生成]，打开‘转账生成’对话框，单击‘自定义转账’，点击[确定]后即可
1.1.10. 记账与取消记账
1. 记账：
执行[凭证]|[记账]，打开‘记账-选择本次记账范围’对话框，选择要记账的凭证或范围，单击[下一步]，打开‘记账-记账报告’对话框，单击[记账]，打开‘期初试算平衡表’，单击[确认]，开始登记有关的总账，明细账，辅助账。出现‘记账完毕’，惦记‘确定’。
2. 取消记账：
Ø 单击[期末]|[对账]，进入‘对账’窗口，按[Ctrl+H],激活恢复记账前状态功能。
Ø 执行[凭证]|[恢复记账前状态]，打开‘恢复记账前状态’对话框，单击‘最近一次记账前状态’，即可恢复记账。

1.2 出纳管理
1.2.1. 现金日记账
1． 执行[出纳]|[现金银行日记账]，出现查询见面，输入相应条件，点[确认]即可。
1.3 月末处理
1.3.1. 期末对账
1． 执行[期末]|[对账]，进入‘对账‘窗口，单击要进行对账的月份，单击[对账]，开始自动对账，并显示对账结果，单击[确认]即可。
1.3.2. 期末结账
1． 执行[期末]|[结账]，进入‘结账-开始结账’，单击要结账的月份，单击[下一步]，打开‘结账-核对账簿’对话框，单击[对账]，系统对要结账的月份进行账账核对，单击[下一步]，打开‘结账-月度工作报告’单击[下一步]点[结账]即可。
1.4 账薄查询、打印
1.4.1. 总账
1． 查询：执行[账表]|[科目账]|[总账]，打开起查询条件，输入相应条件，点[确认]即可。
2． 打印：执行[账簿打印]|[科目账簿打印]|[总账]，选择要打印的科目其止范围，级次范围，是否打印到‘末级科目’和账页格式等，单击[打印]即可。
1.4.2. 明细账
1. 查询：执行[账表]|[科目账]|[明细账]，打开起查询条件，输入相应条件，点[确认]即可。
2. 打印：执行[账簿打印]|[科目账簿打印]|[明细账]，选择要打印的科目其止范围，级次范围等，单击[打印]即可。
1.4.3. 往来账
1． 查询：执行[账表]，执行下面对应的往来账，直到弹出如图5-4-3，然后打开起查询条件，输入相应条件，点[确认]即可。
2． 打印：在查询完后直接打印即可
1.4.4. 多栏账
1． 查询：执行[账表]|[科目账]|[多栏账]，打开起查询条件，选择相应条件，点[确认]即可。
2． 打印：执行[账簿打印]|[科目账簿打印]|[多栏账]，选择要打印的科目其止范围，级次范围等，单击[打印]即可。

2、 报表系统
2.1 报表简介
UFO报表独立运行时，是用于处理日常办公事务。能够完成制作表格、数据运算、图形制作、打印等电子表的所有功能。
UFO与用友其它系统运行时，作为通用财经报表系统使用，适用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等部门。
2.1.1. 术语说明
关键字：
是游离于单元之外的特殊数据单元，能够唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。
UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表能够定义多个关键字。
1. 单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称
2. 单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号
3. 年：数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度
4. 季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度
5. 月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份
6. 日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期
格式状态
在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。
在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。
数据状态
在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。
在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
表头：表头的涵义就是来反映这张报表的性质。例如：资产负债表、损益表等。(图6-5)
表体：是由单元格组成的。
1、单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。例如：D22表示第4列第22行的那个单元。
2、 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。
能够组合同一行相邻的几个单元，能够组合同一列相邻的几个单元，也能够把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。
组合单元的名称能够用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。
例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元能够用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。
2.2 报表计算
如果在格式状态下定义了单元公式，进入数据状态之后，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果；当单元公式中引用单元的数据发生变化时，公式也随之自动运算并显示结果。要重新计算所有表页的单元公式，请在数据状态下点取[数据]菜单中的[表页重算]。
在计算过程中，按<Esc>键能够终止计算。（注意：如果本表页设置了“表页不计算”标志，则进行整表重算时，本表页中的公式不重新计算。）
2.3 报表打印设置
打印设置包括设置打印机、打印纸、打印质量等。
一、打印：
操作步骤：
1、激活要打印的报表文件或图表的窗口。
2、如果要打印报表，则点取要打印表页的页标，使它成为当前表页。
3、点取[文件]菜单中的[打印]，将弹出“打印”对话框。（图6-9）
4、在“打印”对话框中设置打印机、打印纸的大小、打印方向、纸张来源、图象的分辨率、图象抖动、图象的浓度、打印品质、打印到文件、打印范围。
二、打印设置
打印设置包括设置打印机、打印纸、打印质量等。
操作步骤：
1、激活要打印的报表文件或图表的窗口。
2、如果要打印报表，则点取要打印表页的页标，使它成为当前表页。
3、点取[文件]菜单中的[打印]，将弹出“打印”对话框。
4、在“打印”对话框中设置打印机、打印纸的大小、打印方向、纸张来源、图象的分辨率、图象抖动、图象的浓度、打印品质、打印到文件、打印范围。
2.4 格式设计
制作一个报表的流程:
在以下步骤中，第一、二、四、七步是必须的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。
第一步 启动UFO，建立报表：
启动UFO后，首先要创立一个报表。
点取[文件]菜单中的[新建]命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。这时能够在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。
第二步 设计报表的格式：
报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。可能包括以下操作:
1、设置表尺寸：即设定报表的行数和列数。
2、定义行高和列宽。
3、画表格线。
4、设置单元属性:把固定内容的单元如"项目"、"行次"、"期初数"、"期末数"等定为表样单元;把需要输人数字的单元定为数值单元;把需要输入字符的单元定为字符单元。
5、设置单元风格:设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。
6、定义组合单元:即把几个单元作为一个使用。选中要修改单元格单击右键，左键单击单元属性。只要单击下面的页签，就能够设置单元的字型、图案、折行显示等。
7、设置可变区:即确定可变区在表页上的位置和大小。
8、确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。设计好报表的格式后，能够输入表样单元的内容，如"项目°、"期末数"等。如果需要一个标准财务报表如资产负债表等，能够利用Um提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表。UFO还提供了ll种套用格式，能够选择与报表要求相近的套用格式、进行一些必要的修改即可。
第三步、定义各类公式
UFO有三类公式:计算公式(单元公式)、审核公式、舍位平衡公式，公式的定义在格式状态下进行。
计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入"="就可直接定义计算公式，因此称为单元公式。
审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用[审核公式]菜单项定义。（注意：为了确保报表数据的准确性，我们经常见这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。一般地来讲，我们称这种检查为数据的审核。）
2.5 公式简介
一、 定义公式：
我们欲定义一个求合计数单元公式：a10=ptotal(a1:a9)，即令a10单元等于a1:a9单元的合计数。
1. 在格式设计状态下，选中A10单元。
2. 按“=”，弹出“定义公式”对话框。
3. 在对话框中输入“ptotal(a1:a10)”，回车。完成定义。（注意：ptotal是求和函数！）。
二、丰富的计算公式
UFO提供了丰富的计算公式，能够完成几乎所有的计算要求。
UFO的计算公式有3种方式：
单元公式，存储在报表单元中，按“=”即可定义。
命令窗中的计算公式，在命令窗中一条一条书写，按回车计算。
批命令中的计算公式，在批命令（SHL文件）中一次性书写，执行批命令时批量计算。
在计算公式中，能够取本表页的数据，能够取其它表页中的数据，也能够取其它报表的数据，例如从几张基础数据表中提取数据，计算后形成分析表。

3、 固定资产系统
3.1 初始设置
3.1.1. 资产类别
上机操作：此项设置是为输入所有的固定资产类别，操作步骤如下：
1. 单击【基础设置】菜单下的【资产类别设置】，单击【增加】，输入各类别固定资产的相关信息。然后单击【保存】。
在输入下一级固定资产时，必须将鼠标点击其上级类别，再单击【增加】，修改下一级固定资产时，鼠标单击固定资产科目，再单击【修改】，输入要修改的项然后【保存】。
3.1.2. 增减方式
单击【基础设置】菜单下的【增减方式】，进入增尖方式目录表
1. 当要增加增减方式时，鼠标单击增加/减少方式，输入要增加/减少方式的名称及入账科目，点击【保存】既可
2. 当要修改增减方式时，鼠标单击增加/减少方式的目录，然后点击【修改】，修改完后点击【保存】。
3.1.3. 卡片项目设置
卡片项目定义
上机操作：单击【基础设置】-【卡片项目定义】，进入上图所示界面，在右边的【项目列表】中，系统将所有的项目分为两类，一类叫系统项目，是由系统规定的项目；另一类叫自定义项目，由用户根据需要加入系统定义的卡片没有的项目，其操作步骤如下：先将光标移至自定义项目，然后单击【增加】按纽，输入要加入的项目，最后单击【保存】按纽即可。自定义输入的项目将在卡片样式图框右边的自定义项目中列示出来。
3.1.4. 卡片格式设计
．卡片式样定义
操作：【卡片样式定义】主要定义固定资产卡片的格式，操作步骤如下：
1. 单击【基础设置】-【卡片样式定义】，然后单击【增加】，系统会提示【是否以当前样式建立新的卡片样式】，选择【是】。
2. 单击【编辑】-【项目移入】，可将在【卡片项目定义】中定义的自定义项目插
3. 入到卡片格式中，也可用鼠标直接将自定义项目拖入卡片格式中。
4. 单击【格式】，能够对卡片格式进行对齐、字体、增删行和列等一系列操作。
5. 在卡片样式名称的长条框中输入所定义的卡片格式名称，如【通用格式1】等。
6. 单击【保存】，则将保存所设计的卡片格式。
3.1.5. 原始卡片录入
操作：单击【原始卡片录入】，系统弹出如上图的图框，将光标选中明细级固定资产类别，单击【确认】，系统弹出如图一张空白的固定资产卡片，输入固定资产的相关内容。同级固定资产输入完毕后，按以上步骤再输入其它类别的固定资产。
3.2.日常处理
3.2.1.新增资产
1. 单击工具栏〖资产增加〗按钮或从【卡片】菜单中选择【资产增加】功能菜单；
2. 选择要录入的卡片所属的资产类别。先选择资产类别是为了确定卡片的样式。如果在查看一张卡片或刚完成录入一张卡片的情况下，不提供选择资产类别，缺省为该卡片的类别。
3. 确定后显示单张卡片编辑界面，资产增加录入不能修改。
4. 录入或参照选择各项目的内容。
5. 资产的主卡录入后，单击其它页签，输入附属设备及其它信息。附属页签上的信息只供参考，不参与计算。
6. 单击〖保存〗后，录入的卡片已经保存入系统。
7. 因为是资产增加，该资产需要入账，因此可执行制单功能，单击制单按钮图标制作该资产的记账凭证。如下图
3.2.2.减少资产
【操作步骤】
1. 单击【卡片】菜单，选择【资产减少】。
2. 选择要减少的资产，有两个方法：
· 如果要减少的资产较少或没有共同点，则经过输入资产编号或卡片号，然后单击〖增加〗，将资产添加到资产减少表中。
· 如果要减少的资产较多而且有共同点，则经过单击〖条件〗，屏幕显示的界面与卡片管理中自定义查询的条件查询界面一样。输入一些查询条件，将符合该条件集合的资产挑选出来进行减少操作。请参考如何定义查询条件集合。
3. 在表内输入资产减少的信息："减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因"。如果当时清理输入和费用还不知道，能够以后在该卡片的附表"清理信息"中输入。
4. 单击〖确定〗，即完成该（批）资产的减少。
3.2.3.原值增减
【操作步骤】
1. 选择【原值增加/减少】菜单，显示固定资产变动单--原值增加/减少界面。
2. 输入卡片编号或资产编号，资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动的净残值率、变动前净残值、变动前原值自动列出。
3. 输入增加/减少金额，参照选择币种，汇率自动显示。并自动计算出变动的净残值、变动后原值、变动后净残值。
4. 如果缺省的变动的净残值率或变动的净残值不正确，可手工修改其中的一个，另一个自动计算。
5. 输入变动原因。
6. 单击〖保存〗，即完成该变动单操作。卡片上相应的项目（原值、净残值、净残值率）根据变动单而改变。
7. 从【处理】菜单中单击【凭证】制作记账凭证.
3.2.4.部门转移
1. 选择【部门转移】菜单，屏幕显示部门转移变动单界面。
2. 输入卡片编号或资产编号，自动列出资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动前部门、存放地点。
3. 参照选择或输入变动后的使用部门和新的存放地点。
4. 输入变动原因。
5. 单击〖保存〗，即完成该变动单操作。卡片上相应的项目（使用部门、存放地点）根据变动单而改变。
3.2.5.调整累计折旧
1. 选择【累计折旧调整】，屏幕显示累计折旧调整变动单界面。
2. 输入卡片编号或资产编号，自动列出资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动前累计折旧。
3. 输入变动后累计折旧。
4. 输入变动原因。
5. 单击〖保存〗，即完成该变动单操作。卡片上的累计折旧根据变动单而改变。
6. 单击〖制单〗制作记账凭证，具体操作参见"如何制作记账凭证"。
3.3.期末处理
3.3.1.折旧计算
上机操作:单击【处理】按钮,进入在处理下面的【计提本月折旧】,然后双击,再单击是或否进行计提折旧。
3.3.2.月折旧额调整
操作步骤：
1. 点击【处理】，进入【折旧清单】窗口，在期间选择列表中俯有‘最新’字样的期间，有该期间的折旧清单中的月折旧额是能够修改的；
2. 执行快捷键[Ctrl+Alt+g],打开折旧额可修改按钮
2. 单击【修改】，把系统自动计算的月折旧额和单位折旧改为需要计提月折旧额和单位折旧。
3.3.3.凭证处理
操作步骤：凭证制作：
1. 在资产增加，卡片修改，资产评估原值变动，累积折旧调整，折旧分配表，资产减少完成后，如果在选项部分设置了“立即制单”，则自动调出有一部分缺省内容的不完整凭证供完成，如果在选项部分设置的是“不立即制单”，则可单击【处理】菜单选择【凭证】。
2. 批量制作记账凭证：1.从【处理】菜单中选择【批量制单】，
3. 进行制单选择，单击制单选择，选中的制单将连续制作凭证，一个制单一张凭证。
4. 3..进行汇总制单，在合同号下选择哪几张卡片汇总制作一真纳感单据。
5. 制单设置，根据实际情况和需要进行选择
6. 单击制单，根据设置提供批量制单和汇总制单。
7. 单击【保存】，提示凭证已生成。
查询凭证：
1. 从【处理】菜单中单击【凭证】可查看该单据的记账凭证。
2. 从.【处理】菜单中选择【凭证查询】，显示如下图：（↓）双击任一行能够查看凭证。
修改和删除凭证：
1. 【处理】菜单中选择【凭证查询】后，显示图（如上）
2. 列表中选择要删除或修改的凭证。
3. 单击【修改】或【删除】即可。
3.3.4.月末结账
操作方法：从【处理】菜单中选择【月末结账】,系统几个提醒对话框后,系统自动进行一系列的处理,直至结账完成.